隨著檔案數(shù)字化需求的不斷增長，許多企業(yè)和機(jī)構(gòu)選擇將檔案數(shù)字化工作外包給專業(yè)的公司來完成。然而，市場上的檔案數(shù)字化外包公司眾多，服務(wù)質(zhì)量和專業(yè)水平參差不齊，那么，我們該如何選擇一家適合的檔案數(shù)字化外包公司呢？

　　山東檔案數(shù)字化外包公司

　　首先，在檔案數(shù)字化外包服務(wù)機(jī)構(gòu)的選擇上，需要做好安全保密工作，比如外包服務(wù)機(jī)構(gòu)是否具有保密資質(zhì)，不存在外資背景，不涉及外籍工作人員等，除此之外，對于進(jìn)行檔案數(shù)字化外包服務(wù)的工作團(tuán)隊(duì)，需要簽訂保密協(xié)議，并做好人員登記備案。

　　其次，開展數(shù)字化工作需要先制定好工作方案，從總體規(guī)劃到具體的實(shí)施行動都需要做好精細(xì)化的管理，將檔案數(shù)字化工作拆分量化，便于企業(yè)在進(jìn)行檔案數(shù)字化外包服務(wù)時(shí)做好監(jiān)督管理工作。

　　最后，檔案數(shù)字化服務(wù)離不開設(shè)備的支持，如完成電子目錄錄入工作的保密使用電腦，進(jìn)行檔案掃描工作的各類型號的掃描設(shè)備，進(jìn)行信息化數(shù)據(jù)存放使用的管理查詢軟件及設(shè)備等等，都是在選擇檔案數(shù)字化外包服務(wù)時(shí)需要關(guān)注的地方。

　　綜上所述，選擇檔案數(shù)字化外包公司需要綜合考慮多方面的因素。通過對公司資質(zhì)、技術(shù)實(shí)力、經(jīng)驗(yàn)案例、數(shù)據(jù)安全保障、服務(wù)質(zhì)量和價(jià)格等進(jìn)行全面的評估和比較，我們才能夠選出一家能夠滿足需求、保證質(zhì)量、確保安全且價(jià)格合理的檔案數(shù)字化外包公司，為檔案數(shù)字化工作的順利開展和成功實(shí)施提供有力保障。

　　檔案數(shù)字化方案

　　隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，檔案數(shù)字化已成為當(dāng)今檔案管理的必然趨勢。檔案數(shù)字化是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案、聲像檔案等各種形式的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式，通過計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等進(jìn)行存儲、管理和利用，以提高檔案管理效率、保護(hù)檔案原件、拓展檔案利用范圍和提高檔案服務(wù)質(zhì)量。

　　首先要確定的是我們的檔案數(shù)字化數(shù)量是多少，具體的截止日期是哪天，也就是給我們自己留出多長時(shí)間來完成此項(xiàng)工作。這樣在我們把目標(biāo)確定之后才好倒推整個檔案數(shù)字化工作方案。

　　以人事檔案為例，比如我們目前有200份左右的檔案需要進(jìn)行數(shù)字化，時(shí)間上有一個月的時(shí)間給我們。首先我們確定了這兩點(diǎn)信息，接下來我們還需要知道的是我們準(zhǔn)備投入多少的人和物以及效率問題，這樣能夠細(xì)化我們每天的工作量，只要我們每天能夠完成規(guī)定的任務(wù)量，那總體的任務(wù)就一定能夠完成。

　　值得注意的是我們還需要留出足夠的時(shí)間來進(jìn)行復(fù)核檢查，這是因?yàn)槊總€人做事的細(xì)節(jié)多多少少都會存在差異，即使我們事前進(jìn)行過統(tǒng)一的培訓(xùn)也會存在，不可避免。同時(shí)復(fù)核也是我們發(fā)現(xiàn)問題解決問題的最好途徑，復(fù)核可以通過人工和系統(tǒng)來進(jìn)行，避免出錯。

　　當(dāng)然，如果您的公司因?yàn)榕鋫鋵I(yè)的檔案人員或者工作繁忙無法抽調(diào)足夠的人手來進(jìn)行檔案數(shù)字化，那也可以將此項(xiàng)工作外包給專業(yè)的檔案公司來處理，讓專業(yè)人來處理專業(yè)事。

