檔案數(shù)字化是將傳統(tǒng)的紙質檔案通過現(xiàn)代技術手段轉化為電子形式的過程。隨著信息技術的迅猛發(fā)展，越來越多的機構和組織開始意識到數(shù)字化檔案的重要性和必要性。這不僅可以提高檔案管理的效率和安全性，還能使信息更易于訪問和利用。以下是關于檔案數(shù)字化的流程：

　　廣州人才檔案數(shù)字化服務

　　（一）檔案整理

　　在掃描之前，根據(jù)檔案管理情況，按下述步驟對檔案進行適當整理，并視需要作出標識，確保檔案數(shù)字化質量。

　　1、目錄數(shù)據(jù)準備

　　按照《檔案著錄規(guī)則》(DA/T 18)等的要求，規(guī)范檔案中的目錄內容，包括確定檔案目錄的著錄項、字段長度和內容要求。如有錯誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、責任者、起止頁號和頁數(shù)等，應進行修改。

　　2、拆除裝訂

　　在不去除裝訂物情況下，影響掃描工作進行的檔案，應拆除裝訂物；將檔案原件的裝訂線拆除，排好順序，不得出現(xiàn)任何漏缺頁及順序差錯，更不能對檔案原件有任何損壞。

　　3、區(qū)分掃描件和非掃描件

　　按要求把同一案卷中的掃描件和非掃描件區(qū)分開。普發(fā)性文件區(qū)分的原則是：無關的重份的文件要剔除，有正式件的文件可以不掃描原稿。

　　4、頁面修整

　　對破損嚴重、無法直接進行掃描的檔案，應先進行技術修復、裱糊；

　　折皺不平影響掃描質量的原件應先進行相應處理(壓平或燙平等)后再進行掃描。

　　5、檔案整理登記

　　制作并填寫紙質檔案數(shù)字化加工過程登記表，詳細記錄檔案整理后每份文件的起始頁號和頁數(shù)。

　　（二）檔案掃描

　　1、掃描方式（掃描前必須準備一臺專業(yè)的平板掃描儀）

　　根據(jù)檔案幅面的大小(A4、A3、AO等)選擇相應規(guī)格的掃描儀或專業(yè)擔描儀，如

　　工程圖紙可采用0號圖紙掃描儀進行掃描。

　　普通A4紙質文件，采用高速掃描儀的自動進紙方式掃描；

　　紙質過薄、透明的（如信紙、便簽紙）采用高速掃描儀的平板掃描；

　　紙質過厚、照片等檔案采用高速掃描儀的平板掃描；

　　對文件頁面貼有附屬小頁面、紙張時，將大小頁面單獨在平板中掃描；2、掃描模式（紙質檔案掃描一般采用黑白、灰度和彩色三種模式）

　　頁面為黑白兩色，字跡清晰的、不帶圖片的檔案材料，采用黑白方式；

　　頁面為黑白兩色，清晰度較差或者帶有圖片的檔案材料，以及頁面多為彩色文字的檔案，采用彩色或灰度模式（因情況而定）；

　　頁面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案，采用彩色模式掃描。

　　3、分辨率選擇

　　采用黑白、256級灰度模式掃描的文件，其分辨率選擇為不小于300DPI；

　　采用24位為彩色模式掃描的文件，其分辨率選擇為不小于200DPI。（以上模式分辨率的設定以A4紙張為標準，其他規(guī)格紙張酌情處理）

　　掃描的線數(shù)、閥值、亮度、灰度、對比度等值可根據(jù)所掃描文件材料的清晰度進行適當?shù)恼{整；

　　需要時可根據(jù)原件的清晰度適當調整掃描分辨率。如原件質量較差且尺寸較小，可適當提高分辨率；反之也可相應減少分辨率，增減的多少以掃描后圖像按原尺寸顯示后是否清晰為準；

　　粘貼折頁與表格，對于粘貼折頁，可用大幅面掃描儀掃描，或先部分掃描后拼接；對部分字體很小、字跡密集的情況，可適當提高掃描分辨率，選擇灰度掃描或彩色掃描，采用局部深化技術解決；對字跡與表格顏色深度不同的，采用局部淡化技術解決。

