檔案整理是一項(xiàng)關(guān)乎組織、保存和管理信息的重要工作。無(wú)論是個(gè)人檔案、機(jī)構(gòu)檔案還是歷史檔案，其整理都應(yīng)當(dāng)遵循一定的原則和方法，以確保信息的準(zhǔn)確性、可用性和長(zhǎng)期保存的有效性。在進(jìn)行檔案整理時(shí)，需要考慮到文件的分類、編目、存儲(chǔ)、檢索以及必要的保密措施，以便于日后的使用和查閱。

　　孝南區(qū)檔案整理服務(wù)中心

　　1、遵循檔案的形成規(guī)律

　　檔案整理工作的對(duì)象是文件材料，形式有文件、圖表、照片、磁帶等。

　　文件材料隨著其形成過(guò)程具有特定的規(guī)律。整理檔案時(shí)，必須了解文件材料的產(chǎn)生過(guò)程，認(rèn)知其內(nèi)在的規(guī)律，并盡可能地遵循固有規(guī)律。

　　把握文件材料原來(lái)的歷史聯(lián)系以及檔案形成的規(guī)律，你就會(huì)發(fā)現(xiàn)，為什么說(shuō)分類的時(shí)候不能按照文種分？因?yàn)槲募?nèi)容是不盡相同的。

　　2、充分尊重和利用原有的整理基礎(chǔ)

　?。?）充分重視和利用先前整理的基礎(chǔ)，以確定檔案整理的任務(wù)和要求，不要輕易打亂重整。

　?。?）在檔案整理過(guò)程中，應(yīng)該充分研究和利用原來(lái)整理的成果，不要輕易破壞以往整理和保存的歷史狀況。

　　3、必須保持文件之間有機(jī)的歷史聯(lián)系

　　文件之間的歷史聯(lián)系，主要表現(xiàn)在文件的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等幾個(gè)方面。

　　在檔案整理過(guò)程中，需要保持文件之間的歷史聯(lián)系。

　　來(lái)源是指文件是以一定的機(jī)關(guān)及其內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)為單位，有機(jī)地形成的。

　　時(shí)間是說(shuō)每個(gè)文件形成者所開(kāi)展的具體活動(dòng)，都具有一定的過(guò)程和階段性，從而使文件之間具有自然的時(shí)間聯(lián)系。

　　內(nèi)容是指文件是單位在履行一定職能的各種活動(dòng)中，為了開(kāi)展某項(xiàng)工作或解決某一問(wèn)題而產(chǎn)生的。

　　4、區(qū)分不同價(jià)值

　　整理檔案時(shí)，還要區(qū)分文件材料的不同價(jià)值，組成不同的保管單位，就是對(duì)檔案材料劃定的存留年限，通常我們所說(shuō)的永久、定期，定期又分30年和10年兩個(gè)年限段。

　　5、便于保管和利用

　　檔案整理工作的目的是為了便于保管和查找利用檔案。

　　而恰當(dāng)?shù)乇３治募g的聯(lián)系整理出的檔案，就能便于保管和利用，所以它們基本上是一致的。

　　總之，檔案整理不僅是一項(xiàng)技術(shù)活，更是一項(xiàng)需要系統(tǒng)性思維和細(xì)致執(zhí)行的工作。遵循分類清晰、編目規(guī)范、存儲(chǔ)安全、檢索便捷和保密可控等原則，能夠有效提升檔案的管理效率和信息利用率。在數(shù)字化信息時(shí)代，檔案整理也需要與科技手段結(jié)合，以更好地保護(hù)和利用信息資源。通過(guò)良好的檔案整理實(shí)踐，我們能夠更好地理解和利用過(guò)去的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，推動(dòng)個(gè)人和組織的發(fā)展進(jìn)步。

　　檔案整理流程

　　檔案整理是組織和管理文件、記錄以及其他資料的過(guò)程，對(duì)于個(gè)人和組織來(lái)說(shuō)都非常重要。它不僅有助于保持文件的整潔和易于訪問(wèn)，還能提高工作效率和信息管理的質(zhì)量。下面將詳細(xì)說(shuō)明檔案整理的流程。

　　1.確定整理目標(biāo)和范圍

　　確定整理的文件種類和范圍，例如是否包括紙質(zhì)文件、電子文件，以及需要整理的具體時(shí)間段或主題。

　　2.收集和分類文件

　　收集所有相關(guān)文件，包括紙質(zhì)文件和電子文件，并按照事先設(shè)定的目標(biāo)和范圍進(jìn)行分類。可以根據(jù)文件的類型、日期、主題等分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理。

　　3.清理和篩選

　　對(duì)收集到的文件進(jìn)行清理和篩選，刪除過(guò)時(shí)和無(wú)關(guān)的文件，只保留必要和有價(jià)值的信息。

　　4.建立整理系統(tǒng)

　　設(shè)計(jì)和建立適合自己或組織的整理系統(tǒng)，包括文件的命名規(guī)則、存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)和檔案編號(hào)等，確保文件易于管理和檢索。

　　5.文件歸檔和存儲(chǔ)

