數(shù)字檔案室建設(shè)方案是指各級(jí)各類檔案館為適應(yīng)信息社會(huì)日益增長的對(duì)檔案信息資源管理、利用需求，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)數(shù)字檔案信息進(jìn)行采集、加工、存儲(chǔ)、管理，并通過各種網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)提供公共檔案信息服務(wù)和共享利用的檔案信息集成管理系統(tǒng)。

　　建設(shè)數(shù)字檔案室，有利于提高檔案館工作效率和現(xiàn)代化水平，有利于確保數(shù)字檔案永久存儲(chǔ)與安全保管，有利于促進(jìn)公共檔案服務(wù)能力拓展和實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享。

　　建設(shè)數(shù)字檔案室，有利于促進(jìn)國家信息資源總量增加、質(zhì)量提高和結(jié)構(gòu)優(yōu)化，有利于提高各級(jí)政府公共服務(wù)能力，有利于促進(jìn)社會(huì)主義文化的發(fā)展繁榮，有利于滿足廣大人民群眾對(duì)現(xiàn)代信息服務(wù)的現(xiàn)實(shí)需求。

　　數(shù)字檔案室建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，需要經(jīng)過調(diào)研、立項(xiàng)、論證、軟件開發(fā)、平臺(tái)構(gòu)建、資源準(zhǔn)備、系統(tǒng)試運(yùn)行、項(xiàng)目驗(yàn)收、運(yùn)行維護(hù)等諸多環(huán)節(jié)，需要各業(yè)務(wù)部門、檔案管理部門以及其他相關(guān)單位的共同參與，是一項(xiàng)長期的工作任務(wù)。

　　數(shù)字檔案室建設(shè)方案

　　1.2建設(shè)原則與要求

　　數(shù)字檔案室建設(shè)應(yīng)當(dāng)遵照“統(tǒng)籌規(guī)劃、循序漸進(jìn)，項(xiàng)目帶動(dòng)、重點(diǎn)突破，需求導(dǎo)向、保證安全，合理適用、穩(wěn)步實(shí)施"的原則，積極推進(jìn)，務(wù)求實(shí)效。

　　統(tǒng)籌規(guī)劃、循序漸進(jìn)。應(yīng)當(dāng)根據(jù)各級(jí)政府電子政務(wù)建設(shè)整體框架和基本要求，及時(shí)將數(shù)字檔案室建設(shè)與區(qū)域電子政務(wù)和信息化建設(shè)相銜接，綜合考慮自身信息化發(fā)展水平、技術(shù)力量、資源規(guī)模、基礎(chǔ)工作水平、資金投入等因素，確定總體布局和實(shí)施步驟。

　　項(xiàng)目帶動(dòng)、重點(diǎn)突破。實(shí)施項(xiàng)目帶動(dòng)戰(zhàn)略，支撐和帶動(dòng)數(shù)字檔案室整體建設(shè)和發(fā)展。將數(shù)字檔案室建設(shè)分成若干子項(xiàng)目，以項(xiàng)目帶動(dòng)數(shù)字檔案室建設(shè)及推進(jìn)各項(xiàng)工作的開展，有利于獲得黨委政府和有關(guān)部門的重視和投入，有利于集中人力物力有針對(duì)性地重點(diǎn)解決數(shù)字檔案室建設(shè)中的核心問題。

　　需求導(dǎo)向、保證安全。數(shù)字檔案室建設(shè)應(yīng)以需求為導(dǎo)向，著眼于黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)公眾在線利用數(shù)字檔案信息資源的需求，推動(dòng)檔案信息資源的共享。應(yīng)當(dāng)按照信息安全等級(jí)保護(hù)的要求，采取相應(yīng)的安全保障技術(shù)方法，配備必要的軟硬件設(shè)施，建立健全安全管理制度，完善災(zāi)難恢復(fù)服務(wù)機(jī)制，確保數(shù)字檔案室建設(shè)和運(yùn)行的安全。

　　合理適用、穩(wěn)步實(shí)施。要重視前期調(diào)研，進(jìn)行可行性研究，結(jié)合本部門業(yè)務(wù)工作實(shí)際，提出創(chuàng)新性高、應(yīng)用性強(qiáng)的功能需求，以確保系統(tǒng)開發(fā)和項(xiàng)目建設(shè)的合理性、適用性。在項(xiàng)目實(shí)施過程中，檔案部門的業(yè)務(wù)人員應(yīng)全程參與，及時(shí)研究和發(fā)現(xiàn)問題，糾正偏差。重大項(xiàng)目應(yīng)當(dāng)按照信息系統(tǒng)建設(shè)規(guī)范要求引入監(jiān)理機(jī)制，對(duì)項(xiàng)目質(zhì)量、進(jìn)度、投資、安全等方面進(jìn)行全程監(jiān)理。

　　1.3建設(shè)目標(biāo)