　　4、掃描登記

　　填寫交接登記表，登記掃描的頁數(shù)。核對每份文件的實際掃描頁數(shù)與檔案整理時填寫的文件頁數(shù)是否一致，不一致時應注明具體原因和處理方法。

　?。ㄈ﹫D像處理

　　對圖像進行處理，以獲得最好的圖像質量，保證圖像完整、端正、無扭區(qū)、版面無暗影、無干擾信息，主要完成圖像處理包括：去黑邊、去污點、糾偏等，處理完的圖像保存格式為PDF。

　　糾偏：對掃描過程中出現(xiàn)的偏斜圖像進行整體糾正，包括自校和手校，保證數(shù)字圖像的偏斜角度小于1度（圖像偏斜不超過頁面內半個文字）；

　　旋轉：按方字方向將圖片旋轉至正確方向，沒有文字的圖片，判斷其方向后進行左旋、右旋、翻轉、旋轉等工具；

　　去污：對圖像頁面中出現(xiàn)的影響圖像質量的雜質，去除數(shù)字圖像中影響可懂度的雜質，如去除黑邊、多余邊、污點；

　　裁邊：采用彩色模式掃描的圖像應進行裁邊處理，去除多余的白邊，以有效縮小圖像文件的容量，節(jié)省存儲空間。

　　刪除空白頁：將掃描后頁面之間的空白頁進行刪除；

　　斷字修補：對部分文字不清楚可進行修補；

　　反白字修正：將部分反白文字可進行描述；

　　分割：將A3幅面的文件分割為兩份A4幅面的文件；

　　拼接：對大幅面檔案進行分區(qū)掃描形成的多幅圖像，應進行拼接處理，合并為一個完整的圖像，以保證檔案數(shù)字化圖像的整體性。

　　（四）圖像處理質檢

　　主要對完成圖像深處理的檢查，不合要求的返回上一環(huán)節(jié)重新處理，如以下問題：

　　由于操作不當，造成掃描的圖像文件不完整或無法清晰識別時，應重新掃描；

　　對圖像偏斜度、清晰度、失真度等進行檢查。發(fā)現(xiàn)不符合圖像質量要求時，應重新進行圖像的處理；

　　圖像處理的是否得當，嚴重的應重掃，處理不當?shù)膽匦绿幚恚?/p>

　　掃描圖像頁碼順序是否與原文件一致，有無漏掃、多掃（重復）、紙張倒置等情況；

　　順序：如果頁碼不連續(xù)，與原文不一致，需對頁面進行排序；

　　漏掃：將漏掃的頁面重新掃描，并插入到正確的位置；

　　多掃：將多掃頁面刪除；

　　倒置：不符合要求的需進行調整，保持與原文一致。

　?。ㄎ澹﹫D像存儲

　　紙質檔案目錄數(shù)據(jù)庫中的每一份文件，都有一個與之相對應的唯一檔號，以該檔號為這份文件掃描后的圖像文件命名。多頁文件要合并為一個PDF，保存到指定的路徑，便于準確掛接入庫，與檔案管理軟件中的目錄建立一一對應的關系。再將所有文檔批量轉換為可以復制、檢索利用的雙層PDF格式，然后進行光盤刻錄，確保刻錄好的光盤能正確地讀出，并做好標識標簽。

　　注：禁止用Word文檔保存掃描圖像。

　　（六）目錄建庫

　　按照《檔案著錄規(guī)則》(DA/T 18)的要求進行著錄，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫。目錄建庫應選擇通用的數(shù)據(jù)格式。所選定的數(shù)據(jù)格式應能直接或間接通過XML文檔進行數(shù)據(jù)交換。

　　注：采用人工校對或軟件自動校對的方式，對目錄數(shù)據(jù)庫的建庫質量進行檢查。核對著錄項目是否完整、著錄內容是否規(guī)范、準確，發(fā)現(xiàn)不合格的數(shù)據(jù)應要求進行修改或重錄。

