檔案是檔案是指人們?cè)诟黜?xiàng)社會(huì)活動(dòng)中直接形成的各種形式的具有保存價(jià)值的原始記錄。檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)檔案進(jìn)行整理加工并歸檔，將雜亂的檔案資源進(jìn)行整合，可以更加方便檔案的管理和利用。近幾年，隨著社會(huì)迅速發(fā)展，各組織內(nèi)檔案數(shù)量不斷增加，社會(huì)上出現(xiàn)了一些專(zhuān)門(mén)提供檔案整理服務(wù)的外包公司，為企事業(yè)單位和各種組織提供相關(guān)服務(wù)。

　　一、檔案整理服務(wù)應(yīng)遵循的原則：

　　1.充分利用原有的整理基礎(chǔ)。該項(xiàng)原則指的是在進(jìn)行檔案整理工作時(shí)，要充分重視和利用原有的整理基礎(chǔ)，重視前人的勞動(dòng)成果，不能輕易改變?cè)瓉?lái)檔案整理的歷史面貌。

　　2.檔案的整理必須檔案間原有的歷史聯(lián)系，包括時(shí)間、來(lái)源和內(nèi)容三個(gè)方面。按照檔案文件的形成規(guī)律，保持檔案文件在形成活動(dòng)中的固有聯(lián)系，整理組成有機(jī)的整體，這樣才更加利于檔案整體價(jià)值的發(fā)揮。

　　3.檔案的整理必須便于保管和利用。便于保管和利用可以說(shuō)是檔案整理工作的基本出發(fā)點(diǎn)和最終要求。比如有些涉密檔案不可以對(duì)外公開(kāi)，其整理工作就需要特別注意隱私和信息保密，不可以混合整理，要配備專(zhuān)門(mén)的涉密人員在保密場(chǎng)所進(jìn)行整理工作。

　　二、外包公司檔案整理服務(wù)的主要內(nèi)容：

　　1. 檔案分類(lèi)與歸檔。根據(jù)客戶(hù)要求，對(duì)客戶(hù)所提供的檔案按照一定的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類(lèi)歸檔，確保檔案存放清晰有條理，便于檔案的查找，保證檔案的完整性。

　　2. 檔案管理咨詢(xún)。外包公司可以為客戶(hù)提供檔案管理方面的咨詢(xún)服務(wù)，并幫助客戶(hù)制定檔案管理制度和流程，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。

　　3. 檔案數(shù)字化處理。隨著信息技術(shù)的進(jìn)步，檔案整理也走上了數(shù)字化轉(zhuǎn)型的道路，檔案數(shù)字化的應(yīng)用范圍越來(lái)越廣。主要就是將客戶(hù)所提供的實(shí)體檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，轉(zhuǎn)換成數(shù)字檔案，并提供電子檔案的存儲(chǔ)和管理服務(wù)。

　　三、長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，檔案數(shù)字化未來(lái)在我國(guó)檔案管理領(lǐng)域會(huì)越來(lái)越普及，推動(dòng)檔案信息的整合和共享。在進(jìn)行檔案數(shù)字化工作時(shí)應(yīng)注意：

　　1. 檔案數(shù)字化前期準(zhǔn)備。在數(shù)字化加工前，要明確數(shù)字化的目標(biāo)和范圍，確定那些檔案需要優(yōu)先進(jìn)行數(shù)字化處理。還應(yīng)注意對(duì)需要掃描加工的檔案進(jìn)行清查和預(yù)處理，明確記錄檔案的基本情況和數(shù)量，避免檔案丟失、缺頁(yè)等問(wèn)題，同時(shí)對(duì)實(shí)體檔案上會(huì)影響掃描的污漬、灰塵等進(jìn)行清理，確保后續(xù)數(shù)字化工作的有序進(jìn)行。

　　2. 在數(shù)字化過(guò)程中，既要保護(hù)原件檔案不受損壞，又要確保數(shù)字檔案的質(zhì)量和完整性。一方面，雖然傳統(tǒng)的檔案整理住建部能適應(yīng)時(shí)代需要，但檔案原件仍是重要的憑證和原始記錄，應(yīng)對(duì)其進(jìn)行妥善保管。在掃描過(guò)程中要根據(jù)檔案的實(shí)際情況選擇合適的設(shè)備，如若檔案較為脆弱，則在掃描過(guò)程中要尤其注意。另一方面，掃描后要對(duì)圖像進(jìn)行一一檢查，對(duì)不符合要求的圖像進(jìn)行處理，確保數(shù)字化后的電子檔案能夠真實(shí)、客觀的反映檔案內(nèi)容。

　　3. 數(shù)字化操作人員的培訓(xùn)與管理。檔案整理對(duì)任何一個(gè)組織來(lái)說(shuō)都不是小事。檔案機(jī)構(gòu)在選擇外包公司時(shí)，應(yīng)注意公司操作人員的綜合素質(zhì)與能力。一是要確保相關(guān)人員經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，熟悉操作流程和設(shè)備使用方法，有檔案數(shù)字化處理經(jīng)驗(yàn)。二是要建立明確的人員管理制度，加強(qiáng)人員管理，注重人員的保密意識(shí)和責(zé)任感，確保檔案信息的安全。

　　綜上，可以說(shuō)檔案整理在檔案管理的全流程中有著十分重要的地位，各個(gè)檔案機(jī)構(gòu)在管理檔案時(shí)，都應(yīng)注重檔案的整理工作。檔案數(shù)字化為檔案事業(yè)提供了新的思路和發(fā)展路徑，企事業(yè)單位、社會(huì)組織等可以與專(zhuān)業(yè)的檔案數(shù)字化外包公司合作，將組織內(nèi)實(shí)體檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，把檔案信息的利用和管理都從線下轉(zhuǎn)換到線上，可以助力檔案事業(yè)的轉(zhuǎn)型發(fā)展，最大程度發(fā)揮檔案的價(jià)值，提升檔案利用率，提升檔案的現(xiàn)代化、智能化管理水平。