隨著科技的迅速發(fā)展，檔案電子化管理已經(jīng)成為許多組織和機構(gòu)管理信息的主要方式之一。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理存在著諸多不便之處，如存儲空間大、檢索速度慢、易受損壞等問題，而檔案電子化管理通過將紙質(zhì)檔案數(shù)字化，可以有效解決這些問題，提高信息管理的效率和質(zhì)量。下面是關(guān)于檔案電子化的操作過程：

　　山西檔案電子化管理公司

　　1、前期通常會涉及到紙質(zhì)檔案的電子化。如果量不是很大，建議大家購買掃描儀自行掃描，優(yōu)點是可以節(jié)約成本。而且不少掃描儀自帶的軟件可以在掃描時設(shè)置為掃描文字可檢索模式，這個功能特別有用。將這樣的掃描件上傳到電子檔案管理系統(tǒng)里后，就能直接實現(xiàn)文件的全文檢索了。

　　但如果檔案量特別大，是百萬級的，就建議大家尋找專業(yè)的檔案數(shù)字化加工服務(wù)，先將檔案轉(zhuǎn)為電子類文檔。

　　2、當紙質(zhì)檔案完成電子化以后，就輪到電子檔案管理系統(tǒng)開始工作了。用戶可通過系統(tǒng)提供的快速導入、批量上傳工具,，將眾多電子文件快速導入到檔案系統(tǒng)里。

　　3、接下來，用戶可以自定義檔案的屬性，為每個檔案創(chuàng)建電子檔案。例如紙質(zhì)檔案是人事檔案，就可以將檔案的屬性設(shè)置為人員的基本概況，還可以加上紙質(zhì)檔案存放在哪個檔案柜、檔案保存期限等這些信息，還可以在檔案里掛上他的電子檔案掃描件、履歷、照片等。

　　4、為了方便日后紙質(zhì)檔案的管理，可以將檔案系統(tǒng)生成的案卷打印后貼到存放檔案的檔案盒上，全引目錄也可以打印出來貼到檔案柜上。每個檔案都有自己的二維碼，可將二維碼打印并貼到紙質(zhì)檔案袋或檔案盒上。

　　5、檔案一旦建立完畢后，就進入日常使用中了。檔案的日常使用主要是檔案的借閱。如果只是查閱電子檔案，那么可以為借閱人員設(shè)置電子檔案使用權(quán)限，確保只有有權(quán)限的人員才能查看該檔案的電子版本。如果需要借閱實物，可以用手機、掃描槍來掃描實物上的二維碼，快速定位到系統(tǒng)里的電子檔案進行借閱登錄。

　　6、管理員可以通過錄入、修改、借還等日志功能來定期了解檔案使用情況，還可以對所有出錯、丟失和銷毀的檔案進行統(tǒng)計，也便完整掌握檔案的動向。

　　綜上所述，檔案電子化管理不僅可以提高信息管理的效率和質(zhì)量，還可以節(jié)省存儲空間、降低管理成本、減少環(huán)境污染等，是現(xiàn)代信息化管理的重要手段之一。