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數(shù)字化加工掃描是將紙質(zhì)檔案、文件或圖片轉(zhuǎn)換為電子格式的過程,其流程包括準備工作、掃描處理和質(zhì)量控制等關(guān)鍵步驟。下面將為您介紹檔案數(shù)字化加工掃描的步驟:
麗江檔案數(shù)字化加工掃描
1、數(shù)字化前期準備
前期準備包括選定數(shù)字化處理場所,篩選需要掃描的紙質(zhì)檔案。其中處理場所應確??臻g布局合理,掃描設(shè)備完善,數(shù)字化處理軟件齊備,并具備合格的消防和安防系統(tǒng)。準備紙質(zhì)檔案,需要按類型、日期或其他相關(guān)標準對文件進行排序,并確保沒有任何污垢其他可能影響掃描圖像質(zhì)量的損壞,以保障掃描過程順利、有效的進行。
2、檔案掃描
檔案掃描是紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化數(shù)字檔案的關(guān)鍵步驟。檔案掃描可以使用各種不同的掃描設(shè)備來完成,例如:平板掃描儀、工程掃描儀或鼓式掃描儀。具體使用什么掃描儀將取決于所掃描文件的類型和數(shù)量,以及所需的分辨率和其他因素。原件的掃描與存儲格式應完全按照國家檔案管理的統(tǒng)一標準進行,對實際掃描卷數(shù)、每卷的頁數(shù)要做好登記。
3、圖像處理
?。?)圖像數(shù)據(jù)質(zhì)量檢驗:
對圖像偏斜度、清晰度、失真度等進行檢查。發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時,應重新進行圖像的處理。
由于操作不當,造成掃描的圖像文件不完整或無法清晰識別時,應重新掃描。
發(fā)現(xiàn)文件漏掃時,應及時補掃并正確插入圖像。
發(fā)現(xiàn)掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時,應及時進行調(diào)整。
認真填寫相關(guān)表單,記錄質(zhì)檢結(jié)果和處理意見
?。?)糾偏:對出現(xiàn)偏斜的圖像應進行糾偏處理,以達到視覺上基本不感覺偏斜為準。對方向不正確的圖像應進行旋轉(zhuǎn)還原,以符合閱讀習慣。
?。?)去污:對圖像頁面中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)如黑點、黑線、黑框、黑邊等應進行去污處理。處理過程中應遵循在不影響可懂度的前提下展現(xiàn)檔案原貌的原則。
?。?)圖像拼接:對大幅面檔案進行分區(qū)掃描形成的多幅圖像,應進行拼接處理,合并為一個完整的圖像,以保證檔案數(shù)字化圖像的整體性。
(5)裁邊處理:采用彩色模式掃描的圖像應進行裁邊處理,去除多余的白邊,以有效縮小圖像文件的容量,節(jié)省存儲空間。
4、圖像存儲
?。?)存儲格式:批量掃描后形成的圖像文件在存儲時一般應進行壓縮。圖像壓縮指消除圖像冗余或?qū)D像近似的任一種過程,其目的是對圖像以更緊湊的形式表示。紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中,較常見的有TIFF(G4)、JPEG等壓縮格式。采用黑白二值模式掃描的圖像文件,一般采用TIFF(G4)格式存儲。采用灰模式和彩色模式掃描的文件,一般采用JPEG格式存儲。存儲時壓縮率的選擇,應以保證掃描的圖像清晰可讀的前提下,盡量減小存儲容量為準則。提供網(wǎng)絡(luò)查詢的掃描圖像,也可存儲為CEB、PDF或其他格式。
?。?)圖像文件的命名:紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫中的每一份文件,都有一個與之相對應的唯一檔號,以該檔號為這份文件掃描后的圖像文件命名。多頁文件可采用該檔號建立相應文件夾,按頁碼順序?qū)D像文件命名。
5、目錄建庫
?。?)數(shù)據(jù)格式選擇:目錄建庫選擇通用的數(shù)據(jù)格式。所選定的數(shù)據(jù)格式應能直接或間接通過XML文檔進行數(shù)據(jù)交換。
?。?)檔案著錄:按照《檔案著錄規(guī)則》(DA/T18)的要求進行著錄,建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫。
