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在進(jìn)行檔案整理工作時,重要的第一步是確立一個清晰的目標(biāo)和方法論。檔案整理不僅僅是將文件有序地歸檔,更是一項需要系統(tǒng)性和條理性的工作。通過有效的整理,可以提高信息的可訪問性和使用效率,確保檔案的長期保存和保管。
建德檔案整理機(jī)構(gòu)
首先對于人事檔案來說需要先按照國家頒布的相關(guān)條例對現(xiàn)有雜亂無章的檔案進(jìn)行分類處理,我們一般是參照《干部人事檔案工作條例》來進(jìn)行整理。按照標(biāo)準(zhǔn)分為十個大的類別,具體分類細(xì)則、檔案整理工作內(nèi)容,大家可以查看上述提到的條例。
在進(jìn)行分類之后需要對存在鐵釘、回形針等容易腐蝕紙張的雜物進(jìn)行去除,同時對不符合規(guī)格的紙質(zhì)材料進(jìn)行裝裱為后續(xù)的裝訂打好基礎(chǔ)。
再有就是對分好類的材料進(jìn)行排序和編寫類號、件號和頁號,注意不能出現(xiàn)問題,否則修改起來是非常麻煩的。
下一步是根據(jù)檔案的分類編寫目錄,這步可以通過專業(yè)軟件來實現(xiàn)或者用Excel表格編寫即可。最后將目錄打印出來后對整本檔案進(jìn)行裝訂,放入專門的無酸檔案盒內(nèi)就行了。
總之,檔案整理是一項需要細(xì)心和耐心的工作,它不僅僅是管理文件,更是保護(hù)和傳承信息的重要手段。只有通過科學(xué)的方法和專業(yè)的態(tài)度,我們才能有效地管理和利用這些珍貴的檔案資源,為學(xué)術(shù)研究、文化傳承以及社會進(jìn)步提供可靠的支持和保障。
檔案整理方法
檔案整理,就是按照文件材料的形成規(guī)律,根據(jù)科學(xué)的理論和方法,把檔案整理成便于保管和利用的有序體系的業(yè)務(wù)活動?!稒C(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》(以下簡稱《規(guī)定》)提出了檔案整理的基本原則,即“遵循文件材料的形成規(guī)律,保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)分不同價值,便于保管和利用”。按照上述原則,檔案整理的基本流程包括:確定檔案整理單位、揭示檔案之間的內(nèi)在聯(lián)系、確定檔案先后次序、為檔案提供唯一標(biāo)識符、編制檢索工具,也就是組件(卷)、分類、排列、編號與編目等五個步驟。
01組件(卷)
檔案整理的第一步,就是要確定檔案的基本整理單位,即組件或組卷,以此明確件(卷)的構(gòu)成以及件(卷)內(nèi)的排序。
在件的構(gòu)成中,對于照片、錄音、錄像、實物檔案,一張照片、一盒錄音、一盤錄像、一件實物即為一件。文書檔案件的構(gòu)成要復(fù)雜一些,收文一般包括文件處理單、文件正本,發(fā)文一般包括文件正本、發(fā)文稿紙、定稿、重要文件歷次修改稿等,各種稿本往往還會包括正文、附件。在件內(nèi)排序時要求正文在前、附件在后,正本在前、定稿在后,有文件處理單或發(fā)文稿紙的,文件處理單在前、收文在后,正本在前、發(fā)文稿紙和定稿在后。
組卷(以科技檔案為例)時,科研課題、建設(shè)項目、設(shè)備儀器方面的科技文件一般按其課題、工程項目、臺(套)等分別組卷,管理性科技文件應(yīng)放入所針對的項目文件中,按階段或分年度組卷??萍紮n案卷內(nèi)文件一般應(yīng)文字材料在前、圖樣在后,案卷內(nèi)管理性文件按問題結(jié)合時間(階段)或重要程度排列。
02分類
分類指的是檔案歸類,即將完成組件(卷)的檔案按照分類方案劃分、歸入相應(yīng)的層次和類別,揭示檔案內(nèi)在聯(lián)系,使檔案形成一套有機(jī)體系。
