在進(jìn)行檔案掃描時(shí)，有一些重要的注意事項(xiàng)需要特別注意，以確保掃描工作的順利進(jìn)行和文檔信息的完整性與安全性。下面將為您介紹檔案掃描時(shí)需要注意的事項(xiàng)：

　　上海文書(shū)檔案掃描服務(wù)

　　1.確保檔案實(shí)體的安全

　　在掃描過(guò)程中,由于檔案所處環(huán)境的改變以及掃描儀燈管強(qiáng)光的輻照和高速掃描儀所帶來(lái)的機(jī)械磨損,都會(huì)對(duì)檔案產(chǎn)生一定程度上的破壞。因此,應(yīng)該注重掃描操作環(huán)節(jié)中對(duì)檔案的保護(hù),確保檔案的安全。如將掃描工作間溫濕度控制在適宜檔案保護(hù)的范圍內(nèi),以防止檔案從庫(kù)房中取出后溫濕度變化過(guò)大而導(dǎo)致破壞;掃描工作間內(nèi)的安全管理,防水、防火、防盜、防丟失等;掃描工作中工作細(xì)節(jié)的控制,不在掃描工作臺(tái)上喝水、吸煙,在每一次掃描工作結(jié)束時(shí),應(yīng)該檢查掃描儀中是否遺漏檔案等。同時(shí)還應(yīng)確保檔案信息的安全,嚴(yán)禁帶有密級(jí)或不宜公開(kāi)的檔案信息的散播。

　　2.確保掃描數(shù)據(jù)的安全

　　在掃描過(guò)程中,確保掃描數(shù)據(jù)的安全主要是兩個(gè)方面的內(nèi)容。一是在工作中經(jīng)常性的做好已有數(shù)據(jù)的備份工作。掃描數(shù)據(jù)與實(shí)體相比較更容易丟失,一個(gè)不經(jīng)意的誤操作,就可能導(dǎo)致全部數(shù)據(jù)的丟失,最好做到掃描機(jī)器的專(zhuān)機(jī)專(zhuān)用,以防止從事其他工作而導(dǎo)致對(duì)存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的破壞。二是做好掃描數(shù)據(jù)的安全管理,謹(jǐn)防泄密。雖然歸檔的文件材料已經(jīng)退出現(xiàn)行,但是有些檔案還具有密級(jí),其所包含的內(nèi)容仍然不宜公開(kāi)傳播。而且檔案數(shù)據(jù)信息比實(shí)體更容易造成泄密與傳播,一張光盤(pán)或者一個(gè)U盤(pán)就可以將機(jī)器中所有的數(shù)據(jù)拷貝走,其所帶來(lái)的危害也就更為嚴(yán)重。因此,我們應(yīng)該注重掃描數(shù)據(jù)的信息保密,落實(shí)保密責(zé)任,嚴(yán)禁將用于掃描檔案的機(jī)器接入互聯(lián)網(wǎng),嚴(yán)禁個(gè)人移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備接入掃描用機(jī)。

　　3.做好掃描數(shù)據(jù)的維護(hù)

　　對(duì)于掃描數(shù)據(jù)的維護(hù)主要是確保數(shù)據(jù)信息的完整性以及對(duì)數(shù)據(jù)質(zhì)量的控制。一是做好對(duì)掃描數(shù)據(jù)完整性的審查。在掃描過(guò)程中,由于失誤,可能會(huì)導(dǎo)致某份文件或一份文件內(nèi)個(gè)別頁(yè)面的漏掃或重掃。如果不及時(shí)地查出,必將會(huì)給后續(xù)的利用工作帶來(lái)麻煩,因此應(yīng)該對(duì)掃描數(shù)據(jù)做好審查工作,謹(jǐn)防漏掃或重掃現(xiàn)象給數(shù)據(jù)帶來(lái)的不完整或不規(guī)范。二是做好數(shù)據(jù)信息的質(zhì)量控制。對(duì)于由于機(jī)器及操作原因致使數(shù)據(jù)極不清晰而無(wú)法使用的,要重新掃描;對(duì)于數(shù)據(jù)信息中所存在的“噪點(diǎn)”應(yīng)該予以消除,但“去噪”工作應(yīng)該區(qū)別對(duì)待,應(yīng)該視“噪點(diǎn)”為檔案本身所有的還是由于人為以及機(jī)器原因?qū)е碌?盡量保全檔案的原始性標(biāo)記。

　　4.掃描程序的遵守與規(guī)定的落實(shí)

　　掃描工作的操作對(duì)象是檔案實(shí)體,由于檔案的惟一性與憑證性,不允許發(fā)生檔案實(shí)體的丟失與損毀現(xiàn)象,因此掃描工作中要嚴(yán)格遵守操作程序和規(guī)定。一是正確處理好工作與成績(jī)之間的關(guān)系。成績(jī)的取得是以安全為前提的,為成績(jī)而違規(guī)操作,導(dǎo)致問(wèn)題發(fā)生,必將抵消成績(jī)或造成對(duì)成績(jī)的否定。因此在日常的掃描中,要處處小心,嚴(yán)格履行有關(guān)規(guī)定,謹(jǐn)防丟失以及損毀現(xiàn)象的發(fā)生。二是做好有關(guān)程序遵守與規(guī)定落實(shí)的監(jiān)督。加強(qiáng)在各個(gè)環(huán)節(jié)中對(duì)掃描人員的工作指導(dǎo),幫助其規(guī)避一些易發(fā)生的誤操作,糾正工作中不良習(xí)慣,確保掃描工作在安全的基礎(chǔ)上出成績(jī)。

　　5.做好掃描人員的保障工作

　　掃描人員是掃描工作的主體,是最為積極的主動(dòng)因素。給予工作人員適當(dāng)?shù)年P(guān)注,做好各方面的保障措施,將有利于效率的提高和工作的推進(jìn)。首先是工作量的合理制定。工作量的制定既要考慮到檔案部門(mén)對(duì)掃描工作進(jìn)度的需求,又要兼顧掃描人員自身的承受能力以及熟練程度,使他們?cè)谙鄬?duì)寬松的任務(wù)要求下開(kāi)展工作。其次是謹(jǐn)防有關(guān)職業(yè)病的發(fā)生。有些檔案由于保管不善會(huì)有發(fā)霉現(xiàn)象,在工作過(guò)程中,掃描人員應(yīng)該戴上口罩以隔絕因翻動(dòng)檔案而產(chǎn)生的灰塵,減弱檔案所產(chǎn)生的氣體對(duì)人體呼吸道的刺激,謹(jǐn)防鼻炎及有關(guān)呼吸道疾病的發(fā)生;掃描儀以及電腦都會(huì)產(chǎn)生一定量的輻射,長(zhǎng)期工作在這些設(shè)備前,會(huì)出現(xiàn)頭痛、耳鳴、神經(jīng)衰弱、視力下降等癥狀,掃描中要?jiǎng)谝萁Y(jié)合,避免過(guò)度疲勞。第三是給掃描人員適當(dāng)?shù)慕?jīng)濟(jì)補(bǔ)助,作為一種激勵(lì)手段,體現(xiàn)人性化關(guān)懷,鼓舞干勁。

　　總之，遵循這些注意事項(xiàng)將有助于確保檔案掃描過(guò)程的順利進(jìn)行，并最大程度地保護(hù)文檔的完整性和安全性。通過(guò)遵循適當(dāng)?shù)牟僮鞑襟E、選擇合適的設(shè)備和妥善處理掃描文件，您可以確保有效地完成檔案掃描工作，并輕松管理和保存重要的文檔信息。