　　總之，通過以上檔案數(shù)字化方案的實(shí)施，將全面提升[您的單位名稱]的檔案管理水平和服務(wù)能力，實(shí)現(xiàn)檔案資源的高效利用和長期保存。同時(shí)，在實(shí)施過程中，我們將不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，優(yōu)化流程，加強(qiáng)管理，確保檔案數(shù)字化工作的質(zhì)量和安全。

　　檔案數(shù)字化流程

　　檔案數(shù)字化是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案、圖像、音頻、視頻等各類檔案資料轉(zhuǎn)換為數(shù)字格式，以便于存儲、管理、檢索和利用的過程?？茖W(xué)合理的檔案數(shù)字化流程是確保數(shù)字化工作質(zhì)量和效率的關(guān)鍵，對于實(shí)現(xiàn)檔案資源的信息化管理和高效利用具有重要意義。

　　1、數(shù)字化前期準(zhǔn)備

　　前期準(zhǔn)備包括選定數(shù)字化處理場所，篩選需要掃描的紙質(zhì)檔案。其中處理場所應(yīng)確保空間布局合理，掃描設(shè)備完善，數(shù)字化處理軟件齊備，并具備合格的消防和安防系統(tǒng)。準(zhǔn)備紙質(zhì)檔案，需要按類型、日期或其他相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對文件進(jìn)行排序，并確保沒有任何污垢其他可能影響掃描圖像質(zhì)量的損壞，以保障掃描過程順利、有效的進(jìn)行。

　　2、檔案掃描

　　檔案掃描是紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化數(shù)字檔案的關(guān)鍵步驟。檔案掃描可以使用各種不同的掃描設(shè)備來完成，例如：平板掃描儀、工程掃描儀或鼓式掃描儀。具體使用什么掃描儀將取決于所掃描文件的類型和數(shù)量，以及所需的分辨率和其他因素。原件的掃描與存儲格式應(yīng)完全按照國家檔案管理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，對實(shí)際掃描卷數(shù)、每卷的頁數(shù)要做好登記。

　　3、圖像處理

　?。?）圖像數(shù)據(jù)質(zhì)量檢驗(yàn)：

　　對圖像偏斜度、清晰度、失真度等進(jìn)行檢查。發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時(shí)，應(yīng)重新進(jìn)行圖像的處理。

　　由于操作不當(dāng)，造成掃描的圖像文件不完整或無法清晰識別時(shí)，應(yīng)重新掃描。

　　發(fā)現(xiàn)文件漏掃時(shí)，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)掃并正確插入圖像。

　　發(fā)現(xiàn)掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時(shí)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。

　　認(rèn)真填寫相關(guān)表單，記錄質(zhì)檢結(jié)果和處理意見

　?。?）糾偏：對出現(xiàn)偏斜的圖像應(yīng)進(jìn)行糾偏處理，以達(dá)到視覺上基本不感覺偏斜為準(zhǔn)。對方向不正確的圖像應(yīng)進(jìn)行旋轉(zhuǎn)還原，以符合閱讀習(xí)慣。

　?。?）去污：對圖像頁面中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)如黑點(diǎn)、黑線、黑框、黑邊等應(yīng)進(jìn)行去污處理。處理過程中應(yīng)遵循在不影響可懂度的前提下展現(xiàn)檔案原貌的原則。

　　（4）圖像拼接：對大幅面檔案進(jìn)行分區(qū)掃描形成的多幅圖像，應(yīng)進(jìn)行拼接處理，合并為一個完整的圖像，以保證檔案數(shù)字化圖像的整體性。

