電 話:18937133779
網(wǎng) 址:http://www.tpiin.com
郵 箱:zboao@qq.com
檔案電子化是指將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案通過(guò)掃描、錄入等方式轉(zhuǎn)換為數(shù)字格式,并存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中,以實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化和高效化。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展,檔案電子化已經(jīng)成為各類組織提升管理效率、保護(hù)檔案安全的重要手段。下面將為您介紹檔案電子化的流程:
西安檔案電子化管理公司
?。ㄒ唬n案整理
在掃描之前,根據(jù)檔案管理情況,按下述步驟對(duì)檔案進(jìn)行適當(dāng)整理,并視需要作出標(biāo)識(shí),確保檔案數(shù)字化質(zhì)量。
1、目錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)備
按照《檔案著錄規(guī)則》(DA/T 18)等的要求,規(guī)范檔案中的目錄內(nèi)容,包括確定檔案目錄的著錄項(xiàng)、字段長(zhǎng)度和內(nèi)容要求。如有錯(cuò)誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、責(zé)任者、起止頁(yè)號(hào)和頁(yè)數(shù)等,應(yīng)進(jìn)行修改。
2、拆除裝訂
在不去除裝訂物情況下,影響掃描工作進(jìn)行的檔案,應(yīng)拆除裝訂物;將檔案原件的裝訂線拆除,排好順序,不得出現(xiàn)任何漏缺頁(yè)及順序差錯(cuò),更不能對(duì)檔案原件有任何損壞。
3、區(qū)分掃描件和非掃描件
按要求把同一案卷中的掃描件和非掃描件區(qū)分開。普發(fā)性文件區(qū)分的原則是:無(wú)關(guān)的重份的文件要剔除,有正式件的文件可以不掃描原稿。
4、頁(yè)面修整
對(duì)破損嚴(yán)重、無(wú)法直接進(jìn)行掃描的檔案,應(yīng)先進(jìn)行技術(shù)修復(fù)、裱糊;
折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先進(jìn)行相應(yīng)處理(壓平或燙平等)后再進(jìn)行掃描。
5、檔案整理登記
制作并填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工過(guò)程登記表,詳細(xì)記錄檔案整理后每份文件的起始頁(yè)號(hào)和頁(yè)數(shù)。
?。ǘn案掃描
1、掃描方式(掃描前必須準(zhǔn)備一臺(tái)專業(yè)的平板掃描儀)
根據(jù)檔案幅面的大小(A4、A3、AO等)選擇相應(yīng)規(guī)格的掃描儀或?qū)I(yè)擔(dān)描儀,如
工程圖紙可采用0號(hào)圖紙掃描儀進(jìn)行掃描。
普通A4紙質(zhì)文件,采用高速掃描儀的自動(dòng)進(jìn)紙方式掃描;
紙質(zhì)過(guò)薄、透明的(如信紙、便簽紙)采用高速掃描儀的平板掃描;
紙質(zhì)過(guò)厚、照片等檔案采用高速掃描儀的平板掃描;
對(duì)文件頁(yè)面貼有附屬小頁(yè)面、紙張時(shí),將大小頁(yè)面單獨(dú)在平板中掃描;2、掃描模式(紙質(zhì)檔案掃描一般采用黑白、灰度和彩色三種模式)
頁(yè)面為黑白兩色,字跡清晰的、不帶圖片的檔案材料,采用黑白方式;
頁(yè)面為黑白兩色,清晰度較差或者帶有圖片的檔案材料,以及頁(yè)面多為彩色文字的檔案,采用彩色或灰度模式(因情況而定);
頁(yè)面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案,采用彩色模式掃描。
3、分辨率選擇
采用黑白、256級(jí)灰度模式掃描的文件,其分辨率選擇為不小于300DPI;
采用24位為彩色模式掃描的文件,其分辨率選擇為不小于200DPI。(以上模式分辨率的設(shè)定以A4紙張為標(biāo)準(zhǔn),其他規(guī)格紙張酌情處理)
掃描的線數(shù)、閥值、亮度、灰度、對(duì)比度等值可根據(jù)所掃描文件材料的清晰度進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整;
需要時(shí)可根據(jù)原件的清晰度適當(dāng)調(diào)整掃描分辨率。如原件質(zhì)量較差且尺寸較小,可適當(dāng)提高分辨率;反之也可相應(yīng)減少分辨率,增減的多少以掃描后圖像按原尺寸顯示后是否清晰為準(zhǔn);
