中文字幕大香视频蕉免费_全国最大色精网站_亚洲熟妇真实自拍另类_无码人妻精品一區

歡迎來到中博奧技術(shù)有限公司官網(wǎng)

天門檔案整理服務

時間:2024-07-30 作者:中博奧 來源:中博奧 點擊量:

  在進行檔案整理工作時,確立清晰的標準和方法至關(guān)重要。檔案的整理不僅僅是簡單地歸檔和保存文件,更是保證信息的完整性、可訪問性和長期保存的關(guān)鍵步驟。下面是關(guān)于檔案整理的標準:

天門檔案整理服務

  天門檔案整理服務

  1、《歸檔文件整理規(guī)則》(DA/T22-2015)

  《歸檔文件整理規(guī)則》適用于按“件”歸檔的文書檔案整理。它于2000年12月6日首次發(fā)布,國家檔案局對其進行了修改完善后,2015年10月25日再次發(fā)布,新標準于2016年6月1日開始實施。新發(fā)布的DA/T22-2015替代了原有的DA/T22-2000,相比于原有標準主要有以下變化:

 ?。?)標準的總體編排和結(jié)構(gòu)按GB/T 1.1-2009進行了修改;

 ?。?)將標準適用范圍由紙質(zhì)文件材料擴展為紙質(zhì)和電子文件材料;

  (3)調(diào)整歸檔文件分類方法;

  (4)增加歸檔文件組件和紙質(zhì)歸檔文件修整、裝訂、編頁、排架要求;

  (5)增加歸檔文件檔號結(jié)構(gòu)和編制要求;

  (6)將室編件號、館編件號統(tǒng)一為件號;

 ?。?)在附錄中增加歸檔章示例、直角裝訂方法。

  《歸檔文件整理規(guī)則》(DA/T22-2015)主要從組件、分類、排列、編號、編目、修整、裝訂、編頁、裝盒、排架等檔案整理工作環(huán)節(jié)規(guī)范檔案工作。它是目前整理機關(guān)、事業(yè)單位等社會組織整理文書檔案的主要標準之一。

  2、《文書檔案案卷格式》(GB/T9705-2008)

  《文書檔案案卷格式》適用于按“卷”歸檔的文書檔案整理。它于1988年9月5日首次發(fā)布,2008年11月13日修改完善后再次發(fā)布,新標準于2009年5月1日開始實施。新發(fā)布的GB/T9705-2008替代了原有的GB/T9705-1988,相比于原有標準主要有以下變化:

  (1)標準的總體編排和結(jié)構(gòu)按GB/T 1.1-2000進行了修改;

 ?。?)增加了前言;

 ?。?)修改了硬卷皮封面和封底尺寸、卷盒尺寸和卷內(nèi)目錄用紙尺寸;

 ?。?)增加“歸檔號”為硬卷脊項目;

 ?。?)調(diào)整檔號章項目,并增加檔號章的填寫要求。

  《文書檔案案卷格式》(GB/T9705-2008)主要規(guī)定了文書檔案案卷硬卷皮、軟卷皮、文件目錄、卷內(nèi)備考表的規(guī)格尺寸及相關(guān)類項的填寫要求,并規(guī)范了案卷各部分的排列格式。《文書檔案案卷格式》是整理按“卷”歸檔文書檔案的規(guī)范要求,目前仍在按“卷”整理歸檔文書檔案的各類檔案館(室)和文書處理部門應按此標準開展檔案工作。

  3、《檔案著錄規(guī)則》(DA/T18-1999)

  《檔案著錄規(guī)則》是檔案整理的最重要的標準之一,它是建立統(tǒng)一的檔案檢索體系的基礎(chǔ)。無論是文書檔案,還是科技檔案,還是其他形式的檔案,在編制檔案目錄時都應遵循《檔案著錄規(guī)則》?!稒n案著錄規(guī)則》于1985年5月10日以國家標準的形式發(fā)布,標準號為GB/T 3792.5-1985。標準修改后,改為行業(yè)標準,以DA/T18-1999代替GB/T 3792.5-1985,1999年5月31號批準,1999年12月1日實施。相比于原標準主要有以下變化:

 ?。?)本標準為行業(yè)標準。

 ?。?)明確本標準適用于單份或一組文件,一卷或一組案卷為單元的著錄。

 ?。?)刪除了叢編項、標準編號及有關(guān)記載項;將文本項改為稿本與文種項;將檔案館(室)代號項改為檔案館代號項;將載體類型標識項與載體形態(tài)項合并,改稱載體形態(tài)項;將附注項與提要項合并,改稱附注與提要項;將載體類型項和附件項在條目中的排序做了調(diào)整;將第一責任者項與其他責任者項合并為責任說明項;變主題詞項為主題詞或關(guān)鍵詞項;增加文種項、電子文檔號項。

 ?。?)調(diào)整了標識符“:”和“;”的使用范圍,增加了標識符號“,”和“???”,將起止連接符“~”并入“-”號。

  (5)將文件級與案卷級段落符號式條目格式合并為統(tǒng)一的格式,并明確允許在實際工作中采用表格式條目格式。

  (6)對各項目著錄細則也做了一些修改和補充,列舉了引用標準的名稱,增加了例子,并將完整的實例集中置于正文后作為提示的附錄。

  《檔案著錄規(guī)則》主要從著錄項目、著錄用標識符、著錄條目格式、著錄用文字、著錄信息源、著錄項目細則等方面規(guī)范檔案著錄格式。檔案著錄時應以此標準為主要參考編制檔案目錄,為建立統(tǒng)一檔案檢索體系創(chuàng)造良好的條件。

  總之,良好的檔案整理標準不僅有助于提高工作效率,還能夠確保信息的安全性和持久性。隨著信息量的不斷增加和技術(shù)的進步,對于檔案管理的需求也日益迫切。

  檔案整理方法

  檔案整理,就是按照文件材料的形成規(guī)律,根據(jù)科學的理論和方法,把檔案整理成便于保管和利用的有序體系的業(yè)務活動?!稒C關(guān)檔案管理規(guī)定》(以下簡稱《規(guī)定》)提出了檔案整理的基本原則,即“遵循文件材料的形成規(guī)律,保持文件材料之間的有機聯(lián)系,區(qū)分不同價值,便于保管和利用”。按照上述原則,檔案整理的基本流程包括:確定檔案整理單位、揭示檔案之間的內(nèi)在聯(lián)系、確定檔案先后次序、為檔案提供唯一標識符、編制檢索工具,也就是組件(卷)、分類、排列、編號與編目等五個步驟。

  01組件(卷)

  檔案整理的第一步,就是要確定檔案的基本整理單位,即組件或組卷,以此明確件(卷)的構(gòu)成以及件(卷)內(nèi)的排序。

  在件的構(gòu)成中,對于照片、錄音、錄像、實物檔案,一張照片、一盒錄音、一盤錄像、一件實物即為一件。文書檔案件的構(gòu)成要復雜一些,收文一般包括文件處理單、文件正本,發(fā)文一般包括文件正本、發(fā)文稿紙、定稿、重要文件歷次修改稿等,各種稿本往往還會包括正文、附件。在件內(nèi)排序時要求正文在前、附件在后,正本在前、定稿在后,有文件處理單或發(fā)文稿紙的,文件處理單在前、收文在后,正本在前、發(fā)文稿紙和定稿在后。

  組卷(以科技檔案為例)時,科研課題、建設(shè)項目、設(shè)備儀器方面的科技文件一般按其課題、工程項目、臺(套)等分別組卷,管理性科技文件應放入所針對的項目文件中,按階段或分年度組卷??萍紮n案卷內(nèi)文件一般應文字材料在前、圖樣在后,案卷內(nèi)管理性文件按問題結(jié)合時間(階段)或重要程度排列。

  02分類

  分類指的是檔案歸類,即將完成組件(卷)的檔案按照分類方案劃分、歸入相應的層次和類別,揭示檔案內(nèi)在聯(lián)系,使檔案形成一套有機體系。

  文書檔案一般采用年度、機構(gòu)(問題)、保管期限分類項進行復式分類,如:年度—機構(gòu)(問題)—保管期限、年度—保管期限—機構(gòu)(問題)、年度—保管期限等。規(guī)模較大或公文辦理程序適于機構(gòu)(問題)分類的立檔單位,一般采用年度—機構(gòu)(問題)—保管期限、年度—保管期限—機構(gòu)(問題)三級分類;規(guī)模較小或公文辦理程序不適于按機構(gòu)(問題)分類的立檔單位,可采用兩級分類,如:年度—保管期限分類法。

  照片、錄音、錄像、實物檔案分類方法與文書檔案類似,但一般按照問題進行分類較為適宜,即照片、錄音、錄像檔案按照問題或事由分類,實物檔案按印章、題詞、獎牌、獎章、證書、公務禮品等問題分類。檔案數(shù)量較少的,也可以不分問題,采用兩級分類。常見的分類方法包括:年度—問題—保管期限、年度—保管期限—問題、年度—保管期限等。