　　數(shù)字檔案室建設(shè)的目標(biāo)是：緊緊依靠國家和當(dāng)?shù)匦畔⒒A(chǔ)設(shè)施建設(shè)環(huán)境，充分利用各種政務(wù)網(wǎng)平臺(tái)、公眾網(wǎng)平臺(tái)以及各類網(wǎng)絡(luò)資源，以先進(jìn)的信息技術(shù)為手段，集成建設(shè)適應(yīng)本部門本單位一定時(shí)期內(nèi)數(shù)字檔案管理需要的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，開發(fā)應(yīng)用符合功能要求的管理系統(tǒng)，推動(dòng)館藏檔案資源數(shù)字化、增量檔案電子化，逐步實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)字檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)化管理以及分層次多渠道提供檔案信息資源利用和社會(huì)共享服務(wù)。

　　其中，數(shù)字檔案信息資源建設(shè)、提供檔案信息利用和社會(huì)共享服務(wù)，是一項(xiàng)長期任務(wù)，應(yīng)分階段推進(jìn)，有步驟實(shí)現(xiàn)。

　　1.4建設(shè)內(nèi)容

　　數(shù)字檔案室總體建設(shè)內(nèi)容主要包括：

　?。?）按照數(shù)字檔案室基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)、主要技術(shù)路線與軟硬件配置基本要求，集成建設(shè)適應(yīng)館藏檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和今后一定時(shí)期內(nèi)數(shù)字檔案增長規(guī)模的數(shù)據(jù)管理、滿足數(shù)字檔案室各項(xiàng)管理與服務(wù)需求的基礎(chǔ)設(shè)施。

　　（2）開發(fā)或應(yīng)用具備“收集、管理、存儲(chǔ)、利用”等功能要求的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化。

　?。?）全面推進(jìn)館藏?cái)?shù)字檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫建設(shè)，優(yōu)先建立館藏檔案的文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫，逐步進(jìn)行傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，積極推進(jìn)電子文件的接收和管理，建立各類數(shù)字檔案資源庫群。

　　（4）應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)和相關(guān)管理手段，保證數(shù)字檔案信息資源的可靠可信和長期可用，減少數(shù)字檔案對(duì)軟硬件的依賴性，從而使數(shù)字檔案具備傳統(tǒng)檔案所具有的原始性、憑證性和長期可讀性。

　　其中，數(shù)字檔案信息資源建設(shè)、提供檔案信息利用和社會(huì)共享服務(wù)，是一項(xiàng)長期任務(wù)，應(yīng)分階段推進(jìn)，有步驟實(shí)現(xiàn)。

　?。?）運(yùn)用多種技術(shù)手段，針對(duì)不同利用對(duì)象，通過不同渠道，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源分層共享，方便、快捷滿足各類用戶利用需求。

　　（6）配套建設(shè)數(shù)字檔案室保障體系，確保數(shù)字檔案室系統(tǒng)安全和數(shù)字檔案信息安全。

　　1.5建設(shè)步驟

　　數(shù)字檔案室建設(shè)一般分項(xiàng)目規(guī)劃與立項(xiàng)、項(xiàng)目招投標(biāo)、項(xiàng)目實(shí)施、運(yùn)行維護(hù)等幾個(gè)步驟進(jìn)行。

　　（1）項(xiàng)目規(guī)劃與立項(xiàng)。

　　根據(jù)社會(huì)信息化和檔案事業(yè)發(fā)展需要，研究提出數(shù)字檔案室建設(shè)項(xiàng)目。成立由檔案館主要領(lǐng)導(dǎo)、信息化人員、相關(guān)技術(shù)人員、檔案管理人員等參加的項(xiàng)目籌備小組，對(duì)本地區(qū)信息化現(xiàn)狀和國內(nèi)外數(shù)字檔案室建設(shè)現(xiàn)狀等，特別是各立檔單位產(chǎn)生電子文件狀況、黨委政府各部門和公眾對(duì)檔案利用需求情況進(jìn)行充分調(diào)研，研究提出項(xiàng)目可行性報(bào)告，向當(dāng)?shù)刂鞴懿块T提出數(shù)字檔案室立項(xiàng)申請(qǐng)。在與相關(guān)主管部門充分溝通后，由主管部門組織專家對(duì)項(xiàng)目可行性報(bào)告進(jìn)行論證。

　?。?）項(xiàng)目招投標(biāo)。

　　項(xiàng)目經(jīng)立項(xiàng)批準(zhǔn)后，應(yīng)按照國家有關(guān)項(xiàng)目管理規(guī)定進(jìn)行招標(biāo)或邀標(biāo)工作。充分征求檔案館各業(yè)務(wù)部門、相關(guān)專家的意見，對(duì)數(shù)字檔案室的功能需求進(jìn)行細(xì)化，形成功能需求方案。功能需求方案應(yīng)既符合檔案管理的實(shí)際需要，又便于計(jì)算機(jī)編程人員理解，能夠在系統(tǒng)開發(fā)中實(shí)現(xiàn)。

　?。?）項(xiàng)目實(shí)施。

　　按照數(shù)字檔案室建設(shè)目標(biāo)、總體內(nèi)容和項(xiàng)目可行性研究報(bào)告立項(xiàng)批復(fù)的要求，制訂詳細(xì)的項(xiàng)目建設(shè)實(shí)施方案，明確項(xiàng)目建設(shè)的內(nèi)容、進(jìn)度和時(shí)間安排，有計(jì)劃地推進(jìn)系統(tǒng)開發(fā)與調(diào)試、軟硬件集成、項(xiàng)目試運(yùn)行與驗(yàn)收等項(xiàng)目實(shí)施工作。項(xiàng)目建設(shè)中應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)項(xiàng)目監(jiān)理，確保項(xiàng)目建設(shè)的進(jìn)度和質(zhì)量。

