檔案掃描錄入服務(wù)是把紙質(zhì)檔案材料通過掃描儀掃描在電腦上，形成電子版的檔案。操作步驟是：按照目錄的索引逐頁拍錄，一本檔案全部拍完后保存，上傳=，裝訂人員把打印好的封面與拍錄好的檔案一并裝訂好，按照序號(hào)送入檔案室。

　　檔案掃描錄入服務(wù)

　　一、檔案掃描前處理

　　1、確定掃描頁

　　確定為檔案掃描對(duì)象的紙質(zhì)檔案原則上應(yīng)全部掃描。如有特殊情況,如破損嚴(yán)重、重份文件等確實(shí)不能掃描或不需要掃描的頁面要在“檔案掃描前處理登記單”中加以標(biāo)注。

　　2、紙質(zhì)檔案整理

　　應(yīng)以不破壞紙質(zhì)檔案為原則拆除裝訂物,對(duì)于沒有頁號(hào)或頁號(hào)不正確的檔案要重新編制頁號(hào)。

　　在編制頁號(hào)過程中應(yīng)將破損頁面、缺頁、原件不清等特殊情況進(jìn)行登記。對(duì)于文件順序混亂的情況要及時(shí)進(jìn)行調(diào)整,破損、折皺不平頁面要進(jìn)行必要的技術(shù)處理。

　　編寫頁號(hào)時(shí),應(yīng)以不破壞檔案原件為原則,在統(tǒng)一位置書寫頁號(hào),確保檔案頁號(hào)準(zhǔn)確、規(guī)范、無遺漏。

　　3、目錄核校

　　對(duì)于已建立目錄數(shù)據(jù)庫的檔案掃描加工對(duì)象,應(yīng)依照目錄數(shù)據(jù)庫建立時(shí)制定的數(shù)據(jù)規(guī)則,對(duì)照檔案原件內(nèi)容,規(guī)范目錄數(shù)據(jù)庫中目錄內(nèi)容,如發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤應(yīng)進(jìn)行修改。

　　注：下圖為檔案掃描前處理登記單，根據(jù)紙質(zhì)檔案整理內(nèi)容對(duì)照填寫，并注明檔案整理人、檔案修復(fù)人、檔案檢驗(yàn)人和完成時(shí)間。

　　二、目錄數(shù)據(jù)庫建立

　　應(yīng)按照DA/T 8的要求制定目錄數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)規(guī)則,包括字段內(nèi)容、字段類型、字段長(zhǎng)度等。

　　采用人工校對(duì)或軟件自動(dòng)校對(duì)的方式,對(duì)目錄數(shù)據(jù)庫的建庫質(zhì)量進(jìn)行檢查。核對(duì)著錄項(xiàng)目是否完整、著錄內(nèi)容是否規(guī)范、準(zhǔn)確,發(fā)現(xiàn)不合格的數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行修改或重錄。

　　注：下圖為數(shù)據(jù)錄入工作單，在核對(duì)著錄項(xiàng)目發(fā)現(xiàn)不合格的數(shù)據(jù)進(jìn)行修改或重錄時(shí)，需要認(rèn)真填寫，并注明數(shù)據(jù)錄入人、質(zhì)量檢查人和完成時(shí)間。

　　1、元數(shù)據(jù)采集

　　應(yīng)同時(shí)采集檔案掃描過程中相關(guān)元數(shù)據(jù),主要包括檔案掃描授權(quán)信息、檔案掃描軟硬件信息、檔案掃描日期與時(shí)間、格式、掃描分辨率、色彩空間、壓縮方案等。檔案掃描加工軟件應(yīng)以件為單位自動(dòng)捕獲元數(shù)據(jù),若軟件無法自動(dòng)捕獲應(yīng)可以采取手工著錄的方式給元數(shù)據(jù)賦值。元數(shù)據(jù)項(xiàng)及著錄要求見。

　　2、檔案掃描

　　3、檔案掃描基本要求

　　4、掃描后數(shù)字圖像要清晰、完整、不失真。

　　5、若紙張幅面超出掃描儀尺寸,可分幅掃描后再進(jìn)行拼接,相鄰圖像之間應(yīng)留有足夠的重疊部分,并且在“紙質(zhì)檔案掃描工作單”中明確說明分幅方法。

　　三、檔案掃描技術(shù)要求

　　1、掃描色彩模式

　　一般情況采用彩色模式進(jìn)行掃描;頁面為黑白兩色,字跡清晰并且不帶插圖的檔案,也可采用黑白二值模式進(jìn)行掃描;頁面為黑白兩色,字跡清晰度差或帶有插圖的檔案,也可采用灰度模式掃描。

