數(shù)字化加工掃描是將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案或文件轉(zhuǎn)換為電子格式的過(guò)程，其流程包括準(zhǔn)備工作、掃描處理、質(zhì)量控制和數(shù)據(jù)存儲(chǔ)等環(huán)節(jié)。下面中博奧小編將為您介紹檔案數(shù)字化加工掃描的流程：

　　衡陽(yáng)檔案數(shù)字化加工掃描

　　1、數(shù)字化前期準(zhǔn)備

　　前期準(zhǔn)備包括選定數(shù)字化處理場(chǎng)所，篩選需要掃描的紙質(zhì)檔案。其中處理場(chǎng)所應(yīng)確?？臻g布局合理，掃描設(shè)備完善，數(shù)字化處理軟件齊備，并具備合格的消防和安防系統(tǒng)。準(zhǔn)備紙質(zhì)檔案，需要按類型、日期或其他相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)文件進(jìn)行排序，并確保沒(méi)有任何污垢其他可能影響掃描圖像質(zhì)量的損壞，以保障掃描過(guò)程順利、有效的進(jìn)行。

　　2、檔案掃描

　　檔案掃描是紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化數(shù)字檔案的關(guān)鍵步驟。檔案掃描可以使用各種不同的掃描設(shè)備來(lái)完成，例如：平板掃描儀、工程掃描儀或鼓式掃描儀。具體使用什么掃描儀將取決于所掃描文件的類型和數(shù)量，以及所需的分辨率和其他因素。原件的掃描與存儲(chǔ)格式應(yīng)完全按照國(guó)家檔案管理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，對(duì)實(shí)際掃描卷數(shù)、每卷的頁(yè)數(shù)要做好登記。

　　3、圖像處理

　?。?）圖像數(shù)據(jù)質(zhì)量檢驗(yàn)：

　　對(duì)圖像偏斜度、清晰度、失真度等進(jìn)行檢查。發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時(shí)，應(yīng)重新進(jìn)行圖像的處理。

　　由于操作不當(dāng)，造成掃描的圖像文件不完整或無(wú)法清晰識(shí)別時(shí)，應(yīng)重新掃描。

　　發(fā)現(xiàn)文件漏掃時(shí)，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)掃并正確插入圖像。

　　發(fā)現(xiàn)掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時(shí)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。

　　認(rèn)真填寫相關(guān)表單，記錄質(zhì)檢結(jié)果和處理意見(jiàn)

　?。?）糾偏：對(duì)出現(xiàn)偏斜的圖像應(yīng)進(jìn)行糾偏處理，以達(dá)到視覺(jué)上基本不感覺(jué)偏斜為準(zhǔn)。對(duì)方向不正確的圖像應(yīng)進(jìn)行旋轉(zhuǎn)還原，以符合閱讀習(xí)慣。

　?。?）去污：對(duì)圖像頁(yè)面中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)如黑點(diǎn)、黑線、黑框、黑邊等應(yīng)進(jìn)行去污處理。處理過(guò)程中應(yīng)遵循在不影響可懂度的前提下展現(xiàn)檔案原貌的原則。

　?。?）圖像拼接：對(duì)大幅面檔案進(jìn)行分區(qū)掃描形成的多幅圖像，應(yīng)進(jìn)行拼接處理，合并為一個(gè)完整的圖像，以保證檔案數(shù)字化圖像的整體性。

　?。?）裁邊處理：采用彩色模式掃描的圖像應(yīng)進(jìn)行裁邊處理，去除多余的白邊，以有效縮小圖像文件的容量，節(jié)省存儲(chǔ)空間。

　　4、圖像存儲(chǔ)

　?。?）存儲(chǔ)格式：批量掃描后形成的圖像文件在存儲(chǔ)時(shí)一般應(yīng)進(jìn)行壓縮。圖像壓縮指消除圖像冗余或?qū)D像近似的任一種過(guò)程，其目的是對(duì)圖像以更緊湊的形式表示。紙質(zhì)檔案數(shù)字化過(guò)程中，較常見(jiàn)的有TIFF（G4）、JPEG等壓縮格式。采用黑白二值模式掃描的圖像文件，一般采用TIFF（G4）格式存儲(chǔ)。采用灰模式和彩色模式掃描的文件，一般采用JPEG格式存儲(chǔ)。存儲(chǔ)時(shí)壓縮率的選擇，應(yīng)以保證掃描的圖像清晰可讀的前提下，盡量減小存儲(chǔ)容量為準(zhǔn)則。提供網(wǎng)絡(luò)查詢的掃描圖像，也可存儲(chǔ)為CEB、PDF或其他格式。

