檔案整理是一項重要的工作，不僅在個人生活中有著積極的影響，也在組織和機(jī)構(gòu)管理中扮演著關(guān)鍵角色。隨著時間的推移，文件和文檔的積累常常會變得混亂不堪，這不僅影響了信息的獲取和利用效率，還可能導(dǎo)致重要信息的丟失或泄漏。因此，進(jìn)行系統(tǒng)化和有序的檔案整理顯得尤為重要。以下是檔案整理的流程：

　　南漳縣檔案整理服務(wù)

　　第一步：剔除不歸檔文件

　　收集來的文件材料并不是每一份都需要歸檔,要糾正兩種錯誤認(rèn)識,一是有文必檔,二是紅頭文件（上級來文）都要歸檔。根據(jù)《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（第8號國家檔案局令），按照文件材料的不歸檔范圍剔除不需要歸檔的文件材料。

　　機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍：

　?。?）反映本機(jī)關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機(jī)關(guān)工作、國家建設(shè)和歷史研究具有利用價值的文件材料；

　?。?）機(jī)關(guān)工作活動中形成的在維護(hù)國家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價值的文件材料；

　?。?）本機(jī)關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級機(jī)關(guān)、同級機(jī)關(guān)的文件材料；下級機(jī)關(guān)報送的重要文件材料；

　?。?）其他對本機(jī)關(guān)工作具有查考價值的文件材料（行政執(zhí)法、行政審批、產(chǎn)權(quán)關(guān)系、個人權(quán)益等方面的文件材料）。

　　以下幾種文件材料可以不歸檔：

　?。?）上級機(jī)關(guān)的文件材料中,普發(fā)性不需本機(jī)關(guān)辦理的文件材料；任免,獎懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件；供工作參考的抄件；征求意見未定稿的文件等。

　?。?）本機(jī)關(guān)文件材料中的重份文件；無查考利用價值的事務(wù)性,臨時性文件；未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的未生效文件；一般性文件的歷次修改稿,各次校對稿；無特殊保存價值的信封；不需辦理的一般性人民來信,電話記錄；機(jī)關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料,不應(yīng)履行公文的行文、介紹信等；本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機(jī)關(guān)無關(guān)的文件材料；為參考目的從各方面搜集的文件材料。

　?。?）同級機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)的文件材料中,不需貫徹執(zhí)行的文件材料,不需辦理的抄送文件材料。

　?。?）下級機(jī)關(guān)的文件材料中,供參閱的簡報,情況反映,抄報或越級抄報的一般性的文件材料。

　　第二步：不同“年度”文件分類存放

　　文書檔案是按年度進(jìn)行整理的,如果單位的檔案好幾年未進(jìn)行規(guī)范化整理,那么首先要將各年度的文件材料分開歸類,同一個年度的文件材料放在一起,整理的過程種注意以下幾點：

　?。?）一般以文件形成日期為準(zhǔn)；

　　（2）計劃、總結(jié)、預(yù)決算、統(tǒng)計報表、表彰等統(tǒng)一以文件的簽發(fā)日期判定所屬年度；

　?。?）跨年度形成的會議材料歸閉幕年；

　　（4）幾份文件作為一件時,“件”的日期以排在前面的文件落款日期為準(zhǔn)。

　　第三步：根據(jù)保管期限分類存放

　?。?）文書檔案分永久（Y）和定期（D）兩種。其中定期，分為30年（D30）和10年（D10）。

　　（2）應(yīng)根據(jù)《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局8號令）的要求,結(jié)合各自的工作實際,制訂出一個科學(xué)、合理的符合本單位實際的歸檔范圍和保管期限表，報本級檔案行政部門審批，并以此為依據(jù)對歸檔文件劃定正確的保管期限。

　　第四步：排列歸檔文件順序

　?。?）件內(nèi)文件排序

　　歸檔文件排序時，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；原件在前，復(fù)制件在后；不同文字的文本，無特殊規(guī)定的，漢文文本在前，少數(shù)民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；來文與復(fù)文作為一件時，復(fù)文在前，來文在后。有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單在前，收文在后；正本在前，發(fā)文稿紙和定稿在后。

