檔案整理是一個組織和管理文件、資料的過程，它不僅僅是簡單的整理和分類，更是保證信息的準(zhǔn)確性、可靠性和可訪問性的重要手段。隨著時間的推移和信息量的增長，有效的檔案管理變得尤為關(guān)鍵。以下是關(guān)于檔案整理的流程：

　　政府檔案整理服務(wù)中心

　　一、組卷

　　檔案整理的第一步，就是要確定檔案的基本整理單位，即組件或組卷，以此明確件（卷）的構(gòu)成以及件（卷）內(nèi)的排序。

　　在件的構(gòu)成中，對于照片、錄音、錄像、實物檔案，一張照片、一盒錄音、一盤錄像、一件實物即為一件。文書檔案件的構(gòu)成要復(fù)雜一些，收文一般包括文件處理單、文件正本，發(fā)文一般包括文件正本、發(fā)文稿紙、定稿、重要文件歷次修改稿等，各種稿本往往還會包括正文、附件。在件內(nèi)排序時要求正文在前、附件在后，正本在前、定稿在后，有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單在前、收文在后，正本在前、發(fā)文稿紙和定稿在后。

　　組卷（以科技檔案為例）時，科研課題、建設(shè)項目、設(shè)備儀器方面的科技文件一般按其課題、工程項目、臺（套）等分別組卷，管理性科技文件應(yīng)放入所針對的項目文件中，按階段或分年度組卷?？萍紮n案卷內(nèi)文件一般應(yīng)文字材料在前、圖樣在后，案卷內(nèi)管理性文件按問題結(jié)合時間（階段）或重要程度排列。

　　二、分類

　　分類指的是檔案歸類，即將完成組件（卷）的檔案按照分類方案劃分、歸入相應(yīng)的層次和類別，揭示檔案內(nèi)在聯(lián)系，使檔案形成一套有機體系。

　　文書檔案一般采用年度、機構(gòu)（問題）、保管期限分類項進行復(fù)式分類，如：年度—機構(gòu)（問題）—保管期限、年度—保管期限—機構(gòu)（問題）、年度—保管期限等。規(guī)模較大或公文辦理程序適于機構(gòu)（問題）分類的立檔單位，一般采用年度—機構(gòu)（問題）—保管期限、年度—保管期限—機構(gòu)（問題）三級分類；規(guī)模較小或公文辦理程序不適于按機構(gòu)（問題）分類的立檔單位，可采用兩級分類，如：年度—保管期限分類法。

　　照片、錄音、錄像、實物檔案分類方法與文書檔案類似，但一般按照問題進行分類較為適宜，即照片、錄音、錄像檔案按照問題或事由分類，實物檔案按印章、題詞、獎牌、獎?wù)隆⒆C書、公務(wù)禮品等問題分類。檔案數(shù)量較少的，也可以不分問題，采用兩級分類。常見的分類方法包括：年度—問題—保管期限、年度—保管期限—問題、年度—保管期限等。

　　三、排列

　　排列是在分類方案最低一級類目內(nèi)，根據(jù)一定的方法確定檔案先后次序的過程。

　　以件為單位整理的文書檔案在最低一級類目內(nèi)，按時間結(jié)合事由排列，同一事由的文件按照形成先后順序排列；

　　以卷為單位整理的科技檔案，科研類、建設(shè)項目類檔案可按照課題研究、項目建設(shè)工作順序排列，設(shè)備儀器類檔案可按照立項、驗收、安裝、維護等過程排列；照片、錄音、錄像、實物檔案在最低一級類目內(nèi)按照時間排列即可。

　　四、編號

　　檔案編號是對分類排列后的檔案編制檔號。檔號是在檔案整理過程中賦予的一組數(shù)字、字符的集合，能夠反映檔案的基本屬性，指示檔案在全宗中的位置。

　　以件為單位整理檔案，按照年度—機構(gòu)（問題）—保管期限進行分類的，其檔號結(jié)構(gòu)為：全宗號—檔案門類代碼·年度—機構(gòu)（問題）—保管期限—件號。

　　比如，Z109全宗文書類2019年永久檔案辦公室第1件、Z109全宗照片類2019年永久檔案第1專題第1件，按照規(guī)則確定的檔號為：Z109—WS·2019—Y—BGS—0001、Z109—ZP·2019—Y—001—0001。采用“年度—保管期限”進行分類的，其檔號結(jié)構(gòu)為：全宗號—檔案門類代碼·年度—保管期限—件號。前例檔案，去掉機構(gòu)（問題）分類要求，按照本規(guī)則確定的檔號為：Z109—WS·2019—Y—0001、Z109—ZP·2019—Y—0001。