　　（4）運(yùn)行維護(hù)。

　　項(xiàng)目驗(yàn)收后，應(yīng)適時(shí)調(diào)整、明確數(shù)字檔案室各功能模塊的管理職責(zé)，加強(qiáng)應(yīng)用培訓(xùn)，建立數(shù)字檔案室業(yè)務(wù)工作與技術(shù)工作相互銜接、相互配合，以業(yè)務(wù)管理工作為主線、以技術(shù)保障工作為支撐的管理機(jī)制。要重視人才培養(yǎng)，形成以檔案館人才自主管理為主體，社會(huì)外包服務(wù)保障為依托的運(yùn)行與維護(hù)體系。

　　2.管理系統(tǒng)功能要求

　　數(shù)字檔案管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)具備“收集、管理、保存、利用”四項(xiàng)基本業(yè)務(wù)功能，以及用戶權(quán)限管理、系統(tǒng)目志管理、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、系統(tǒng)及其數(shù)據(jù)安全維護(hù)等功能。數(shù)字檔案管理系統(tǒng)還應(yīng)當(dāng)采取必要措施保證館藏?cái)?shù)字檔案信息，特別是由電子文件歸檔形成的電子檔案信息的可靠和可用。數(shù)字檔案管理系統(tǒng)功能可以根據(jù)信息化發(fā)展和檔案管理的要求而有所側(cè)重并不斷拓展。

　　2.1收集功能要求

　　系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)具備接收立檔單位產(chǎn)生的電子文件及其元數(shù)據(jù)、對(duì)傳統(tǒng)載體檔案進(jìn)行數(shù)字化和采集重要數(shù)字信息資源等功能。

　?。?）系統(tǒng)能夠根據(jù)相關(guān)要求接收立檔單位產(chǎn)生的各類電子文件及其元數(shù)據(jù)，并在建立一整套接收機(jī)制基礎(chǔ)上，保證接收過程責(zé)權(quán)明確，杜絕安全隱患，從源頭上保證數(shù)字檔案的真實(shí)、完整、可用。

　　（2）系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)提供選擇在線接收和脫機(jī)接收方式。

　　（3）系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)能夠批量導(dǎo)入或?qū)С鰯?shù)據(jù)，保證數(shù)據(jù)的可靠和可用。

　　（4）系統(tǒng)應(yīng)能對(duì)在線或離線接收的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行真實(shí)性、完整性、可用性驗(yàn)證。

　?。?）系統(tǒng)應(yīng)具備目錄數(shù)據(jù)和內(nèi)容數(shù)據(jù)等多種信息資源的采集功能。

　　2.2管理功能要求

　　系統(tǒng)能夠?qū)λ邮盏母黝悢?shù)字檔案信息進(jìn)行整理、比對(duì)、分類、著錄、掛接、鑒定、檢索、統(tǒng)計(jì)等操作，使無序信息有序化，并實(shí)施有效控制。系統(tǒng)應(yīng)能：

　?。?）按照設(shè)定的分類方案，將數(shù)字檔案信息存儲(chǔ)到系統(tǒng)中，或根據(jù)管理要求進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整。

　?。?）過濾重份數(shù)據(jù)和重新分類、編號(hào)。

　　（3）對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行抽取和添加元數(shù)據(jù)等操作。目前檔案管理都是基于目錄數(shù)據(jù)庫掛接方式來實(shí)現(xiàn)，將來不排除使用新的技術(shù)方法對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行有效管理。

　?。?）輔助人工完成檔案的開放鑒定工作。

　?。?）對(duì)檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)及其元數(shù)據(jù)等相關(guān)信息建立持久聯(lián)系，形成長期保存檔案數(shù)據(jù)包和利用數(shù)據(jù)包。

　　（6）對(duì)檔案類型、數(shù)量大小等按照設(shè)定要求進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、顯示或打印輸出所需各類檔案信息。

　?。?）輔助完成館藏實(shí)體檔案編目（著錄、標(biāo)引）、整理、出入庫房管理等工作。

　?。?）定制檔案業(yè)務(wù)流程或進(jìn)行流程再造。

　　2.3保存功能要求

　　系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)數(shù)字檔案長久的安全保存，包括兩方面的要求，一是長久保存策略的確定，二是存儲(chǔ)架構(gòu)選擇。

　　2.3.1長久保存策略

　　長久保存策略包括存儲(chǔ)格式的選擇，檢測(cè)、備份和遷移等技術(shù)方法的采用等。

　　（1）應(yīng)當(dāng)選擇符合國家標(biāo)準(zhǔn)的格式，暫時(shí)未制定標(biāo)準(zhǔn)的，選擇開放格式或主流格式。

　　（2）定期對(duì)載體及其軟硬件環(huán)境進(jìn)行讀取、測(cè)試，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)解決。

　?。?）根據(jù)數(shù)據(jù)重要程度以及管理和利用的需要，選擇在線、近線、離線、異地、異質(zhì)和分級(jí)存儲(chǔ)等技術(shù)和方式。