　?。?）圖像文件的命名：紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中的每一份文件，都有一個(gè)與之相對(duì)應(yīng)的唯一檔號(hào)，以該檔號(hào)為這份文件掃描后的圖像文件命名。多頁(yè)文件可采用該檔號(hào)建立相應(yīng)文件夾，按頁(yè)碼順序?qū)D像文件命名。

　　5、目錄建庫(kù)

　?。?）數(shù)據(jù)格式選擇：目錄建庫(kù)選擇通用的數(shù)據(jù)格式。所選定的數(shù)據(jù)格式應(yīng)能直接或間接通過(guò)XML文檔進(jìn)行數(shù)據(jù)交換。

　?。?）檔案著錄：按照《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18）的要求進(jìn)行著錄，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。

　?。?）目錄數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查：采用人工校對(duì)或軟件自動(dòng)校對(duì)的方式，對(duì)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建庫(kù)質(zhì)量進(jìn)行檢查。核對(duì)著錄項(xiàng)目是否完整、著錄內(nèi)容是否規(guī)范、準(zhǔn)確，發(fā)現(xiàn)不合格的數(shù)據(jù)應(yīng)要求進(jìn)行修改或重錄。

　　6、數(shù)據(jù)掛接

　　數(shù)據(jù)掛接又稱數(shù)據(jù)匹配，是數(shù)字歸檔中為保證數(shù)字檔案的準(zhǔn)確性和完整性所需要的流程。借助軟件對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中的目錄數(shù)據(jù)與對(duì)應(yīng)的數(shù)字檔案進(jìn)行匹配掛接，并逐條對(duì)掛接結(jié)果進(jìn)行檢查，包括目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字檔案對(duì)應(yīng)的準(zhǔn)確性、已掛接數(shù)字檔案與實(shí)際掃描數(shù)量的一致性、數(shù)字檔案是否能正常打開等，以實(shí)現(xiàn)準(zhǔn)確關(guān)聯(lián)。

　　7、檔案還原裝訂

　　掃描工作完成后，拆除過(guò)裝訂物的檔案應(yīng)按檔案保管的要求重新裝訂?；謴?fù)裝訂時(shí)，應(yīng)注意保持檔案的排列順序不變，做到安全、準(zhǔn)確、無(wú)遺漏。檔案裝訂分為整卷裝訂和按件裝訂兩種。通常采用三孔一線方法裝訂；文件很薄時(shí)，也可采用縫紉機(jī)扎線裝訂，但線腳不宜過(guò)密，以免出現(xiàn)折斷檔案現(xiàn)象。

　　8、數(shù)據(jù)驗(yàn)收

　　項(xiàng)目驗(yàn)收是檔案數(shù)字化加工中，用于確保數(shù)字化后的檔案符合所需質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的過(guò)程。這通常涉及對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行一系列測(cè)試和檢查，以驗(yàn)證它們具有足夠的質(zhì)量并符合指定的標(biāo)準(zhǔn)。這其中包括圖像掃描、檢查處理數(shù)據(jù)匹配步驟中可能存在的錯(cuò)誤、遺漏或其他問(wèn)題。在某些情況下，項(xiàng)目驗(yàn)收測(cè)試還可能涉及使用專門的軟件工具來(lái)完成該過(guò)程，以確保符合所需標(biāo)準(zhǔn)。

　　9、數(shù)據(jù)移交

　　可以通過(guò)各種不同的存儲(chǔ)技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)，例如：硬盤驅(qū)動(dòng)器、網(wǎng)絡(luò)連接的存儲(chǔ)設(shè)備或云服務(wù)器等。所使用的具體技術(shù)將取決于傳輸圖像的數(shù)量，以及相關(guān)檔案管理部門的要求。這樣就可以確保數(shù)字檔案被妥善存儲(chǔ)和保護(hù)，并可供將來(lái)訪問(wèn)和使用。