　　以卷為單位整理的檔案，其檔號結(jié)構(gòu)為：全宗號—目錄號（類別號、項目號）—案卷號—件、頁（張）號，比如，Z109全宗科技檔案科研項目第1項第1卷第3件、Z109全宗會計檔案2019年度第15卷第21件，按照本規(guī)則確定的檔號為：Z109—KJ·KY01—001—0003、Z109—KU·2019—015—0021。

　　五、編目

　　編目就是編制檔案目錄。

　　以件為單位整理檔案應(yīng)編制歸檔文件目錄，以卷為單位整理檔案應(yīng)編制案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄。目錄編制時應(yīng)按照分類、排列的結(jié)果，依據(jù)檔號順序，逐卷、逐件開展。每一卷檔案、每一件檔案在目錄中體現(xiàn)為一個條目。

　　在信息化條件下，檔案目錄不僅僅體現(xiàn)為紙質(zhì)目錄，同時也體現(xiàn)為電子目錄，既方便手工查閱、檔案交接，又方便計算機檢索。需要注意的是，使用電子表格或者文字處理軟件進行目錄編制的，項目內(nèi)容應(yīng)直接輸入完成，不加入空格、回車，以免影響數(shù)據(jù)完整性，給數(shù)據(jù)檢索帶來麻煩。

　　雖然不同門類檔案整理的一般要求基本相同，但在具體要求上存在一定差異，尤其是采用不同整理方式時差異就更為明顯。為解決此問題，《規(guī)定》提出了“卷件融合”新思路，從整理思路、檔案管理、檔號編制、目錄編制上將卷、件整理方法逐步統(tǒng)一起來，實現(xiàn)檔案資源的融合管理。

　　總之，檔案整理不僅僅是一種組織文件的手段，更是保護和傳承信息的重要環(huán)節(jié)。通過以上檔案整理流程，我們可以更好地管理和利用各類檔案，確保信息的完整性和可持續(xù)的可訪問性。

　　檔案整理原則

　　在進行檔案整理時，遵循一定的原則是至關(guān)重要的。檔案不僅僅是記錄信息的載體，更是組織和保護歷史和信息的重要工具。因此，合理有效的整理原則不僅可以提高檔案的可查找性和保管性，還能確保其長期保存和利用的價值。以下是一些基本的檔案整理原則，幫助確保檔案工作的有效進行和成果的長期保留。

　　1、遵循檔案的形成規(guī)律

　　檔案整理工作的對象是文件材料，形式有文件、圖表、照片、磁帶等。

　　文件材料隨著其形成過程具有特定的規(guī)律。整理檔案時，必須了解文件材料的產(chǎn)生過程，認知其內(nèi)在的規(guī)律，并盡可能地遵循固有規(guī)律。

　　把握文件材料原來的歷史聯(lián)系以及檔案形成的規(guī)律，你就會發(fā)現(xiàn)，為什么說分類的時候不能按照文種分？因為文件內(nèi)容是不盡相同的。

　　2、充分尊重和利用原有的整理基礎(chǔ)

　?。?）充分重視和利用先前整理的基礎(chǔ)，以確定檔案整理的任務(wù)和要求，不要輕易打亂重整。

　　（2）在檔案整理過程中，應(yīng)該充分研究和利用原來整理的成果，不要輕易破壞以往整理和保存的歷史狀況。

　　3、必須保持文件之間有機的歷史聯(lián)系

　　文件之間的歷史聯(lián)系，主要表現(xiàn)在文件的來源、時間、內(nèi)容等幾個方面。

　　在檔案整理過程中，需要保持文件之間的歷史聯(lián)系。

　　來源是指文件是以一定的機關(guān)及其內(nèi)部組織機構(gòu)為單位，有機地形成的。

　　時間是說每個文件形成者所開展的具體活動，都具有一定的過程和階段性，從而使文件之間具有自然的時間聯(lián)系。

　　內(nèi)容是指文件是單位在履行一定職能的各種活動中，為了開展某項工作或解決某一問題而產(chǎn)生的。

　　4、區(qū)分不同價值

　　整理檔案時，還要區(qū)分文件材料的不同價值，組成不同的保管單位，就是對檔案材料劃定的存留年限，通常我們所說的永久、定期，定期又分30年和10年兩個年限段。

　　5、便于保管和利用

　　檔案整理工作的目的是為了便于保管和查找利用檔案。

　　而恰當(dāng)?shù)乇３治募g的聯(lián)系整理出的檔案，就能便于保管和利用，所以它們基本上是一致的。

　　總之，檔案整理的原則不僅僅是一種操作方法，更是一種管理理念和文化傳承的重要載體。通過遵循適當(dāng)?shù)恼碓瓌t，我們可以確保檔案的完整性、可用性和安全性，為后人了解歷史、開展學(xué)術(shù)研究和行使權(quán)利提供堅實的基礎(chǔ)。