　?。?）計(jì)算機(jī)軟硬件以及技術(shù)或標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范發(fā)生重大變化或發(fā)生重大事件時(shí)，為了保證數(shù)字檔案信息可讀，應(yīng)采取遷移等手段對(duì)所存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)進(jìn)行技術(shù)處理。

　　2.3.2存儲(chǔ)架構(gòu)選擇

　　根據(jù)檔案數(shù)據(jù)量和管理目的不同而采用不同的存儲(chǔ)技術(shù)及其相關(guān)設(shè)備。安全性和穩(wěn)定性是選擇存儲(chǔ)設(shè)備的首要因素。在數(shù)字檔案室建設(shè)過程中，應(yīng)根據(jù)數(shù)字檔案室的數(shù)據(jù)量和利用并發(fā)用戶數(shù)的需求，以保證數(shù)字檔案室合理安全的存儲(chǔ)容量和較快的網(wǎng)絡(luò)傳輸速度，適當(dāng)選擇采用單一應(yīng)用平臺(tái)，配備數(shù)據(jù)庫服務(wù)器、文件存儲(chǔ)器、備份服務(wù)器、備份軟件等構(gòu)成的存儲(chǔ)服務(wù)平臺(tái)，以及采用SAN、NAS、DAS、IP—SAN或其他.形式的存儲(chǔ)技術(shù)方法。

　　2.4利用功能要求

　　數(shù)字檔案管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案信息的利用需求和網(wǎng)絡(luò)條件，分別通過公眾網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、局域網(wǎng)等建立利用窗口。系統(tǒng)應(yīng)能實(shí)現(xiàn)檔案查詢、資源發(fā)布、信息共享、開發(fā)利用、工作交流、統(tǒng)計(jì)分析等功能。系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)：

　?。?）能夠運(yùn)用最新檢索技術(shù)方法滿足利用者在各種利用平臺(tái)對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行快速、準(zhǔn)確、全面的利用查詢要求。

　?。?）能夠通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)或特定載體發(fā)布檔案信息和信息資源共享。

　?。?）能夠輔助進(jìn)行檔案信息智能編研、深度挖掘。

　?。?）能夠?yàn)闄n案管理者和利用者提供在線交流平臺(tái)、遠(yuǎn)程指導(dǎo)、遠(yuǎn)程教育。

　?。?）能夠輔助開展數(shù)字檔案的增值服務(wù)。

　?。?）能夠進(jìn)行檔案利用訪問量統(tǒng)計(jì)、分布分析、輿情分析等相關(guān)工作。

　?。?）能夠?qū)τ脩簟?shù)據(jù)項(xiàng)、功能組件進(jìn)行利用權(quán)限的角色授權(quán)處理，能夠進(jìn)行門類設(shè)置、結(jié)構(gòu)設(shè)定、字典定義等系統(tǒng)代碼維護(hù)工作。

　　3.應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)和服務(wù)平臺(tái)構(gòu)建

　　3.1應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)

　　鼓勵(lì)各地區(qū)統(tǒng)一開發(fā)或購置成熟的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)軟件，減少重復(fù)開發(fā)，降低應(yīng)用成本。

　　應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)應(yīng)當(dāng)遵循整體性、開放性、穩(wěn)定性等原則。鼓勵(lì)軟件開發(fā)公司應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)手段對(duì)“收集、管理、保存、利用”各功能模塊或子系統(tǒng)進(jìn)行專業(yè)深度擴(kuò)展、創(chuàng)新開發(fā)。

　　（1）整體性。系統(tǒng)應(yīng)考慮所配備和購置的軟硬件及其網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)環(huán)境，選擇恰當(dāng)?shù)拈_發(fā)工具和技術(shù)路線，正確處理各子系統(tǒng)或模塊的關(guān)系，形成一個(gè)整體。

　?。?）開放性。系統(tǒng)應(yīng)能夠隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和檔案管理的最新要求而具有兼容性和拓展性。

　?。?）穩(wěn)定性。系統(tǒng)開發(fā)應(yīng)采用先進(jìn)、成熟、穩(wěn)定的技術(shù)，保證系統(tǒng)的穩(wěn)定、可靠和安全。

　　3.2服務(wù)平臺(tái)建設(shè)

　　數(shù)字檔案室網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)一般應(yīng)面向不同對(duì)象、立足現(xiàn)有不同網(wǎng)絡(luò)，構(gòu)建三個(gè)服務(wù)平臺(tái)，并提供相應(yīng)層級(jí)數(shù)字檔案信息資源利用共享服務(wù)。

　　數(shù)字檔案室應(yīng)根據(jù)不同服務(wù)對(duì)象和不同檔案開發(fā)范圍建立相應(yīng)的服務(wù)平臺(tái)。一般主要包括：一是基于局域網(wǎng)面向檔案館工作人員和來館利用檔案人員的館內(nèi)檔案利用服務(wù)平臺(tái)；二是利用當(dāng)?shù)卣?wù)網(wǎng)建設(shè)的面向本級(jí)黨政機(jī)關(guān)各立檔單位的電子文件歸檔和檔案信息共享平臺(tái)；三是利用公眾網(wǎng)建設(shè)的面向廣大社會(huì)公眾和進(jìn)行館際交流的公共檔案信息服務(wù)平臺(tái)。

