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和田檔案數(shù)字化加工掃描

時間:2024-07-25 作者:中博奧 來源:中博奧 點擊量:

  檔案數(shù)字化加工掃描是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案的重要過程,它不僅提高了檔案管理的效率和便捷性,還能更好地保護檔案的原始信息,實現(xiàn)檔案資源的共享與利用。以下是檔案數(shù)字化加工掃描的一般流程。

和田檔案數(shù)字化加工掃描

  和田檔案數(shù)字化加工掃描

  1、數(shù)字化前期準備

  前期準備包括選定數(shù)字化處理場所,篩選需要掃描的紙質(zhì)檔案。其中處理場所應(yīng)確??臻g布局合理,掃描設(shè)備完善,數(shù)字化處理軟件齊備,并具備合格的消防和安防系統(tǒng)。準備紙質(zhì)檔案,需要按類型、日期或其他相關(guān)標準對文件進行排序,并確保沒有任何污垢其他可能影響掃描圖像質(zhì)量的損壞,以保障掃描過程順利、有效的進行。

  2、檔案掃描

  檔案掃描是紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化數(shù)字檔案的關(guān)鍵步驟。檔案掃描可以使用各種不同的掃描設(shè)備來完成,例如:平板掃描儀、工程掃描儀或鼓式掃描儀。具體使用什么掃描儀將取決于所掃描文件的類型和數(shù)量,以及所需的分辨率和其他因素。原件的掃描與存儲格式應(yīng)完全按照國家檔案管理的統(tǒng)一標準進行,對實際掃描卷數(shù)、每卷的頁數(shù)要做好登記。

  3、圖像處理

 ?。?)圖像數(shù)據(jù)質(zhì)量檢驗:

  對圖像偏斜度、清晰度、失真度等進行檢查。發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時,應(yīng)重新進行圖像的處理。

  由于操作不當,造成掃描的圖像文件不完整或無法清晰識別時,應(yīng)重新掃描。

  發(fā)現(xiàn)文件漏掃時,應(yīng)及時補掃并正確插入圖像。

  發(fā)現(xiàn)掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時,應(yīng)及時進行調(diào)整。

  認真填寫相關(guān)表單,記錄質(zhì)檢結(jié)果和處理意見

 ?。?)糾偏:對出現(xiàn)偏斜的圖像應(yīng)進行糾偏處理,以達到視覺上基本不感覺偏斜為準。對方向不正確的圖像應(yīng)進行旋轉(zhuǎn)還原,以符合閱讀習慣。

 ?。?)去污:對圖像頁面中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)如黑點、黑線、黑框、黑邊等應(yīng)進行去污處理。處理過程中應(yīng)遵循在不影響可懂度的前提下展現(xiàn)檔案原貌的原則。

 ?。?)圖像拼接:對大幅面檔案進行分區(qū)掃描形成的多幅圖像,應(yīng)進行拼接處理,合并為一個完整的圖像,以保證檔案數(shù)字化圖像的整體性。

 ?。?)裁邊處理:采用彩色模式掃描的圖像應(yīng)進行裁邊處理,去除多余的白邊,以有效縮小圖像文件的容量,節(jié)省存儲空間。

  4、圖像存儲

 ?。?)存儲格式:批量掃描后形成的圖像文件在存儲時一般應(yīng)進行壓縮。圖像壓縮指消除圖像冗余或?qū)D像近似的任一種過程,其目的是對圖像以更緊湊的形式表示。紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中,較常見的有TIFF(G4)、JPEG等壓縮格式。采用黑白二值模式掃描的圖像文件,一般采用TIFF(G4)格式存儲。采用灰模式和彩色模式掃描的文件,一般采用JPEG格式存儲。存儲時壓縮率的選擇,應(yīng)以保證掃描的圖像清晰可讀的前提下,盡量減小存儲容量為準則。提供網(wǎng)絡(luò)查詢的掃描圖像,也可存儲為CEB、PDF或其他格式。

 ?。?)圖像文件的命名:紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫中的每一份文件,都有一個與之相對應(yīng)的唯一檔號,以該檔號為這份文件掃描后的圖像文件命名。多頁文件可采用該檔號建立相應(yīng)文件夾,按頁碼順序?qū)D像文件命名。