　　2、掃描分辨率

　　掃描分辨率的選擇,應(yīng)保證掃描后圖像清晰、完整,并綜合考慮數(shù)字圖像后期利用方式等因素。一般文件掃描分辨率建議不小dpi。如原件質(zhì)量較差或字體很小、字跡密集,可適當(dāng)提高分辨率。

　　3、存儲(chǔ)格式

　　紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像存儲(chǔ)格式可選擇TIFF、JPEG、JPE、PDF和OFD,長(zhǎng)期保存格式為TIFF、JPEG或JPE等通用格式。存儲(chǔ)時(shí)壓縮率的選擇,應(yīng)在滿足實(shí)際應(yīng)用需求的前提下,盡量減小存儲(chǔ)容量。

　　4、同一批檔案應(yīng)采用相同的存儲(chǔ)格式。

　　5、數(shù)字圖像命名規(guī)則

　　圖像命名方式的選擇應(yīng)確保圖像命名的唯一性和存儲(chǔ)路徑的規(guī)律性。如,可以檔號(hào)為基礎(chǔ)對(duì)數(shù)字圖像命名和確定存儲(chǔ)路徑。

　　注：下圖為紙質(zhì)檔案掃描工作單，對(duì)掃描檔案的檔號(hào)、掃描文件數(shù)、頁數(shù)、質(zhì)檢情況等內(nèi)容進(jìn)行填寫。

　　五、圖像處理

　　1、拼接處理

　　應(yīng)對(duì)分幅掃描的圖像進(jìn)行拼接處理,以保證圖像的完整性。拼接處信息要完整,拼接平滑,無明顯拼接痕跡。

　　2、圖像糾偏

　　檔案掃描圖像經(jīng)糾偏處理后偏斜角度不超度,并符合閱讀習(xí)慣。

　　3、裁邊處理

　　檔案掃描圖像裁邊處理時(shí),應(yīng)在原始檔案的邊界最外毫米處裁剪,保留原始檔案的邊界。

　　4、去污處理

　　對(duì)數(shù)字圖像進(jìn)行去污處理,應(yīng)遵循保持檔案原貌的原則,去除在掃描過程中產(chǎn)生的污點(diǎn)、污線、黑邊等影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì),不得去除檔案頁面原有的紙張褪變斑點(diǎn)、水漬、污點(diǎn)、裝訂孔等痕跡。

　　六、圖像質(zhì)量檢查

　　1、圖像質(zhì)量檢查包括數(shù)字圖像清晰度、失真度、完整性等檢查,漏掃、重掃、多掃等情況檢查,數(shù)字圖像拼接、旋轉(zhuǎn)及糾偏、裁邊、去污等處理情況檢查,數(shù)字圖像排列順序檢查等。

　　注：下圖為數(shù)字圖像處理工作單，對(duì)圖像處理工作中拼接、糾偏、裁邊、去污等的情況進(jìn)行記錄。

　　2、紙質(zhì)檔案檔案掃描圖像光學(xué)字符識(shí)別(OCR)

　　3、對(duì)于檔案掃描圖像光學(xué)字符識(shí)別率高、有實(shí)際工作需要的,可在紙質(zhì)檔案檔案掃描的基礎(chǔ)上開展此項(xiàng)工作。

　　4、要先對(duì)圖像質(zhì)量進(jìn)行總體評(píng)估,有必要時(shí)對(duì)圖像進(jìn)行二值化、圖像增強(qiáng)、降噪處理等預(yù)處理,以提高識(shí)別準(zhǔn)確率。

　　5、可根據(jù)實(shí)際使用需要選擇識(shí)別范圍。

　　6、輸出格式可采用雙層PDF,命名。

　　注：下圖為OCR識(shí)別工作單，每個(gè)單位可根據(jù)自己的實(shí)際情況選擇檔案的識(shí)別范圍，輸出雙層PDF。工作人員需對(duì)工作過程進(jìn)行記錄。

　　七、版式轉(zhuǎn)換

　　在對(duì)紙質(zhì)檔案檔案掃描原始圖像進(jìn)行利用時(shí),可將每一份紙質(zhì)檔案文件掃描所得的一個(gè)或多個(gè)圖像通過版式轉(zhuǎn)換存儲(chǔ)為一份文件,并可進(jìn)行適當(dāng)?shù)膲嚎s,但要保證圖像清晰可打印。一般采用PDF、OFD等通用格式作為利用格式。命名。