文書檔案一般采用年度、機(jī)構(gòu)(問題)、保管期限分類項進(jìn)行復(fù)式分類,如:年度—機(jī)構(gòu)(問題)—保管期限、年度—保管期限—機(jī)構(gòu)(問題)、年度—保管期限等。規(guī)模較大或公文辦理程序適于機(jī)構(gòu)(問題)分類的立檔單位,一般采用年度—機(jī)構(gòu)(問題)—保管期限、年度—保管期限—機(jī)構(gòu)(問題)三級分類;規(guī)模較小或公文辦理程序不適于按機(jī)構(gòu)(問題)分類的立檔單位,可采用兩級分類,如:年度—保管期限分類法。
照片、錄音、錄像、實物檔案分類方法與文書檔案類似,但一般按照問題進(jìn)行分類較為適宜,即照片、錄音、錄像檔案按照問題或事由分類,實物檔案按印章、題詞、獎牌、獎?wù)?、證書、公務(wù)禮品等問題分類。檔案數(shù)量較少的,也可以不分問題,采用兩級分類。常見的分類方法包括:年度—問題—保管期限、年度—保管期限—問題、年度—保管期限等。
03排列
排列是在分類方案最低一級類目內(nèi),根據(jù)一定的方法確定檔案先后次序的過程。以件為單位整理的文書檔案在最低一級類目內(nèi),按時間結(jié)合事由排列,同一事由的文件按照形成先后順序排列;以卷為單位整理的科技檔案,科研類、建設(shè)項目類檔案可按照課題研究、項目建設(shè)工作順序排列,設(shè)備儀器類檔案可按照立項、驗收、安裝、維護(hù)等過程排列;照片、錄音、錄像、實物檔案在最低一級類目內(nèi)按照時間排列即可。
04編號
宗號—檔案門類代碼·年度—機(jī)構(gòu)(問題)—保管期限—件號。比如,Z109全宗文書類2019年永久檔案辦公室第1件、Z109全宗照片類2019年永久檔案第1專題第1件,按照規(guī)則確定的檔號為:Z109-WS·2019-Y-BGS-0001、Z109-ZP·2019-Y-001-0001。采用“年度—保管期限”進(jìn)行分類的,其檔號結(jié)構(gòu)為:全宗號—檔案門類代碼·年度—保管期限—件號。前例檔案,去掉機(jī)構(gòu)(問題)分類要求,按照本規(guī)則確定的檔號為:Z109-WS·2019-Y-0001、Z109-ZP·2019-Y-0001。
以卷為單位整理的檔案,其檔號結(jié)構(gòu)為:全宗號—目錄號(類別號、項目號)—案卷號—件、頁(張)號,比如,Z109全宗科技檔案科研項目第1項第1卷第3件、Z109全宗會計檔案2019年度第15卷第21件,按照本規(guī)則確定的檔號為:Z109-KJ·KY01-001-0003、Z109-KU·2019-015-0021。
05編目
編目就是編制檔案目錄。以件為單位整理檔案應(yīng)編制歸檔文件目錄,以卷為單位整理檔案應(yīng)編制案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄。目錄編制時應(yīng)按照分類、排列的結(jié)果,依據(jù)檔號順序,逐卷,逐件開展。每一卷檔案、每一件檔案在目錄中體現(xiàn)為一個條目。在信息化條件下,檔案目錄不僅僅體現(xiàn)為紙質(zhì)目錄,同時也體現(xiàn)為電子目錄,既方便手工查閱、檔案交接,又方便計算機(jī)檢索。需要注意的是,使用電子表格或者文字處理軟件進(jìn)行目錄編制的,項目內(nèi)容應(yīng)直接輸入完成,不加入空格、回車,以免影響數(shù)據(jù)完整性,給數(shù)據(jù)檢索帶來麻煩。
雖然不同門類檔案整理的一般要求基本相同,但在具體要求上存在一定差異,尤其是采用不同整理方式時差異就更為明顯。為解決此問題,《規(guī)定》提出了“卷件融合”新思路,從整理思路、檔案管理、檔號編制、目錄編制上將卷、件整理方法逐步統(tǒng)一起來,實現(xiàn)檔案資源的融合管理。
檔案整理原則
在進(jìn)行檔案整理時,遵循一定的原則是至關(guān)重要的。檔案不僅僅是簡單的文件堆積,而是組織和保存信息的重要工具,它們對于個人、機(jī)構(gòu)甚至歷史的重要性不言而喻。因此,采用科學(xué)、系統(tǒng)的方法來整理檔案是必不可少的。