　　總之，檔案數(shù)字化加工掃描流程通過(guò)技術(shù)手段有效地提升了信息管理的效率和可靠性。然而，實(shí)施過(guò)程中需要細(xì)致的規(guī)劃和嚴(yán)格的質(zhì)量控制，以確保數(shù)字化文件的完整性和可訪問(wèn)性。隨著技術(shù)的進(jìn)步和需求的增加，數(shù)字化檔案管理將繼續(xù)發(fā)展，并在各個(gè)領(lǐng)域發(fā)揮更大的作用。

　　檔案數(shù)字化加工掃描格式類型

　　在進(jìn)行紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描時(shí)，需要選擇適當(dāng)?shù)奈募袷絹?lái)存儲(chǔ)掃描后的圖像或文檔。紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描格式是為了方便存儲(chǔ)、管理和利用數(shù)字化檔案而選擇的一種將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換為數(shù)字形式時(shí)所使用的特定文件格式。紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描格式包括以下這些類型：

　　1、PDF（Portable Document Format）：PDF是一種通用的文檔格式，可以存儲(chǔ)文本、圖像、表格和其他多媒體內(nèi)容。PDF文件可以在各種設(shè)備和操作系統(tǒng)上保持一致的呈現(xiàn)效果，并且支持文本搜索和可編輯性。

　　2、JPEG（Joint Photographic Experts Group）：這是一種廣泛使用的圖像格式，適合存儲(chǔ)彩色照片和復(fù)雜圖像。它采用有損壓縮，可以在文件大小和圖像質(zhì)量之間取得平衡。

　　3、PNG（Portable Network Graphics）：PNG是一種支持透明背景和壓縮的圖像格式。它適合存儲(chǔ)圖標(biāo)、簡(jiǎn)單圖形和帶有透明度的圖像。

　　4、TIFF（Tagged Image File Format）：這是一種無(wú)損的圖像格式，適合保存高質(zhì)量的圖像。TIFF文件通常比JPEG文件更大，但可以保留更多的細(xì)節(jié)和顏色信息。

　　5、OCR（光學(xué)字符識(shí)別）：OCR不是一種文件格式，而是一種技術(shù)，可以將掃描的紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)換為可編輯的文本文檔。OCR技術(shù)可以將掃描后的圖像中的文字識(shí)別出來(lái)，并生成可編輯的文本文件。

　　6、DOC（Microsoft Word文檔）：DOC格式是Microsoft Word的原始文檔格式，可以存儲(chǔ)文本、表格、圖像和其他格式的內(nèi)容。DOC文件可以在Microsoft Word程序中進(jìn)行編輯和處理。

　　7、TXT（純文本文檔）：TXT格式是一種純文本格式，只能存儲(chǔ)文本內(nèi)容，不支持文本格式和圖像。TXT文件可以在各種文本編輯器中打開和編輯。

　　總之，選擇中博奧檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行檔案數(shù)字化加工時(shí)，需要依據(jù)具體的需求和應(yīng)用場(chǎng)景，來(lái)選擇不同特點(diǎn)和用途的紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描格式，具體來(lái)說(shuō)，需要考慮文件類型、可編輯性、文件大小、存儲(chǔ)需求以及兼容性和可訪問(wèn)性等因素來(lái)確定最合適的格式。

　　檔案數(shù)字化加工掃描如何最大程度的保持原貌

　　在現(xiàn)代社會(huì)，檔案數(shù)字化加工掃描已成為保護(hù)和利用歷史檔案的重要方法。然而，如何在數(shù)字化過(guò)程中最大程度地保持檔案的原貌和完整性是一個(gè)關(guān)鍵問(wèn)題。這不僅涉及到技術(shù)方面的挑戰(zhàn)，還需要合適的策略和操作流程來(lái)確保檔案的真實(shí)再現(xiàn)和長(zhǎng)期保存價(jià)值。

　　1檔案掃描

　　檔案掃描要根據(jù)紙質(zhì)檔案原件的實(shí)際情況、數(shù)字化目的、數(shù)字化規(guī)模、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和存儲(chǔ)條件等選擇相應(yīng)的掃描設(shè)備，進(jìn)行相關(guān)參數(shù)的設(shè)置和調(diào)整。