  5、目錄建庫

 ?。?)數(shù)據(jù)格式選擇:目錄建庫選擇通用的數(shù)據(jù)格式。所選定的數(shù)據(jù)格式應(yīng)能直接或間接通過XML文檔進行數(shù)據(jù)交換。

  (2)檔案著錄:按照《檔案著錄規(guī)則》(DA/T18)的要求進行著錄,建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫。

 ?。?)目錄數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查:采用人工校對或軟件自動校對的方式,對目錄數(shù)據(jù)庫的建庫質(zhì)量進行檢查。核對著錄項目是否完整、著錄內(nèi)容是否規(guī)范、準確,發(fā)現(xiàn)不合格的數(shù)據(jù)應(yīng)要求進行修改或重錄。

  6、數(shù)據(jù)掛接

  數(shù)據(jù)掛接又稱數(shù)據(jù)匹配,是數(shù)字歸檔中為保證數(shù)字檔案的準確性和完整性所需要的流程。借助軟件對數(shù)據(jù)庫中的目錄數(shù)據(jù)與對應(yīng)的數(shù)字檔案進行匹配掛接,并逐條對掛接結(jié)果進行檢查,包括目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字檔案對應(yīng)的準確性、已掛接數(shù)字檔案與實際掃描數(shù)量的一致性、數(shù)字檔案是否能正常打開等,以實現(xiàn)準確關(guān)聯(lián)。

  7、檔案還原裝訂

  掃描工作完成后,拆除過裝訂物的檔案應(yīng)按檔案保管的要求重新裝訂?;謴?fù)裝訂時,應(yīng)注意保持檔案的排列順序不變,做到安全、準確、無遺漏。檔案裝訂分為整卷裝訂和按件裝訂兩種。通常采用三孔一線方法裝訂;文件很薄時,也可采用縫紉機扎線裝訂,但線腳不宜過密,以免出現(xiàn)折斷檔案現(xiàn)象。

  8、數(shù)據(jù)驗收

  項目驗收是檔案數(shù)字化加工中,用于確保數(shù)字化后的檔案符合所需質(zhì)量標準和規(guī)范的過程。這通常涉及對數(shù)字檔案進行一系列測試和檢查,以驗證它們具有足夠的質(zhì)量并符合指定的標準。這其中包括圖像掃描、檢查處理數(shù)據(jù)匹配步驟中可能存在的錯誤、遺漏或其他問題。在某些情況下,項目驗收測試還可能涉及使用專門的軟件工具來完成該過程,以確保符合所需標準。

  9、數(shù)據(jù)移交

  可以通過各種不同的存儲技術(shù)來實現(xiàn),例如:硬盤驅(qū)動器、網(wǎng)絡(luò)連接的存儲設(shè)備或云服務(wù)器等。所使用的具體技術(shù)將取決于傳輸圖像的數(shù)量,以及相關(guān)檔案管理部門的要求。這樣就可以確保數(shù)字檔案被妥善存儲和保護,并可供將來訪問和使用。

  通過以上檔案數(shù)字化加工掃描流程,可以有效地將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化形式,為檔案的管理、利用和保護提供了更強大的支持。然而,在實際操作中,還需要嚴格遵守相關(guān)的法律法規(guī)和保密制度,確保檔案信息的安全。同時,不斷優(yōu)化流程,提高工作效率和質(zhì)量,以適應(yīng)不斷變化的檔案管理需求。

  檔案數(shù)字化加工掃描前階段

  檔案數(shù)字化加工掃描前階段是整個數(shù)字化流程的重要開端,其準備工作的充分與否直接影響到后續(xù)數(shù)字化工作的質(zhì)量和效率。

  1.紙質(zhì)檔案的準備。許多檔案工作人員有著強烈的工作積極性和責任感,希望盡早把工作完成,這樣的思想是好的,但不能盲目推進,在紙質(zhì)檔案沒有準備好之前最好不要進入下一階段,必須在紙質(zhì)檔案已按檔案整理規(guī)則完成規(guī)范的歸檔整理后進行。若紙質(zhì)檔案整理不合格就開展數(shù)字化掃描,那么一旦紙質(zhì)檔案需要重新調(diào)整必然牽動相應(yīng)的數(shù)字化檔案的調(diào)整。檔案整理人員要能夠熟練掌握各階段檔案整理規(guī)則,整理工作包括歸檔與不歸檔鑒定、保管期限鑒定、文件頁正確排序、頁碼正確編寫在正確位置、按檔案整理方案歸檔排序、每一件蓋好歸檔章并準確填寫、全年檔案完成編目并準確無誤等工作,確保即將進行數(shù)字化加工的檔案齊全、完整、真實、準確、規(guī)范,同時要注意有些檔案需要進行拆除裝訂物,修整頁面,修補褪變、破損檔案等工作,才能進行數(shù)字化加工。