粘貼折頁(yè)與表格,對(duì)于粘貼折頁(yè),可用大幅面掃描儀掃描,或先部分掃描后拼接;對(duì)部分字體很小、字跡密集的情況,可適當(dāng)提高掃描分辨率,選擇灰度掃描或彩色掃描,采用局部深化技術(shù)解決;對(duì)字跡與表格顏色深度不同的,采用局部淡化技術(shù)解決。
4、掃描登記
填寫交接登記表,登記掃描的頁(yè)數(shù)。核對(duì)每份文件的實(shí)際掃描頁(yè)數(shù)與檔案整理時(shí)填寫的文件頁(yè)數(shù)是否一致,不一致時(shí)應(yīng)注明具體原因和處理方法。
?。ㄈ﹫D像處理
對(duì)圖像進(jìn)行處理,以獲得最好的圖像質(zhì)量,保證圖像完整、端正、無(wú)扭區(qū)、版面無(wú)暗影、無(wú)干擾信息,主要完成圖像處理包括:去黑邊、去污點(diǎn)、糾偏等,處理完的圖像保存格式為PDF。
糾偏:對(duì)掃描過(guò)程中出現(xiàn)的偏斜圖像進(jìn)行整體糾正,包括自校和手校,保證數(shù)字圖像的偏斜角度小于1度(圖像偏斜不超過(guò)頁(yè)面內(nèi)半個(gè)文字);
旋轉(zhuǎn):按方字方向?qū)D片旋轉(zhuǎn)至正確方向,沒(méi)有文字的圖片,判斷其方向后進(jìn)行左旋、右旋、翻轉(zhuǎn)、旋轉(zhuǎn)等工具;
去污:對(duì)圖像頁(yè)面中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì),去除數(shù)字圖像中影響可懂度的雜質(zhì),如去除黑邊、多余邊、污點(diǎn);
裁邊:采用彩色模式掃描的圖像應(yīng)進(jìn)行裁邊處理,去除多余的白邊,以有效縮小圖像文件的容量,節(jié)省存儲(chǔ)空間。
刪除空白頁(yè):將掃描后頁(yè)面之間的空白頁(yè)進(jìn)行刪除;
斷字修補(bǔ):對(duì)部分文字不清楚可進(jìn)行修補(bǔ);
反白字修正:將部分反白文字可進(jìn)行描述;
分割:將A3幅面的文件分割為兩份A4幅面的文件;
拼接:對(duì)大幅面檔案進(jìn)行分區(qū)掃描形成的多幅圖像,應(yīng)進(jìn)行拼接處理,合并為一個(gè)完整的圖像,以保證檔案數(shù)字化圖像的整體性。
?。ㄋ模﹫D像處理質(zhì)檢
主要對(duì)完成圖像深處理的檢查,不合要求的返回上一環(huán)節(jié)重新處理,如以下問(wèn)題:
由于操作不當(dāng),造成掃描的圖像文件不完整或無(wú)法清晰識(shí)別時(shí),應(yīng)重新掃描;
對(duì)圖像偏斜度、清晰度、失真度等進(jìn)行檢查。發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時(shí),應(yīng)重新進(jìn)行圖像的處理;
圖像處理的是否得當(dāng),嚴(yán)重的應(yīng)重掃,處理不當(dāng)?shù)膽?yīng)重新處理;
掃描圖像頁(yè)碼順序是否與原文件一致,有無(wú)漏掃、多掃(重復(fù))、紙張倒置等情況;
順序:如果頁(yè)碼不連續(xù),與原文不一致,需對(duì)頁(yè)面進(jìn)行排序;
漏掃:將漏掃的頁(yè)面重新掃描,并插入到正確的位置;
多掃:將多掃頁(yè)面刪除;
倒置:不符合要求的需進(jìn)行調(diào)整,保持與原文一致。
(五)圖像存儲(chǔ)
紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中的每一份文件,都有一個(gè)與之相對(duì)應(yīng)的唯一檔號(hào),以該檔號(hào)為這份文件掃描后的圖像文件命名。多頁(yè)文件要合并為一個(gè)PDF,保存到指定的路徑,便于準(zhǔn)確掛接入庫(kù),與檔案管理軟件中的目錄建立一一對(duì)應(yīng)的關(guān)系。再將所有文檔批量轉(zhuǎn)換為可以復(fù)制、檢索利用的雙層PDF格式,然后進(jìn)行光盤刻錄,確??啼浐玫墓獗P能正確地讀出,并做好標(biāo)識(shí)標(biāo)簽。
注:禁止用Word文檔保存掃描圖像。
(六)目錄建庫(kù)
按照《檔案著錄規(guī)則》(DA/T 18)的要求進(jìn)行著錄,建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。目錄建庫(kù)應(yīng)選擇通用的數(shù)據(jù)格式。所選定的數(shù)據(jù)格式應(yīng)能直接或間接通過(guò)XML文檔進(jìn)行數(shù)據(jù)交換。
注:采用人工校對(duì)或軟件自動(dòng)校對(duì)的方式,對(duì)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建庫(kù)質(zhì)量進(jìn)行檢查。核對(duì)著錄項(xiàng)目是否完整、著錄內(nèi)容是否規(guī)范、準(zhǔn)確,發(fā)現(xiàn)不合格的數(shù)據(jù)應(yīng)要求進(jìn)行修改或重錄。
?。ㄆ撸?shù)據(jù)掛接
1、掛接前的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)檢查
以紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)為依據(jù),將每一份紙質(zhì)檔案文件掃描所得的一個(gè)或多個(gè)圖像存儲(chǔ)為一份圖像文件。將圖像文件存儲(chǔ)到相應(yīng)文件夾時(shí),要認(rèn)真核查每一份圖像文件的名稱與檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中該份文件的檔號(hào)是否相同,圖像文件的頁(yè)數(shù)與檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中該份文件的頁(yè)數(shù)是否一致,圖像文件的總數(shù)與目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中文件的總數(shù)是否相同等。通過(guò)每一份圖像文件的文件名與檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中該份文件的檔號(hào)的一致性和唯一性,建立起一一對(duì)應(yīng)的關(guān)聯(lián)關(guān)系,為實(shí)現(xiàn)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)與圖像文件的批量掛接提供條件。
2、匯總掛接
檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過(guò)程中形成的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)與圖像數(shù)據(jù)庫(kù),通過(guò)質(zhì)檢環(huán)節(jié)確認(rèn)為"合格"后,通過(guò)網(wǎng)絡(luò)及時(shí)加載到數(shù)據(jù)服務(wù)器端匯總。通過(guò)編制程序或借助相應(yīng)軟件,可實(shí)現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)對(duì)相關(guān)聯(lián)的數(shù)字圖像的自動(dòng)搜索、加入對(duì)應(yīng)的電子地址信息等,實(shí)現(xiàn)批量、快速掛接。
?。ò耍?shù)據(jù)驗(yàn)收
一個(gè)全宗的檔案,數(shù)字化轉(zhuǎn)換質(zhì)量抽檢的合格率達(dá)到95%以上(含95%)時(shí),給予以驗(yàn)收“通過(guò)”。目錄數(shù)據(jù)庫(kù)與圖像文件掛接錯(cuò)誤,或目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、圖像文件之一出現(xiàn)不完整、不清晰、有錯(cuò)誤等質(zhì)量問(wèn)題時(shí),抽檢標(biāo)記為"不合格"。
驗(yàn)收"通過(guò)"的結(jié)論,必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核、簽字后方有效。
填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化交接登記表。
(九)數(shù)據(jù)備份
經(jīng)驗(yàn)收合格的完整數(shù)據(jù)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行備份。著錄條目和全文數(shù)據(jù)進(jìn)行一式兩份DVD光盤刻錄。移交前檢測(cè)光盤讀取性能,抽查刻錄好的光盤影像質(zhì)量,主要包括備份數(shù)據(jù)能否打開、數(shù)據(jù)信息是否完整、文件數(shù)量是否準(zhǔn)確等。不合格的需重新刻錄。數(shù)據(jù)備份后應(yīng)在備份介質(zhì)上標(biāo)注好盤內(nèi)文件內(nèi)容、類別、存入日期及光盤編號(hào)等,以便查找和管理。對(duì)保密的需標(biāo)明密級(jí)。
?。ㄊ┭b訂
掃描工作完成后,拆除過(guò)裝訂物的檔案應(yīng)按檔案保管的要求重新裝訂?;謴?fù)裝訂時(shí),應(yīng)注意保持檔案的排列順序不變,做到安全、準(zhǔn)確、無(wú)遺漏。
裝訂不能損害檔案原件。裝訂時(shí)應(yīng)按原有順序裝訂,案卷不掉頁(yè)、左邊和底邊整齊,保持拆卷前的原貌,并認(rèn)真做好檔案頁(yè)碼、頁(yè)數(shù)的檢查對(duì)較。
檔案電子化不僅能夠顯著提高檔案管理的效率,還能有效保護(hù)檔案資料,減少因自然災(zāi)害或人為因素造成的損失。同時(shí),電子檔案的便捷查詢和共享功能也促進(jìn)了信息的快速傳遞和利用。
檔案電子化操作流程
企業(yè)、小型檔案館、人事局有紙質(zhì)檔案需要管理,如何讓這些紙質(zhì)檔案電子化,從而實(shí)現(xiàn)更高效、安全的管控呢?
