大家好，今天小編又為大家分享檔案管理干貨了，本篇分享主要內(nèi)容為公司檔案管理流程和制度，希望能夠幫助到大家。

　　1、公司檔案管理流程

　?。?/span>1）立卷歸檔檔案室將文件材料收集整理分類——錄入機(jī)讀目錄——將完畢——整理裝訂檔案——制作檢索工具——檔案入庫(kù)——分類上架。

　　（2）借閱；①本單位人員借閱檔案由本人提出書面申請(qǐng)——辦公室主任審核——主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)——檔案室負(fù)責(zé)查找有關(guān)檔案——借閱人填寫借閱檔案登記簿——借閱人填寫檔案利用效果登記表——檔案室填寫歸還日期。②外單位人員查閱檔案查閱人持單位介紹信到單位檔案室申請(qǐng)借閱檔案審批單——辦公室主任審核——主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)——檔案室負(fù)責(zé)查找——查閱人填寫借閱檔案登記簿——查閱人填寫檔案利用效果登記表——檔案室填寫歸還日期。

　?。?/span>3）檔案管理工作流程——收集、交接、整理、統(tǒng)計(jì)工作①立卷部門兼職檔案員（資料員）根據(jù)單位制定的檔案歸檔范圍，平時(shí)做好文件材料的形成、收集、保存，確保歸檔文件材料完整；②兼職檔案員（資料員）根據(jù)不同各類文件材料的特點(diǎn)，按規(guī)定的案卷類目歸卷；③次年初，兼職檔案員（資料員）對(duì)收集、積累的文件材料進(jìn)行整理（初步立卷）；④三月上旬檔案室對(duì)各部門初步立卷的文件材料進(jìn)行檢查、指導(dǎo)；⑤兼職檔案員（資料員）按立卷要求立卷；⑥兼職檔案員（資料員）填寫移交清單，并向單位檔案室移交檔案7、檔案室對(duì)案卷進(jìn)行分類、整理8、編制檔號(hào)9、編制案卷目錄等各種檢索工具10、入庫(kù)11、做好檔案的統(tǒng)計(jì)、保安12、開展檔案的利用13、進(jìn)行文件匯編，對(duì)檔案信息進(jìn)行二次、三次加工

　?。?/span>4）檔案管理工作流程——鑒定銷毀檔案銷毀提出申請(qǐng)——辦公室主任審核——主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)——檔案鑒定小組（由主管領(lǐng)導(dǎo)、辦公室主任、檔案管理人員及相關(guān)部門業(yè)務(wù)人員共同組成）進(jìn)行鑒定——檔案管理人員及相關(guān)部門業(yè)務(wù)人員逐項(xiàng)照冊(cè)登記——辦公室主任簽字批準(zhǔn)——主管領(lǐng)導(dǎo)裁簽字批準(zhǔn)——一把手簽字批準(zhǔn)——檔案室及相關(guān)部門到指定地點(diǎn)2人以上監(jiān)銷——檔案室及相關(guān)部門辦理銷毀清冊(cè)——檔案室歸檔。

　　2、檔案管理制度

　　（1）總則

　　①為加強(qiáng)本公司檔案工作，充分發(fā)揮檔案作用，全面提高檔案管理水平，有效地保護(hù)及利用檔案，為公司發(fā)展服務(wù)，特制定本制度。

　　②公司檔案，是指公司從事經(jīng)營(yíng)、管理以及其他各項(xiàng)活動(dòng)直接形成的對(duì)公司有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。

　　③公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整（公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存）。結(jié)案后及時(shí)歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。

　?。?/span>2）文件材料的收集管理

　　①公司指定專人負(fù)責(zé)文件材料的管理。

　　②文件材料的收集由各部門或經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)整理，交總經(jīng)理審閱后歸檔。

　　③一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理的，在工作中形成的文件材料，由主辦部門或人員收集，交行政部備案。會(huì)議文件由行政部收集。

　　（3）歸檔范圍

　　①重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言。會(huì)議記錄等。

　　②本公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書。

　　③本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)。

　　④本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。

　　⑤本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。

　　⑥本公司的大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。

　?。?/span>4）歸檔要求

　　①檔系質(zhì)量總的要求是∶遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用。

　　②歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。

　　③在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，分別立在一起，不得分開，文電應(yīng)合一歸檔。

　　④不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后—年立卷∶跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開幕年。

　  ⑤檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在—起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；證件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其他文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。

　　⑥案卷封面，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定使用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。

　?。?/span>5）檔案管理人員職責(zé)

　　①按照有關(guān)規(guī)定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。

　　②按照歸檔范圍、要求，將文件材料按時(shí)歸檔。

　　③工作人員應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)守法、忠于職守，努力維護(hù)公司檔案的完整與安全。

　　（6）檔案的利用

　　①公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱，借閱者都要填寫《借閱單》，報(bào)主管人員批準(zhǔn)后，方可借閱，其中非受控文檔的借閱要由部門經(jīng)理簽字批準(zhǔn)，受控文檔的借閱要由總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。

　　②檔案借閱的最長(zhǎng)期限為兩周；對(duì)借出檔客，檔客管理人是要定期催還，發(fā)現(xiàn)損壞、手生或滴期未還，應(yīng)寫出書面報(bào)告，報(bào)總經(jīng)理處理。

　　③必須嚴(yán)格保密，不準(zhǔn)泄露檔案材料內(nèi)容，如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時(shí)匯報(bào)，追求責(zé)任。

　　④不準(zhǔn)拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等；不得任意摘抄或復(fù)制案卷內(nèi)容，如確有需要，必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)才能摘抄或復(fù)制。

　　⑤必須愛護(hù)檔案，保持整潔，不準(zhǔn)在檔案材料中寫字、劃線或做記號(hào)等。

　　⑥不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借，必須專人專用。

　　⑦用畢按時(shí)歸還，如需延長(zhǎng)借閱時(shí)間，必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)。

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