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在當今數(shù)字化時代,檔案掃描加工已成為管理和保護重要文件的重要手段之一。隨著技術的不斷進步,檔案數(shù)字化已經成為組織和機構必備的重要工作之一。然而,要確保數(shù)字化掃描的質量和有效性,需要遵循一系列注意事項。
紙質檔案數(shù)字化加工掃描
1.紙質檔案的準備。許多檔案工作人員有著強烈的工作積極性和責任感,希望盡早把工作完成,這樣的思想是好的,但不能盲目推進,在紙質檔案沒有準備好之前最好不要進入下一階段,必須在紙質檔案已按檔案整理規(guī)則完成規(guī)范的歸檔整理后進行。若紙質檔案整理不合格就開展數(shù)字化掃描,那么一旦紙質檔案需要重新調整必然牽動相應的數(shù)字化檔案的調整。檔案整理人員要能夠熟練掌握各階段檔案整理規(guī)則,整理工作包括歸檔與不歸檔鑒定、保管期限鑒定、文件頁正確排序、頁碼正確編寫在正確位置、按檔案整理方案歸檔排序、每一件蓋好歸檔章并準確填寫、全年檔案完成編目并準確無誤等工作,確保即將進行數(shù)字化加工的檔案齊全、完整、真實、準確、規(guī)范,同時要注意有些檔案需要進行拆除裝訂物,修整頁面,修補褪變、破損檔案等工作,才能進行數(shù)字化加工。
2.基礎設施的準備。紙質檔案數(shù)字化工作需要相應的設備和場所,數(shù)字化加工場所應空間充足,布局合理,有條件的可配備消防系統(tǒng)和門禁、防盜、視頻監(jiān)控等安全系統(tǒng)。數(shù)字化加工設備需要計算機、檔案掃描儀、刻錄機及存儲介質(如磁帶、磁盤、光盤等),有條件的單位可以配置服務器、備份設備、數(shù)碼相機等,數(shù)字化加工工作同樣需要相應的軟件系統(tǒng)支撐,如操作系統(tǒng)、檔案管理軟件、掃描程序、刻錄軟件、備份軟件、病毒查殺軟件等,來保障數(shù)字化加工工作安全有保障。
3.人員的準備。檔案數(shù)字化加工人員需要具備一定的計算機知識和檔案管理知識。檔案工作人員要積極向單位領導匯報反映此項工作的程序和需求,做好工作計劃,確定工作形式(自主加工或業(yè)務外包),制定實施方案,成立檔案數(shù)字化工作領導小組,工作人員要求責任心強,細心細致,能夠嚴格把好質量關,實行數(shù)字化加工過程的全流程管理。
4.管理制度的完善??茖W、規(guī)范、可行的工作制度能夠保障此項工作的順利有序開展,紙質檔案數(shù)字化加工工作涉及崗位、場地、設備、數(shù)據(jù)、檔案實體等,要做好這項工作,應從這幾個方面制定相應的制度,如《檔案數(shù)字化工作管理辦法》《數(shù)字化工作流程》《檔案信息保密管理制度》《檔案數(shù)字化驗收工作細則》《數(shù)字化工作制度》《設備管理制度》等,并在紙質檔案數(shù)字化工作過程嚴格執(zhí)行,確保檔案的安全和工作的有機銜接。
綜上所述,數(shù)字化掃描加工是保護和管理檔案的重要手段,但在實踐過程中需要注意各種細節(jié)和技術要求。只有遵循以上注意事項,才能確保數(shù)字化檔案的質量和可持續(xù)性,為組織和機構的信息管理提供可靠的支持和保障。