　?。?）裁邊處理：采用彩色模式掃描的圖像應(yīng)進(jìn)行裁邊處理，去除多余的白邊，以有效縮小圖像文件的容量，節(jié)省存儲空間。

　　4、圖像存儲

　?。?）存儲格式：批量掃描后形成的圖像文件在存儲時(shí)一般應(yīng)進(jìn)行壓縮。圖像壓縮指消除圖像冗余或?qū)D像近似的任一種過程，其目的是對圖像以更緊湊的形式表示。紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中，較常見的有TIFF（G4）、JPEG等壓縮格式。采用黑白二值模式掃描的圖像文件，一般采用TIFF（G4）格式存儲。采用灰模式和彩色模式掃描的文件，一般采用JPEG格式存儲。存儲時(shí)壓縮率的選擇，應(yīng)以保證掃描的圖像清晰可讀的前提下，盡量減小存儲容量為準(zhǔn)則。提供網(wǎng)絡(luò)查詢的掃描圖像，也可存儲為CEB、PDF或其他格式。

　　（2）圖像文件的命名：紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫中的每一份文件，都有一個與之相對應(yīng)的唯一檔號，以該檔號為這份文件掃描后的圖像文件命名。多頁文件可采用該檔號建立相應(yīng)文件夾，按頁碼順序?qū)D像文件命名。

　　5、目錄建庫

　?。?）數(shù)據(jù)格式選擇：目錄建庫選擇通用的數(shù)據(jù)格式。所選定的數(shù)據(jù)格式應(yīng)能直接或間接通過XML文檔進(jìn)行數(shù)據(jù)交換。

　　（2）檔案著錄：按照《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18）的要求進(jìn)行著錄，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫。

　?。?）目錄數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查：采用人工校對或軟件自動校對的方式，對目錄數(shù)據(jù)庫的建庫質(zhì)量進(jìn)行檢查。核對著錄項(xiàng)目是否完整、著錄內(nèi)容是否規(guī)范、準(zhǔn)確，發(fā)現(xiàn)不合格的數(shù)據(jù)應(yīng)要求進(jìn)行修改或重錄。

　　6、數(shù)據(jù)掛接

　　數(shù)據(jù)掛接又稱數(shù)據(jù)匹配，是數(shù)字歸檔中為保證數(shù)字檔案的準(zhǔn)確性和完整性所需要的流程。借助軟件對數(shù)據(jù)庫中的目錄數(shù)據(jù)與對應(yīng)的數(shù)字檔案進(jìn)行匹配掛接，并逐條對掛接結(jié)果進(jìn)行檢查，包括目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字檔案對應(yīng)的準(zhǔn)確性、已掛接數(shù)字檔案與實(shí)際掃描數(shù)量的一致性、數(shù)字檔案是否能正常打開等，以實(shí)現(xiàn)準(zhǔn)確關(guān)聯(lián)。

　　7、檔案還原裝訂

　　掃描工作完成后，拆除過裝訂物的檔案應(yīng)按檔案保管的要求重新裝訂?；謴?fù)裝訂時(shí)，應(yīng)注意保持檔案的排列順序不變，做到安全、準(zhǔn)確、無遺漏。檔案裝訂分為整卷裝訂和按件裝訂兩種。通常采用三孔一線方法裝訂；文件很薄時(shí)，也可采用縫紉機(jī)扎線裝訂，但線腳不宜過密，以免出現(xiàn)折斷檔案現(xiàn)象。

　　8、數(shù)據(jù)驗(yàn)收

　　項(xiàng)目驗(yàn)收是檔案數(shù)字化加工中，用于確保數(shù)字化后的檔案符合所需質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的過程。這通常涉及對數(shù)字檔案進(jìn)行一系列測試和檢查，以驗(yàn)證它們具有足夠的質(zhì)量并符合指定的標(biāo)準(zhǔn)。這其中包括圖像掃描、檢查處理數(shù)據(jù)匹配步驟中可能存在的錯誤、遺漏或其他問題。在某些情況下，項(xiàng)目驗(yàn)收測試還可能涉及使用專門的軟件工具來完成該過程，以確保符合所需標(biāo)準(zhǔn)。

　　9、數(shù)據(jù)移交

　　可以通過各種不同的存儲技術(shù)來實(shí)現(xiàn)，例如：硬盤驅(qū)動器、網(wǎng)絡(luò)連接的存儲設(shè)備或云服務(wù)器等。所使用的具體技術(shù)將取決于傳輸圖像的數(shù)量，以及相關(guān)檔案管理部門的要求。這樣就可以確保數(shù)字檔案被妥善存儲和保護(hù)，并可供將來訪問和使用。