　?。ㄆ撸?shù)據(jù)掛接

　　1、掛接前的數(shù)據(jù)關聯(lián)檢查

　　以紙質檔案目錄數(shù)據(jù)庫為依據(jù)，將每一份紙質檔案文件掃描所得的一個或多個圖像存儲為一份圖像文件。將圖像文件存儲到相應文件夾時，要認真核查每一份圖像文件的名稱與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的檔號是否相同，圖像文件的頁數(shù)與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的頁數(shù)是否一致，圖像文件的總數(shù)與目錄數(shù)據(jù)庫中文件的總數(shù)是否相同等。通過每一份圖像文件的文件名與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的檔號的一致性和唯一性，建立起一一對應的關聯(lián)關系，為實現(xiàn)檔案目錄數(shù)據(jù)庫與圖像文件的批量掛接提供條件。

　　2、匯總掛接

　　檔案數(shù)字化轉換過程中形成的目錄數(shù)據(jù)庫與圖像數(shù)據(jù)庫，通過質檢環(huán)節(jié)確認為"合格"后，通過網(wǎng)絡及時加載到數(shù)據(jù)服務器端匯總。通過編制程序或借助相應軟件，可實現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)對相關聯(lián)的數(shù)字圖像的自動搜索、加入對應的電子地址信息等，實現(xiàn)批量、快速掛接。

　　（八）數(shù)據(jù)驗收

　　一個全宗的檔案，數(shù)字化轉換質量抽檢的合格率達到95%以上（含95%）時，給予以驗收“通過”。目錄數(shù)據(jù)庫與圖像文件掛接錯誤，或目錄數(shù)據(jù)庫、圖像文件之一出現(xiàn)不完整、不清晰、有錯誤等質量問題時，抽檢標記為"不合格"。

　　驗收"通過"的結論，必須經(jīng)分管領導審核、簽字后方有效。

　　填寫紙質檔案數(shù)字化交接登記表。

　?。ň牛?shù)據(jù)備份

　　經(jīng)驗收合格的完整數(shù)據(jù)應及時進行備份。著錄條目和全文數(shù)據(jù)進行一式兩份DVD光盤刻錄。移交前檢測光盤讀取性能，抽查刻錄好的光盤影像質量，主要包括備份數(shù)據(jù)能否打開、數(shù)據(jù)信息是否完整、文件數(shù)量是否準確等。不合格的需重新刻錄。數(shù)據(jù)備份后應在備份介質上標注好盤內文件內容、類別、存入日期及光盤編號等，以便查找和管理。對保密的需標明密級。

　?。ㄊ┭b訂

　　掃描工作完成后，拆除過裝訂物的檔案應按檔案保管的要求重新裝訂?；謴脱b訂時，應注意保持檔案的排列順序不變，做到安全、準確、無遺漏。

　　裝訂不能損害檔案原件。裝訂時應按原有順序裝訂，案卷不掉頁、左邊和底邊整齊，保持拆卷前的原貌，并認真做好檔案頁碼、頁數(shù)的檢查對較。

　　（十一）掃描注意事項

　　掃描前必需對文檔進行拆除裝訂物，并檢查文檔內是否藏有干擾物（如釘書釘、碎紙等），以免產(chǎn)生卡紙、損壞掃描儀，務必保持文檔干凈送入掃描儀中；

　　對破損嚴重、無法進行掃描的原件要先進行修復、裱糊；

　　褶皺不平影響掃描質量的原件應先壓平再進行掃描；

　　對紙質過薄、透明的（如信紙、便簽紙）、紙質過厚、照片等采用高速掃描儀的平板掃描；

　　對文件頁面貼有附屬小頁面、紙張時，將大小頁面單獨在平板中掃描；

　　掃描完每一份文件，要對照原文仔細檢查掃描是否清晰、完整；

　　按要求使用掃描儀、清洗，并對每次使用完掃描儀進行保潔，檢查是否關閉電源；

　　紙質檔案數(shù)字化成果提供網(wǎng)上檢索利用時，應有制作單位的電子標識，并根據(jù)具體情況分別采用可下載或不可下載的數(shù)據(jù)格式。

　　總之，檔案數(shù)字化的流程不僅僅是簡單的技術操作，更是信息管理和保護的一種現(xiàn)代化轉型。通過清晰的規(guī)劃、專業(yè)的執(zhí)行和持續(xù)的監(jiān)控，可以確保數(shù)字化檔案的質量和長期可訪問性。

