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數(shù)字化檔案加工是將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子格式的過程,通過使用現(xiàn)代技術(shù)和工具,可以實現(xiàn)檔案信息的長期保存、快速檢索和安全共享。下面中博奧小編將為您介紹檔案數(shù)字化加工的流程:
城建檔案數(shù)字化加工服務
1、數(shù)字化前期準備
前期準備包括選定數(shù)字化處理場所,篩選需要掃描的紙質(zhì)檔案。其中處理場所應確保空間布局合理,掃描設(shè)備完善,數(shù)字化處理軟件齊備,并具備合格的消防和安防系統(tǒng)。準備紙質(zhì)檔案,需要按類型、日期或其他相關(guān)標準對文件進行排序,并確保沒有任何污垢其他可能影響掃描圖像質(zhì)量的損壞,以保障掃描過程順利、有效的進行。
2、檔案掃描
檔案掃描是紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化數(shù)字檔案的關(guān)鍵步驟。檔案掃描可以使用各種不同的掃描設(shè)備來完成,例如:平板掃描儀、工程掃描儀或鼓式掃描儀。具體使用什么掃描儀將取決于所掃描文件的類型和數(shù)量,以及所需的分辨率和其他因素。原件的掃描與存儲格式應完全按照國家檔案管理的統(tǒng)一標準進行,對實際掃描卷數(shù)、每卷的頁數(shù)要做好登記。
3、圖像處理
?。?)圖像數(shù)據(jù)質(zhì)量檢驗:
對圖像偏斜度、清晰度、失真度等進行檢查。發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時,應重新進行圖像的處理。
由于操作不當,造成掃描的圖像文件不完整或無法清晰識別時,應重新掃描。
發(fā)現(xiàn)文件漏掃時,應及時補掃并正確插入圖像。
發(fā)現(xiàn)掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時,應及時進行調(diào)整。
認真填寫相關(guān)表單,記錄質(zhì)檢結(jié)果和處理意見
?。?)糾偏:對出現(xiàn)偏斜的圖像應進行糾偏處理,以達到視覺上基本不感覺偏斜為準。對方向不正確的圖像應進行旋轉(zhuǎn)還原,以符合閱讀習慣。
?。?)去污:對圖像頁面中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)如黑點、黑線、黑框、黑邊等應進行去污處理。處理過程中應遵循在不影響可懂度的前提下展現(xiàn)檔案原貌的原則。
?。?)圖像拼接:對大幅面檔案進行分區(qū)掃描形成的多幅圖像,應進行拼接處理,合并為一個完整的圖像,以保證檔案數(shù)字化圖像的整體性。
?。?)裁邊處理:采用彩色模式掃描的圖像應進行裁邊處理,去除多余的白邊,以有效縮小圖像文件的容量,節(jié)省存儲空間。
4、圖像存儲
(1)存儲格式:批量掃描后形成的圖像文件在存儲時一般應進行壓縮。圖像壓縮指消除圖像冗余或?qū)D像近似的任一種過程,其目的是對圖像以更緊湊的形式表示。紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中,較常見的有TIFF(G4)、JPEG等壓縮格式。采用黑白二值模式掃描的圖像文件,一般采用TIFF(G4)格式存儲。采用灰模式和彩色模式掃描的文件,一般采用JPEG格式存儲。存儲時壓縮率的選擇,應以保證掃描的圖像清晰可讀的前提下,盡量減小存儲容量為準則。提供網(wǎng)絡查詢的掃描圖像,也可存儲為CEB、PDF或其他格式。
?。?)圖像文件的命名:紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫中的每一份文件,都有一個與之相對應的唯一檔號,以該檔號為這份文件掃描后的圖像文件命名。多頁文件可采用該檔號建立相應文件夾,按頁碼順序?qū)D像文件命名。
5、目錄建庫
?。?)數(shù)據(jù)格式選擇:目錄建庫選擇通用的數(shù)據(jù)格式。所選定的數(shù)據(jù)格式應能直接或間接通過XML文檔進行數(shù)據(jù)交換。
?。?)檔案著錄:按照《檔案著錄規(guī)則》(DA/T18)的要求進行著錄,建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫。