　　總之，以上檔案數(shù)字化流程覆蓋了從檔案整理、掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入到質(zhì)量檢查、數(shù)據(jù)存儲與備份等各個環(huán)節(jié)，能夠確保檔案數(shù)字化工作的順利開展和高質(zhì)量完成。

　　檔案數(shù)字化外包的好處

　　在當(dāng)今數(shù)字化時(shí)代，檔案數(shù)字化已成為檔案管理發(fā)展的重要趨勢。對于許多企業(yè)和機(jī)構(gòu)而言，選擇將檔案數(shù)字化工作外包給專業(yè)的服務(wù)提供商具有諸多顯著的好處。以下將為您詳細(xì)說明檔案數(shù)字化外包的好處。

　　1.專業(yè)技術(shù)與經(jīng)驗(yàn)優(yōu)勢

　　專業(yè)的檔案數(shù)字化外包服務(wù)提供商擁有豐富的經(jīng)驗(yàn)和專業(yè)的技術(shù)團(tuán)隊(duì)。他們熟悉各種檔案類型的數(shù)字化處理流程，掌握先進(jìn)的掃描設(shè)備、圖像處理軟件和數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)。能夠確保數(shù)字化工作的高質(zhì)量、高效率完成，相比內(nèi)部團(tuán)隊(duì)臨時(shí)組建進(jìn)行數(shù)字化工作，外包能夠減少因技術(shù)不足和經(jīng)驗(yàn)缺乏導(dǎo)致的問題。

　　2.節(jié)省成本與資源

　　自行開展檔案數(shù)字化工作需要投入大量的資金用于購買掃描設(shè)備、軟件、存儲設(shè)備等硬件設(shè)施，以及招聘、培訓(xùn)專業(yè)人員。而將檔案數(shù)字化外包，企業(yè)或機(jī)構(gòu)只需支付服務(wù)費(fèi)用，無需承擔(dān)長期的設(shè)備維護(hù)、人員管理等成本。此外，外包還可以避免因數(shù)字化項(xiàng)目而占用內(nèi)部的人力、空間等資源，使企業(yè)能夠?qū)⒂邢薜馁Y源集中投入到核心業(yè)務(wù)中。

　　3.提高工作效率與速度

　　專業(yè)的外包團(tuán)隊(duì)具備成熟的工作流程和高效的項(xiàng)目管理能力，能夠快速組建團(tuán)隊(duì)，制定合理的工作計(jì)劃，并迅速展開數(shù)字化工作。他們可以在短時(shí)間內(nèi)完成大量檔案的數(shù)字化處理，大大縮短項(xiàng)目周期，使數(shù)字化后的檔案能夠更快地投入使用，提高檔案的利用價(jià)值。

　　4.確保數(shù)據(jù)安全與保密性

　　正規(guī)的檔案數(shù)字化外包公司通常有嚴(yán)格的數(shù)據(jù)安全管理體系和保密措施，能夠?qū)n案在數(shù)字化過程中的安全和保密性提供保障。他們會采取物理隔離、數(shù)據(jù)加密、訪問控制等多種手段，防止檔案信息的泄露和濫用。并且會與委托方簽訂保密協(xié)議，明確雙方在數(shù)據(jù)安全和保密方面的責(zé)任和義務(wù)。

　　5.符合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范

　　專業(yè)的外包服務(wù)提供商了解并遵循相關(guān)的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，如檔案數(shù)字化的分辨率、格式、著錄標(biāo)準(zhǔn)等。他們能夠確保數(shù)字化后的檔案符合國家和行業(yè)的要求，有利于檔案的長期保存和跨系統(tǒng)、跨平臺的利用與共享。

　　綜上所述，檔案數(shù)字化外包具有專業(yè)技術(shù)、成本效益、工作效率、數(shù)據(jù)安全以及符合標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等多方面的好處。對于那些希望快速、高效、安全地實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的企業(yè)和機(jī)構(gòu)來說，選擇專業(yè)的外包服務(wù)是一種明智的決策，能夠?yàn)闄n案管理工作帶來新的活力和價(jià)值，推動檔案事業(yè)更好地適應(yīng)數(shù)字化時(shí)代的發(fā)展需求。