在當今信息化時代，許多組織面臨著管理和保護大量紙質檔案的挑戰(zhàn)。為了提高效率并確保信息的安全性和可訪問性，許多機構選擇將檔案數字化外包給專業(yè)服務提供商。下面將為您介紹檔案數字化外包的流程：

　　檔案全文數字化外包

　　一、檔案出庫。需要對每一本檔案材料做出庫登記、入庫盤點、雙方核對、驗收移交。

　　二、整理編碼、核對。對接收的每本檔案材料進行核查與整理，比如拆除材料紙頁上舊的裝訂、對存在破損或未達掃描標準的材料進行技術修復，編制材料的類號和頁號，整理編碼完成后仔細核查準確，防止漏編錯編。

　　三、電子目錄的錄入、校對、調整。將每一份檔案紙質材料編制對應的電子目錄，對完成的目錄進行校對，確保轉確率、避免出現(xiàn)錯別字等，還要核查檔案材料的形成日期、材料具體頁數是否有誤。

　　四、檔案文件掃描。要將全部檔案材料逐件按照順序掃描，形成檔案材料電子檔原始圖像。

　　五、原始圖像制作、數據初審、高清圖像刻作。對原始掃描圖像進行修整，比如在不影響材料內容的前提下對紙張的破損、遺留的裝訂痕跡進行修理；修整后要對電子數據進行核查核對，并作圖像高清刻作。

　　六、重新裝訂并檢查。要保證紙質文件順序與電子檔文件順序完全一致，打印并加裝新的檔案材料目錄、隔頁紙和檔案正文內容，檢查類頁號是否填寫缺漏、文件是否有錯裝、漏裝，核查無誤后將紙質檔案封盒。

　　七、數據總審入庫。對電子檔數據進行檢查復核，確定各方面細節(jié)無誤、數據內容符合標準規(guī)則后，將電子檔數據刻作入庫，將檔案紙質材料與電子檔數據庫移交。

　　總之，檔案數字化外包不僅能夠提升組織的工作效率和數據安全性，還能減少管理成本并增強信息的可訪問性和可持續(xù)性。隨著技術的進步和服務供應商的專業(yè)能力不斷提升，檔案數字化外包將繼續(xù)成為許多組織提升管理水平和服務質量的有效策略。

　　檔案數字化原則

　　在當今數字化時代，檔案管理正經歷著深刻的變革。傳統(tǒng)的紙質檔案逐漸被數字化檔案所取代，這不僅提升了信息管理的效率，還保護了檔案的長期保存和可訪問性。然而，數字化檔案的建立和管理需要遵循一系列關鍵原則，以確保其完整性、可靠性和安全性。

　　一、科學性原則

　　檔案數字化的科學性原則指在進行數字化時遵循檔案信息的形成、保管、利用的客觀規(guī)律，使檔案信息數字化工程真正服務于社會，發(fā)揮其信息資源的作用。

　　檔案數字化的科學性要求從檔案信息的收集、處理、存儲、傳遞、利用乃至反饋的整個過程，都必須保證真實、準確、可靠,數字化的方法和手段也需要注意科學性。

　　二、實用性原則

　　針對館(室)藏檔案有重復利用和緊急利用兩種方式,急用、常用檔案應優(yōu)先進行數字化，堅持“現(xiàn)用現(xiàn)掃,常用先掃，已用定掃”的快捷服務方式。社會需求是制定和調整檔案數字化工作策略的“風向標”。檔案業(yè)務部門應注重多年檔案利用的情況統(tǒng)計，把利用頻繁的檔案進行綜合分析，科學地確定優(yōu)先進行檔案數字化的范圍。

　　許多檔案信息具有實效性,過了一定期限后其價值就會降低，甚至喪失，因此在進行檔案數字化時要用發(fā)展的眼光看待，爭取在檔案信息價值的升值前期完成。檔案數字化加工與數字化檔案利用同步實現(xiàn)，是充分利用計算機網絡技術，更好、更快地實現(xiàn)檔案數字化的最佳途徑。

　　三、規(guī)范性原則

　　檔案數字化的規(guī)范性原則指檔案數字化后的文件格式符合國家檔案局頒布的檔案電子文檔標準,具有較好的通用性,能夠通過計算機網絡檢索提供給利用者。數字化后的檔案信息內容要與原紙質檔案信息完全一致。

　　如果解決了數字檔案的法律憑證作用問題，利用者在計算機網絡上利用的數字化檔案信息相當于在檔案館實地查閱原始檔案實體,對于有些特殊的電子文件能以原始形成格式進行還原顯示，例如照片、圖紙等。

　　四、安全性原則

　　檔案數字化的途徑一般有兩種：一是通過歸檔接收電子文件；二是館(室)藏傳統(tǒng)載體檔案數字化。館(室)藏傳統(tǒng)載體檔案數字化的方式一般是通過計算機錄入和掃描兩種方式進行的，與傳統(tǒng)的檔案信息相比,這些數字化檔案信息，因為依托于計算機存儲技術、網絡技術，所以具有明顯的不穩(wěn)定性，數字化信息的內容和位置易發(fā)生變化。