　　根據(jù)整理系統(tǒng)的規(guī)定，對(duì)文件進(jìn)行歸檔和存儲(chǔ)。可以采用文件柜、文件夾或電子文檔管理系統(tǒng)進(jìn)行存儲(chǔ)，同時(shí)確保存儲(chǔ)環(huán)境干燥、安全。

　　6.制定保管和更新策略

　　制定文件的保管期限和更新策略，包括定期歸檔和備份，確保文件的安全性和長(zhǎng)期可訪問(wèn)性。

　　總之，檔案整理不僅是一種管理文件和信息的方式，更是提高工作效率和組織管理能力的重要手段。通過(guò)合理的整理流程和系統(tǒng)化的管理方法，能夠有效地保護(hù)和利用各類文件資料，為個(gè)人和組織的發(fā)展提供有力支持。

　　檔案整理方法

　　檔案整理，就是按照文件材料的形成規(guī)律，根據(jù)科學(xué)的理論和方法，把檔案整理成便于保管和利用的有序體系的業(yè)務(wù)活動(dòng)。《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》（以下簡(jiǎn)稱《規(guī)定》）提出了檔案整理的基本原則，即“遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用”。按照上述原則，檔案整理的基本流程包括：確定檔案整理單位、揭示檔案之間的內(nèi)在聯(lián)系、確定檔案先后次序、為檔案提供唯一標(biāo)識(shí)符、編制檢索工具，也就是組件（卷）、分類、排列、編號(hào)與編目等五個(gè)步驟。

　　01組件（卷）

　　檔案整理的第一步，就是要確定檔案的基本整理單位，即組件或組卷，以此明確件（卷）的構(gòu)成以及件（卷）內(nèi)的排序。

　　在件的構(gòu)成中，對(duì)于照片、錄音、錄像、實(shí)物檔案，一張照片、一盒錄音、一盤錄像、一件實(shí)物即為一件。文書(shū)檔案件的構(gòu)成要復(fù)雜一些，收文一般包括文件處理單、文件正本，發(fā)文一般包括文件正本、發(fā)文稿紙、定稿、重要文件歷次修改稿等，各種稿本往往還會(huì)包括正文、附件。在件內(nèi)排序時(shí)要求正文在前、附件在后，正本在前、定稿在后，有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單在前、收文在后，正本在前、發(fā)文稿紙和定稿在后。

　　組卷（以科技檔案為例）時(shí)，科研課題、建設(shè)項(xiàng)目、設(shè)備儀器方面的科技文件一般按其課題、工程項(xiàng)目、臺(tái)（套）等分別組卷，管理性科技文件應(yīng)放入所針對(duì)的項(xiàng)目文件中，按階段或分年度組卷。科技檔案卷內(nèi)文件一般應(yīng)文字材料在前、圖樣在后，案卷內(nèi)管理性文件按問(wèn)題結(jié)合時(shí)間（階段）或重要程度排列。

　　02分類

　　分類指的是檔案歸類，即將完成組件（卷）的檔案按照分類方案劃分、歸入相應(yīng)的層次和類別，揭示檔案內(nèi)在聯(lián)系，使檔案形成一套有機(jī)體系。

　　文書(shū)檔案一般采用年度、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、保管期限分類項(xiàng)進(jìn)行復(fù)式分類，如：年度—機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）—保管期限、年度—保管期限—機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、年度—保管期限等。規(guī)模較大或公文辦理程序適于機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類的立檔單位，一般采用年度—機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）—保管期限、年度—保管期限—機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）三級(jí)分類；規(guī)模較小或公文辦理程序不適于按機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類的立檔單位，可采用兩級(jí)分類，如：年度—保管期限分類法。

　　照片、錄音、錄像、實(shí)物檔案分類方法與文書(shū)檔案類似，但一般按照問(wèn)題進(jìn)行分類較為適宜，即照片、錄音、錄像檔案按照問(wèn)題或事由分類，實(shí)物檔案按印章、題詞、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)?wù)?、證書(shū)、公務(wù)禮品等問(wèn)題分類。檔案數(shù)量較少的，也可以不分問(wèn)題，采用兩級(jí)分類。常見(jiàn)的分類方法包括：年度—問(wèn)題—保管期限、年度—保管期限—問(wèn)題、年度—保管期限等。

　　03排列

　　排列是在分類方案最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，根據(jù)一定的方法確定檔案先后次序的過(guò)程。以件為單位整理的文書(shū)檔案在最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，按時(shí)間結(jié)合事由排列，同一事由的文件按照形成先后順序排列；以卷為單位整理的科技檔案，科研類、建設(shè)項(xiàng)目類檔案可按照課題研究、項(xiàng)目建設(shè)工作順序排列，設(shè)備儀器類檔案可按照立項(xiàng)、驗(yàn)收、安裝、維護(hù)等過(guò)程排列；照片、錄音、錄像、實(shí)物檔案在最低一級(jí)類目?jī)?nèi)按照時(shí)間排列即可。

　　04編號(hào)

