檔案的價值就在于附著于載體之上的檔案信息，檔案信息和檔案載體真實得記錄著歷史過程。檔案數(shù)字化加工方案安全主要包括兩方面，一方面是檔案載體安全，確保檔案載體不因物理環(huán)境、時間等因素而發(fā)生變化，另一方面就是檔案信息內(nèi)容的安全，確保在檔案利用、信息化管理、數(shù)字化過程中不泄露。

　　檔案數(shù)字化加工方案

　　一、《中華人民共和國檔案法》第五章檔案信息化建設(shè)

　　第三十五條各級人民政府應當將檔案信息化納入信息化發(fā)展規(guī)劃，保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等檔案數(shù)字資源的安全保存和有效利用。

　　檔案館和機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織應當加強檔案信息化建設(shè)，并采取措施保障檔案信息安全。

　　二、《機關(guān)檔案管理規(guī)定》（國家檔案局發(fā)布第13號令）第四節(jié)保管與保護

　　第三十七條機關(guān)應當根據(jù)檔案載體的不同要求對檔案進行存儲和保管。檔案存儲和保管應當確保實體安全和信息安全。

　　機關(guān)應當制定檔案管理應急預案并定期組織演練，以應對突發(fā)事件和自然災害。檔案管理應急預案應當納入機關(guān)總體應急預案。

　　第四十條機關(guān)檔案部門應當定期組織人員對檔案數(shù)量進行清點、對保管狀況進行檢查，定期對電子檔案的保管情況、讀取狀況等進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題應當及時處理，并建立檢查和處理情況臺賬。

　　第四十一條檔案工作人員應當及時對受損、易損檔案進行修復、復制或作其他技術(shù)處理。檔案修復應當保持檔案內(nèi)容的完整，盡量維持檔案的原貌。檔案修復前應當做好登記和檢查工作，必要時進行復制備份，做出修復說明。

　　三、《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T31-2017）

　　4總則

　　4.3應采取有效的管理和技術(shù)手段，確保紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果質(zhì)量。紙質(zhì)檔案數(shù)字化應遵循檔案管理的客觀規(guī)律，真實反映檔案內(nèi)容，最大程度地展現(xiàn)檔案原貌。

　　4.5應加強紙質(zhì)檔案數(shù)字化各環(huán)節(jié)的安全管理，確保檔案實體和檔案信息的安全。

　　4.6加工涉密檔案時，應按照涉密檔案相關(guān)保密要求開展工作。

　　5．組織與管理

　　5.1機構(gòu)及人員

　　5.1.2為強化數(shù)字化工作的安全性，應加強對外聘工作人員的審核。

　　5.2基礎(chǔ)設(shè)施

　　5.2.2加工場地的選擇及溫濕度等環(huán)境的控制不應不利于檔案實體的保護。場地內(nèi)應配備可覆蓋全部場地的防火、防水、防有害生物、防盜報警、視頻監(jiān)控等安全管理的設(shè)施設(shè)備。

　　5.2.3應合理規(guī)劃、配備和管理紙質(zhì)檔案數(shù)字化設(shè)施設(shè)備，確保設(shè)施設(shè)備安全、先進，能夠滿足數(shù)字化工作的需要。

　　5.3工作方案

　　5.3.2紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作方案應包括數(shù)字化對象、工作目標、工作內(nèi)容、成本核算、數(shù)字化技術(shù)方法和主要技術(shù)指標、驗收依據(jù)、人員安排、責任分工、進度安排、安全管理措施等內(nèi)容。

　　5.4管理制度

　　5.4.1應制定科學化、規(guī)范化的管理制度，并在工作過程中嚴格執(zhí)行，以有效保障檔案安全和紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果質(zhì)量。

　　5.4.2紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理制度應包含崗位管理、人員管理、場地管理、設(shè)備管理、數(shù)據(jù)管理、檔案實體管理等方面的制度。

　　5.5工作流程控制

　　5.5.1應依據(jù)相關(guān)的法律法規(guī)和各類技術(shù)標準，制定相關(guān)的工作流程和各環(huán)節(jié)操作規(guī)范等，對紙質(zhì)檔案數(shù)字化全過程進行有效的控制，確保數(shù)字化成果質(zhì)量。紙質(zhì)檔案數(shù)字化流程示例參見附錄A。

　　5.5.2應加強對紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作的全流程安全管理。

　　5.7檔案數(shù)字化外包

　　5.7.1紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作如需外包，檔案部門應從企業(yè)性質(zhì)、股東組成、安全保密、企業(yè)規(guī)模、注冊資金情況等方面嚴格審查數(shù)字化加工企業(yè)的相關(guān)資質(zhì)

　　5.7.2在項目實施過程中，應依據(jù)《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》（檔辦發(fā)[2014]7號），從檔案部門、數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)、數(shù)字化場所、數(shù)字化加工設(shè)備、檔案實體、數(shù)字化成果移交接收與設(shè)備處理等層面執(zhí)行嚴格的安全管理要求。

　　5.7.3檔案部門應指派專門人員參與紙質(zhì)檔案數(shù)字化外包業(yè)務(wù)的監(jiān)督、指導，完成質(zhì)量監(jiān)控、進度監(jiān)控、投資監(jiān)控、安全監(jiān)控和協(xié)調(diào)溝通等方面的工作。

　　四、檔案載體的安全

　　1、合理設(shè)置檔案庫房，根據(jù)不同材質(zhì)的檔案分類管理，有針對性的做到恒溫恒濕，減少外界環(huán)境因素對檔案的侵蝕。

　　2、定期對檔案庫房進行全面檢查，對老化、破損、褪色、霉變等受損檔案載體，采取搶救措施，使用安全、科學的檔案保護技術(shù)進行修復和復制。

　　3、入庫前做好除塵、殺菌工作，減少紙張的磨損、腐蝕。

　　4、開展檔案數(shù)字化工作，有計劃有步驟的對檔案進行全文數(shù)字化，減少檔案原件的使用。

　　360天擎-終端安全管理系統(tǒng)

　　安全保密封閉機箱

　　五、檔案信息內(nèi)容的安全

　　1、制定規(guī)章制度，嚴格按照審批流程調(diào)閱利用檔案。

　　2、嚴格管理參與數(shù)字化工作的外包服務(wù)企業(yè)和人員，審查公司和人員身份，簽署保密協(xié)議，加強教育引導，強化保密思想意識。

　　3、檔案數(shù)字化過程中，加強對使用設(shè)備的管理，硬件設(shè)施如封閉安全機箱，軟件設(shè)施如殺毒軟件、終端安全管理系統(tǒng)，封閉USB等外接端口，確保信息內(nèi)容不外泄。

　　4、局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)做到三網(wǎng)分開，物理隔離，定期檢查。

　　5、妥善保管個人系統(tǒng)賬戶，使用強口令密碼，不對外泄露賬號密碼。

　　6、嚴格管理調(diào)閱利用過程，非經(jīng)許可不準許拍照、錄像、復印、摘抄等操作。

　　信息安全工作，三分靠制度約束，七分靠落實執(zhí)行，枯燥的流程化工作會讓人產(chǎn)生厭倦疲憊情緒，進而出現(xiàn)安全隱患。這就需要管理者有著高度的責任感、使命感，能夠及時發(fā)現(xiàn)問題，做好引路人，將安全隱患消滅于萌芽狀態(tài)。