在當(dāng)今數(shù)字化和信息化進程快速發(fā)展的背景下，越來越多的組織和機構(gòu)選擇將其檔案資料進行數(shù)字化外包。這一趨勢不僅能夠提升檔案管理的效率和安全性，還能夠釋放人力資源，集中精力于核心業(yè)務(wù)。下面將為您介紹檔案數(shù)字化的流程：

　　山東檔案數(shù)字化外包

　　1、數(shù)字化前期準(zhǔn)備

　　前期準(zhǔn)備包括選定數(shù)字化處理場所，篩選需要掃描的紙質(zhì)檔案。其中處理場所應(yīng)確?？臻g布局合理，掃描設(shè)備完善，數(shù)字化處理軟件齊備，并具備合格的消防和安防系統(tǒng)。準(zhǔn)備紙質(zhì)檔案，需要按類型、日期或其他相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對文件進行排序，并確保沒有任何污垢其他可能影響掃描圖像質(zhì)量的損壞，以保障掃描過程順利、有效的進行。

　　2、檔案掃描

　　檔案掃描是紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化數(shù)字檔案的關(guān)鍵步驟。檔案掃描可以使用各種不同的掃描設(shè)備來完成，例如：平板掃描儀、工程掃描儀或鼓式掃描儀。具體使用什么掃描儀將取決于所掃描文件的類型和數(shù)量，以及所需的分辨率和其他因素。原件的掃描與存儲格式應(yīng)完全按照國家檔案管理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進行，對實際掃描卷數(shù)、每卷的頁數(shù)要做好登記。

　　3、圖像處理

　?。?）圖像數(shù)據(jù)質(zhì)量檢驗：

　　對圖像偏斜度、清晰度、失真度等進行檢查。發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時，應(yīng)重新進行圖像的處理。

　　由于操作不當(dāng)，造成掃描的圖像文件不完整或無法清晰識別時，應(yīng)重新掃描。

　　發(fā)現(xiàn)文件漏掃時，應(yīng)及時補掃并正確插入圖像。

　　發(fā)現(xiàn)掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時，應(yīng)及時進行調(diào)整。

　　認真填寫相關(guān)表單，記錄質(zhì)檢結(jié)果和處理意見

　　（2）糾偏：對出現(xiàn)偏斜的圖像應(yīng)進行糾偏處理，以達到視覺上基本不感覺偏斜為準(zhǔn)。對方向不正確的圖像應(yīng)進行旋轉(zhuǎn)還原，以符合閱讀習(xí)慣。

　?。?）去污：對圖像頁面中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)如黑點、黑線、黑框、黑邊等應(yīng)進行去污處理。處理過程中應(yīng)遵循在不影響可懂度的前提下展現(xiàn)檔案原貌的原則。

　　（4）圖像拼接：對大幅面檔案進行分區(qū)掃描形成的多幅圖像，應(yīng)進行拼接處理，合并為一個完整的圖像，以保證檔案數(shù)字化圖像的整體性。

　?。?）裁邊處理：采用彩色模式掃描的圖像應(yīng)進行裁邊處理，去除多余的白邊，以有效縮小圖像文件的容量，節(jié)省存儲空間。

　　4、圖像存儲

　?。?）存儲格式：批量掃描后形成的圖像文件在存儲時一般應(yīng)進行壓縮。圖像壓縮指消除圖像冗余或?qū)D像近似的任一種過程，其目的是對圖像以更緊湊的形式表示。紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中，較常見的有TIFF（G4）、JPEG等壓縮格式。采用黑白二值模式掃描的圖像文件，一般采用TIFF（G4）格式存儲。采用灰模式和彩色模式掃描的文件，一般采用JPEG格式存儲。存儲時壓縮率的選擇，應(yīng)以保證掃描的圖像清晰可讀的前提下，盡量減小存儲容量為準(zhǔn)則。提供網(wǎng)絡(luò)查詢的掃描圖像，也可存儲為CEB、PDF或其他格式。

　?。?）圖像文件的命名：紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫中的每一份文件，都有一個與之相對應(yīng)的唯一檔號，以該檔號為這份文件掃描后的圖像文件命名。多頁文件可采用該檔號建立相應(yīng)文件夾，按頁碼順序?qū)D像文件命名。

　　5、目錄建庫

　?。?）數(shù)據(jù)格式選擇：目錄建庫選擇通用的數(shù)據(jù)格式。所選定的數(shù)據(jù)格式應(yīng)能直接或間接通過XML文檔進行數(shù)據(jù)交換。

　　（2）檔案著錄：按照《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18）的要求進行著錄，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫。

　　（3）目錄數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查：采用人工校對或軟件自動校對的方式，對目錄數(shù)據(jù)庫的建庫質(zhì)量進行檢查。核對著錄項目是否完整、著錄內(nèi)容是否規(guī)范、準(zhǔn)確，發(fā)現(xiàn)不合格的數(shù)據(jù)應(yīng)要求進行修改或重錄。