  2.基礎(chǔ)設(shè)施的準備。紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作需要相應(yīng)的設(shè)備和場所,數(shù)字化加工場所應(yīng)空間充足,布局合理,有條件的可配備消防系統(tǒng)和門禁、防盜、視頻監(jiān)控等安全系統(tǒng)。數(shù)字化加工設(shè)備需要計算機、檔案掃描儀、刻錄機及存儲介質(zhì)(如磁帶、磁盤、光盤等),有條件的單位可以配置服務(wù)器、備份設(shè)備、數(shù)碼相機等,數(shù)字化加工工作同樣需要相應(yīng)的軟件系統(tǒng)支撐,如操作系統(tǒng)、檔案管理軟件、掃描程序、刻錄軟件、備份軟件、病毒查殺軟件等,來保障數(shù)字化加工工作安全有保障。

  3.人員的準備。檔案數(shù)字化加工人員需要具備一定的計算機知識和檔案管理知識。檔案工作人員要積極向單位領(lǐng)導(dǎo)匯報反映此項工作的程序和需求,做好工作計劃,確定工作形式(自主加工或業(yè)務(wù)外包),制定實施方案,成立檔案數(shù)字化工作領(lǐng)導(dǎo)小組,工作人員要求責任心強,細心細致,能夠嚴格把好質(zhì)量關(guān),實行數(shù)字化加工過程的全流程管理。

  4.管理制度的完善??茖W、規(guī)范、可行的工作制度能夠保障此項工作的順利有序開展,紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工工作涉及崗位、場地、設(shè)備、數(shù)據(jù)、檔案實體等,要做好這項工作,應(yīng)從這幾個方面制定相應(yīng)的制度,如《檔案數(shù)字化工作管理辦法》《數(shù)字化工作流程》《檔案信息保密管理制度》《檔案數(shù)字化驗收工作細則》《數(shù)字化工作制度》《設(shè)備管理制度》等,并在紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作過程嚴格執(zhí)行,確保檔案的安全和工作的有機銜接。

  總之,掃描前階段的工作雖然看似繁瑣,但卻是檔案數(shù)字化加工順利進行的重要保障。只有在這個階段做好充分的準備,才能為后續(xù)的高質(zhì)量掃描和數(shù)字化處理奠定堅實的基礎(chǔ),從而提高整個檔案數(shù)字化工作的效率和效果,更好地發(fā)揮檔案的價值和作用。

  檔案數(shù)字化加工掃描常見掃描儀設(shè)備

  在檔案數(shù)字化加工掃描過程中,選擇合適的掃描儀設(shè)備是確保掃描質(zhì)量和效率的關(guān)鍵因素。不同類型的掃描儀具有各自的特點和適用場景。

  1.檔案紙張不太好,比較薄、易破損,或者掃描量較少,選擇平板掃描儀。

  平板掃描儀(flatbed scanner),又稱平臺式掃描儀、臺式掃描儀,是指由CCD或CIS等光學器件來完成掃描工作的掃描設(shè)備。掃描時需要掀開掃描儀的蓋子,檔案資料平鋪透光玻璃上再蓋上蓋子,鏡頭在透光玻璃下左右移動,達到掃描成像目的。

