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在進行文書檔案整理時,遵循標準規(guī)范至關重要,不僅能確保信息的準確性和完整性,還能提升文檔的可讀性和檢索效率。下面中博奧小編將為您介紹文書檔案整理的一些內容和標準規(guī)范:
寶雞文書檔案整理服務
1、《歸檔文件整理規(guī)則》(DA/T22-2015)
《歸檔文件整理規(guī)則》適用于按“件”歸檔的文書檔案整理。它于2000年12月6日首次發(fā)布,國家檔案局對其進行了修改完善后,2015年10月25日再次發(fā)布,新標準于2016年6月1日開始實施。新發(fā)布的DA/T22-2015替代了原有的DA/T22-2000,相比于原有標準主要有以下變化:
(1)標準的總體編排和結構按GB/T 1.1-2009進行了修改;
?。?)將標準適用范圍由紙質文件材料擴展為紙質和電子文件材料;
?。?)調整歸檔文件分類方法;
?。?)增加歸檔文件組件和紙質歸檔文件修整、裝訂、編頁、排架要求;
(5)增加歸檔文件檔號結構和編制要求;
(6)將室編件號、館編件號統(tǒng)一為件號;
?。?)在附錄中增加歸檔章示例、直角裝訂方法。
《歸檔文件整理規(guī)則》(DA/T22-2015)主要從組件、分類、排列、編號、編目、修整、裝訂、編頁、裝盒、排架等檔案整理工作環(huán)節(jié)規(guī)范檔案工作。它是目前整理機關、事業(yè)單位等社會組織整理文書檔案的主要標準之一。
2、《文書檔案案卷格式》(GB/T9705-2008)
《文書檔案案卷格式》適用于按“卷”歸檔的文書檔案整理。它于1988年9月5日首次發(fā)布,2008年11月13日修改完善后再次發(fā)布,新標準于2009年5月1日開始實施。新發(fā)布的GB/T9705-2008替代了原有的GB/T9705-1988,相比于原有標準主要有以下變化:
?。?)標準的總體編排和結構按GB/T 1.1-2000進行了修改;
?。?)增加了前言;
(3)修改了硬卷皮封面和封底尺寸、卷盒尺寸和卷內目錄用紙尺寸;
?。?)增加“歸檔號”為硬卷脊項目;
?。?)調整檔號章項目,并增加檔號章的填寫要求。
《文書檔案案卷格式》(GB/T9705-2008)主要規(guī)定了文書檔案案卷硬卷皮、軟卷皮、文件目錄、卷內備考表的規(guī)格尺寸及相關類項的填寫要求,并規(guī)范了案卷各部分的排列格式?!段臅鴻n案案卷格式》是整理按“卷”歸檔文書檔案的規(guī)范要求,目前仍在按“卷”整理歸檔文書檔案的各類檔案館(室)和文書處理部門應按此標準開展檔案工作。
3、《檔案著錄規(guī)則》(DA/T18-1999)
《檔案著錄規(guī)則》是檔案整理的最重要的標準之一,它是建立統(tǒng)一的檔案檢索體系的基礎。無論是文書檔案,還是科技檔案,還是其他形式的檔案,在編制檔案目錄時都應遵循《檔案著錄規(guī)則》?!稒n案著錄規(guī)則》于1985年5月10日以國家標準的形式發(fā)布,標準號為GB/T 3792.5-1985。標準修改后,改為行業(yè)標準,以DA/T18-1999代替GB/T 3792.5-1985,1999年5月31號批準,1999年12月1日實施。相比于原標準主要有以下變化:
(1)本標準為行業(yè)標準。
(2)明確本標準適用于單份或一組文件,一卷或一組案卷為單元的著錄。
?。?)刪除了叢編項、標準編號及有關記載項;將文本項改為稿本與文種項;將檔案館(室)代號項改為檔案館代號項;將載體類型標識項與載體形態(tài)項合并,改稱載體形態(tài)項;將附注項與提要項合并,改稱附注與提要項;將載體類型項和附件項在條目中的排序做了調整;將第一責任者項與其他責任者項合并為責任說明項;變主題詞項為主題詞或關鍵詞項;增加文種項、電子文檔號項。
?。?)調整了標識符“:”和“;”的使用范圍,增加了標識符號“,”和“???”,將起止連接符“~”并入“-”號。
?。?)將文件級與案卷級段落符號式條目格式合并為統(tǒng)一的格式,并明確允許在實際工作中采用表格式條目格式。
?。?)對各項目著錄細則也做了一些修改和補充,列舉了引用標準的名稱,增加了例子,并將完整的實例集中置于正文后作為提示的附錄。
《檔案著錄規(guī)則》主要從著錄項目、著錄用標識符、著錄條目格式、著錄用文字、著錄信息源、著錄項目細則等方面規(guī)范檔案著錄格式。檔案著錄時應以此標準為主要參考編制檔案目錄,為建立統(tǒng)一檔案檢索體系創(chuàng)造良好的條件。
文書檔案的標準規(guī)范不僅僅是組織文書的方式,更是組織高效管理、便捷檢索及保護機構信息的基礎。通過嚴格遵守文件分類、編號、存檔等規(guī)范步驟,可以確保文書檔案的長期保存和利用價值,提升工作效率和信息安全性。
檔案整理方法