　?。?）基于局域網(wǎng)的檔案服務(wù)平臺(tái)。

　　局域網(wǎng)檔案服務(wù)平臺(tái)是數(shù)字檔案室建設(shè)的基礎(chǔ)平臺(tái)。局域網(wǎng)檔案服務(wù)平臺(tái)應(yīng)當(dāng)具備館藏?cái)?shù)字檔案傳輸、交換、存儲(chǔ)、安全防護(hù)的功能，承擔(dān)檔案館“收集、管理、保存、利用”四項(xiàng)基本功能，滿足日常數(shù)字檔案室業(yè)務(wù)管理和提供利用服務(wù)的需要。局域網(wǎng)通常還要承擔(dān)輔助檔案實(shí)體管理的功能。

　　（2）基于政務(wù)網(wǎng)的檔案服務(wù)平臺(tái)。

　　政務(wù)網(wǎng)檔案服務(wù)平臺(tái)是數(shù)字檔案室連接本級(jí)各黨政機(jī)關(guān)立檔單位的主干平臺(tái)。它依托本級(jí)政務(wù)網(wǎng)，能夠接收各立檔單位電子文件，能夠?yàn)檎?wù)網(wǎng)用戶提供在線檔案查閱利用、檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)或其他檔案工作服務(wù)，實(shí)現(xiàn)黨政機(jī)關(guān)的檔案信息資源共享和資政服務(wù)工作。

　　鼓勵(lì)具備條件的檔案館探索采用云計(jì)算等先進(jìn)技術(shù)為各立檔單位提供軟件服務(wù)和存儲(chǔ)服務(wù)。

　?。?）基于公眾網(wǎng)的檔案服務(wù)平臺(tái)。

　　公眾網(wǎng)檔案服務(wù)平臺(tái)，如公共檔案信息服務(wù)平臺(tái)，是檔案館實(shí)現(xiàn)公共檔案服務(wù)和檔案信息資源社會(huì)共享的有效途徑之一。它依托公眾網(wǎng)，通過檔案網(wǎng)站建立滿足公眾查閱檔案需求的利用窗口，同時(shí)，采集具有重要保存價(jià)值的各類數(shù)字信息，進(jìn)行資源整合，實(shí)現(xiàn)公眾檔案信息資源的社會(huì)最廣泛共享。該平臺(tái)還可采取必要的安全措施，實(shí)現(xiàn)館際檔案信息交流。

　　檔案服務(wù)平臺(tái)建設(shè)當(dāng)前應(yīng)遵循的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范有：

　?。?）GB50174—2008電子信息系統(tǒng)機(jī)房設(shè)計(jì)規(guī)范；

　　（2）GB／Z24294一2009信息安全技術(shù)基于互聯(lián)網(wǎng)電子政務(wù)信息安全實(shí)施指南。

　　3.3軟硬件設(shè)備配置

　　3.3.1系統(tǒng)軟件選型

　　數(shù)字檔案室系統(tǒng)軟件一般包括操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)等方面。

　　操作系統(tǒng)的選擇要根據(jù)數(shù)字檔案室的規(guī)模和硬件配置等情況來選定。終端操作系統(tǒng)通常選擇使用與其軟硬件兼容，使用較為廣泛的操作系統(tǒng)；服務(wù)器操作系統(tǒng)要綜合考慮任務(wù)量、并發(fā)用戶、安全性等因素選擇操作系統(tǒng)。

　　數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)首先滿足數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和管理的需求，并充分考慮技術(shù)和管理成本；其次應(yīng)注意操作系統(tǒng)和應(yīng)用軟件對(duì)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的支持；再次要考慮其開放性和擴(kuò)展性，為將來系統(tǒng)的升級(jí)、遷移免除后顧之憂。

　　數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)必須考慮到穩(wěn)定性和高性能以及檔案資源的安全性，所以在選型之前一定要認(rèn)真規(guī)劃，周密地分析與考慮，所選擇數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)應(yīng)能支持當(dāng)前及可預(yù)見的將來采用的軟件，并充分考慮今后幾年數(shù)據(jù)量的要求。

　　在前期規(guī)劃時(shí)，不僅需要決定使用的類型和版本，還需要規(guī)劃設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)；不僅需要考慮當(dāng)前存儲(chǔ)和管理的數(shù)據(jù)信息類型，還要考慮將要接收進(jìn)館的數(shù)據(jù)信息類型。

　　其他軟件配置。在數(shù)字檔案室系統(tǒng)運(yùn)行中，除了操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)之外，還需根據(jù)數(shù)據(jù)采集、管理、利用等方面需要，配置其他一些系統(tǒng)軟件和工具軟件，如數(shù)據(jù)倉庫、數(shù)據(jù)交換、OCR、格式轉(zhuǎn)換、非線性編輯、全文檢索等方面的軟件。