　　為什么要做檔案數(shù)字化

　　檔案數(shù)字化是將傳統(tǒng)紙質檔案轉換為電子格式的過程，具有重要的現(xiàn)代化意義。隨著信息技術的進步，許多機構和組織開始意識到數(shù)字化檔案的重要性，并投入大量資源進行這項工作。那么，為什么要做檔案數(shù)字化工作呢？

　　1.便捷的訪問與檢索：

　　電子檔案能夠通過計算機和互聯(lián)網(wǎng)進行訪問，大大提高了檔案的檢索效率。比起傳統(tǒng)的紙質檔案，只需通過關鍵詞或者分類即可快速找到所需信息，節(jié)省了大量的時間和人力成本。

　　2.安全性與保護：

　　紙質檔案容易受到災害（如火災、水災等）和人為損壞的影響，數(shù)字化檔案通過備份和加密等技術手段，能夠提高數(shù)據(jù)的安全性和持久性，確保信息不會因為意外事件而丟失。

　　3.空間節(jié)約：

　　電子檔案不再需要大量的實體存儲空間，節(jié)約了辦公空間和存檔成本。特別是對于大型組織或者檔案豐富的機構來說，這種節(jié)約是顯著的。

　　4.信息共享與傳播：

　　數(shù)字化檔案能夠更方便地在多個地點和多個用戶之間共享和傳播。這對于跨地域、跨部門合作以及公共信息服務的提供都具有重要意義。

　　5.文化遺產(chǎn)保護與保存：

　　一些重要的歷史檔案和文化遺產(chǎn)可以通過數(shù)字化得到有效的保存和傳承，保護其不受時間和自然侵蝕的影響，讓更多人能夠接觸和學習到這些寶貴的信息。

　　總之，檔案數(shù)字化不僅是信息技術發(fā)展的必然趨勢，也是提高工作效率、保護文化遺產(chǎn)、節(jié)約資源成本的重要舉措。隨著社會對信息共享和便捷訪問需求的增加，數(shù)字化檔案的重要性將會越來越凸顯，對于各個領域的發(fā)展都具有深遠的影響和積極的推動作用。

　　檔案數(shù)字化的重要性

　　在當今信息化高速發(fā)展的時代，檔案數(shù)字化已經(jīng)變得至關重要。隨著科技的進步和信息管理的需求增加，傳統(tǒng)的紙質檔案已經(jīng)不再能夠滿足快速和高效獲取信息的要求。因此，將檔案數(shù)字化成為了保護和管理歷史信息的關鍵手段之一。

　　首先，檔案數(shù)字化過程中會確保數(shù)字化后的內容與紙質檔案在內容上是一致的，會確保檔案信息不被更改，原始圖像保留了原紙張的顏色、污損情況、文字修改痕跡等。這無疑對于檔案材料真實性的保留具有重要作用。

　　其次，檔案數(shù)字化過程會確保數(shù)字檔案可被查找、檢索、呈現(xiàn)，確保數(shù)字檔案的連續(xù)性，維護其可跟蹤、可關聯(lián)、可被發(fā)現(xiàn)、可被再用，數(shù)據(jù)鏈不出現(xiàn)斷裂。檔案數(shù)字化重要性體現(xiàn)在對于檔案后續(xù)的保管利用提供很大的便利。

　　最后，檔案數(shù)字化會建立身份認證體系，加密存儲體系及數(shù)據(jù)傳輸方式等安全保密管理機制，確保檔案信息的安全。是以，檔案圖像數(shù)據(jù)得到有效保護，不被非法利用、更改或銷毀，檔案的安全性得以確保。

　　綜上所述，檔案數(shù)字化不僅可以有效地保護歷史文化遺產(chǎn)，提升信息管理效率，還可以為學術研究、社會發(fā)展和公共服務提供更廣泛的支持。因此，各個國家和組織應當重視檔案數(shù)字化工作，投入更多資源和精力，共同推動檔案事業(yè)邁向數(shù)字化時代，以更好地服務社會和人類文明的持續(xù)發(fā)展。