紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本環(huán)節(jié)主要包括：檔案前處理、目錄數(shù)據(jù)庫建立、檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)字化成果驗(yàn)收與移交等。檔案數(shù)字化工作六大環(huán)節(jié)緊密相連。任何一個(gè)環(huán)節(jié)出問題都會影響數(shù)字化的質(zhì)量。這就要求我們在數(shù)字化加工各個(gè)環(huán)節(jié)中都要把好質(zhì)量關(guān)，因此，在檔案加工過程中，檔案數(shù)字化工作領(lǐng)導(dǎo)小組就要將負(fù)責(zé)監(jiān)督審核每個(gè)環(huán)節(jié)工作質(zhì)量的人員落實(shí)到位，小組成員定期對數(shù)字化加工過程進(jìn)行合規(guī)性審查，檢查分析項(xiàng)目實(shí)施過程中是否存在違規(guī)問題，要不定時(shí)對加工人員的工作進(jìn)行細(xì)致的評審，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題、協(xié)調(diào)和解決問題。

1.檔案前處理。檔案前處理作為數(shù)字化加工的第一環(huán)節(jié)，其質(zhì)量直接影響后序工作的質(zhì)量和效率。小組成員在現(xiàn)場要檢查整理人員工作是否規(guī)范，對存在破損、缺頁、倒頁、字跡模糊等現(xiàn)象的檔案以及修正情況是否加以記錄，對卷內(nèi)文件進(jìn)行拆卷、分件和排序后登記應(yīng)掃件數(shù)和頁數(shù)。檔案拆訂過程中應(yīng)小心細(xì)致，避免損害檔案。完成掃描并質(zhì)檢通過后及時(shí)將檔案還原，查看案卷備考表上案卷變化情況與實(shí)際是否相符，漏頁、倒頁、重頁、空白頁等增刪改情況記錄是否詳細(xì)等。巡查中如發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)責(zé)令整改，絕不能讓問題帶入下一個(gè)環(huán)節(jié)。

2.目錄數(shù)據(jù)庫建立。檔案目錄數(shù)據(jù)庫是數(shù)字檔案資源管理的基礎(chǔ)，檔案利用和檢索的高效性和準(zhǔn)確性取決于檔案著錄的質(zhì)量。如果檔案目錄數(shù)據(jù)質(zhì)量不達(dá)標(biāo)，將直接影響檔案工作服務(wù)的水平。因此，在著錄環(huán)節(jié)中，要按照檔案著錄規(guī)范要求嚴(yán)格把關(guān)。著錄時(shí)要求雙機(jī)著錄，人機(jī)雙校，并檢查著錄人員所著目錄是否完整、規(guī)范、準(zhǔn)確，是否按基本要求將任職文件、獎懲文件、職稱評定等文件中涉及本單位職工的姓名錄入備注項(xiàng)中，如果案卷中的目錄標(biāo)題不準(zhǔn)確或錯漏，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容進(jìn)行修改和完善，需補(bǔ)擬標(biāo)題的文件如通知、會議紀(jì)要等應(yīng)進(jìn)行補(bǔ)擬。巡查過程中如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)溝通反饋，并采取相應(yīng)措施解決問題。

3.檔案掃描。檔案掃描是生成數(shù)據(jù)的重要環(huán)節(jié)，小組人員巡查現(xiàn)場時(shí)，一是關(guān)注施工人員掃描過程中有沒有按照檔案原件實(shí)際情況來選擇相應(yīng)的掃描設(shè)備，并設(shè)置和調(diào)整相關(guān)參數(shù)。參數(shù)設(shè)置和調(diào)整后掃描的數(shù)字圖像清晰、完整及不失真，能確保原始掃描圖像的效果與檔案原貌最接近。二是查看檔案掃描是否按照要求采用分辨300dpi、彩色模式、TIFF標(biāo)準(zhǔn)格式，掃描完成的圖像以多頁TIFF文件格式存儲，圖像經(jīng)OCR識別后，還要轉(zhuǎn)成一套雙層PDF格式作為利用文件。三是查看施工人員的工作記錄，工作流程表中是否詳細(xì)地將掃描的頁碼和頁數(shù)進(jìn)行登記，并核對掃描件的頁碼、頁數(shù)與原件頁碼、頁數(shù)是否一致，不一致時(shí)的原因及處理情況說明。

4.圖像處理。一是查看圖像進(jìn)行旋轉(zhuǎn)、糾偏、拼接、裁邊、去污等處理后的效果是否符合標(biāo)準(zhǔn)。二是檢查圖像質(zhì)量，一旦發(fā)現(xiàn)數(shù)字圖像不完整、不清晰、失真，立即返回重新掃描并記錄。發(fā)現(xiàn)漏掃、重掃、多掃等情況及時(shí)加以改正。檢查圖像排序是否正確，排序錯亂時(shí)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。

5.數(shù)據(jù)掛接。將通過質(zhì)檢確認(rèn)合格的目錄數(shù)據(jù)庫和圖像數(shù)據(jù)庫，按照單位檔案管理系統(tǒng)的技術(shù)要求，通過掛接軟件實(shí)現(xiàn)圖像文件與案卷級、文件級目錄數(shù)據(jù)庫批量掛接，目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字圖像一對一相關(guān)聯(lián)。要求目錄數(shù)據(jù)和掃描圖像掛接準(zhǔn)確率和圖像完整性達(dá)到100%。

6.數(shù)字化成果驗(yàn)收與移交。計(jì)劃再全面，過程執(zhí)行再好，也不能忽視結(jié)果的質(zhì)量把控。為了使檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量得到有效控制，檔案數(shù)字化每一環(huán)節(jié)的成果都應(yīng)分批次提交進(jìn)行質(zhì)檢。將提交驗(yàn)收的檔案前處理成果、目錄數(shù)據(jù)庫、掃描圖像抽檢合格率達(dá)到95%以上的（含95%）予以驗(yàn)收，掛接質(zhì)檢中目錄數(shù)據(jù)和數(shù)字圖像掛接準(zhǔn)確率和圖像完整性達(dá)到100%，其他數(shù)據(jù)項(xiàng)抽檢合格率達(dá)到95%以上的（含95%）予以驗(yàn)收。每當(dāng)完成一個(gè)批次的數(shù)據(jù)驗(yàn)收后，檔案服務(wù)公司要將多頁TIFF格式與雙層PDF格式數(shù)字化加工成果各一份硬盤移交，一份光盤移交。每個(gè)環(huán)節(jié)的成果檢驗(yàn)都要做好記錄。檔案數(shù)字化是為了使檔案得到更廣泛的利用，滿足新時(shí)期人們對檔案利用的需求，而數(shù)字化成果的質(zhì)量直接影響檔案的開發(fā)、利用和服務(wù)質(zhì)量，只有系統(tǒng)的質(zhì)量管理，才能確保檔案數(shù)字化的質(zhì)量，從而為數(shù)字檔案館（室）建設(shè)提供可靠的數(shù)字資源，為檔案事業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。