　?。?）歸檔文件的先后順序

　　①歸檔文件整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。

　?、跉w檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按時間結(jié)合事由排列。

　?、弁皇掠芍械奈募?，按文件形成先后順序排列。

　?、軙h文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。

　　第五步：編寫頁碼

　　（1）紙質(zhì)歸檔文件一般應(yīng)以件為單位編制頁碼。

　?。?）頁碼應(yīng)逐頁編制，宜分別標(biāo)注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。

　?。?）文件材料已印制成冊并編有頁碼的；擬編制頁碼與文件原有頁碼相同的，可以保持原有頁碼不變。

　　第六步：加蓋歸檔章填寫檔號項

　　歸檔文件應(yīng)在首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。歸檔章包括全宗號、年度、保管期限、件號、頁數(shù)、機(jī)構(gòu)（問題），其中全宗號、年度、保管期限、件號、頁數(shù)為必填項。

　　第七步：裝訂、裝盒

　　歸檔文件一般以件為單位裝訂。歸檔文件裝訂應(yīng)牢固、安全、簡便，做到文件不損頁、不倒頁、不壓字，裝訂后文件平整，有利于歸檔文件的保護(hù)和管理。裝訂應(yīng)盡量減少對歸檔文件本身影響，原裝訂方式符合要求的，應(yīng)維持不變。歸檔文件，宜采取線裝法裝訂。頁數(shù)較少的，使用直角裝訂或縫紉機(jī)軋邊裝訂，文件較厚的，使用“三孔一線”裝訂。將歸檔文件按順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒盒脊及備考表項目。不同年度、機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限的歸檔文件不能裝入同一個檔案盒。

　　總之，通過有效的檔案整理，我們能夠?qū)崿F(xiàn)信息的長期保存、快速檢索和有效利用。這不僅有助于提高工作效率和組織管理水平，還能有效減少因信息丟失或混亂而帶來的風(fēng)險和成本。

　　檔案整理標(biāo)準(zhǔn)

　　當(dāng)進(jìn)行檔案整理時，確立明確的標(biāo)準(zhǔn)和方法是至關(guān)重要的。一個良好的檔案整理標(biāo)準(zhǔn)不僅可以提高工作效率，還能確保信息的準(zhǔn)確性和持久保存。

　　1.文書檔案

　　（1）：歸檔文件按“卷”整理的（傳統(tǒng)組卷），應(yīng)符合《文書檔案案卷格式》（GB/T9705-2008）要求。

　?。?）：歸檔文件按“件”整理的（簡化整理），應(yīng)符合《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2015）要求。

　　2.會計檔案

　　會計檔案收集整理應(yīng)符合《會計檔案管理辦法》、《會計檔案案卷格式》（DA/T 39-2008）和《電子會計檔案管理規(guī)范》（DA/T 94-2022）要求。

　　3.科技檔案

　?。?）：科技檔案包括建設(shè)項目檔案、設(shè)備檔案、科研檔案等等，其整理應(yīng)符合《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822-2008）。

　　（2）：重大建設(shè)項目（工程）檔案整理應(yīng)符合《建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》（DA/T28-2018）及項目所屬行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求。

　　4.聲像檔案

　　聲像檔案包括照片檔案和錄音錄像檔案，其整理應(yīng)符合《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821-2002）、《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》（DA/T50-2014)、《照片類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》（DA/T54-2014）和《錄音錄像檔案管理規(guī)范》（DA78-2019）、《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》（DA/T15-95）等要求。

　　5.電子檔案

　　電子文件整理與移交，應(yīng)符合《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T 18894-2016）、《電子公文歸檔管理暫行辦法》（國家檔案局第14號令）和《電子檔案移交與接收辦法》（檔發(fā)〔2012〕7號）等要求。

　　6.業(yè)務(wù)檔案

　　業(yè)務(wù)檔案的整理應(yīng)符合各行業(yè)部門與檔案部門聯(lián)合發(fā)布的專業(yè)檔案管理辦法或規(guī)定要求。如行業(yè)未制定標(biāo)準(zhǔn)，可在檔案館指導(dǎo)下制定整檔標(biāo)準(zhǔn)。

　　總之，通過明確的標(biāo)準(zhǔn)，我們能夠有效管理和保護(hù)檔案，確保信息的完整性和可用性。這不僅是對歷史記憶的尊重，也是對組織運作效率的提升。因此，建立和遵循科學(xué)的檔案整理標(biāo)準(zhǔn)，是一個組織管理和信息管理中不可或缺的重要環(huán)節(jié)。