?。?)目錄數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查:采用人工校對或軟件自動校對的方式,對目錄數(shù)據(jù)庫的建庫質(zhì)量進行檢查。核對著錄項目是否完整、著錄內(nèi)容是否規(guī)范、準確,發(fā)現(xiàn)不合格的數(shù)據(jù)應要求進行修改或重錄。
6、數(shù)據(jù)掛接
數(shù)據(jù)掛接又稱數(shù)據(jù)匹配,是數(shù)字歸檔中為保證數(shù)字檔案的準確性和完整性所需要的流程。借助軟件對數(shù)據(jù)庫中的目錄數(shù)據(jù)與對應的數(shù)字檔案進行匹配掛接,并逐條對掛接結(jié)果進行檢查,包括目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字檔案對應的準確性、已掛接數(shù)字檔案與實際掃描數(shù)量的一致性、數(shù)字檔案是否能正常打開等,以實現(xiàn)準確關(guān)聯(lián)。
7、檔案還原裝訂
掃描工作完成后,拆除過裝訂物的檔案應按檔案保管的要求重新裝訂?;謴脱b訂時,應注意保持檔案的排列順序不變,做到安全、準確、無遺漏。檔案裝訂分為整卷裝訂和按件裝訂兩種。通常采用三孔一線方法裝訂;文件很薄時,也可采用縫紉機扎線裝訂,但線腳不宜過密,以免出現(xiàn)折斷檔案現(xiàn)象。
8、數(shù)據(jù)驗收
項目驗收是檔案數(shù)字化加工中,用于確保數(shù)字化后的檔案符合所需質(zhì)量標準和規(guī)范的過程。這通常涉及對數(shù)字檔案進行一系列測試和檢查,以驗證它們具有足夠的質(zhì)量并符合指定的標準。這其中包括圖像掃描、檢查處理數(shù)據(jù)匹配步驟中可能存在的錯誤、遺漏或其他問題。在某些情況下,項目驗收測試還可能涉及使用專門的軟件工具來完成該過程,以確保符合所需標準。
9、數(shù)據(jù)移交
可以通過各種不同的存儲技術(shù)來實現(xiàn),例如:硬盤驅(qū)動器、網(wǎng)絡(luò)連接的存儲設(shè)備或云服務器等。所使用的具體技術(shù)將取決于傳輸圖像的數(shù)量,以及相關(guān)檔案管理部門的要求。這樣就可以確保數(shù)字檔案被妥善存儲和保護,并可供將來訪問和使用。
總之,數(shù)字化加工掃描已成為管理和保存檔案的重要方式。通過適當?shù)牧鞒淘O(shè)計和質(zhì)量控制,可以有效地提高檔案的存取效率、節(jié)約空間資源,并保護重要歷史和文化遺產(chǎn)。
檔案數(shù)字化加工掃描如何最大程度保持原貌
在當前數(shù)字化時代,檔案數(shù)字化加工掃描技術(shù)的發(fā)展日新月異,為保留和傳承文化遺產(chǎn)提供了重要的工具和手段。然而,如何在數(shù)字化加工掃描過程中最大程度地保持原始檔案的原貌,成為了一個關(guān)鍵的挑戰(zhàn)和探索點。
1檔案掃描
檔案掃描要根據(jù)紙質(zhì)檔案原件的實際情況、數(shù)字化目的、數(shù)字化規(guī)模、計算機網(wǎng)絡(luò)和存儲條件等選擇相應的掃描設(shè)備,進行相關(guān)參數(shù)的設(shè)置和調(diào)整。
①色彩模式
掃描色彩模式分為彩色、灰度、黑白。
色彩模式會對圖像大小產(chǎn)生影響。在不考慮壓縮等其他影響因素的情況下,三種色彩模式掃描的圖像大小的關(guān)系可簡單表述為:24位彩色圖像大小是8位灰色圖像的3倍,黑白圖像的24倍。
色彩模式還會對圖像清晰度產(chǎn)生影響。對于影像清晰、檔案原件色彩簡單、對比強烈的原件,如白紙黑字的普通打印文件,在其他條件均調(diào)到最佳的情況下,采取三種色彩模式掃描的圖像清晰程度差異不明顯。而對于影像不夠清晰,或檔案原件色彩豐富,以及對比不夠強烈的原件,采取彩色模式掃描的圖像,在展現(xiàn)檔案原件細節(jié)、清晰程度等方面要明顯優(yōu)于灰度模式或黑白模式掃描的圖像。