  03排列

  排列是在分類方案最低一級類目內(nèi),根據(jù)一定的方法確定檔案先后次序的過程。以件為單位整理的文書檔案在最低一級類目內(nèi),按時間結(jié)合事由排列,同一事由的文件按照形成先后順序排列;以卷為單位整理的科技檔案,科研類、建設(shè)項目類檔案可按照課題研究、項目建設(shè)工作順序排列,設(shè)備儀器類檔案可按照立項、驗收、安裝、維護等過程排列;照片、錄音、錄像、實物檔案在最低一級類目內(nèi)按照時間排列即可。

  04編號

  宗號—檔案門類代碼·年度—機構(gòu)(問題)—保管期限—件號。比如,Z109全宗文書類2019年永久檔案辦公室第1件、Z109全宗照片類2019年永久檔案第1專題第1件,按照規(guī)則確定的檔號為:Z109-WS·2019-Y-BGS-0001、Z109-ZP·2019-Y-001-0001。采用“年度—保管期限”進行分類的,其檔號結(jié)構(gòu)為:全宗號—檔案門類代碼·年度—保管期限—件號。前例檔案,去掉機構(gòu)(問題)分類要求,按照本規(guī)則確定的檔號為:Z109-WS·2019-Y-0001、Z109-ZP·2019-Y-0001。

  以卷為單位整理的檔案,其檔號結(jié)構(gòu)為:全宗號—目錄號(類別號、項目號)—案卷號—件、頁(張)號,比如,Z109全宗科技檔案科研項目第1項第1卷第3件、Z109全宗會計檔案2019年度第15卷第21件,按照本規(guī)則確定的檔號為:Z109-KJ·KY01-001-0003、Z109-KU·2019-015-0021。

  05編目

  編目就是編制檔案目錄。以件為單位整理檔案應編制歸檔文件目錄,以卷為單位整理檔案應編制案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄。目錄編制時應按照分類、排列的結(jié)果,依據(jù)檔號順序,逐卷,逐件開展。每一卷檔案、每一件檔案在目錄中體現(xiàn)為一個條目。在信息化條件下,檔案目錄不僅僅體現(xiàn)為紙質(zhì)目錄,同時也體現(xiàn)為電子目錄,既方便手工查閱、檔案交接,又方便計算機檢索。需要注意的是,使用電子表格或者文字處理軟件進行目錄編制的,項目內(nèi)容應直接輸入完成,不加入空格、回車,以免影響數(shù)據(jù)完整性,給數(shù)據(jù)檢索帶來麻煩。

  雖然不同門類檔案整理的一般要求基本相同,但在具體要求上存在一定差異,尤其是采用不同整理方式時差異就更為明顯。為解決此問題,《規(guī)定》提出了“卷件融合”新思路,從整理思路、檔案管理、檔號編制、目錄編制上將卷、件整理方法逐步統(tǒng)一起來,實現(xiàn)檔案資源的融合管理。

  檔案整理原則

  在進行檔案整理時,遵循一系列基本原則至關(guān)重要,這些原則不僅確保檔案的整齊有序,還能夠保證信息的準確性和易于訪問性。檔案整理不僅限于簡單地分類和整理文件,更涉及到保護歷史資料的完整性和長期保存的重要性。

  1、遵循檔案文件之間形成的有機規(guī)律

  文件之間的有機聯(lián)系,是指文件在產(chǎn)生和處理過程中所形成的內(nèi)部相互關(guān)系,也稱文件的“內(nèi)在聯(lián)系”。保持文件之間的有機聯(lián)系是檔案整理工作的根本性原則。

 ?。?)時間聯(lián)系:檔案在各部門形成時,是有一定過程和階段性的,在這段時間內(nèi)形成的各類檔案總和。

 ?。?)內(nèi)容聯(lián)系:涉及到具體的某件事務而形成的檔案文件總和。

  (3)來源聯(lián)系:同屬于一個形成者或同類型的形成者的檔案文件總和。

 ?。?)形式聯(lián)系:指的是檔案文件在載體、文種、表達方式以及特定的標記等因素上保持相同,從而形成的檔案文件總和。

  2、區(qū)分檔案文件的不同價值

  檔案整理過程中,區(qū)分檔案的不同價值、劃分保管期限是一個關(guān)鍵的環(huán)節(jié)?!稓w檔文件整理規(guī)則)(DA/T 22一2015)對分類的要求有,將不同年度、不同機構(gòu)、不同保管期限的文件區(qū)分開來,為開展后續(xù)工作打下基礎(chǔ)。它有利于減輕日益增多的檔案給保管場所和設(shè)備帶來的壓力,集中人力、物力妥善保管價值較大的檔案。通過判定檔案的價值,檔案人員能夠進一步掌握檔案的內(nèi)容和效用,針對實際情況提出開發(fā)利用的具體建議,指導檔案的利用工作,充分發(fā)揮檔案的作用。