　　3.3.2硬件設(shè)備配置

　　數(shù)字檔案室系統(tǒng)硬件設(shè)施主要包括服務(wù)器、終端、網(wǎng)絡(luò)、存儲(chǔ)及其他配套設(shè)備。系統(tǒng)中每個(gè)獨(dú)立任務(wù)應(yīng)有相應(yīng)的服務(wù)器來承擔(dān)處理任務(wù)。服務(wù)器在信息系統(tǒng)中的重要性不同，可以分成主服務(wù)器和輔助服務(wù)器兩類。主服務(wù)器主要承擔(dān)信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和管理以及應(yīng)用系統(tǒng)的運(yùn)行，主服務(wù)器的選配必須充分考慮系統(tǒng)性、安全性和高性能。

　　輔助服務(wù)器包括輔助應(yīng)用服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)管理服務(wù)器、文件服務(wù)器等，承擔(dān)系統(tǒng)中非核心功能的處理任務(wù)。一個(gè)數(shù)字檔案室系統(tǒng)配備服務(wù)器的數(shù)量，取決于系統(tǒng)的實(shí)際功能，不必強(qiáng)調(diào)所有任務(wù)都有獨(dú)立的服務(wù)器，可根據(jù)財(cái)力、數(shù)據(jù)規(guī)模、用戶數(shù)量及其訪問量等，合理選定。

　　網(wǎng)絡(luò)設(shè)備主要包括傳輸介質(zhì)、集線器、交換機(jī)、路由器、光電轉(zhuǎn)換等。雙絞線和光纖是最常用的傳輸介質(zhì)，物理上分散的多臺(tái)計(jì)算機(jī)只有通過傳輸介質(zhì)才能連接在一起形成網(wǎng)絡(luò)；集線器可以放大傳輸信號(hào)，主要用-T-JJ~型網(wǎng)；交換機(jī)是一種基于點(diǎn)對(duì)點(diǎn)發(fā)送數(shù)據(jù)的網(wǎng)絡(luò)連接設(shè)備，具有網(wǎng)絡(luò)流量控制等性能，是大型網(wǎng)絡(luò)組網(wǎng)的必需設(shè)備；要使網(wǎng)絡(luò)之間互連，則必須配備路由器；光電轉(zhuǎn)換設(shè)備是實(shí)現(xiàn)雙絞線和光纖兩種不同傳輸介質(zhì)的信號(hào)轉(zhuǎn)換的設(shè)備。

　　存儲(chǔ)設(shè)備主要包括磁盤、光盤、磁帶等。應(yīng)根據(jù)數(shù)字檔案室的存儲(chǔ)架構(gòu)而選擇存儲(chǔ)設(shè)備。

　　數(shù)字化設(shè)備包括掃描儀、數(shù)碼照相機(jī)、數(shù)碼攝像機(jī)、非線性編輯系統(tǒng)等。

　　終端設(shè)備包括輸入、輸出設(shè)備，通常是指獨(dú)立工作的計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等。數(shù)字檔案室各項(xiàng)業(yè)務(wù)的開展必須依托這些設(shè)備，通過終端訪問網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用系統(tǒng)，完成信息處理工作。一個(gè)數(shù)字檔案室終端設(shè)置應(yīng)考慮三種用戶，即社會(huì)用戶、檔案館工作人員、檔案館聘請(qǐng)的數(shù)據(jù)加工和處理人員。

　　4.數(shù)字檔案資源建設(shè)

　　數(shù)字檔案資源建設(shè)是數(shù)字檔案室建設(shè)的核心內(nèi)容，也是一項(xiàng)經(jīng)常性的業(yè)務(wù)工作。數(shù)字檔案資源建設(shè)包括電子文件接收、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換、資源整理加工、建立各類資源庫等內(nèi)容。

　　4.1電子文件接收

　　應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案接收范圍，建立電子文件接收進(jìn)館制度和機(jī)制，配備必要的技術(shù)手段，從源頭上保證數(shù)字檔案信息的真實(shí)、完整、可用。

　　為了保證有價(jià)值的數(shù)字檔案資源接收進(jìn)館，從數(shù)字檔案室建設(shè)開始，就應(yīng)按照數(shù)字檔案室功能要求，研究確定電子文件接收范圍、標(biāo)準(zhǔn)和方法。在范圍上，除了參照紙質(zhì)檔案接收要求，還應(yīng)針對(duì)電子文件多樣性、形象性的特點(diǎn)，接收反映重大事件、重要活動(dòng)、重大變化的電子形式的記錄；在種類上，除了文本文件，還包括數(shù)碼照片、圖形圖像、多媒體、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)頁等各種形式的電子文件。應(yīng)當(dāng)明確電子文件移交的方式和時(shí)限。移交方式可以是在線也可以離線移交，但不論何種移交方式，以安全、高效、準(zhǔn)確為原則。與紙質(zhì)文件對(duì)應(yīng)電子文件的移交和接收之前，應(yīng)要求和督促立檔單位建立正確無誤的對(duì)應(yīng)關(guān)系，并保證其內(nèi)容的一致性。

　　應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)電子文件形成及其整理、歸檔、移交的監(jiān)督指導(dǎo)，包括確定歸檔范圍規(guī)范、進(jìn)行質(zhì)量檢查、開展技術(shù)服務(wù)等。

　　電子文件的接收與管理應(yīng)當(dāng)遵循以下標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范：