　　因此,在檔案數字化過程中，要做到以下幾點，以保證安全性原則：

　　(1)通過錄入或掃描方式得到的數字化檔案信息，要確保檔案原件的安全；

　　(2)在處理和存儲數字化檔案信息時，要確保數字化檔案信息的內容與檔案原件相吻合；

　　(3)遵循原始檔案的保密性，確保涉密檔案的信息不被未授權者瀏覽；

　　(4)利用先進的計算機安全技術，如防火墻、實時殺毒軟件以及存儲設備等，保證已經數字化的檔案信息的安全。

　　五、共享性原則

　　檔案數字化的共享性原則是由檔案信息的利用率決定的，因為檔案信息是來自社會的寶貴財富，數字化的檔案信息利用得越廣泛，其作為資源的作用就發(fā)揮得越充分。

　　因此，要建立完備的檔案數字化保障體系和高效的信息流通、傳遞和利用體系，通過有效的分析和管理，及時準確地把利用率高且具有較大社會效益和經濟效益的檔案信息最大限度地進行利用。

　　總之，檔案數字化的原則不僅僅是技術的應用，更是一種對信息管理和文化遺產保護的承諾。只有在嚴格遵循數字化檔案的標準和原則下，我們才能確保歷史的延續(xù)與傳承，為未來的研究和社會發(fā)展提供堅實的基礎。

　　如何提高檔案數字化管理能力

　　單位內部的管理能力不僅體現(xiàn)在人事、項目、規(guī)章制度等，檔案數字化也是重要的組成部分。很長一段時間內，大家對于檔案的認識只停留在個人人事檔案，而隨著近年來政策法規(guī)的完善、越來越多單位的重視，其他各類檔案的管理和數字化也逐漸提上了日程。那通過哪些方法，能夠提高檔案數字化管理能力呢？

　　一、提升檔案管理、利用的規(guī)范性。檔案數字化管理的基礎，就是針對檔案實物的管理，所以制定好日常檔案管理、利用的流程和制度，有助于提升檔案數字化管理能力。在檔案管理上，需要配備專人專崗、能夠保證檔案安全性保密性的庫房場地；在檔案利用上，制定嚴格的流程和制度，在確保規(guī)范的同時，保障檔案內容不被泄露、不產生損壞。

　　二、進行檔案整理。檔案如果不進行整理，那開展檔案數字化管理將無法提升檔案整體的管理能力。檔案在整理時不僅要考慮相關條例規(guī)章，進行準確的鑒別和分類、編目，還要結合單位的實際情況開展工作，便于后期的檔案再利用及存放要求。

　　三、采用專業(yè)的軟硬件設施。在掃描時，利用專業(yè)的掃描儀、掃描軟件；在保管時，利用檔案信息管理軟件、硬盤U盤等存儲介質，切實保障檔案數字化管理的規(guī)范性和安全性。

　　檔案數字化意義

　　數字化檔案是將傳統(tǒng)紙質檔案轉換為電子格式的過程，其意義深遠且多方面。隨著信息技術的飛速發(fā)展，數字化檔案不僅僅是簡單的技術轉變，更是對信息管理和文化遺產保護模式的革新。

　　第一點，檔案數字化意義在于可以更好的保存歷史資料。以前的保存手段和技術是有限的，這使歷史檔案可能出現(xiàn)不同程度的破壞，非?？上А５F(xiàn)在科技發(fā)展，檔案數字化手段就避免了類似的情況發(fā)生。通過掃描、攝影等技術可以對檔案進行更好的保護。

　　第二點檔案數字化意義是提高工作效率，方便了檔案的管理。檔案記載著不同時期不同種類的知識，所以整理工作是很繁瑣重復的，而數字化管理有事半功倍的效果，足不出戶，在電腦面前就可以完成檔案的察借閱工作。

　　第三點檔案數字化還為檔案的編研工作提供了數據支持，從繁重的立卷中解脫出來，集中時間和精力致力于檔案與信息資源的開發(fā)和利用工作，進一步開發(fā)檔案資源，文獻匯編、數據匯編、專題匯編等各項工作。

　　第四點數字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質為載體的檔案信息對象轉為機讀檔案，不僅節(jié)約了保管費用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復印制資料而造成的紙張和人員的浪費。

　　第五點提高辦公效率，數字化檔案管理使資料能及時歸檔，并盡快提供利用。數字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。數字化檔案事實上成為“無墻界檔案”，檔案庫也從文件實體的保管基本變成了提供利用方便的信息控制中心。

　　第六點增強檔案原件保護，將紙制檔案轉變?yōu)閿底只娮訖n案后，檔案的使用更加安全。尤其對歷史久遠的檔案材料，數字化處理后無疑是對其更好的保護。

　　綜上所述，數字化檔案的意義不僅在于提升了信息的可訪問性和利用效率，還在于其對文化遺產的保護和傳承起到了重要作用。隨著技術的不斷進步，數字化檔案將繼續(xù)在信息管理、學術研究和文化保護領域發(fā)揮日益重要的作用。