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數(shù)字化加工掃描是將紙質(zhì)檔案或文件轉(zhuǎn)換為數(shù)字格式的過程,旨在提高信息存取和管理效率。這一過程涉及多個(gè)關(guān)鍵步驟,從準(zhǔn)備工作到最終的質(zhì)量控制,每一步都至關(guān)重要。下面將為您介紹檔案數(shù)字化加工掃描的流程:
佛山檔案數(shù)字化加工掃描
1、數(shù)字化前期準(zhǔn)備
前期準(zhǔn)備包括選定數(shù)字化處理場所,篩選需要掃描的紙質(zhì)檔案。其中處理場所應(yīng)確??臻g布局合理,掃描設(shè)備完善,數(shù)字化處理軟件齊備,并具備合格的消防和安防系統(tǒng)。準(zhǔn)備紙質(zhì)檔案,需要按類型、日期或其他相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對文件進(jìn)行排序,并確保沒有任何污垢其他可能影響掃描圖像質(zhì)量的損壞,以保障掃描過程順利、有效的進(jìn)行。
2、檔案掃描
檔案掃描是紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化數(shù)字檔案的關(guān)鍵步驟。檔案掃描可以使用各種不同的掃描設(shè)備來完成,例如:平板掃描儀、工程掃描儀或鼓式掃描儀。具體使用什么掃描儀將取決于所掃描文件的類型和數(shù)量,以及所需的分辨率和其他因素。原件的掃描與存儲格式應(yīng)完全按照國家檔案管理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行,對實(shí)際掃描卷數(shù)、每卷的頁數(shù)要做好登記。
3、圖像處理
?。?)圖像數(shù)據(jù)質(zhì)量檢驗(yàn):
對圖像偏斜度、清晰度、失真度等進(jìn)行檢查。發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時(shí),應(yīng)重新進(jìn)行圖像的處理。
由于操作不當(dāng),造成掃描的圖像文件不完整或無法清晰識別時(shí),應(yīng)重新掃描。
發(fā)現(xiàn)文件漏掃時(shí),應(yīng)及時(shí)補(bǔ)掃并正確插入圖像。
發(fā)現(xiàn)掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時(shí),應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。
認(rèn)真填寫相關(guān)表單,記錄質(zhì)檢結(jié)果和處理意見
?。?)糾偏:對出現(xiàn)偏斜的圖像應(yīng)進(jìn)行糾偏處理,以達(dá)到視覺上基本不感覺偏斜為準(zhǔn)。對方向不正確的圖像應(yīng)進(jìn)行旋轉(zhuǎn)還原,以符合閱讀習(xí)慣。
?。?)去污:對圖像頁面中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)如黑點(diǎn)、黑線、黑框、黑邊等應(yīng)進(jìn)行去污處理。處理過程中應(yīng)遵循在不影響可懂度的前提下展現(xiàn)檔案原貌的原則。
?。?)圖像拼接:對大幅面檔案進(jìn)行分區(qū)掃描形成的多幅圖像,應(yīng)進(jìn)行拼接處理,合并為一個(gè)完整的圖像,以保證檔案數(shù)字化圖像的整體性。
?。?)裁邊處理:采用彩色模式掃描的圖像應(yīng)進(jìn)行裁邊處理,去除多余的白邊,以有效縮小圖像文件的容量,節(jié)省存儲空間。
4、圖像存儲
(1)存儲格式:批量掃描后形成的圖像文件在存儲時(shí)一般應(yīng)進(jìn)行壓縮。圖像壓縮指消除圖像冗余或?qū)D像近似的任一種過程,其目的是對圖像以更緊湊的形式表示。紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中,較常見的有TIFF(G4)、JPEG等壓縮格式。采用黑白二值模式掃描的圖像文件,一般采用TIFF(G4)格式存儲。采用灰模式和彩色模式掃描的文件,一般采用JPEG格式存儲。存儲時(shí)壓縮率的選擇,應(yīng)以保證掃描的圖像清晰可讀的前提下,盡量減小存儲容量為準(zhǔn)則。提供網(wǎng)絡(luò)查詢的掃描圖像,也可存儲為CEB、PDF或其他格式。