(3)目錄數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查:采用人工校對或軟件自動校對的方式,對目錄數(shù)據(jù)庫的建庫質(zhì)量進行檢查。核對著錄項目是否完整、著錄內(nèi)容是否規(guī)范、準確,發(fā)現(xiàn)不合格的數(shù)據(jù)應要求進行修改或重錄。
6、數(shù)據(jù)掛接
數(shù)據(jù)掛接又稱數(shù)據(jù)匹配,是數(shù)字歸檔中為保證數(shù)字檔案的準確性和完整性所需要的流程。借助軟件對數(shù)據(jù)庫中的目錄數(shù)據(jù)與對應的數(shù)字檔案進行匹配掛接,并逐條對掛接結(jié)果進行檢查,包括目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字檔案對應的準確性、已掛接數(shù)字檔案與實際掃描數(shù)量的一致性、數(shù)字檔案是否能正常打開等,以實現(xiàn)準確關(guān)聯(lián)。
7、檔案還原裝訂
掃描工作完成后,拆除過裝訂物的檔案應按檔案保管的要求重新裝訂?;謴脱b訂時,應注意保持檔案的排列順序不變,做到安全、準確、無遺漏。檔案裝訂分為整卷裝訂和按件裝訂兩種。通常采用三孔一線方法裝訂;文件很薄時,也可采用縫紉機扎線裝訂,但線腳不宜過密,以免出現(xiàn)折斷檔案現(xiàn)象。
8、數(shù)據(jù)驗收
項目驗收是檔案數(shù)字化加工中,用于確保數(shù)字化后的檔案符合所需質(zhì)量標準和規(guī)范的過程。這通常涉及對數(shù)字檔案進行一系列測試和檢查,以驗證它們具有足夠的質(zhì)量并符合指定的標準。這其中包括圖像掃描、檢查處理數(shù)據(jù)匹配步驟中可能存在的錯誤、遺漏或其他問題。在某些情況下,項目驗收測試還可能涉及使用專門的軟件工具來完成該過程,以確保符合所需標準。
9、數(shù)據(jù)移交
可以通過各種不同的存儲技術(shù)來實現(xiàn),例如:硬盤驅(qū)動器、網(wǎng)絡連接的存儲設(shè)備或云服務器等。所使用的具體技術(shù)將取決于傳輸圖像的數(shù)量,以及相關(guān)檔案管理部門的要求。這樣就可以確保數(shù)字檔案被妥善存儲和保護,并可供將來訪問和使用。
總之,數(shù)字化檔案加工不僅僅是簡單的技術(shù)操作,更是一項需要高度專業(yè)知識和嚴格操作規(guī)范的工作。隨著技術(shù)的不斷進步和應用場景的擴展,數(shù)字化檔案加工將繼續(xù)發(fā)揮重要作用,為信息管理、文化遺產(chǎn)保護和學術(shù)研究提供更加便捷和可靠的支持。通過科學的流程和有效的管理,我們能夠確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量和可持續(xù)性,促進社會信息資源的合理利用和共享。
檔案數(shù)字化加工原則
在當今信息化時代,檔案數(shù)字化加工已成為許多機構(gòu)和組織管理檔案的重要手段。這一過程不僅提升了檔案管理的效率和可靠性,還為歷史文化資源的保護和利用提供了新的可能性。然而,檔案數(shù)字化加工必須遵循一系列原則和標準,以確保信息的完整性、可訪問性和長期保存的可持續(xù)性。
1.價值性原則
檔案在見證歷史和傳承文化方面具有普遍和長期的使用價值,越是久遠的檔案越有價值,尤其是歷史檔案,對于國家而言都是珍貴的記憶,其價值不可估量。對于這類檔案在數(shù)字化加工時應特殊注意,不要造成損壞。
2.實用性原則
檔案數(shù)字化加工要考慮到檔案利用的需求和頻率。主要考慮滿足大眾常用的需求,對研究有重要參考價值,原始檔案使用頻繁,盡量選用優(yōu)質(zhì)的紙質(zhì),要充分考慮到方便查閱的情況。
3.完整性原則
檔案數(shù)字化加工應以保持數(shù)字圖像文件內(nèi)容的連續(xù)性和完整性為參考依據(jù)。主要考慮保持數(shù)字圖像加工文件的完整性、來源、時間、形式的連續(xù)性和完整性,在加工的過程不能出現(xiàn)檔案缺失情況。
4.現(xiàn)實性原則
基于當前數(shù)字化圖像加工條件和檔案現(xiàn)狀,要充分考慮檔案數(shù)字化圖像加工所需的人力資源、數(shù)字化加工設(shè)備能力和檔案實際狀況,包括館藏文件的數(shù)字化基礎(chǔ)、整理基礎(chǔ)、檔案形態(tài)、數(shù)量和殘損程度。
5.安全性原則
