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檔案數(shù)字化管理軟件系統(tǒng)

時(shí)間:2022-04-21 作者:中博奧 來源:網(wǎng)絡(luò) 點(diǎn)擊量:

  檔案數(shù)字化管理軟件系統(tǒng)包括:檔案信息數(shù)據(jù)庫、統(tǒng)一身份認(rèn)證系統(tǒng)、統(tǒng)一權(quán)限管理平臺(tái)、全文搜索引擎、安全保障平臺(tái)以及及時(shí)消息平臺(tái)等檔案管理相關(guān)的基礎(chǔ)系統(tǒng)。

  近期,中博奧信息技術(shù)有限公司上線運(yùn)行了公共資源交易檔案數(shù)字化管理系統(tǒng),全面實(shí)現(xiàn)了項(xiàng)目歸檔自動(dòng)化,項(xiàng)目查詢電子化,項(xiàng)目存儲(chǔ)智能化。

檔案數(shù)字化管理軟件系統(tǒng)

  中博奧信息技術(shù)有限公司以交易項(xiàng)目標(biāo)段(包)為主體標(biāo)識(shí),交易流程為運(yùn)行路徑,通過信息自動(dòng)歸檔功能,全面匯集電子資料、音視頻等數(shù)據(jù),將全流程檔案數(shù)據(jù)鏈智能封裝存儲(chǔ),做到了交易檔案“零丟失、零差錯(cuò)、零失誤”,確保以檔案真實(shí)還原交易真實(shí),實(shí)現(xiàn)檔案管理新突破。

  檔案數(shù)字化管理軟件系統(tǒng)

  一是功能完善。系統(tǒng)開發(fā)涵蓋檔案配置、檔案歸檔、檔案利用、數(shù)據(jù)采集、檔案統(tǒng)計(jì)、數(shù)據(jù)對接6項(xiàng)內(nèi)容,實(shí)現(xiàn)信息管理、案卷目錄管理、文件目錄管理、配置文件管理、電子檔案歸檔審批、變更歸檔審批、檔案查詢、檔案在線預(yù)覽、檔案下載、檔案授權(quán)、歸檔信息、下載信息、檔案信息統(tǒng)計(jì)等功能。

  二是職責(zé)清晰。電子檔案使用人員包括招標(biāo)人(采購人、出讓轉(zhuǎn)讓人)、投標(biāo)人(供應(yīng)商、受讓人)、公檢法、紀(jì)檢監(jiān)察、行政監(jiān)督、審計(jì)監(jiān)督等部分單位的工作人員,使用者可以對項(xiàng)目信息、檔案信息進(jìn)行在線閱覽;也可以對項(xiàng)目信息、檔案內(nèi)容進(jìn)行在線下載光盤刻錄等。檔案管理人員負(fù)責(zé)信息采集、歸檔核驗(yàn)、檔案處置、檔案配置、檔案借閱(調(diào))等日常管理方面的工作。系統(tǒng)管理人員主要對電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行運(yùn)行維護(hù),包括日志管理、權(quán)限管理、系統(tǒng)配置等。

  三是歸檔便捷。項(xiàng)目交易過程中的備案材料、立項(xiàng)文件、招標(biāo)公告、投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)報(bào)告、質(zhì)疑答復(fù)、中標(biāo)公示、合同簽訂、保證金退還以及音視頻資料等全部由系統(tǒng)集成。項(xiàng)目交易完成后,系統(tǒng)會(huì)按設(shè)定的目錄要求、流程環(huán)節(jié)、時(shí)間順序,自動(dòng)形成歸檔材料,只要項(xiàng)目歸檔發(fā)起人(主要是招標(biāo)代理機(jī)構(gòu))提交歸檔,交易中心檔案核驗(yàn)通過后就可形成一份完整的檔案。

  四是查詢高效。檔案材料全部由交易平臺(tái)系統(tǒng)集成,自動(dòng)生成,只要材料齊全,就可在電腦上實(shí)行“一鍵”歸檔。歸檔后的材料,全部實(shí)行“云存儲(chǔ)”和智能化管理,只要輸入項(xiàng)目編號(hào)、項(xiàng)目名稱、項(xiàng)目交易時(shí)間段的任意一項(xiàng)就可實(shí)行自動(dòng)檢索,即時(shí)查詢該項(xiàng)目的全部電子文件和音視頻資料檔案資料。

  五是節(jié)省費(fèi)用。招標(biāo)代理公司制作紙質(zhì)檔案需要分類、分項(xiàng)、分步進(jìn)行整理、印刷、裝訂,時(shí)間長、費(fèi)用高。同時(shí)存放紙質(zhì)檔案交易中心也需要一定空間,并且對溫度、濕度要求非常高,給交易中心和招標(biāo)代理公司都帶來了很大不便。實(shí)行交易檔案數(shù)字化管理后,既節(jié)省了檔案存放空間,提高了歸檔工作效率,又減少了費(fèi)用開支。據(jù)統(tǒng)計(jì),交易中心每年大約形成2000多件檔案,僅裝訂費(fèi)用就為企業(yè)節(jié)省20多萬元。

  為全面推動(dòng)公共資源交易檔案數(shù)字化管理工作,市公共資源交易中心投資60多萬元,對歷史檔案進(jìn)行了掃描,掃描工作結(jié)束后,泰安市公共資源交易檔案全部實(shí)現(xiàn)電子化管理。下一步將積極探索“線上檔案館”場景化模式,豐富完善在線搜索、在線閱覽、在線查詢等功能,進(jìn)一步為社會(huì)各界提供高效優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

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