  3、保證紙質(zhì)文件材料和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一

  目前紙質(zhì)文件材料與電子文件在較長的時間內(nèi)會并行存在,因此保證二者的協(xié)調(diào)統(tǒng)一是進行歸檔文件整理的要求。歸檔文件整理時一般應將歸檔電子文件作為第一整理對象。先在歸檔系統(tǒng)上完成電子文件的整理,再據(jù)此整理紙質(zhì)歸檔文件,以便保持整理工作的一致性和穩(wěn)定性。

  4、符合檔案文檔一體化管理要求

  根據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》(DA/T2-2015),在信息化條件下,歸檔文件整理必須考慮紙質(zhì)文件和電子文件的整理要求,將紙質(zhì)文件材料整理與電子文件整理統(tǒng)一起來,盡量用電子文件管理的思路和方法去引領(lǐng)歸檔文件整理,進而實現(xiàn)紙質(zhì)文件材料和電子文件統(tǒng)一標準、統(tǒng)一整理、統(tǒng)一管理的要求。

  總之,檔案整理不僅是組織和管理文件的過程,更是一項保護歷史遺產(chǎn)和確保信息可持續(xù)利用的責任。遵循檔案整理的基本原則,不僅能提高檔案的管理效率,還能保障其長期保存和價值傳承的重要性。

  檔案整理的作用

  檔案整理是一項重要的工作,不僅在個人和組織層面具有深遠影響,而且在歷史和文化的保存中扮演著關(guān)鍵角色。通過系統(tǒng)地整理和管理文件和資料,可以實現(xiàn)信息的高效利用和保留,有助于提升工作效率和保障信息安全。

  1.提高工作效率

  檔案整理可以幫助個人和組織更加高效地管理和利用信息資料。良好的檔案整理系統(tǒng)能夠減少查找信息的時間,提升工作效率。比如,一個公司能夠通過分類、編號和歸檔文件,使員工能夠快速地找到需要的信息,從而節(jié)省時間,集中精力開展更為重要的工作。

  2.保障信息安全

  檔案整理不僅包括整理和歸檔文件,還包括制定有效的保密措施和存儲備份計劃。合理的檔案整理系統(tǒng)可以保護敏感信息不被未授權(quán)人員訪問或泄露,確保信息安全性。這對于企業(yè)來說尤為重要,因為它們可能存儲大量客戶信息、財務記錄和商業(yè)機密。

  3.支持決策制定和審計

  檔案整理為管理層提供了準確和可靠的數(shù)據(jù)來源,有助于決策制定過程中的分析和評估。通過檔案整理,組織可以追溯歷史記錄、審計財務信息,以及評估過去的決策執(zhí)行效果,為未來的戰(zhàn)略規(guī)劃提供有力支持。

  4.保存歷史和文化遺產(chǎn)

  檔案整理在文化和歷史保護方面也有重要作用。國家檔案館、博物館和歷史研究機構(gòu)通過檔案整理,保存和保護珍貴的歷史文獻和文化遺產(chǎn)。這些檔案不僅記錄了過去的事件和人物,還幫助我們理解和研究歷史,傳承文化遺產(chǎn)。

  綜上所述,檔案整理不僅是提升工作效率和保障信息安全的重要手段,也是保護和傳承歷史文化遺產(chǎn)的必要步驟。在日常生活和專業(yè)領(lǐng)域中,良好的檔案管理習慣將帶來長遠的益處,不僅為個人和組織提供了可靠的信息支持,還為后人留下了寶貴的歷史記憶。

標簽

我是中博奧客服:小奧
中博奧技術(shù)有限公司& 版權(quán)所有工信部備案號:豫ICP備11015869號-8 Copyright ? 2023-2024

檔案整理檔案數(shù)字化

檔案掃描檔案管理軟件系統(tǒng)

TEL:18937133779

To Top