其電子化操作過(guò)程一般是這樣的:
1、前期通常會(huì)涉及到紙質(zhì)檔案的電子化。如果量不是很大,建議大家購(gòu)買掃描儀自行掃描,優(yōu)點(diǎn)是可以節(jié)約成本。而且不少掃描儀自帶的軟件可以在掃描時(shí)設(shè)置為掃描文字可檢索模式,這個(gè)功能特別有用。將這樣的掃描件上傳到電子檔案管理系統(tǒng)里后,就能直接實(shí)現(xiàn)文件的全文檢索了。
但如果檔案量特別大,是百萬(wàn)級(jí)的,就建議大家尋找專業(yè)的檔案數(shù)字化加工服務(wù),先將檔案轉(zhuǎn)為電子類文檔。
2、當(dāng)紙質(zhì)檔案完成電子化以后,就輪到電子檔案管理系統(tǒng)開始工作了。用戶可通過(guò)系統(tǒng)提供的快速導(dǎo)入、批量上傳工具,,將眾多電子文件快速導(dǎo)入到檔案系統(tǒng)里。
3、接下來(lái),用戶可以自定義檔案的屬性,為每個(gè)檔案創(chuàng)建電子檔案。例如紙質(zhì)檔案是人事檔案,就可以將檔案的屬性設(shè)置為人員的基本概況,還可以加上紙質(zhì)檔案存放在哪個(gè)檔案柜、檔案保存期限等這些信息,還可以在檔案里掛上他的電子檔案掃描件、履歷、照片等。
4、為了方便日后紙質(zhì)檔案的管理,可以將檔案系統(tǒng)生成的案卷打印后貼到存放檔案的檔案盒上,全引目錄也可以打印出來(lái)貼到檔案柜上。每個(gè)檔案都有自己的二維碼,可將二維碼打印并貼到紙質(zhì)檔案袋或檔案盒上。
5、檔案一旦建立完畢后,就進(jìn)入日常使用中了。檔案的日常使用主要是檔案的借閱。如果只是查閱電子檔案,那么可以為借閱人員設(shè)置電子檔案使用權(quán)限,確保只有有權(quán)限的人員才能查看該檔案的電子版本。如果需要借閱實(shí)物,可以用手機(jī)、掃描槍來(lái)掃描實(shí)物上的二維碼,快速定位到系統(tǒng)里的電子檔案進(jìn)行借閱登錄。
6、管理員可以通過(guò)錄入、修改、借還等日志功能來(lái)定期了解檔案使用情況,還可以對(duì)所有出錯(cuò)、丟失和銷毀的檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì),也便完整掌握檔案的動(dòng)向。
上面以人事檔案為例,介紹了紙質(zhì)檔案的電子化流程。像紙質(zhì)合同、圖紙的管理也和人事檔案差不多。
如果企業(yè)有實(shí)物需要管理,操作方法也類似,而且可以省去前期紙質(zhì)文件電子化這一步,直接就可以使用電子檔案系統(tǒng)進(jìn)行管理了。
檔案電子化需要哪些設(shè)備
檔案電子化是將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子形式的過(guò)程,它提供了更高效、更安全的檔案管理方式。為了實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo),需要使用一系列設(shè)備來(lái)進(jìn)行數(shù)字化處理、存儲(chǔ)和管理。下面將詳細(xì)介紹檔案電子化所需的設(shè)備。
1.掃描設(shè)備:
檔案電子化的第一步是將紙質(zhì)檔案掃描成數(shù)字圖像。掃描儀是必不可少的設(shè)備之一,它可以將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換為電子文件,如PDF或圖像文件。在選擇掃描設(shè)備時(shí),要考慮掃描速度、分辨率以及自動(dòng)化功能等因素。
2.電腦和服務(wù)器:
掃描得到的電子文件需要進(jìn)行整理、管理和存儲(chǔ)。因此,一臺(tái)高性能的電腦或服務(wù)器是必須的。這些設(shè)備可以用來(lái)處理大量的數(shù)據(jù),運(yùn)行文件管理軟件,并提供快速的訪問(wèn)和搜索功能。
3.存儲(chǔ)設(shè)備:
電子檔案需要妥善地保存和備份,以確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。外部硬盤、網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)設(shè)備(NAS)和云存儲(chǔ)服務(wù)都是常見的選擇。根據(jù)檔案規(guī)模和需求,可以選擇合適的存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和長(zhǎng)期存儲(chǔ)。
4.文件管理軟件:
為了更好地組織和管理電子檔案,需要使用專業(yè)的文件管理軟件。這類軟件可以幫助用戶建立檔案索引、設(shè)置權(quán)限、進(jìn)行文件檢索和共享等操作。同時(shí),它們還提供版本控制、元數(shù)據(jù)管理等高級(jí)功能,以滿足不同檔案管理需求。
檔案電子化是一個(gè)復(fù)雜而系統(tǒng)的過(guò)程,其中涉及了多個(gè)設(shè)備的協(xié)同工作。通過(guò)使用掃描設(shè)備、電腦和服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備以及文件管理軟件,我們可以將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子形式,實(shí)現(xiàn)更高效、更安全的檔案管理。
檔案電子化優(yōu)勢(shì)
在當(dāng)今數(shù)字化快速發(fā)展的時(shí)代,檔案電子化已經(jīng)成為許多組織和機(jī)構(gòu)的重要工作。它不僅簡(jiǎn)化了信息管理流程,還提高了數(shù)據(jù)的安全性和可訪問(wèn)性。檔案電子化的1優(yōu)勢(shì)主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:
1.空間節(jié)省與成本效益:
檔案電子化能夠大幅減少傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案所需的存儲(chǔ)空間,從而節(jié)約組織的實(shí)體存儲(chǔ)成本。
節(jié)省的空間可以用于其他更有價(jià)值的用途,比如擴(kuò)展辦公空間或者增設(shè)其他設(shè)施。
同時(shí),電子檔案的管理和檢索效率高于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案,節(jié)省了員工的時(shí)間成本,提升了工作效率。
2.信息安全與保密性:
電子檔案通過(guò)加密、權(quán)限控制等技術(shù)手段,提升了數(shù)據(jù)的安全性,防止未經(jīng)授權(quán)的訪問(wèn)和篡改。
傳統(tǒng)檔案易于遭遇災(zāi)難性事件(如火災(zāi)、洪水)而丟失,而電子檔案則可通過(guò)定期備份和云存儲(chǔ)技術(shù)來(lái)保證信息的持久性和可恢復(fù)性。
3.信息檢索與共享便利性:
電子化檔案能夠通過(guò)關(guān)鍵字搜索等功能,快速準(zhǔn)確地找到需要的信息,極大地提高了信息的檢索效率和準(zhǔn)確性。
對(duì)于跨地域或者跨部門合作的機(jī)構(gòu),電子檔案的共享和協(xié)作更加方便快捷,促進(jìn)了信息的共享和溝通。
綜上所述,檔案電子化不僅在管理效率、成本控制和信息安全方面帶來(lái)了顯著的優(yōu)勢(shì),還為企業(yè)的發(fā)展和未來(lái)可持續(xù)性奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。隨著技術(shù)的不斷進(jìn)步和應(yīng)用場(chǎng)景的擴(kuò)展,電子化檔案將繼續(xù)在各行各業(yè)中發(fā)揮重要作用,成為提升管理效率和信息安全的重要手段。
(全國(guó)總部)河南省鄭州市金水區(qū)博雅廣場(chǎng)4號(hào)樓1104
+18937133779
zboao@qq.com
中博奧技術(shù)有限公司& 版權(quán)所有
工信部備案號(hào):豫ICP備11015869號(hào)-8