　　檔案整理方法

　　檔案整理，就是按照文件材料的形成規(guī)律，根據(jù)科學(xué)的理論和方法，把檔案整理成便于保管和利用的有序體系的業(yè)務(wù)活動。《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》（以下簡稱《規(guī)定》）提出了檔案整理的基本原則，即“遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用”。按照上述原則，檔案整理的基本流程包括：確定檔案整理單位、揭示檔案之間的內(nèi)在聯(lián)系、確定檔案先后次序、為檔案提供唯一標(biāo)識符、編制檢索工具，也就是組件（卷）、分類、排列、編號與編目等五個步驟。

　　01組件（卷）

　　檔案整理的第一步，就是要確定檔案的基本整理單位，即組件或組卷，以此明確件（卷）的構(gòu)成以及件（卷）內(nèi)的排序。

　　在件的構(gòu)成中，對于照片、錄音、錄像、實物檔案，一張照片、一盒錄音、一盤錄像、一件實物即為一件。文書檔案件的構(gòu)成要復(fù)雜一些，收文一般包括文件處理單、文件正本，發(fā)文一般包括文件正本、發(fā)文稿紙、定稿、重要文件歷次修改稿等，各種稿本往往還會包括正文、附件。在件內(nèi)排序時要求正文在前、附件在后，正本在前、定稿在后，有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單在前、收文在后，正本在前、發(fā)文稿紙和定稿在后。

　　組卷（以科技檔案為例）時，科研課題、建設(shè)項目、設(shè)備儀器方面的科技文件一般按其課題、工程項目、臺（套）等分別組卷，管理性科技文件應(yīng)放入所針對的項目文件中，按階段或分年度組卷?？萍紮n案卷內(nèi)文件一般應(yīng)文字材料在前、圖樣在后，案卷內(nèi)管理性文件按問題結(jié)合時間（階段）或重要程度排列。

　　02分類

　　分類指的是檔案歸類，即將完成組件（卷）的檔案按照分類方案劃分、歸入相應(yīng)的層次和類別，揭示檔案內(nèi)在聯(lián)系，使檔案形成一套有機(jī)體系。

　　文書檔案一般采用年度、機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限分類項進(jìn)行復(fù)式分類，如：年度—機(jī)構(gòu)（問題）—保管期限、年度—保管期限—機(jī)構(gòu)（問題）、年度—保管期限等。規(guī)模較大或公文辦理程序適于機(jī)構(gòu)（問題）分類的立檔單位，一般采用年度—機(jī)構(gòu)（問題）—保管期限、年度—保管期限—機(jī)構(gòu)（問題）三級分類；規(guī)模較小或公文辦理程序不適于按機(jī)構(gòu)（問題）分類的立檔單位，可采用兩級分類，如：年度—保管期限分類法。

　　照片、錄音、錄像、實物檔案分類方法與文書檔案類似，但一般按照問題進(jìn)行分類較為適宜，即照片、錄音、錄像檔案按照問題或事由分類，實物檔案按印章、題詞、獎牌、獎?wù)?、證書、公務(wù)禮品等問題分類。檔案數(shù)量較少的，也可以不分問題，采用兩級分類。常見的分類方法包括：年度—問題—保管期限、年度—保管期限—問題、年度—保管期限等。

　　03排列

　　排列是在分類方案最低一級類目內(nèi)，根據(jù)一定的方法確定檔案先后次序的過程。以件為單位整理的文書檔案在最低一級類目內(nèi)，按時間結(jié)合事由排列，同一事由的文件按照形成先后順序排列；以卷為單位整理的科技檔案，科研類、建設(shè)項目類檔案可按照課題研究、項目建設(shè)工作順序排列，設(shè)備儀器類檔案可按照立項、驗收、安裝、維護(hù)等過程排列；照片、錄音、錄像、實物檔案在最低一級類目內(nèi)按照時間排列即可。

