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檔案數(shù)字化加工公司

時(shí)間:2022-04-25 作者:中博奧 來源:中博奧 點(diǎn)擊量:

  單位或企業(yè)想要做檔案數(shù)字化,不確定要多久能做完,針對(duì)這個(gè)問題,具體要考慮以下3個(gè)因素:紙質(zhì)檔案數(shù)量、投入做數(shù)字化的人數(shù)以及數(shù)字化設(shè)備的專業(yè)程度。

檔案數(shù)字化加工公司

  一、紙質(zhì)檔案數(shù)量

  首先,需要預(yù)估下本單位需要進(jìn)行檔案數(shù)字化的范圍、數(shù)量以及檔案類型,明確哪些需要數(shù)字化哪些不需要數(shù)字化,可根據(jù)歸檔范圍進(jìn)行梳理;數(shù)量的估算可以按照紙張規(guī)格或檔案類型進(jìn)行初步估算,如不便于分類可根據(jù)紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)方式進(jìn)行粗略估算,是柜子、箱子或是密集架,每個(gè)單位上大概存放多少盒,一盒大概多少頁等;估算數(shù)量最好精確到頁。有條件的單位也可邀請(qǐng)專業(yè)的檔案數(shù)字化加工公司幫助單位進(jìn)行數(shù)量的估算。

  二、投入做數(shù)字化的人數(shù)

  這個(gè)問題有2種情況:

  其一,單位有充足的人員和精力,可以考慮組織自己?jiǎn)挝蝗藛T進(jìn)行數(shù)字化加工的簡(jiǎn)單流程,如掃描、處理等,但也存在如下問題,如數(shù)字化格式批量轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)掛接,單子數(shù)據(jù)系統(tǒng)上傳等流程,專業(yè)程度較高,一般的單位剛開始接觸多少有些困難。

  其二,有條件的單位,可有計(jì)劃地進(jìn)行外包,選擇專業(yè)的檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)(檔案?jìng)浒割愋托枰瑱n案數(shù)字化)來進(jìn)行集中統(tǒng)一作業(yè)。

  下面簡(jiǎn)單對(duì)數(shù)字化方式的選擇進(jìn)行簡(jiǎn)單分析--數(shù)字化外包的優(yōu)勢(shì)分析

  優(yōu)勢(shì)

  01減少單位在財(cái)力、人力上的投入,增加資本運(yùn)作的回報(bào)率;

  02對(duì)單位的檔案可做到統(tǒng)一數(shù)字化加工,統(tǒng)一移交并接收;極大地減單位檔案的工作難度,保質(zhì)保量地完成數(shù)字化工作;

  03選擇專業(yè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì),管理有序,分工明確,責(zé)任到人;減少勞動(dòng)爭(zhēng)議所帶來的麻煩

  04避免項(xiàng)目實(shí)施導(dǎo)致的運(yùn)轉(zhuǎn)不靈的結(jié)果;具有時(shí)效性,可設(shè)置時(shí)間范圍和服務(wù)質(zhì)量。

  三、數(shù)字化設(shè)備的專業(yè)程度

  數(shù)字化設(shè)備的選擇,具體要根據(jù)紙質(zhì)檔案紙張情況、紙張規(guī)格進(jìn)行選擇。

  紙張情況來說,紙張厚度、平整度良好,可采用高速掃描儀;紙張較薄或年代較久遠(yuǎn),特別是稿紙或已經(jīng)泛黃的檔案,就可以采用平板掃描儀、高拍儀等設(shè)備。

  紙張規(guī)格來說,一般的A4幅面的可選用A4掃描儀,較大尺寸的紙張可選用A3幅面或大幅面掃描儀,特殊規(guī)格的可選用專業(yè)掃描儀,如工程藍(lán)圖,一般選用圖紙掃描儀。

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