1、遵循檔案的形成規(guī)律
檔案整理工作的對象是文件材料,形式有文件、圖表、照片、磁帶等。
文件材料隨著其形成過程具有特定的規(guī)律。整理檔案時,必須了解文件材料的產(chǎn)生過程,認(rèn)知其內(nèi)在的規(guī)律,并盡可能地遵循固有規(guī)律。
把握文件材料原來的歷史聯(lián)系以及檔案形成的規(guī)律,你就會發(fā)現(xiàn),為什么說分類的時候不能按照文種分?因為文件內(nèi)容是不盡相同的。
2、充分尊重和利用原有的整理基礎(chǔ)
?。?)充分重視和利用先前整理的基礎(chǔ),以確定檔案整理的任務(wù)和要求,不要輕易打亂重整。
?。?)在檔案整理過程中,應(yīng)該充分研究和利用原來整理的成果,不要輕易破壞以往整理和保存的歷史狀況。
3、必須保持文件之間有機(jī)的歷史聯(lián)系
文件之間的歷史聯(lián)系,主要表現(xiàn)在文件的來源、時間、內(nèi)容等幾個方面。
在檔案整理過程中,需要保持文件之間的歷史聯(lián)系。
來源是指文件是以一定的機(jī)關(guān)及其內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)為單位,有機(jī)地形成的。
時間是說每個文件形成者所開展的具體活動,都具有一定的過程和階段性,從而使文件之間具有自然的時間聯(lián)系。
內(nèi)容是指文件是單位在履行一定職能的各種活動中,為了開展某項工作或解決某一問題而產(chǎn)生的。
4、區(qū)分不同價值
整理檔案時,還要區(qū)分文件材料的不同價值,組成不同的保管單位,就是對檔案材料劃定的存留年限,通常我們所說的永久、定期,定期又分30年和10年兩個年限段。
5、便于保管和利用
檔案整理工作的目的是為了便于保管和查找利用檔案。
而恰當(dāng)?shù)乇3治募g的聯(lián)系整理出的檔案,就能便于保管和利用,所以它們基本上是一致的。
總之,檔案整理是一項需要精心策劃和執(zhí)行的工作。只有遵循合適的原則,如分類、標(biāo)識、保存和保密,才能確保檔案的有效性和持久性。通過遵循這些原則,我們能夠更好地保護(hù)、利用和傳承我們的信息遺產(chǎn)。
檔案整理的重要性
檔案整理是一項看似平凡卻極其重要的工作,它不僅僅是整理文件和資料的過程,更是組織和保留信息的關(guān)鍵步驟。在個人、組織乃至國家層面,檔案的完善與否直接影響到信息的可查性、歷史的真實性以及決策的科學(xué)性。
1.信息的整合與可查性:
檔案整理可以幫助將零散的信息和文件整合成系統(tǒng)化的結(jié)構(gòu),使得需要的信息能夠迅速被找到和利用。
對于個人來說,良好的檔案可以幫助管理個人資料和重要文件,提高個人工作和生活的效率。
對于組織和企業(yè)而言,有序的檔案能夠提升業(yè)務(wù)運(yùn)作的效率,減少重復(fù)勞動,促進(jìn)信息共享和團(tuán)隊協(xié)作。
2.歷史記憶與文化傳承:
檔案是社會記憶的載體,通過對歷史事件、文化遺產(chǎn)的檔案化保存,可以保證歷史的真實性和連續(xù)性。
對于文化機(jī)構(gòu)和研究者來說,檔案整理是保護(hù)和傳承文化遺產(chǎn)的重要手段,確保文化的多樣性和延續(xù)性。
3.決策的科學(xué)依據(jù):
在政府和企業(yè)層面,檔案整理提供了決策所需的科學(xué)依據(jù)和數(shù)據(jù)支持,避免基于不完整或失實信息做出錯誤的決策。
良好的檔案管理能夠幫助監(jiān)管部門進(jìn)行有效監(jiān)督和治理,維護(hù)社會的公平與正義。
綜上所述,檔案整理不僅僅是簡單的文件管理,它承載著信息的整合、歷史的記憶和決策的科學(xué)依據(jù)三重重要使命。在信息化、數(shù)字化的今天,我們更應(yīng)重視檔案整理的現(xiàn)代化手段和技術(shù)支持,確保檔案工作能夠更加高效、可靠地服務(wù)于社會的各個層面,從而推動社會進(jìn)步和文明發(fā)展。