　　1數(shù)據(jù)掛接

　　借助相關(guān)軟件對(duì)數(shù)據(jù)庫中的目錄數(shù)據(jù)與其對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像進(jìn)行掛接,以實(shí)現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字圖像的關(guān)聯(lián)。

　　應(yīng)對(duì)掛接結(jié)果進(jìn)行檢查,檢查內(nèi)容應(yīng)包括目錄數(shù)據(jù)與紙質(zhì)檔案檔案掃描圖像對(duì)應(yīng)的準(zhǔn)確性、掛接圖像與實(shí)際掃描數(shù)量的一致性、數(shù)字圖像是否能正常打開等。

　　注：下圖為版式轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)掛接工作單。工作人員一定要保障目錄數(shù)據(jù)與紙質(zhì)檔案檔案掃描圖像對(duì)應(yīng)的準(zhǔn)確性、掛接圖像與實(shí)際掃描數(shù)量的一致性，并對(duì)工作過程進(jìn)行記錄。

　　八、數(shù)據(jù)驗(yàn)收

　　1、驗(yàn)收內(nèi)容

　　2、成立專門的驗(yàn)收小組對(duì)檔案掃描成果進(jìn)行驗(yàn)收。

　　3、目錄數(shù)據(jù)(含元數(shù)據(jù)項(xiàng))驗(yàn)收,包括各條目的內(nèi)容、格式,必注項(xiàng)是否填寫齊全,元數(shù)據(jù)

　　4、各元素完整性和賦值規(guī)范性等。

　　5、數(shù)字圖像驗(yàn)收,包括檔案掃描參數(shù)、圖像的完整性、圖像命名的準(zhǔn)確性、排列順序的準(zhǔn)確性、圖像質(zhì)量等。

　　6、數(shù)據(jù)掛接情況驗(yàn)收,主要是目錄數(shù)據(jù)與其相對(duì)應(yīng)的數(shù)字圖像的掛接的準(zhǔn)確性等。

　　7、檔案掃描工作文件驗(yàn)收,主要是檔案掃描過程中形成的工作文件的完整性、規(guī)范性。

　　8、存儲(chǔ)載體驗(yàn)收,包括載體的安全性、可用性等。

　　九、驗(yàn)收指標(biāo)

　　采取計(jì)算機(jī)自動(dòng)檢驗(yàn)與人工抽檢相結(jié)合的方式進(jìn)行驗(yàn)收,可利用計(jì)算機(jī)檢驗(yàn)的項(xiàng)目%進(jìn)行檢驗(yàn),且合格率要達(dá)%。人工抽檢項(xiàng)目的抽檢率一般不低%,數(shù)據(jù)庫條目與數(shù)字圖像內(nèi)容對(duì)應(yīng)的準(zhǔn)確性抽檢合格率要達(dá)%,其他內(nèi)容的抽檢合格率要不低于98%。

　　驗(yàn)收結(jié)論

　　符合本標(biāo)要求的數(shù)據(jù)給予驗(yàn)收“通過”,沒有達(dá)到要求的數(shù)據(jù)要退回檔案掃描相應(yīng)加工環(huán)節(jié)進(jìn)行返工或修改,重新驗(yàn)收,直到驗(yàn)收“通過”。

　　驗(yàn)收通過后經(jīng)驗(yàn)收組簽字確認(rèn)后方可進(jìn)行數(shù)據(jù)移交。

　　十、檔案歸還入庫

　　1、檔案裝訂

　　數(shù)據(jù)驗(yàn)收合格后對(duì)于拆除裝訂的紙質(zhì)檔案要重新裝訂,并在備考表中標(biāo)注檔案掃描相關(guān)信息,如檔案掃描年度、外包公司、特殊說明等。重新裝訂要保持檔案原貌。

　　2、紙質(zhì)檔案驗(yàn)收

　　紙質(zhì)檔案重新裝訂后要進(jìn)行逐一驗(yàn)收,主要包括文件裝訂順序、是否存在漏頁、壓字、頁面顛倒等情況。對(duì)于驗(yàn)收合格的檔案給予驗(yàn)收“通過”,驗(yàn)收不合格的紙質(zhì)檔案要重新整理裝訂直到驗(yàn)收通過。

　　驗(yàn)收通過后,經(jīng)驗(yàn)收組成員簽字確認(rèn)方可歸還庫房。

　　3、檔案入庫

　　紙質(zhì)檔案驗(yàn)收合格后,按照庫房管理要求,與庫房管理人員對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行清點(diǎn),辦理相關(guān)入庫手續(xù),歸還入庫。