因此,一般要求全部采用彩色模式進行掃描。在實際的數(shù)字化過程中,各單位要根據(jù)數(shù)字化成果應用要求、實際可承受的存儲容量以及原件情況等因素,來確定色彩模式參數(shù)。頁面中有紅頭、印章或插有照片、彩色插圖、多色彩文字等的檔案,應采用彩色模式進行掃描。頁面為黑白兩色,并且字跡清晰、不帶插圖的檔案,也可采用黑白二值模式進行掃描。頁面為黑白兩色,但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案,也可采用灰度模式掃描。
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分辨率是指單位長度內(nèi)圖像包含的點數(shù)或像素數(shù),一般用每英寸點數(shù)(dpi)表示。分辨率對掃描圖像大小和清晰程度以及掃描時長都有直接影響。掃描圖像分辨率越高,所占用的掃描時間越長,文件也會越大,圖像清晰程度越好。但是,分辨率在調(diào)高到一定程度時,分辨率的增加并不會明顯改善清晰程度,而其所需的存儲空間則會明顯增加。因此,實際工作中,應根據(jù)可接受的圖像大小和清晰程度的具體情況來選擇合適的分辨率。
在現(xiàn)有技術(shù)條件下,綜合考慮不同檔案部門基礎(chǔ)條件的差異,一般要求掃描分辨率個小于200dpi.如文字偏小密集,清晰度較差時,建議掃描分辨率不小于300dpi.如有計算機輸出縮微攝影(COM)仿具復制、印刷出版等其他用途時,可根據(jù)需要調(diào)整掃描分辨率,需要進行COM輸出的檔案,掃描分辨率建議不小于300dpi;需要進行高精度仿真復制的檔案,掃描分辨率建議不小于600dp;需要進行印刷出版的檔案,可結(jié)合檔案幅面、印刷出版幅面、印刷精度要求等選擇合適的分辨率。
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紙質(zhì)檔案數(shù)字化圖像應存為TIFF、JPEG、JPEG2000等通用格式,壓縮率的選擇可根據(jù)實際應用的需求而定。
TIFF可以實現(xiàn)對圖像的無壓縮存儲,能保持原有圖像的顏色和層次,但占用存儲空間很大。JPEG是一種有損壓縮格式,在采用較高壓縮率的同時能獲得較好的圖像質(zhì)量;JPEG具有調(diào)節(jié)圖像的功能,允許用不同的壓縮比例對文件壓縮,方便在圖像質(zhì)量和文件大小之間找到平衡點,其應用也非常廣泛。目前各類瀏覽器均支持JPEG這種圖像格式。JPEG2000既支持無損壓縮,也支持有損壓縮。JPEG2000在相同圖像質(zhì)量條件下可以獲得比JPEG更高的壓縮比,而且能夠?qū)崿F(xiàn)圖像的漸進傳輸。
2圖像處理
圖像處理包含圖像拼接、旋轉(zhuǎn)與糾偏、裁邊、去污、圖像質(zhì)量檢查等工作。
“裝潢者,書之司命也”(明·周嘉胄《裝潢志》)正如裝裱之于書畫,好的圖像處理甚至可以彌補掃描的缺陷。需要的是耐心細致的工匠精神。
國家檔案局還頒布了《錄音錄像檔案數(shù)字化規(guī)范》(DA/T62-2017),與《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》一樣在2018年1月1日開始實施。從這里我們可以看到“消滅存量”的工作正在全面加快速度。在存量檔案數(shù)字化工作中,我們應當積極采用人工處理與自動化處理相結(jié)合的方式,提高數(shù)字化工作的效率,加快檔案數(shù)字化工作的步伐,盡快實現(xiàn)“消滅存量”的目標。
總之,檔案數(shù)字化加工掃描的最大程度保持原貌并非簡單的技術(shù)操作,而是需要深入的技術(shù)研究和操作規(guī)范,以及對文化遺產(chǎn)保護的高度重視。只有通過不斷的技術(shù)創(chuàng)新和專業(yè)標準的制定,我們才能更好地實現(xiàn)數(shù)字化時代對文化遺產(chǎn)保護與傳承的使命。
檔案數(shù)字化加工掃描格式類型
在進行紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描時,需要選擇適當?shù)奈募袷絹泶鎯呙韬蟮膱D像或文檔。紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描格式是為了方便存儲、管理和利用數(shù)字化檔案而選擇的一種將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換為數(shù)字形式時所使用的特定文件格式。紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描格式包括以下這些類型:
1、PDF(Portable Document Format):PDF是一種通用的文檔格式,可以存儲文本、圖像、表格和其他多媒體內(nèi)容。PDF文件可以在各種設(shè)備和操作系統(tǒng)上保持一致的呈現(xiàn)效果,并且支持文本搜索和可編輯性。
2、JPEG(Joint Photographic Experts Group):這是一種廣泛使用的圖像格式,適合存儲彩色照片和復雜圖像。它采用有損壓縮,可以在文件大小和圖像質(zhì)量之間取得平衡。
3、PNG(Portable Network Graphics):PNG是一種支持透明背景和壓縮的圖像格式。它適合存儲圖標、簡單圖形和帶有透明度的圖像。
4、TIFF(Tagged Image File Format):這是一種無損的圖像格式,適合保存高質(zhì)量的圖像。TIFF文件通常比JPEG文件更大,但可以保留更多的細節(jié)和顏色信息。
5、OCR(光學字符識別):OCR不是一種文件格式,而是一種技術(shù),可以將掃描的紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)換為可編輯的文本文檔。OCR技術(shù)可以將掃描后的圖像中的文字識別出來,并生成可編輯的文本文件。
6、DOC(Microsoft Word文檔):DOC格式是Microsoft Word的原始文檔格式,可以存儲文本、表格、圖像和其他格式的內(nèi)容。DOC文件可以在Microsoft Word程序中進行編輯和處理。
7、TXT(純文本文檔):TXT格式是一種純文本格式,只能存儲文本內(nèi)容,不支持文本格式和圖像。TXT文件可以在各種文本編輯器中打開和編輯。
總之,選擇中博奧檔案管理系統(tǒng)進行檔案數(shù)字化加工時,需要依據(jù)具體的需求和應用場景,來選擇不同特點和用途的紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描格式,具體來說,需要考慮文件類型、可編輯性、文件大小、存儲需求以及兼容性和可訪問性等因素來確定最合適的格式。
檔案數(shù)字化加工掃描優(yōu)勢
在當今數(shù)字化時代,檔案數(shù)字化加工掃描技術(shù)正日益成為組織管理和信息存儲的關(guān)鍵工具。這種技術(shù)不僅提升了檔案管理的效率和可靠性,還為信息的長期保存和便捷訪問提供了全新的解決方案。以下將詳細探討檔案數(shù)字化加工掃描的優(yōu)勢。
1.提升信息訪問效率:
檔案數(shù)字化后,文檔可以通過電子化方式存儲和管理,大大簡化了信息的檢索過程。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案需要耗費大量時間和人力在檢索、歸檔和保管上,而數(shù)字化檔案則通過關(guān)鍵詞搜索等功能,使得信息可以秒級響應地被訪問到。
2.保障信息安全:
數(shù)字化檔案不僅可以設(shè)定嚴格的訪問權(quán)限,確保只有授權(quán)人員可以查閱特定信息,而且通過備份和加密等技術(shù)手段,能夠有效防止信息泄露和災難損失,提升了信息安全性和可靠性。
3.節(jié)約空間和資源:
紙質(zhì)檔案需要大量的存儲空間和管理成本,而數(shù)字化檔案則能夠節(jié)約物理空間,減少了存儲和維護的費用。此外,數(shù)字化檔案也減少了對印刷和復印機等設(shè)備的依賴,節(jié)約了相關(guān)資源的消耗。
4.促進信息共享與協(xié)作:
數(shù)字化檔案可以輕松實現(xiàn)跨地域、跨部門的信息共享與協(xié)作,有利于組織內(nèi)部溝通與協(xié)調(diào)。通過電子化方式,團隊成員可以即時訪問和編輯需要的文檔,從而提升工作效率和協(xié)作能力。
綜上所述,檔案數(shù)字化加工掃描技術(shù)以其高效、安全、節(jié)約資源和促進協(xié)作的優(yōu)勢,成為現(xiàn)代組織管理不可或缺的重要工具。因此,推動檔案數(shù)字化加工掃描在實踐中的廣泛應用,是一個具有重要戰(zhàn)略意義的發(fā)展方向。