(2)圖像文件的命名:紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫中的每一份文件,都有一個(gè)與之相對應(yīng)的唯一檔號,以該檔號為這份文件掃描后的圖像文件命名。多頁文件可采用該檔號建立相應(yīng)文件夾,按頁碼順序?qū)D像文件命名。
5、目錄建庫
?。?)數(shù)據(jù)格式選擇:目錄建庫選擇通用的數(shù)據(jù)格式。所選定的數(shù)據(jù)格式應(yīng)能直接或間接通過XML文檔進(jìn)行數(shù)據(jù)交換。
?。?)檔案著錄:按照《檔案著錄規(guī)則》(DA/T18)的要求進(jìn)行著錄,建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫。
(3)目錄數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查:采用人工校對或軟件自動(dòng)校對的方式,對目錄數(shù)據(jù)庫的建庫質(zhì)量進(jìn)行檢查。核對著錄項(xiàng)目是否完整、著錄內(nèi)容是否規(guī)范、準(zhǔn)確,發(fā)現(xiàn)不合格的數(shù)據(jù)應(yīng)要求進(jìn)行修改或重錄。
6、數(shù)據(jù)掛接
數(shù)據(jù)掛接又稱數(shù)據(jù)匹配,是數(shù)字歸檔中為保證數(shù)字檔案的準(zhǔn)確性和完整性所需要的流程。借助軟件對數(shù)據(jù)庫中的目錄數(shù)據(jù)與對應(yīng)的數(shù)字檔案進(jìn)行匹配掛接,并逐條對掛接結(jié)果進(jìn)行檢查,包括目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字檔案對應(yīng)的準(zhǔn)確性、已掛接數(shù)字檔案與實(shí)際掃描數(shù)量的一致性、數(shù)字檔案是否能正常打開等,以實(shí)現(xiàn)準(zhǔn)確關(guān)聯(lián)。
7、檔案還原裝訂
掃描工作完成后,拆除過裝訂物的檔案應(yīng)按檔案保管的要求重新裝訂?;謴?fù)裝訂時(shí),應(yīng)注意保持檔案的排列順序不變,做到安全、準(zhǔn)確、無遺漏。檔案裝訂分為整卷裝訂和按件裝訂兩種。通常采用三孔一線方法裝訂;文件很薄時(shí),也可采用縫紉機(jī)扎線裝訂,但線腳不宜過密,以免出現(xiàn)折斷檔案現(xiàn)象。
8、數(shù)據(jù)驗(yàn)收
項(xiàng)目驗(yàn)收是檔案數(shù)字化加工中,用于確保數(shù)字化后的檔案符合所需質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的過程。這通常涉及對數(shù)字檔案進(jìn)行一系列測試和檢查,以驗(yàn)證它們具有足夠的質(zhì)量并符合指定的標(biāo)準(zhǔn)。這其中包括圖像掃描、檢查處理數(shù)據(jù)匹配步驟中可能存在的錯(cuò)誤、遺漏或其他問題。在某些情況下,項(xiàng)目驗(yàn)收測試還可能涉及使用專門的軟件工具來完成該過程,以確保符合所需標(biāo)準(zhǔn)。
9、數(shù)據(jù)移交
可以通過各種不同的存儲技術(shù)來實(shí)現(xiàn),例如:硬盤驅(qū)動(dòng)器、網(wǎng)絡(luò)連接的存儲設(shè)備或云服務(wù)器等。所使用的具體技術(shù)將取決于傳輸圖像的數(shù)量,以及相關(guān)檔案管理部門的要求。這樣就可以確保數(shù)字檔案被妥善存儲和保護(hù),并可供將來訪問和使用。
總之,數(shù)字化加工掃描不僅僅是將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子文件的簡單過程,更是信息管理和文檔保護(hù)的重要手段。通過以上流程和有效的技術(shù)應(yīng)用,可以最大程度地提高檔案管理的效率和可持續(xù)性,為各類機(jī)構(gòu)和組織帶來顯著的管理和操作優(yōu)勢。
檔案數(shù)字化加工掃描的掃描儀類型
在檔案數(shù)字化加工掃描過程中,選擇合適的掃描儀類型至關(guān)重要。不同類型的掃描儀具有各自獨(dú)特的優(yōu)勢和適用場景,能夠影響整個(gè)數(shù)字化過程的效率和質(zhì)量。
1.檔案紙張不太好,比較薄、易破損,或者掃描量較少,選擇平板掃描儀。