在檔案加工的過程中要保證檔案的安全性,既要保證加工場所的防火、防泄密等,有些檔案涉及到國家機密,必須要妥善的保管,這類檔案加工人員必須經(jīng)過保密培訓,并簽署保密協(xié)議,人員也不能隨意更換。
總之,檔案數(shù)字化加工的原則不僅是一種技術(shù)方法,更是對歷史和文化遺產(chǎn)負責任的態(tài)度。只有在堅持價值、實用、完整、顯示和安全的原則下,檔案數(shù)字化加工才能真正實現(xiàn)其目標,為人類文化遺產(chǎn)的傳承和發(fā)展貢獻力量。
檔案數(shù)字化加工標準
檔案數(shù)字化加工是保護和利用歷史文化遺產(chǎn)的重要手段之一,隨著數(shù)字技術(shù)的日益成熟和應用,傳統(tǒng)檔案館和機構(gòu)紛紛進行數(shù)字化轉(zhuǎn)型,以提升檔案管理效率、促進信息共享和文化傳承。以下是關(guān)于檔案數(shù)字化加工的標準:
1、檔案整理標準
將分散的材料補充到文件中。對每一份材料嚴格把關(guān),按類編號,頁碼進行編注,編碼不能出現(xiàn)重復,次序混亂。
檔案材料整理完畢后,用鉛筆在每份材料的第一頁右上角編好版號和序號,并在右下角寫上頁碼;紙張要求A4或B5格式,其他格式的文件需要改為A4版本。
2、打印訂裝標準
打印文件目錄;為符合《檔案整理細則》的規(guī)定,裝訂時一定要做到底側(cè)整齊,左側(cè)整齊。
3、目錄錄入標準
文件目錄的錄入要嚴格準確,具體要求如下:一是單記一條,不多記,少記;二是輸入的目錄內(nèi)容與檔案內(nèi)容完全一致,不得有差錯。
4、掃描圖像標準
檢查文件的掃描圖像,圖像的排列順序與紙質(zhì)文件的排序要求一致;圖像清晰無雜質(zhì),亮度不易太強,但適中。
分辨率為300DPI的圖像必須進行校正和打孔,圖像在每條中心線的起點和終點的傾斜度不得超過1°。
5、圖像處理標準
基于原始圖像質(zhì)量:圖像排序要求與原始圖像排序要求一致的圖像去除污點、黑點、黑邊,肉眼可見清晰、平坦、清潔的布局采用自動中央操作的圖像不得與原始圖像過濃或過淡,字跡清晰。
6、存儲處理標準
存儲是對檔案信息的完整評估;檢查和校準目錄、原始、高清白色圖像和高清黃色圖像,以滿足驗收標準。原則上,存儲需要單獨存儲在服務器上,如果條件不能滿足,也可以用單獨的計算機代替。
總之,檔案數(shù)字化加工標準的建立和實施對于保護和利用檔案資源具有重要意義。它不僅能提升檔案管理的效率和安全性,還能促進信息共享、文化傳承及學術(shù)研究的發(fā)展。
檔案數(shù)字化加工作用
在當今數(shù)字化時代,檔案數(shù)字化已經(jīng)成為重要的管理和保護工具。隨著科技的進步和信息化的推動,傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案逐漸被數(shù)字化檔案取代,這不僅提升了檔案信息的可訪問性和利用效率,也極大地促進了信息資源的共享和長期保存。檔案數(shù)字化加工的作用主要包括以下幾個方面:
一、方便存儲備份
傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存在著存儲空間大、易受潮、易損壞等問題。而數(shù)字化檔案可以有效地解決這些問題,將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子文件不僅節(jié)省了大量的存儲空間,還避免了紙質(zhì)檔案損壞、丟失等問題,同時也方便了備份和恢復。
二、提高查詢效率
檔案數(shù)字化作用之一就是可以方便地進行檢索和查詢。通過數(shù)字化技術(shù)將紙質(zhì)檔案中的信息轉(zhuǎn)化為電子文件,利用搜索等功能,快速準確地找到所需信息。查詢更加高效、快捷,同時也提高了準確性和精度。
三、保障信息安全
數(shù)字化檔案作用還能實現(xiàn)加密處理,保障信息安全。通過密碼、身份驗證等措施,我們可以有效地防止數(shù)字化檔案的非法訪問、篡改、刪除等行為,確保數(shù)字化檔案的安全性和完整性。
四、降低檔案管理成本
數(shù)字化檔案可以實現(xiàn)自動化管理,減少人工干預和管理成本,這也是數(shù)字化檔案作用尤為關(guān)鍵的一點。同時,數(shù)字化檔案的存儲和管理也更加環(huán)保和可持續(xù),減少了紙質(zhì)檔案的消耗和廢棄物產(chǎn)生。
綜上所述,檔案數(shù)字化的作用和意義不僅體現(xiàn)在提高了信息管理的效率和準確性,更在于推動了社會信息資源的整合和共享,為人們的學術(shù)研究、歷史回顧以及文化傳承提供了強有力的支持。