　　①色彩模式

　　掃描色彩模式分為彩色、灰度、黑白。

　　色彩模式會(huì)對(duì)圖像大小產(chǎn)生影響。在不考慮壓縮等其他影響因素的情況下，三種色彩模式掃描的圖像大小的關(guān)系可簡(jiǎn)單表述為：24位彩色圖像大小是8位灰色圖像的3倍，黑白圖像的24倍。

　　色彩模式還會(huì)對(duì)圖像清晰度產(chǎn)生影響。對(duì)于影像清晰、檔案原件色彩簡(jiǎn)單、對(duì)比強(qiáng)烈的原件，如白紙黑字的普通打印文件，在其他條件均調(diào)到最佳的情況下，采取三種色彩模式掃描的圖像清晰程度差異不明顯。而對(duì)于影像不夠清晰，或檔案原件色彩豐富，以及對(duì)比不夠強(qiáng)烈的原件，采取彩色模式掃描的圖像，在展現(xiàn)檔案原件細(xì)節(jié)、清晰程度等方面要明顯優(yōu)于灰度模式或黑白模式掃描的圖像。

　　因此，一般要求全部采用彩色模式進(jìn)行掃描。在實(shí)際的數(shù)字化過(guò)程中，各單位要根據(jù)數(shù)字化成果應(yīng)用要求、實(shí)際可承受的存儲(chǔ)容量以及原件情況等因素，來(lái)確定色彩模式參數(shù)。頁(yè)面中有紅頭、印章或插有照片、彩色插圖、多色彩文字等的檔案，應(yīng)采用彩色模式進(jìn)行掃描。頁(yè)面為黑白兩色，并且字跡清晰、不帶插圖的檔案，也可采用黑白二值模式進(jìn)行掃描。頁(yè)面為黑白兩色，但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案，也可采用灰度模式掃描。

　　②分辨率

　　分辨率是指單位長(zhǎng)度內(nèi)圖像包含的點(diǎn)數(shù)或像素?cái)?shù)，一般用每英寸點(diǎn)數(shù)（dpi)表示。分辨率對(duì)掃描圖像大小和清晰程度以及掃描時(shí)長(zhǎng)都有直接影響。掃描圖像分辨率越高，所占用的掃描時(shí)間越長(zhǎng)，文件也會(huì)越大，圖像清晰程度越好。但是，分辨率在調(diào)高到一定程度時(shí)，分辨率的增加并不會(huì)明顯改善清晰程度，而其所需的存儲(chǔ)空間則會(huì)明顯增加。因此，實(shí)際工作中，應(yīng)根據(jù)可接受的圖像大小和清晰程度的具體情況來(lái)選擇合適的分辨率。

　　在現(xiàn)有技術(shù)條件下，綜合考慮不同檔案部門基礎(chǔ)條件的差異，一般要求掃描分辨率個(gè)小于200dpi.如文字偏小集，清晰度較差時(shí)，建議掃描分辨率不小于300dpi.如有計(jì)算機(jī)輸出縮微攝影（COM)仿具復(fù)制、印刷出版等其他用途時(shí)，可根據(jù)需要調(diào)整掃描分辨率，需要進(jìn)行COM輸出的檔案，掃描分辨率建議不小于300dpi;需要進(jìn)行高精度仿真復(fù)制的檔案，掃描分辨率建議不小于600dp;需要進(jìn)行印刷出版的檔案，可結(jié)合檔案幅面、印刷出版幅面、印刷精度要求等選擇合適的分辨率。

　?、鄞鎯?chǔ)格式

　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化圖像應(yīng)存為TIFF、JPEG、JPEG2000等通用格式，壓縮率的選擇可根據(jù)實(shí)際應(yīng)用的需求而定。

　　TIFF可以實(shí)現(xiàn)對(duì)圖像的無(wú)壓縮存儲(chǔ)，能保持原有圖像的顏色和層次，但占用存儲(chǔ)空間很大。JPEG是一種有損壓縮格式，在采用較高壓縮率的同時(shí)能獲得較好的圖像質(zhì)量；JPEG具有調(diào)節(jié)圖像的功能，允許用不同的壓縮比例對(duì)文件壓縮，方便在圖像質(zhì)量和文件大小之間找到平衡點(diǎn)，其應(yīng)用也非常廣泛。目前各類瀏覽器均支持JPEG這種圖像格式。JPEG2000既支持無(wú)損壓縮，也支持有損壓縮。JPEG2000在相同圖像質(zhì)量條件下可以獲得比JPEG更高的壓縮比，而且能夠?qū)崿F(xiàn)圖像的漸進(jìn)傳輸。