　?。?）GB／T18894—2002電子文件歸檔與管理規(guī)范；

　　（2）DA／T32-2005公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則；

　?。?）DA／T46—2009文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案；

　?。?）DA／T47—2009版式電子文件長期保存格式需求；

　?。?）DA／T48—2009基于XML的電子文件封裝規(guī)范。

　　4.2檔案數(shù)字化

　　傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化是現(xiàn)階段數(shù)字檔案資源建設(shè)的一個(gè)重要途徑。檔案數(shù)字化工作是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，涉及到檔案保管、保護(hù)、整理、鑒定、轉(zhuǎn)換、存儲(chǔ)、利用等多個(gè)環(huán)節(jié)，應(yīng)當(dāng)統(tǒng)籌規(guī)劃，分步實(shí)施。應(yīng)當(dāng)通過數(shù)字化工作，對(duì)館藏檔案進(jìn)行全面的梳理。要高度重視檔案整理、鑒定、保護(hù)等基礎(chǔ)工作，為數(shù)字化工作提供高質(zhì)量的來源。如果對(duì)館藏檔案無法一次性全面數(shù)字化，可以按照特殊載體優(yōu)先、重要程度優(yōu)先、共享性強(qiáng)優(yōu)先等原則分步實(shí)施。

　　數(shù)字化加工一般采取自主加工和委托加工兩種方式進(jìn)行。自主加工是檔案館自行配備數(shù)字化加工設(shè)備，自行組織人力開展數(shù)字化加工。這一模式適用于少量重要、核心檔案的數(shù)字化加工。委托加工是將應(yīng)數(shù)字化的檔案，委托專業(yè)公司實(shí)施加工。這一模式效率相對(duì)較高，投資相對(duì)節(jié)省，普遍適用于各類檔案的數(shù)字化加工。檔案館所委托加工的公司必須是具有相關(guān)保密資質(zhì)的專業(yè)公司。

　　檔案數(shù)字化工作當(dāng)前應(yīng)遵循的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范有：

　?。?）DA／T31—2005紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范；

　　（2）DA／T43—2009縮微膠片數(shù)字化技術(shù)規(guī)范。

　　4.3資源整理

　　在對(duì)信息資源進(jìn)行有序、有效管理之前，必須進(jìn)行整理，包括分類、價(jià)值鑒定、開放審查等。應(yīng)當(dāng)將數(shù)字檔案信息進(jìn)行有序排列，當(dāng)前國家尚未制訂針對(duì)數(shù)字檔案信息分類的規(guī)則，在數(shù)字檔案室建設(shè)中，可以參照傳統(tǒng)載體檔案的分類、排序方式，結(jié)合數(shù)字檔案信息的特點(diǎn)，確定數(shù)字檔案信息的合理分類方案，實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)字檔案信息的有效控制。

　　電子文件或數(shù)字化檔案信息發(fā)布利用之前，必須進(jìn)行開放利用的鑒定工作，并通過技術(shù)檢查，譬如清晰度、準(zhǔn)確性、完整性，以便讓利用者有效檢索、閱讀和理解數(shù)字檔案信息。

　　檔案信息網(wǎng)上提供利用，要根據(jù)數(shù)字檔案不同網(wǎng)絡(luò)的傳播范圍、用戶范圍、使用方式等進(jìn)行處理。對(duì)涉及國家秘密、知識(shí)產(chǎn)權(quán)或個(gè)人隱私及其他敏感信息的檔案利用，應(yīng)當(dāng)按照國家法律法規(guī)要求，進(jìn)行劃控處理。涉密信息只能在涉密網(wǎng)發(fā)布；內(nèi)部信息只能在內(nèi)網(wǎng)（包括政務(wù)網(wǎng)和檔案館局域網(wǎng)等）使用；開放信息可以在公眾網(wǎng)發(fā)布。開放鑒定是數(shù)字檔案室建設(shè)的重要工作內(nèi)容之一。

　　4.4建立數(shù)字檔案資源庫

　　運(yùn)用計(jì)算機(jī)及其相關(guān)技術(shù)設(shè)備管理數(shù)字檔案信息，當(dāng)前一般采取數(shù)據(jù)庫技術(shù)方法進(jìn)行。檔案資源庫一般包括目錄數(shù)據(jù)庫或元數(shù)據(jù)庫、內(nèi)容數(shù)據(jù)集等。

　　目錄數(shù)據(jù)庫是數(shù)字檔案資源管理的基礎(chǔ)，它是將反映數(shù)字檔案特征的規(guī)范數(shù)據(jù)，依照一定的字段要求存入計(jì)算機(jī)中，通過系統(tǒng)的排序等處理，形成由計(jì)算機(jī)檢索的目錄數(shù)據(jù)體系。目錄數(shù)據(jù)庫建立的方式主要有兩種基本途徑，一是通過傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化采集的檔案目錄數(shù)據(jù)庫，一般是通過人工錄入建庫方式建立；二是通過接收電子文件方式形成的數(shù)字檔案，一般通過檔案管理系統(tǒng)自動(dòng)采集生成或從數(shù)字檔案元數(shù)據(jù)庫中提取而形成，經(jīng)過數(shù)據(jù)整理規(guī)范審核與補(bǔ)充完善后建立。

