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工程檔案管理系統(tǒng),工程公司日常工作就是扎根在各種數(shù)據(jù)、資料當(dāng)中。做好工程咨詢檔案管理,對(duì)于檔案溯源、咨詢案例積淀與學(xué)習(xí)、數(shù)據(jù)分析調(diào)用都有很大的行業(yè)價(jià)值。那么如何做好工程咨詢?你可以從工程檔案管理系統(tǒng)下面這幾個(gè)方向來(lái)考慮。
工程檔案管理系統(tǒng)
1.做好工程咨詢檔案的統(tǒng)一、規(guī)范收集
所謂工程咨詢檔案,指的是工程咨詢企業(yè),在為客戶提供咨詢服務(wù)的過(guò)程中所形成的,具有查考和保存價(jià)值的文件、材料,覆蓋咨詢單位從接受、編研、審核、合議、審批到出具報(bào)告的全過(guò)程。
檔案資料類型可大致分為咨詢成果報(bào)告、咨詢依據(jù)文件、其它文件三個(gè)部分。
咨詢成果報(bào)告又包含咨詢報(bào)告書正本、各類分析說(shuō)明文件、計(jì)算書、統(tǒng)計(jì)匯總表、工程造價(jià)審定、技術(shù)文件工作底稿等。
咨詢依據(jù)文件包括委托方提供的資料清單、項(xiàng)目建議書及批件、設(shè)計(jì)方案、招標(biāo)文件、工程承包合同、工程預(yù)(結(jié))算書、設(shè)計(jì)變更單(或清單)、施工簽證(或清單)、甲供料明細(xì)單、各種調(diào)查材料、采集數(shù)據(jù)、取證資料、會(huì)議紀(jì)要、文函等。
其它文件有工程造價(jià)咨詢合同、司法鑒定委托書、咨詢單位作業(yè)計(jì)劃書、《工程造價(jià)咨詢質(zhì)量控制流程表單》原件、《地區(qū)工程造價(jià)信息表》等。
做好工程咨詢檔案管理工作的首要任務(wù),就是要將這些分散的資料統(tǒng)一收集、規(guī)范歸檔。
會(huì)博通工程咨詢檔案管理系統(tǒng),為用戶提供了一種多用戶協(xié)作,并且能夠自動(dòng)接收第三方文件的檔案管理模式。
會(huì)博通工程檔案管理系統(tǒng)多人授權(quán)登錄管理,假如一個(gè)項(xiàng)目分為幾條線索同步執(zhí)行,那么每一個(gè)方向的負(fù)責(zé)人都可以即時(shí)地將檔案歸檔至系統(tǒng)當(dāng)中。同理,如果企業(yè)當(dāng)中,同時(shí)有多個(gè)項(xiàng)目同步進(jìn)行,這些項(xiàng)目當(dāng)中的文件,也可以同步歸檔。
此外,如果在咨詢的過(guò)程當(dāng)中用到企業(yè)微信、ERP等其它系統(tǒng),也可以同步將其它系統(tǒng)當(dāng)中的文件歸檔到檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中,可以非常方便地將工程咨詢文檔統(tǒng)一歸檔。
2.做好工程咨詢檔案的利用和共享工作
將工程資源檔案收集起來(lái)的目的,就是為了利用。要做好利用,你可以從兩個(gè)方面下功夫。
第一是確保檔案資料的真實(shí)性與記錄的完整性;第二是做好工程檔案的編目和分類工作,建立完善的存儲(chǔ)檢索系統(tǒng),以便后續(xù)檔案能夠得到快速、精準(zhǔn)的搜查和利用。
在確保工程咨詢檔案的真實(shí)性與完整性方面,會(huì)博通用流程化的管理架構(gòu),創(chuàng)造性地解決了這個(gè)問(wèn)題,利用會(huì)博通工程咨詢檔案管理系統(tǒng),你可以對(duì)各個(gè)的資料設(shè)定表格模板,框定填表規(guī)范。
同時(shí),對(duì)于每一份待歸檔的檔案,都可在系統(tǒng)當(dāng)中增加流程審核環(huán)節(jié),并且可將甲方納入審核環(huán)節(jié),以確保資料的完備和正確。
在檔案編目、分類和檢索方面,會(huì)博通遵循國(guó)家和行業(yè)規(guī)范設(shè)立了非常靈活的體系架構(gòu),比如將工程檔案咨詢資料劃分為咨詢成果報(bào)告、咨詢依據(jù)文件、其它文件3個(gè)方面,再向下細(xì)分的方式。
會(huì)博通對(duì)于工程咨詢檔案層級(jí)劃分不做限制,企業(yè)可以在規(guī)范的范圍內(nèi)進(jìn)行無(wú)限細(xì)分、靈活調(diào)整。
同時(shí),會(huì)博通也為企業(yè)提供了一個(gè)資源搜索平臺(tái),通過(guò)該平臺(tái),系統(tǒng)用戶可隨時(shí)隨地查詢所需檔案資料,并利用鏈接和短信的方式將它們發(fā)送給需要協(xié)作的客戶和部門,真正做到了工程咨詢檔案的融通調(diào)用。
3.做好工程咨詢檔案統(tǒng)計(jì)分析工作
咨詢行業(yè)本身就是一個(gè)對(duì)于分析能力要求極強(qiáng)的工作,對(duì)于工程咨詢檔案管理也是一樣的。對(duì)工程咨詢各項(xiàng)目檔案進(jìn)行調(diào)研和統(tǒng)計(jì)分析,有利于調(diào)整工程咨詢業(yè)務(wù)未來(lái)的發(fā)展及工作側(cè)重點(diǎn)。
會(huì)博通為工程咨詢檔案管理,提供了全面而又實(shí)用的檔案統(tǒng)計(jì)功能,檔案利用登記、利用情況、利用排名,通過(guò)數(shù)據(jù)便可一目了然,有助于工程咨詢管理企業(yè)決策層快速、全面把握使用情況,及時(shí)調(diào)整業(yè)務(wù)方向。
要做好工程咨詢檔案管理工作,會(huì)博通認(rèn)為可以從做好檔案統(tǒng)一與規(guī)范收集、檔案的利用與共享、檔案的統(tǒng)計(jì)分析3個(gè)方面下功夫。
關(guān)于這三個(gè)方面你做得怎么樣呢?你還有什么更好的工程咨詢檔案管理方法呢?歡迎留言與我們交流碰撞。
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