  普通企業(yè)日常辦公用的較多的掃描儀就是平板掃描儀,它能夠?qū)4、A3紙張進行掃描,是常用的辦公小助手。

  2.如果檔案紙張可以拆訂,質(zhì)量相對較好,沒有太多褶皺,沒有粘貼票據(jù),且掃描量相對較大的項目,可以選擇饋紙式掃描儀。

  饋紙式掃描儀(sheetfed scanner)俗稱高速掃描儀,將單張的整齊的紙張放到饋紙?zhí)帲瑨呙鑳x會自動一頁一頁的將紙張進行掃描。

  相對來說,高速掃描儀,效率高,速度快,掃描的圖片質(zhì)量好,但成本相對較高。

  3.在掃描的檔案中,有些難以拆卷或者不允許拆卷的情況,這個時候零邊距掃描儀可以派上用場了。

  零邊距掃描儀可以不用拆卷就能夠?qū)n案進行掃描,在掃描裝訂成冊的對象時,紙張不必緊貼玻璃面板,并且掃描后的圖像能夠做到不變形,不失真。

  4.如果須對工程類的檔案或者大型圖紙進行加工,可以選擇大幅面掃描儀。

  大幅面掃描儀能夠?qū)0、A1這類的大型圖紙進行掃描,保持圖像的完整性。

  5.如果檔案紙張粘貼有票據(jù),或者項目有一些特殊要求,可以選擇高拍儀。

  高拍儀(high-speed photographic apparatus)可以通過拍照的方式,對圖像畫面進行掃描。高拍儀具有OCR文字識別功能,可以將掃描的圖片識別轉(zhuǎn)換成可編輯的word文檔。

  6.對于已經(jīng)裝訂成冊,不方便拆訂的書籍、卷宗等,可以選擇非接觸式掃描儀。

  非接觸式掃描儀也稱為書刊掃描儀,它通常指掃描元件與被掃描物品不進行直接接觸,被掃描的書籍、檔案、卷宗等擺放在置物臺上,線性CCD的掃描方式對圖像進行采集。

  非接觸式掃描儀具有OCR文字識別功能,是專門為書籍、檔案、賬本、卷宗這種已經(jīng)裝訂成冊,不方便拆訂的紙張而設(shè)計的一種特殊結(jié)構(gòu)的掃描儀。

  總之,在選擇檔案數(shù)字化加工掃描的掃描儀設(shè)備時,需要根據(jù)檔案的類型、數(shù)量、掃描要求以及預(yù)算等因素綜合考慮。合適的掃描儀設(shè)備能夠大大提高數(shù)字化工作的效率和質(zhì)量,為檔案的信息化管理提供有力支持。

  檔案數(shù)字化加工掃描的優(yōu)勢

  在當今數(shù)字化時代,檔案數(shù)字化加工掃描已成為檔案管理領(lǐng)域的重要趨勢。它為檔案的保存、利用和管理帶來了諸多顯著的優(yōu)勢,極大地提升了檔案工作的效率和質(zhì)量。

  1、隨時查找和檢索任何文件

  使用電子檔案管理解決方案,只要有權(quán)限都可以立即查找和檢索任何文件,用戶就可以訪問桌面或移動設(shè)備以及每個不同公司辦公地點的文檔。同時,支持全文搜索,不管電子檔案存在哪里或文件名是什么等等這些都不重要。您只需搜索文檔中某處關(guān)鍵詞即可,搜索數(shù)百萬個文件,只需幾秒鐘內(nèi)便能檢索出您所需要的檔案。

  2、使用權(quán)限將始終可用

  電子檔案對企業(yè)來說一大優(yōu)勢就是保持始終可用。相信大家都會經(jīng)歷過,放在員工桌面上的文件,經(jīng)常會因為員工生病或休年假,他們正在處理的文件或者臺面上的文件聯(lián)系不到、找不到等事件發(fā)生。

  而利用電子檔案,不管員工如何變動,都可以輕松且立即獲得。盡管他們?nèi)毕?,他們負責的工作流程也可以得到處理,確保電子檔案始終可用。

  3、實現(xiàn)信息共享,集中管理

  傳統(tǒng)的檔案管理模式中,各單位的文件檔案信息資源都是獨立的,就如信息海洋里的一個個孤島,無法進行統(tǒng)一管理,有時候容易發(fā)生永久保存原本可能錯放或丟失的文檔和信息。

  而通過電子檔案,可以把企業(yè)的相關(guān)數(shù)據(jù)檔案資源整合起來,集中管理,形成一個統(tǒng)一的利用平臺,實現(xiàn)信息共享。

  綜上所述,檔案數(shù)字化加工掃描的優(yōu)勢顯而易見。它不僅提升了檔案管理的現(xiàn)代化水平,還為各行業(yè)的發(fā)展提供了有力的信息支持。隨著技術(shù)的不斷進步,檔案數(shù)字化的優(yōu)勢將進一步凸顯,為我們創(chuàng)造更加高效、便捷和安全的檔案管理環(huán)境。

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