電 話:18937133779
網(wǎng) 址:http://www.tpiin.com
郵 箱:zboao@qq.com
檔案整理是一項重要的工作,它不僅僅是將文件整理有序,更是保留和傳承信息的重要手段。在進行檔案整理時,遵循一定的原則可以確保文件的準確性、完整性和可訪問性,從而有效地維護和管理信息資源。
拉薩市檔案整理服務(wù)
1、遵循檔案的形成規(guī)律
檔案整理工作的對象是文件材料,形式有文件、圖表、照片、磁帶等。
文件材料隨著其形成過程具有特定的規(guī)律。整理檔案時,必須了解文件材料的產(chǎn)生過程,認知其內(nèi)在的規(guī)律,并盡可能地遵循固有規(guī)律。
把握文件材料原來的歷史聯(lián)系以及檔案形成的規(guī)律,你就會發(fā)現(xiàn),為什么說分類的時候不能按照文種分?因為文件內(nèi)容是不盡相同的。
2、充分尊重和利用原有的整理基礎(chǔ)
?。?)充分重視和利用先前整理的基礎(chǔ),以確定檔案整理的任務(wù)和要求,不要輕易打亂重整。
?。?)在檔案整理過程中,應(yīng)該充分研究和利用原來整理的成果,不要輕易破壞以往整理和保存的歷史狀況。
3、必須保持文件之間有機的歷史聯(lián)系
文件之間的歷史聯(lián)系,主要表現(xiàn)在文件的來源、時間、內(nèi)容等幾個方面。
在檔案整理過程中,需要保持文件之間的歷史聯(lián)系。
來源是指文件是以一定的機關(guān)及其內(nèi)部組織機構(gòu)為單位,有機地形成的。
時間是說每個文件形成者所開展的具體活動,都具有一定的過程和階段性,從而使文件之間具有自然的時間聯(lián)系。
內(nèi)容是指文件是單位在履行一定職能的各種活動中,為了開展某項工作或解決某一問題而產(chǎn)生的。
4、區(qū)分不同價值
整理檔案時,還要區(qū)分文件材料的不同價值,組成不同的保管單位,就是對檔案材料劃定的存留年限,通常我們所說的永久、定期,定期又分30年和10年兩個年限段。
5、便于保管和利用
檔案整理工作的目的是為了便于保管和查找利用檔案。
而恰當?shù)乇3治募g的聯(lián)系整理出的檔案,就能便于保管和利用,所以它們基本上是一致的。
因此,檔案整理的原則不僅僅是一種技術(shù)性要求,更是對歷史記憶和信息遺產(chǎn)的尊重和保護。只有遵循科學(xué)、規(guī)范的檔案整理原則,我們才能有效地利用檔案資源,為學(xué)術(shù)研究、歷史追溯和社會發(fā)展提供可靠的支持和參考。
檔案整理標準規(guī)范
檔案整理是一項重要的工作,它涉及對各種文書、文件和記錄的分類、組織和管理。通過規(guī)范的檔案整理標準,可以確保檔案的安全性、可訪問性和可持續(xù)性。
1、《歸檔文件整理規(guī)則》(DA/T22-2015)
《歸檔文件整理規(guī)則》適用于按“件”歸檔的文書檔案整理。它于2000年12月6日首次發(fā)布,國家檔案局對其進行了修改完善后,2015年10月25日再次發(fā)布,新標準于2016年6月1日開始實施。新發(fā)布的DA/T22-2015替代了原有的DA/T22-2000,相比于原有標準主要有以下變化:
?。?)標準的總體編排和結(jié)構(gòu)按GB/T 1.1-2009進行了修改;
(2)將標準適用范圍由紙質(zhì)文件材料擴展為紙質(zhì)和電子文件材料;
(3)調(diào)整歸檔文件分類方法;
(4)增加歸檔文件組件和紙質(zhì)歸檔文件修整、裝訂、編頁、排架要求;
?。?)增加歸檔文件檔號結(jié)構(gòu)和編制要求;
?。?)將室編件號、館編件號統(tǒng)一為件號;
?。?)在附錄中增加歸檔章示例、直角裝訂方法。
《歸檔文件整理規(guī)則》(DA/T22-2015)主要從組件、分類、排列、編號、編目、修整、裝訂、編頁、裝盒、排架等檔案整理工作環(huán)節(jié)規(guī)范檔案工作。它是目前整理機關(guān)、事業(yè)單位等社會組織整理文書檔案的主要標準之一。
歸檔文件整理規(guī)則DA/T 22-2015
2、《文書檔案案卷格式》(GB/T9705-2008)
《文書檔案案卷格式》適用于按“卷”歸檔的文書檔案整理。它于1988年9月5日首次發(fā)布,2008年11月13日修改完善后再次發(fā)布,新標準于2009年5月1日開始實施。新發(fā)布的GB/T9705-2008替代了原有的GB/T9705-1988,相比于原有標準主要有以下變化:
?。?)標準的總體編排和結(jié)構(gòu)按GB/T 1.1-2000進行了修改;
?。?)增加了前言;