平板掃描儀(flatbed scanner),又稱平臺式掃描儀、臺式掃描儀,是指由CCD或CIS等光學(xué)器件來完成掃描工作的掃描設(shè)備。掃描時(shí)需要掀開掃描儀的蓋子,檔案資料平鋪透光玻璃上再蓋上蓋子,鏡頭在透光玻璃下左右移動(dòng),達(dá)到掃描成像目的。
普通企業(yè)日常辦公用的較多的掃描儀就是平板掃描儀,它能夠?qū)4、A3紙張進(jìn)行掃描,是常用的辦公小助手。
2.如果檔案紙張可以拆訂,質(zhì)量相對較好,沒有太多褶皺,沒有粘貼票據(jù),且掃描量相對較大的項(xiàng)目,可以選擇饋紙式掃描儀。
饋紙式掃描儀(sheetfed scanner)俗稱高速掃描儀,將單張的整齊的紙張放到饋紙?zhí)帲瑨呙鑳x會(huì)自動(dòng)一頁一頁的將紙張進(jìn)行掃描。
相對來說,高速掃描儀,效率高,速度快,掃描的圖片質(zhì)量好,但成本相對較高。
3.在掃描的檔案中,有些難以拆卷或者不允許拆卷的情況,這個(gè)時(shí)候零邊距掃描儀可以派上用場了。
零邊距掃描儀可以不用拆卷就能夠?qū)n案進(jìn)行掃描,在掃描裝訂成冊的對象時(shí),紙張不必緊貼玻璃面板,并且掃描后的圖像能夠做到不變形,不失真。
4.如果須對工程類的檔案或者大型圖紙進(jìn)行加工,可以選擇大幅面掃描儀。
大幅面掃描儀能夠?qū)0、A1這類的大型圖紙進(jìn)行掃描,保持圖像的完整性。
市面上大幅面掃描儀主要有卡萊泰克(ColorTrac)、金翔(kinghum)、卡萊奇(ColorGiant)、康泰克斯(Contex)和日圖(Graphtec)五種品牌。
5.如果檔案紙張粘貼有票據(jù),或者項(xiàng)目有一些特殊要求,可以選擇高拍儀。
高拍儀(high-speed photographic apparatus)可以通過拍照的方式,對圖像畫面進(jìn)行掃描。高拍儀具有OCR文字識別功能,可以將掃描的圖片識別轉(zhuǎn)換成可編輯的word文檔。
6.對于已經(jīng)裝訂成冊,不方便拆訂的書籍、卷宗等,可以選擇非接觸式掃描儀。
非接觸式掃描儀也稱為書刊掃描儀,它通常指掃描元件與被掃描物品不進(jìn)行直接接觸,被掃描的書籍、檔案、卷宗等擺放在置物臺上,線性CCD的掃描方式對圖像進(jìn)行采集。
非接觸式掃描儀具有OCR文字識別功能,是專門為書籍、檔案、賬本、卷宗這種已經(jīng)裝訂成冊,不方便拆訂的紙張而設(shè)計(jì)的一種特殊結(jié)構(gòu)的掃描儀。
因此,選擇適當(dāng)?shù)膾呙鑳x類型是檔案數(shù)字化加工中的重要決策之一。無論是考慮到掃描的速度、分辨率要求、文件類型的多樣性,還是考慮到后續(xù)數(shù)據(jù)處理和存儲的需求,都需要綜合考慮掃描儀的技術(shù)特性和性能指標(biāo),以確保數(shù)字化過程順利進(jìn)行,并且最終的數(shù)字檔案質(zhì)量達(dá)到預(yù)期標(biāo)準(zhǔn)。
檔案數(shù)字化加工掃描格式類型
在進(jìn)行紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描時(shí),需要選擇適當(dāng)?shù)奈募袷絹泶鎯呙韬蟮膱D像或文檔。紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描格式是為了方便存儲、管理和利用數(shù)字化檔案而選擇的一種將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換為數(shù)字形式時(shí)所使用的特定文件格式。
紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描格式有不同的特點(diǎn)和用途,可以根據(jù)需求選擇最合適的格式。紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描格式包括以下這些類型:
1、PDF(Portable Document Format):PDF是一種通用的文檔格式,可以存儲文本、圖像、表格和其他多媒體內(nèi)容。PDF文件可以在各種設(shè)備和操作系統(tǒng)上保持一致的呈現(xiàn)效果,并且支持文本搜索和可編輯性。
2、JPEG(Joint Photographic Experts Group):這是一種廣泛使用的圖像格式,適合存儲彩色照片和復(fù)雜圖像。它采用有損壓縮,可以在文件大小和圖像質(zhì)量之間取得平衡。
3、PNG(Portable Network Graphics):PNG是一種支持透明背景和壓縮的圖像格式。它適合存儲圖標(biāo)、簡單圖形和帶有透明度的圖像。