　　檔案整理方法

　　檔案整理是一項重要的工作，無論是個人檔案還是工作檔案，良好的整理方法能夠提高工作效率，減少信息搜索的時間成本，并確保信息的安全性和可用性。下面將為您介紹一些檔案整理的方法：

　　首先，檔案整理要區(qū)分“卷”和“件”?！稒C關(guān)檔案管理規(guī)定》規(guī)定，文書、照片、錄音、錄像、實物一般以件（張）等為單位進行整理?？萍?、人事、會計一般以卷為單位進行整理。其他門類檔案根據(jù)需要以卷或件為單位進行整理，整理方法分別按照相應(yīng)要求執(zhí)行。

　　其次，要遵守相關(guān)檔案整理規(guī)范，有明確的規(guī)范要遵守對應(yīng)整理規(guī)范，沒有明確標(biāo)準(zhǔn)的要參照類似整理規(guī)范。

　　1.文書類應(yīng)當(dāng)按照《文書檔案案卷格式》（GB/T 9705-2008）或者《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22-2015）的要求進行整理，于次年上半年歸檔。

　　2.基建項目類應(yīng)當(dāng)按照《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T 11822-2008），并參照《建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》（DA/T28）及《國家電子政務(wù)工程建設(shè)項目檔案管理暫行辦法》的有關(guān)規(guī)定及時整理歸檔。

　　3.科研類應(yīng)當(dāng)按照《科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》（DA/T2）的要求整理歸檔。

　　4.設(shè)施設(shè)備類應(yīng)當(dāng)在開箱驗收后即時歸檔，使用維修記錄等按照《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》進行收集管理。

　　5.會計類應(yīng)當(dāng)按照《會計檔案管理辦法》（財政部國家檔案局令第79號）的要求進行收集整理，在會計年度終了后于次年3月底之前歸檔。

　　6.照片應(yīng)當(dāng)按照《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T 11821-2002）、《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》（DA/T 50-2014）整理，由拍攝者在拍攝后1個月內(nèi)將照片原圖連同文字說明一并歸檔。

　　7.電子文件應(yīng)當(dāng)按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894-2016）收集歸檔并管理。

　　8.實物和其他門類按照檔案工作有關(guān)規(guī)定及時歸檔。

　　最后，檔案整理要有的放矢，循序漸進，切記不可義氣行事，一意孤行。整理過程的每一步開始前都要自問一下，“會整嗎？”“這樣整理對不對？”對于各類型檔案的整理，新手檔案員對文書檔案的整理尤為忌憚，為什么呢？因為歸檔范圍不好鑒定，保管期限不容易區(qū)分，如果這兩項有一點問題，則像前文所述會對檔案有不可逆轉(zhuǎn)的損傷。檔案先后順序排好了，檔號章一蓋，檔號項一寫，你的字跡也成為檔案的一部分了，錯了就錯了，沒有改正的機會了。

　　總之，檔案整理并非一勞永逸的任務(wù)，而是一個需要持續(xù)維護和改進的過程。通過上面介紹的方法和技巧，客戶可以根據(jù)自己的需求和習(xí)慣制定出適合的檔案管理策略。無論是個人生活還是工作場所，良好的檔案管理都能夠帶來諸多好處，包括提高工作效率、減少信息查找時間、保障信息安全等。

　　檔案整理作用

　　檔案整理是管理和保存信息的重要手段，不僅在個人生活中有著重要作用，也在組織和社會層面發(fā)揮著關(guān)鍵作用。通過系統(tǒng)化的整理，可以有效地保護信息的完整性和可訪問性，促進知識的傳承和文化的保護。

　　1.保護信息完整性：

　　檔案整理通過分類、標(biāo)識和存儲，確保信息不受損失或篡改，對于個人來說，能夠確保重要文檔的長期保存和保護。

　　在組織中，保護檔案的完整性有助于遵循法律法規(guī)、規(guī)范業(yè)務(wù)流程，并在需要時提供證據(jù)支持。

　　2.提升信息可訪問性：

　　整理檔案可以使信息更易于查找和獲取，節(jié)省時間和精力。

　　對于歷史文獻和研究資料來說，提升了信息的可讀性和研究價值，促進學(xué)術(shù)研究和教育。

　　3.促進知識傳承和文化保護：

　　檔案整理有助于將知識和經(jīng)驗傳承給下一代，維護個人、組織和社會的記憶。

　　通過保護和傳播文化遺產(chǎn)，檔案整理在維護文化多樣性和歷史記憶方面發(fā)揮重要作用。

　　綜上所述，檔案整理不僅是個人管理的重要手段，更是保護信息、促進知識傳承和文化保護的關(guān)鍵步驟。它通過保護信息完整性和提升可訪問性，為個人、組織甚至整個社會提供了可靠的信息基礎(chǔ)和文化支持。