　　6、數(shù)據(jù)掛接

　　數(shù)據(jù)掛接又稱數(shù)據(jù)匹配，是數(shù)字歸檔中為保證數(shù)字檔案的準(zhǔn)確性和完整性所需要的流程。借助軟件對數(shù)據(jù)庫中的目錄數(shù)據(jù)與對應(yīng)的數(shù)字檔案進行匹配掛接，并逐條對掛接結(jié)果進行檢查，包括目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字檔案對應(yīng)的準(zhǔn)確性、已掛接數(shù)字檔案與實際掃描數(shù)量的一致性、數(shù)字檔案是否能正常打開等，以實現(xiàn)準(zhǔn)確關(guān)聯(lián)。

　　7、檔案還原裝訂

　　掃描工作完成后，拆除過裝訂物的檔案應(yīng)按檔案保管的要求重新裝訂?；謴?fù)裝訂時，應(yīng)注意保持檔案的排列順序不變，做到安全、準(zhǔn)確、無遺漏。檔案裝訂分為整卷裝訂和按件裝訂兩種。通常采用三孔一線方法裝訂；文件很薄時，也可采用縫紉機扎線裝訂，但線腳不宜過密，以免出現(xiàn)折斷檔案現(xiàn)象。

　　8、數(shù)據(jù)驗收

　　項目驗收是檔案數(shù)字化加工中，用于確保數(shù)字化后的檔案符合所需質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的過程。這通常涉及對數(shù)字檔案進行一系列測試和檢查，以驗證它們具有足夠的質(zhì)量并符合指定的標(biāo)準(zhǔn)。這其中包括圖像掃描、檢查處理數(shù)據(jù)匹配步驟中可能存在的錯誤、遺漏或其他問題。在某些情況下，項目驗收測試還可能涉及使用專門的軟件工具來完成該過程，以確保符合所需標(biāo)準(zhǔn)。

　　9、數(shù)據(jù)移交

　　可以通過各種不同的存儲技術(shù)來實現(xiàn)，例如：硬盤驅(qū)動器、網(wǎng)絡(luò)連接的存儲設(shè)備或云服務(wù)器等。所使用的具體技術(shù)將取決于傳輸圖像的數(shù)量，以及相關(guān)檔案管理部門的要求。這樣就可以確保數(shù)字檔案被妥善存儲和保護，并可供將來訪問和使用。

　　總之，檔案數(shù)字化外包是一種有效管理和保護檔案的方式，能夠提高信息檢索的效率，降低管理成本，并且在信息安全方面能夠達到更高的水平。然而，在選擇合作伙伴和制定合同時務(wù)必謹(jǐn)慎，確保外包流程的順利進行和合作伙伴的信譽可靠性。

　　選擇檔案數(shù)字化外包服務(wù)需要注意哪些

　　在當(dāng)今數(shù)字化轉(zhuǎn)型迅速發(fā)展的時代，許多組織和機構(gòu)選擇將檔案數(shù)字化外包給專業(yè)服務(wù)提供商，以提高效率、降低成本并增強數(shù)據(jù)安全性。然而，選擇合適的檔案數(shù)字化外包服務(wù)并不簡單，需要考慮多方面的因素，以確保最終的服務(wù)質(zhì)量和數(shù)據(jù)保護。

　　首先，在檔案數(shù)字化外包服務(wù)機構(gòu)的選擇上，需要做好安全保密工作，比如外包服務(wù)機構(gòu)是否具有保密資質(zhì)，不存在外資背景，不涉及外籍工作人員等，除此之外，對于進行檔案數(shù)字化外包服務(wù)的工作團隊，需要簽訂保密協(xié)議，并做好人員登記備案。

　　其次，開展數(shù)字化工作需要先制定好工作方案，從總體規(guī)劃到具體的實施行動都需要做好精細化的管理，將檔案數(shù)字化工作拆分量化，便于企業(yè)在進行檔案數(shù)字化外包服務(wù)時做好監(jiān)督管理工作。

　　最后，檔案數(shù)字化服務(wù)離不開設(shè)備的支持，如完成電子目錄錄入工作的保密使用電腦，進行檔案掃描工作的各類型號的掃描設(shè)備，進行信息化數(shù)據(jù)存放使用的管理查詢軟件及設(shè)備等等，都是在選擇檔案數(shù)字化外包服務(wù)時需要關(guān)注的地方。

　　總之，選擇合適的檔案數(shù)字化外包服務(wù)是一項復(fù)雜而重要的決策，直接影響到您機構(gòu)的信息管理和長期存儲能力。通過綜合考慮服務(wù)提供商的專業(yè)性、數(shù)據(jù)安全措施、技術(shù)設(shè)施、項目管理和費用結(jié)構(gòu)等因素，可以確保選擇的服務(wù)符合您的需求并能夠達到預(yù)期的效果。