檔案整理,就是按照文件材料的形成規(guī)律,根據科學的理論和方法,把檔案整理成便于保管和利用的有序體系的業(yè)務活動?!稒C關檔案管理規(guī)定》(以下簡稱《規(guī)定》)提出了檔案整理的基本原則,即“遵循文件材料的形成規(guī)律,保持文件材料之間的有機聯(lián)系,區(qū)分不同價值,便于保管和利用”。按照上述原則,檔案整理的基本流程包括:確定檔案整理單位、揭示檔案之間的內在聯(lián)系、確定檔案先后次序、為檔案提供唯一標識符、編制檢索工具,也就是組件(卷)、分類、排列、編號與編目等五個步驟。
01組件(卷)
檔案整理的第一步,就是要確定檔案的基本整理單位,即組件或組卷,以此明確件(卷)的構成以及件(卷)內的排序。
在件的構成中,對于照片、錄音、錄像、實物檔案,一張照片、一盒錄音、一盤錄像、一件實物即為一件。文書檔案件的構成要復雜一些,收文一般包括文件處理單、文件正本,發(fā)文一般包括文件正本、發(fā)文稿紙、定稿、重要文件歷次修改稿等,各種稿本往往還會包括正文、附件。在件內排序時要求正文在前、附件在后,正本在前、定稿在后,有文件處理單或發(fā)文稿紙的,文件處理單在前、收文在后,正本在前、發(fā)文稿紙和定稿在后。
組卷(以科技檔案為例)時,科研課題、建設項目、設備儀器方面的科技文件一般按其課題、工程項目、臺(套)等分別組卷,管理性科技文件應放入所針對的項目文件中,按階段或分年度組卷??萍紮n案卷內文件一般應文字材料在前、圖樣在后,案卷內管理性文件按問題結合時間(階段)或重要程度排列。
02分類
分類指的是檔案歸類,即將完成組件(卷)的檔案按照分類方案劃分、歸入相應的層次和類別,揭示檔案內在聯(lián)系,使檔案形成一套有機體系。
文書檔案一般采用年度、機構(問題)、保管期限分類項進行復式分類,如:年度—機構(問題)—保管期限、年度—保管期限—機構(問題)、年度—保管期限等。規(guī)模較大或公文辦理程序適于機構(問題)分類的立檔單位,一般采用年度—機構(問題)—保管期限、年度—保管期限—機構(問題)三級分類;規(guī)模較小或公文辦理程序不適于按機構(問題)分類的立檔單位,可采用兩級分類,如:年度—保管期限分類法。
照片、錄音、錄像、實物檔案分類方法與文書檔案類似,但一般按照問題進行分類較為適宜,即照片、錄音、錄像檔案按照問題或事由分類,實物檔案按印章、題詞、獎牌、獎章、證書、公務禮品等問題分類。檔案數(shù)量較少的,也可以不分問題,采用兩級分類。常見的分類方法包括:年度—問題—保管期限、年度—保管期限—問題、年度—保管期限等。
03排列
排列是在分類方案最低一級類目內,根據一定的方法確定檔案先后次序的過程。以件為單位整理的文書檔案在最低一級類目內,按時間結合事由排列,同一事由的文件按照形成先后順序排列;以卷為單位整理的科技檔案,科研類、建設項目類檔案可按照課題研究、項目建設工作順序排列,設備儀器類檔案可按照立項、驗收、安裝、維護等過程排列;照片、錄音、錄像、實物檔案在最低一級類目內按照時間排列即可。
04編號
宗號—檔案門類代碼·年度—機構(問題)—保管期限—件號。比如,Z109全宗文書類2019年永久檔案辦公室第1件、Z109全宗照片類2019年永久檔案第1專題第1件,按照規(guī)則確定的檔號為:Z109-WS·2019-Y-BGS-0001、Z109-ZP·2019-Y-001-0001。采用“年度—保管期限”進行分類的,其檔號結構為:全宗號—檔案門類代碼·年度—保管期限—件號。前例檔案,去掉機構(問題)分類要求,按照本規(guī)則確定的檔號為:Z109-WS·2019-Y-0001、Z109-ZP·2019-Y-0001。
以卷為單位整理的檔案,其檔號結構為:全宗號—目錄號(類別號、項目號)—案卷號—件、頁(張)號,比如,Z109全宗科技檔案科研項目第1項第1卷第3件、Z109全宗會計檔案2019年度第15卷第21件,按照本規(guī)則確定的檔號為:Z109-KJ·KY01-001-0003、Z109-KU·2019-015-0021。
05編目
編目就是編制檔案目錄。以件為單位整理檔案應編制歸檔文件目錄,以卷為單位整理檔案應編制案卷目錄和卷內文件目錄。目錄編制時應按照分類、排列的結果,依據檔號順序,逐卷,逐件開展。每一卷檔案、每一件檔案在目錄中體現(xiàn)為一個條目。在信息化條件下,檔案目錄不僅僅體現(xiàn)為紙質目錄,同時也體現(xiàn)為電子目錄,既方便手工查閱、檔案交接,又方便計算機檢索。需要注意的是,使用電子表格或者文字處理軟件進行目錄編制的,項目內容應直接輸入完成,不加入空格、回車,以免影響數(shù)據完整性,給數(shù)據檢索帶來麻煩。
雖然不同門類檔案整理的一般要求基本相同,但在具體要求上存在一定差異,尤其是采用不同整理方式時差異就更為明顯。為解決此問題,《規(guī)定》提出了“卷件融合”新思路,從整理思路、檔案管理、檔號編制、目錄編制上將卷、件整理方法逐步統(tǒng)一起來,實現(xiàn)檔案資源的融合管理。
綜上所述,檔案整理是一項需要系統(tǒng)性和條理性的工作。通過采用合適的分類、歸檔和存儲方法,我們可以大大提升工作效率,減少信息丟失的風險,同時確保資料的安全和可靠性。