　　宗號(hào)—檔案門類代碼·年度—機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）—保管期限—件號(hào)。比如，Z109全宗文書(shū)類2019年永久檔案辦公室第1件、Z109全宗照片類2019年永久檔案第1專題第1件，按照規(guī)則確定的檔號(hào)為：Z109-WS·2019-Y-BGS-0001、Z109-ZP·2019-Y-001-0001。采用“年度—保管期限”進(jìn)行分類的，其檔號(hào)結(jié)構(gòu)為：全宗號(hào)—檔案門類代碼·年度—保管期限—件號(hào)。前例檔案，去掉機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類要求，按照本規(guī)則確定的檔號(hào)為：Z109-WS·2019-Y-0001、Z109-ZP·2019-Y-0001。

　　以卷為單位整理的檔案，其檔號(hào)結(jié)構(gòu)為：全宗號(hào)—目錄號(hào)（類別號(hào)、項(xiàng)目號(hào)）—案卷號(hào)—件、頁(yè)（張）號(hào)，比如，Z109全宗科技檔案科研項(xiàng)目第1項(xiàng)第1卷第3件、Z109全宗會(huì)計(jì)檔案2019年度第15卷第21件，按照本規(guī)則確定的檔號(hào)為：Z109-KJ·KY01-001-0003、Z109-KU·2019-015-0021。

　　05編目

　　編目就是編制檔案目錄。以件為單位整理檔案應(yīng)編制歸檔文件目錄，以卷為單位整理檔案應(yīng)編制案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄。目錄編制時(shí)應(yīng)按照分類、排列的結(jié)果，依據(jù)檔號(hào)順序，逐卷，逐件開(kāi)展。每一卷檔案、每一件檔案在目錄中體現(xiàn)為一個(gè)條目。在信息化條件下，檔案目錄不僅僅體現(xiàn)為紙質(zhì)目錄，同時(shí)也體現(xiàn)為電子目錄，既方便手工查閱、檔案交接，又方便計(jì)算機(jī)檢索。需要注意的是，使用電子表格或者文字處理軟件進(jìn)行目錄編制的，項(xiàng)目?jī)?nèi)容應(yīng)直接輸入完成，不加入空格、回車，以免影響數(shù)據(jù)完整性，給數(shù)據(jù)檢索帶來(lái)麻煩。

　　雖然不同門類檔案整理的一般要求基本相同，但在具體要求上存在一定差異，尤其是采用不同整理方式時(shí)差異就更為明顯。為解決此問(wèn)題，《規(guī)定》提出了“卷件融合”新思路，從整理思路、檔案管理、檔號(hào)編制、目錄編制上將卷、件整理方法逐步統(tǒng)一起來(lái)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的融合管理。

　　檔案整理意義

　　檔案整理是一項(xiàng)重要且常被忽視的工作，它不僅僅是整理文件和資料的過(guò)程，更是對(duì)信息的有序管理和歷史記錄的重視。在各個(gè)領(lǐng)域，從個(gè)人生活到企業(yè)管理，檔案整理都扮演著關(guān)鍵角色。以下是檔案整理的幾個(gè)重要意義：

　　1.信息管理和訪問(wèn)便捷性：

　　檔案整理確保信息的有序存放和管理，使得需要查閱資料的時(shí)候能夠快速找到所需信息，提高工作效率。

　　精確的文件歸檔系統(tǒng)能夠減少時(shí)間在查找文檔上的浪費(fèi)，尤其在復(fù)雜的文件體系或大量文件的情況下尤為重要。

　　2.歷史記錄和知識(shí)傳承：

　　檔案整理保存了歷史上的事件、個(gè)人生活、組織活動(dòng)等信息，這些記錄對(duì)于后人了解過(guò)去、研究歷史至關(guān)重要。

　　通過(guò)檔案整理，可以保留和傳承組織的文化、價(jià)值觀念和重要決策的背景信息，有助于保持組織的連續(xù)性和發(fā)展方向的延續(xù)。

　　3.法律合規(guī)和風(fēng)險(xiǎn)管理：

　　在企業(yè)和組織中，檔案整理有助于遵守法律法規(guī)，確保文檔的合規(guī)性和保密性。

　　合理的檔案管理制度能夠減少風(fēng)險(xiǎn)，例如在法律訴訟中提供必要的證據(jù)，或者保護(hù)個(gè)人隱私信息不被泄露。

　　4.資源利用和節(jié)約成本：

　　檔案整理可以幫助識(shí)別和利用未被充分利用的資源，例如重新整理舊檔案以發(fā)現(xiàn)有價(jià)值的信息或資源。

　　精確的檔案管理能夠避免重復(fù)采購(gòu)或重復(fù)創(chuàng)建相同的文件，節(jié)約時(shí)間和成本。

　　綜上所述，檔案整理不僅僅是一種行政管理手段，更是對(duì)信息的珍視和歷史的尊重。它通過(guò)有效的信息管理、歷史的傳承、合規(guī)的保障以及資源的高效利用，為個(gè)人、組織乃至整個(gè)社會(huì)帶來(lái)了諸多益處。