　　保存數(shù)字檔案元數(shù)據(jù)是保證數(shù)字檔案可靠和可用的一項(xiàng)重要措施。元數(shù)據(jù)庫建設(shè)按照數(shù)字檔案元數(shù)據(jù)采集規(guī)范要求建立。元數(shù)據(jù)采集方式主要是通過對(duì)電子文件或數(shù)字檔案的背景、結(jié)構(gòu)和管理過程信息進(jìn)行自動(dòng)生成和適當(dāng)人工添加而形成。

　　內(nèi)容數(shù)據(jù)集是數(shù)字檔案資源建設(shè)的主體，它是通過數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)倉庫等技術(shù)方法將檔案全文按照一定的分類、排序方式排列形成的集合。內(nèi)容數(shù)據(jù)一般通過與目錄數(shù)據(jù)掛接方式實(shí)施有效管理，隨著信息技術(shù)，特別是檢索技術(shù)的發(fā)展，將來也會(huì)采用其他技術(shù)方法對(duì)內(nèi)容數(shù)據(jù)進(jìn)行有效管理。對(duì)于由電子文件歸檔形成的電子檔案，其內(nèi)容數(shù)據(jù)還應(yīng)與其元數(shù)據(jù)建立持久有效的聯(lián)系，防止非法修改，采取技術(shù)措施，確保其可靠和可用。

　　數(shù)字檔案資源庫建設(shè)應(yīng)遵循以下標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范：

　?。?）GB／T20163—2006中國檔案機(jī)讀目錄格式；

　　（2）DA／T13—1994檔號(hào)編制規(guī)則。

　　5.保障體系建設(shè)

　　5.1安全保障體系建設(shè)

　　安全保障體系建設(shè)是數(shù)字檔案室建設(shè)的基礎(chǔ)工作，數(shù)字檔案室的安全包括數(shù)字檔案數(shù)據(jù)的安全和信息系統(tǒng)及其網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的安全。數(shù)據(jù)安全就是要保證數(shù)字檔案信息的可靠、可用、不泄密、不被非法更改等，系統(tǒng)及其網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)安全就是要保持系統(tǒng)軟硬件的穩(wěn)定性、可靠性、可控性。

　　安全保障體系建設(shè)主要通過兩方面途徑實(shí)現(xiàn)。一是按照信息安全等級(jí)保護(hù)的要求，采用相應(yīng)安全保障技術(shù)方法，配備必要的軟硬件設(shè)施。數(shù)字檔案室系統(tǒng)一般要求達(dá)到二級(jí)（系統(tǒng)審計(jì)保護(hù)級(jí)）以上安全保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)。數(shù)字檔案室系統(tǒng)集成商應(yīng)具備相應(yīng)的保密資質(zhì)，并嚴(yán)格按照有關(guān)安全保密規(guī)范要求進(jìn)行項(xiàng)目設(shè)計(jì)、系統(tǒng)開發(fā)和項(xiàng)目施工。建設(shè)、監(jiān)理單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)項(xiàng)目建設(shè)過程中的檔案信息安全保密工作。

　　二是建立健全數(shù)字檔案室安全管理制度，并嚴(yán)格遵照實(shí)施。數(shù)字檔案室系統(tǒng)安全隱患包括數(shù)據(jù)竊聽、電磁泄漏、電力中斷、載體損壞、自然災(zāi)害、非法訪問、計(jì)算機(jī)病毒、黑客攻擊、系統(tǒng)超負(fù)載、假冒身份、權(quán)限擴(kuò)散、數(shù)據(jù)篡改、操作失誤等，應(yīng)當(dāng)采取相應(yīng)的技術(shù)措施和管理手段應(yīng)對(duì)這些安全隱患。應(yīng)當(dāng)高度重視數(shù)字化加工、電子文件接收等過程中的安全保密管理工作。同時(shí)應(yīng)當(dāng)制訂應(yīng)急預(yù)案，完善災(zāi)難恢復(fù)機(jī)制，提高應(yīng)急處置能力。

　　應(yīng)當(dāng)遵循的有關(guān)信息安全規(guī)范：

　?。?）GB 17859-1999信息安全技術(shù)計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)安全保護(hù)等級(jí)劃分準(zhǔn)則；

　?。?）GB／T24363—2009信息安全技術(shù)信息安全應(yīng)急響應(yīng)計(jì)劃規(guī)范；

　?。?）GB／Z24364—2009信息安全技術(shù)信息安全風(fēng)險(xiǎn)管理指南；

　?。?）GA／T671—2006終端計(jì)算機(jī)系統(tǒng)安全等級(jí)技術(shù)要求。

　　5.2標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系建設(shè)

　　嚴(yán)格遵照信息化和檔案管理等方面的法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)是實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案室各項(xiàng)功能的必要前提。數(shù)字檔案室建設(shè)要嚴(yán)格遵守國家及行業(yè)相關(guān)規(guī)章制度和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。

　　各地在建設(shè)數(shù)字檔案室過程中，具體技術(shù)應(yīng)用或工作流程如果尚無相關(guān)上位標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，可以向國家檔案行政管理部門提出相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范制修訂建議，或根據(jù)本地區(qū)實(shí)際情況制訂相關(guān)地方標(biāo)準(zhǔn)或企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，并積極上報(bào)有關(guān)部門，上升為行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或國家標(biāo)準(zhǔn)。