　　04編號

　　宗號—檔案門類代碼·年度—機(jī)構(gòu)（問題）—保管期限—件號。比如，Z109全宗文書類2019年永久檔案辦公室第1件、Z109全宗照片類2019年永久檔案第1專題第1件，按照規(guī)則確定的檔號為：Z109-WS·2019-Y-BGS-0001、Z109-ZP·2019-Y-001-0001。采用“年度—保管期限”進(jìn)行分類的，其檔號結(jié)構(gòu)為：全宗號—檔案門類代碼·年度—保管期限—件號。前例檔案，去掉機(jī)構(gòu)（問題）分類要求，按照本規(guī)則確定的檔號為：Z109-WS·2019-Y-0001、Z109-ZP·2019-Y-0001。

　　以卷為單位整理的檔案，其檔號結(jié)構(gòu)為：全宗號—目錄號（類別號、項目號）—案卷號—件、頁（張）號，比如，Z109全宗科技檔案科研項目第1項第1卷第3件、Z109全宗會計檔案2019年度第15卷第21件，按照本規(guī)則確定的檔號為：Z109-KJ·KY01-001-0003、Z109-KU·2019-015-0021。

　　05編目

　　編目就是編制檔案目錄。以件為單位整理檔案應(yīng)編制歸檔文件目錄，以卷為單位整理檔案應(yīng)編制案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄。目錄編制時應(yīng)按照分類、排列的結(jié)果，依據(jù)檔號順序，逐卷，逐件開展。每一卷檔案、每一件檔案在目錄中體現(xiàn)為一個條目。在信息化條件下，檔案目錄不僅僅體現(xiàn)為紙質(zhì)目錄，同時也體現(xiàn)為電子目錄，既方便手工查閱、檔案交接，又方便計算機(jī)檢索。需要注意的是，使用電子表格或者文字處理軟件進(jìn)行目錄編制的，項目內(nèi)容應(yīng)直接輸入完成，不加入空格、回車，以免影響數(shù)據(jù)完整性，給數(shù)據(jù)檢索帶來麻煩。

　　雖然不同門類檔案整理的一般要求基本相同，但在具體要求上存在一定差異，尤其是采用不同整理方式時差異就更為明顯。為解決此問題，《規(guī)定》提出了“卷件融合”新思路，從整理思路、檔案管理、檔號編制、目錄編制上將卷、件整理方法逐步統(tǒng)一起來，實現(xiàn)檔案資源的融合管理。

　　檔案整理的意義

　　檔案整理作為一項重要的活動，不僅僅是管理文件和記錄的過程，更是確保信息的持久性、可靠性和可訪問性的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。它涵蓋了從個人到組織、從歷史到文化的廣泛范圍，對于維護(hù)記憶、支持決策、促進(jìn)學(xué)術(shù)研究和社會發(fā)展具有不可估量的意義。

　　1.保護(hù)歷史記憶：

　　檔案整理通過記錄和保存文件，保護(hù)了個人、組織甚至國家的歷史記憶。

　　防止歷史事件被遺忘或篡改，促進(jìn)對歷史的客觀理解和記憶。

　　2.支持決策制定：

　　提供了可靠的信息基礎(chǔ)，幫助政府、企業(yè)和組織做出基于事實的決策。

　　檔案的整理和歸檔能夠提供過去經(jīng)驗的參考，避免重復(fù)錯誤，推動發(fā)展進(jìn)程。

　　3.促進(jìn)學(xué)術(shù)研究：

　　學(xué)者和研究人員依賴檔案來開展各種學(xué)術(shù)研究和歷史分析。

　　可以為學(xué)術(shù)界提供珍貴的原始資料和文獻(xiàn)證據(jù)，推動學(xué)科的進(jìn)步和深化。

　　4.保障法律權(quán)利：

　　檔案作為法律證據(jù)的一部分，保障了個人和組織的法律權(quán)利。

　　在法庭上，檔案可以作為證據(jù)被引用，起到事實證明的作用。

　　5.提升信息管理效率：

　　良好的檔案管理可以提高信息檢索和利用的效率。

　　減少信息丟失和混亂，保證工作和活動的順利進(jìn)行。

　　綜上所述，檔案整理不僅僅是一項技術(shù)活動，更是社會發(fā)展和文化傳承的重要保障。通過有效的檔案管理，我們能夠更好地保護(hù)歷史記憶，支持決策制定，促進(jìn)學(xué)術(shù)研究，保障法律權(quán)利，提升信息管理效率。因此，無論在個人生活中還是在組織管理中，高效、科學(xué)地進(jìn)行檔案整理都顯得尤為重要和必要。