4、TIFF(Tagged Image File Format):這是一種無損的圖像格式,適合保存高質(zhì)量的圖像。TIFF文件通常比JPEG文件更大,但可以保留更多的細(xì)節(jié)和顏色信息。
5、OCR(光學(xué)字符識別):OCR不是一種文件格式,而是一種技術(shù),可以將掃描的紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)換為可編輯的文本文檔。OCR技術(shù)可以將掃描后的圖像中的文字識別出來,并生成可編輯的文本文件。
6、DOC(Microsoft Word文檔):DOC格式是Microsoft Word的原始文檔格式,可以存儲文本、表格、圖像和其他格式的內(nèi)容。DOC文件可以在Microsoft Word程序中進(jìn)行編輯和處理。
7、TXT(純文本文檔):TXT格式是一種純文本格式,只能存儲文本內(nèi)容,不支持文本格式和圖像。TXT文件可以在各種文本編輯器中打開和編輯。
總之,選擇中博奧檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行檔案數(shù)字化加工時(shí),需要依據(jù)具體的需求和應(yīng)用場景,來選擇不同特點(diǎn)和用途的紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描格式,具體來說,需要考慮文件類型、可編輯性、文件大小、存儲需求以及兼容性和可訪問性等因素來確定最合適的格式。
檔案數(shù)字化加工掃描的重要性
在當(dāng)今數(shù)字化時(shí)代,檔案數(shù)字化加工掃描具有重要意義。隨著科技的進(jìn)步和信息化的發(fā)展,許多機(jī)構(gòu)和組織正在將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮痈袷?。這種轉(zhuǎn)變不僅僅是簡單的技術(shù)更新,更是對信息管理和存儲方式的革新。檔案數(shù)字化加工掃描不僅提高了信息的可訪問性和可持續(xù)性,還為歷史文化遺產(chǎn)的保護(hù)和研究提供了新的可能性。
檔案數(shù)字化重要性最直觀的一點(diǎn),就是很大的提高了檔案工作效率。雖然檔案數(shù)字化前期的工期長、工作量大,但是一旦所有在庫檔案都實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化管理,這對于檔案工作者來說,不僅僅在檔案的查借閱上更加方便快捷,而且方便管理,大大的提高了工作效率。
其次,實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化,在一定程度上也可以保護(hù)原始檔案。畢竟檔案作為紙質(zhì)材料,雖然所有檔案室都嚴(yán)格按照“十防”標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理,但是不可能100%保證每份檔案的安全。將檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描,上傳至特定服務(wù)器儲存,減少原始紙質(zhì)檔案的使用,可以起到很好的保護(hù)作用。
最后,檔案數(shù)字化重要性還體現(xiàn)在落實(shí)國家政策上。我國檔案工作一直在倡導(dǎo)“存量數(shù)字化、增量電子化”的信息化戰(zhàn)略,這也是大勢所趨。當(dāng)前大多存檔機(jī)構(gòu)的檔案數(shù)字化率低,還是因循守舊、沒有做到檔案資源整合。實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化,可以很好的解決這些問題。
綜上所述,檔案數(shù)字化加工掃描不僅僅是信息技術(shù)發(fā)展的產(chǎn)物,更是對文化遺產(chǎn)和歷史價(jià)值的珍視和保護(hù)。通過將傳統(tǒng)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化形式,我們能夠更加方便地保護(hù)、管理和利用這些寶貴的文化資源,同時(shí)也為未來的學(xué)術(shù)研究、教育教學(xué)和社會(huì)發(fā)展提供了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
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