?。?)修改了硬卷皮封面和封底尺寸、卷盒尺寸和卷內(nèi)目錄用紙尺寸;
?。?)增加“歸檔號”為硬卷脊項目;
?。?)調(diào)整檔號章項目,并增加檔號章的填寫要求。
《文書檔案案卷格式》(GB/T9705-2008)主要規(guī)定了文書檔案案卷硬卷皮、軟卷皮、文件目錄、卷內(nèi)備考表的規(guī)格尺寸及相關(guān)類項的填寫要求,并規(guī)范了案卷各部分的排列格式?!段臅鴻n案案卷格式》是整理按“卷”歸檔文書檔案的規(guī)范要求,目前仍在按“卷”整理歸檔文書檔案的各類檔案館(室)和文書處理部門應(yīng)按此標準開展檔案工作。
文書檔案案卷格式GB/T9705-2008
3、《檔案著錄規(guī)則》(DA/T18-1999)
《檔案著錄規(guī)則》是檔案整理的最重要的標準之一,它是建立統(tǒng)一的檔案檢索體系的基礎(chǔ)。無論是文書檔案,還是科技檔案,還是其他形式的檔案,在編制檔案目錄時都應(yīng)遵循《檔案著錄規(guī)則》?!稒n案著錄規(guī)則》于1985年5月10日以國家標準的形式發(fā)布,標準號為GB/T 3792.5-1985。標準修改后,改為行業(yè)標準,以DA/T18-1999代替GB/T 3792.5-1985,1999年5月31號批準,1999年12月1日實施。相比于原標準主要有以下變化:
?。?)本標準為行業(yè)標準。
?。?)明確本標準適用于單份或一組文件,一卷或一組案卷為單元的著錄。
(3)刪除了叢編項、標準編號及有關(guān)記載項;將文本項改為稿本與文種項;將檔案館(室)代號項改為檔案館代號項;將載體類型標識項與載體形態(tài)項合并,改稱載體形態(tài)項;將附注項與提要項合并,改稱附注與提要項;將載體類型項和附件項在條目中的排序做了調(diào)整;將第一責(zé)任者項與其他責(zé)任者項合并為責(zé)任說明項;變主題詞項為主題詞或關(guān)鍵詞項;增加文種項、電子文檔號項。
(4)調(diào)整了標識符“:”和“;”的使用范圍,增加了標識符號“,”和“???”,將起止連接符“~”并入“-”號。
(5)將文件級與案卷級段落符號式條目格式合并為統(tǒng)一的格式,并明確允許在實際工作中采用表格式條目格式。
?。?)對各項目著錄細則也做了一些修改和補充,列舉了引用標準的名稱,增加了例子,并將完整的實例集中置于正文后作為提示的附錄。
《檔案著錄規(guī)則》主要從著錄項目、著錄用標識符、著錄條目格式、著錄用文字、著錄信息源、著錄項目細則等方面規(guī)范檔案著錄格式。檔案著錄時應(yīng)以此標準為主要參考編制檔案目錄,為建立統(tǒng)一檔案檢索體系創(chuàng)造良好的條件。
總之,檔案整理標準規(guī)范對于實現(xiàn)高效的檔案管理具有重要的意義。通過遵循規(guī)范的方法和步驟,可以確保檔案的完整性、可用性和可追溯性。同時,規(guī)范的檔案整理也為機構(gòu)和組織提供了更好的信息管理和決策支持的基礎(chǔ)。
檔案整理注意事項
當進行檔案整理時,準確性和組織性是至關(guān)重要的。檔案不僅記錄了重要的信息和事件,也反映了組織或個人的歷史和發(fā)展。因此,有效的檔案整理需要遵循一些關(guān)鍵的注意事項,以確保信息的完整性和易訪問性。
1、在進行人事檔案整理時,要審核材料是否完整齊全,檔案內(nèi)容是否真實客觀、手續(xù)是否完備等,并且要按照相關(guān)要求進行記載與詳細分類。
2、檔案材料收集要齊全完整,檔案材料鑒別要準確真實。人事檔案是記載個人學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、成長軌跡的重要材料,因此材料收集、檔案審核和信息反饋工作一定要同時開展,并且及時提醒當事人補充材料與相關(guān)證明,確保檔案材料的齊全完整。
3、人事檔案整理要分類準確、編目無誤。嚴格從檔案材料的分類要求出發(fā),合理進行分類排列,且根據(jù)格式編寫好類號頁,仔細認真對檔案進行技術(shù)加工,符合規(guī)定要求,這樣才能入庫保存。
4、對于人事檔案整理,其審核一定要細致嚴格。尤其是干部人事檔案,如果存在審核確認“三齡兩歷”時,必須要堅持實事求是的原則,逐項進行,根據(jù)相關(guān)規(guī)定進行認定,保證認定結(jié)果的真實性和準確性。
綜上所述,檔案整理不僅僅是記錄歷史和事件的過程,更是管理信息和促進組織發(fā)展的重要工具。通過合理的規(guī)劃、清晰的分類、保密性和定期的審查更新,可以確保檔案的質(zhì)量和可用性。因此,有效的檔案管理不僅是組織管理的一部分,也是保護和傳承信息遺產(chǎn)的關(guān)鍵步驟。