　　檔案數(shù)字化外包方案

　　在當(dāng)今信息化快速發(fā)展的時代，許多組織和機構(gòu)面臨著將紙質(zhì)檔案數(shù)字化的重要需求。這不僅僅是為了提升工作效率和信息管理的便利性，更是適應(yīng)信息化管理趨勢、保障數(shù)據(jù)安全和長期保存的必然選擇。

　　首先要確定的是我們的檔案數(shù)字化數(shù)量是多少，具體的截止日期是哪天，也就是給我們自己留出多長時間來完成此項工作。這樣在我們把目標(biāo)確定之后才好倒推整個檔案數(shù)字化工作方案。

　　以人事檔案為例，比如我們目前有200份左右的檔案需要進行數(shù)字化，時間上有一個月的時間給我們。首先我們確定了這兩點信息，接下來我們還需要知道的是我們準(zhǔn)備投入多少的人和物以及效率問題，這樣能夠細化我們每天的工作量，只要我們每天能夠完成規(guī)定的任務(wù)量，那總體的任務(wù)就一定能夠完成。

　　值得注意的是我們還需要留出足夠的時間來進行復(fù)核檢查，這是因為每個人做事的細節(jié)多多少少都會存在差異，即使我們事前進行過統(tǒng)一的培訓(xùn)也會存在，不可避免。同時復(fù)核也是我們發(fā)現(xiàn)問題解決問題的最好途徑，復(fù)核可以通過人工和系統(tǒng)來進行，避免出錯。

　　當(dāng)然，如果您的公司因為配備專業(yè)的檔案人員或者工作繁忙無法抽調(diào)足夠的人手來進行檔案數(shù)字化，那也可以將此項工作外包給專業(yè)的檔案公司來處理，讓專業(yè)人來處理專業(yè)事。

　　總之，檔案數(shù)字化外包不僅僅是技術(shù)更新?lián)Q代的需要，更是信息管理效率提升和數(shù)據(jù)長期保護的重要保障。在選擇外包服務(wù)時，機構(gòu)應(yīng)根據(jù)自身的檔案特點、安全需求和預(yù)算考量，綜合評估外包方案的專業(yè)能力、服務(wù)質(zhì)量和成本效益。只有如此，才能確保數(shù)字化轉(zhuǎn)型的順利進行，為機構(gòu)的信息管理和業(yè)務(wù)發(fā)展提供穩(wěn)定可靠的支持。

　　檔案數(shù)字化外包意義

　　檔案數(shù)字化外包是許多機構(gòu)和企業(yè)處理大量紙質(zhì)檔案的重要選擇，這種方式不僅僅簡化了檔案管理流程，還帶來了諸多實際的經(jīng)濟與效率優(yōu)勢。

　　1.提升效率與減少成本

　　檔案數(shù)字化外包能夠大幅提升檔案管理的效率。通過專業(yè)設(shè)備和技術(shù)，紙質(zhì)檔案可以迅速轉(zhuǎn)化為數(shù)字格式，實現(xiàn)快速檢索和管理。

　　成本方面，外包檔案數(shù)字化通常比內(nèi)部處理更經(jīng)濟。外包服務(wù)商擁有規(guī)模化的設(shè)備和優(yōu)化的流程，能夠降低每單位檔案的處理成本，節(jié)省機構(gòu)的運營開支。

　　2.提高信息安全與保密性

　　數(shù)字化檔案可以通過設(shè)定權(quán)限來管理訪問，進一步提升信息的安全性。相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，數(shù)字檔案更容易進行備份和恢復(fù)，減少了因災(zāi)害或人為錯誤而造成的信息丟失風(fēng)險。

　　外包服務(wù)商通常配備有高級的數(shù)據(jù)安全措施，如加密和訪問審計，確保檔案信息在傳輸和存儲過程中的保密性。

　　3.專業(yè)技術(shù)與服務(wù)質(zhì)量保障

　　外包服務(wù)商擁有專業(yè)的檔案數(shù)字化技術(shù)與經(jīng)驗，能夠保證數(shù)字化過程的質(zhì)量和準(zhǔn)確性。他們熟悉各類檔案的處理需求，能夠根據(jù)客戶的具體要求提供定制化的解決方案。

　　服務(wù)商通常有嚴(yán)格的質(zhì)量控制流程，包括質(zhì)量審查和后續(xù)支持，確?？蛻舻玫椒项A(yù)期的服務(wù)和成果。

　　綜上所述，檔案數(shù)字化外包不僅幫助機構(gòu)在信息管理方面實現(xiàn)了從傳統(tǒng)到現(xiàn)代的轉(zhuǎn)型，還為其提供了經(jīng)濟、效率和安全的全面優(yōu)勢。隨著數(shù)字化技術(shù)的進一步發(fā)展，外包檔案數(shù)字化將繼續(xù)在各類組織中發(fā)揮重要作用，促進信息資源的有效利用與管理，推動機構(gòu)運作效率的持續(xù)提升。