　　2圖像處理

　　圖像處理包含圖像拼接、旋轉(zhuǎn)與糾偏、裁邊、去污、圖像質(zhì)量檢查等工作。

　　“裝潢者，書之司命也”（明·周嘉胄《裝潢志》）正如裝裱之于書畫，好的圖像處理甚至可以彌補(bǔ)掃描的缺陷。需要的是耐心細(xì)致的工匠精神。

　　國(guó)家檔案局還頒布了《錄音錄像檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T62-2017),與《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》一樣在2018年1月1日開始實(shí)施。從這里我們可以看到“消滅存量”的工作正在全面加快速度。在存量檔案數(shù)字化工作中，我們應(yīng)當(dāng)積極采用人工處理與自動(dòng)化處理相結(jié)合的方式，提高數(shù)字化工作的效率，加快檔案數(shù)字化工作的步伐，盡快實(shí)現(xiàn)“消滅存量”的目標(biāo)。

　　總之，檔案數(shù)字化加工掃描應(yīng)當(dāng)注重精準(zhǔn)的掃描設(shè)備選用、標(biāo)準(zhǔn)化的操作流程設(shè)計(jì)以及嚴(yán)格的質(zhì)量控制，以確保數(shù)字化檔案盡可能地保持原始檔案的原貌和信息完整性。這種方法不僅有助于保護(hù)和傳承文化遺產(chǎn)，還為學(xué)術(shù)研究和社會(huì)記憶的持續(xù)貢獻(xiàn)提供了有力支持。

　　檔案數(shù)字化加工掃描優(yōu)勢(shì)

　　隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案數(shù)字化加工掃描在各行各業(yè)中逐漸成為不可或缺的重要工具。無(wú)論是政府機(jī)構(gòu)、企業(yè)還是文化機(jī)構(gòu)，都逐漸意識(shí)到將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化的重要性。數(shù)字化加工掃描不僅提高了信息管理效率，還為信息的長(zhǎng)期保存和共享提供了便利。

　　1.提高信息檢索效率：

　　檔案數(shù)字化后，可以利用電子搜索工具快速檢索關(guān)鍵字或特定信息，大大提高了信息的檢索效率和精確度。

　　傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案檢索需要大量的時(shí)間和人力，而數(shù)字化后的檔案可以實(shí)現(xiàn)秒級(jí)響應(yīng)，極大地節(jié)約了工作時(shí)間。

　　2.節(jié)省空間和成本：

　　紙質(zhì)檔案需要大量的存儲(chǔ)空間和專人管理，而數(shù)字化后的檔案可以存儲(chǔ)在電子設(shè)備或云端，極大地節(jié)省了空間成本。

　　同時(shí)，減少了紙張、墨水、打印機(jī)等耗材的使用，降低了長(zhǎng)期運(yùn)營(yíng)成本。

　　3.增強(qiáng)檔案的安全性和可持續(xù)性：

　　電子檔案可以設(shè)置嚴(yán)格的權(quán)限控制和加密機(jī)制，保護(hù)檔案信息的安全性。

　　數(shù)字化檔案不受紙張老化、蟲蛀等自然因素的影響，可以長(zhǎng)期保存和持續(xù)訪問(wèn)，確保檔案信息的持久性和可持續(xù)性。

　　4.便于信息共享和協(xié)作：

　　數(shù)字化檔案可以輕松實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程訪問(wèn)和共享，不受地域和時(shí)間限制，提高了信息的共享和協(xié)作效率。

　　多人同時(shí)編輯、評(píng)論和審批檔案變得更加簡(jiǎn)單和高效，有利于團(tuán)隊(duì)協(xié)作和決策制定。

　　綜上所述，檔案數(shù)字化加工掃描不僅在信息管理方面帶來(lái)了顯著的效率提升，還在資源利用、安全性和可持續(xù)性等多個(gè)方面都有明顯優(yōu)勢(shì)。隨著技術(shù)的進(jìn)步和應(yīng)用的普及，數(shù)字化檔案的重要性將進(jìn)一步凸顯，成為現(xiàn)代組織和機(jī)構(gòu)提升管理水平和服務(wù)效能的重要工具之一。