近年來，隨著檔案數(shù)量快速增長和檔案信息化建設(shè)步伐加快，越來越多的單位通過政府購買服務(wù)方式，委托檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)開展檔案整理、檔案數(shù)字化加工等檔案服務(wù)外包工作。部分單位在購買檔案社會化服務(wù)過程中，因業(yè)務(wù)不熟悉、保密意識不強(qiáng)、管理機(jī)制不健全，導(dǎo)致檔案服務(wù)外包質(zhì)量未達(dá)到國家標(biāo)準(zhǔn)和進(jìn)館質(zhì)量要求，并存在一定安全隱患。

　　為提升檔案整理、數(shù)字化加工等檔案服務(wù)外包工作水平，消除檔案服務(wù)外包過程中存在的失、泄密隱患，確保檔案質(zhì)量符合進(jìn)館要求，現(xiàn)就進(jìn)一步規(guī)范全市檔案服務(wù)外包工作有關(guān)事項(xiàng)通知如下：

　　政府檔案整理員是外包

　　一、嚴(yán)格落實(shí)檔案中介機(jī)構(gòu)備案制度

　　各縣（市、區(qū)）檔案局要嚴(yán)格落實(shí)檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)備案登記制度，按照《廣東省檔案條例》的相關(guān)規(guī)定，依法履行備案職責(zé)，健全備案工作制度，完善備案程序，強(qiáng)化備案材料審核，進(jìn)一步規(guī)范檔案中介機(jī)構(gòu)備案工作。同時(shí)，要加強(qiáng)對檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)監(jiān)督和指導(dǎo)，落實(shí)監(jiān)管責(zé)任，定期不定期對轄區(qū)內(nèi)檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)從事檔案服務(wù)外包的活動(dòng)情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)有違反檔案法律法規(guī)現(xiàn)象或行為的，要依法進(jìn)行查處，并落實(shí)整改措施。

　　二、認(rèn)真審查檔案服務(wù)外包機(jī)構(gòu)資質(zhì)

　　各單位在購買檔案社會化服務(wù)過程中，要嚴(yán)格審查檔案服務(wù)外包機(jī)構(gòu)資格資質(zhì)。凡是承接檔案整理、檔案數(shù)字化等服務(wù)的外包機(jī)構(gòu)，必須取得由檔案行政管理部門出具的備案回執(zhí)，且其從事檔案整理、檔案數(shù)字化等服務(wù)的工作人員，應(yīng)當(dāng)具備檔案專業(yè)知識和專業(yè)技能，并經(jīng)過檔案人員崗位培訓(xùn)，取得崗位培訓(xùn)證書。各單位購買檔案外包服務(wù)時(shí)，應(yīng)當(dāng)根據(jù)國家法律法規(guī)的規(guī)定、自身業(yè)務(wù)需要、檔案的特點(diǎn)及其管理要求，綜合考察確定外包機(jī)構(gòu)，資金額度大的檔案外包服務(wù)項(xiàng)目，必須通過公開招投標(biāo)的方式，確定檔案服務(wù)外包機(jī)構(gòu)。市檔案局和各縣（市、區(qū)）檔案局不指定、不推薦檔案服務(wù)外包機(jī)構(gòu)，任何檔案服務(wù)外包機(jī)構(gòu)自稱為檔案局指定、定點(diǎn)或推薦的檔案服務(wù)外包機(jī)構(gòu)，均不屬實(shí)。

　　三、落實(shí)檔案服務(wù)外包安全保密責(zé)任

　　各單位在開展檔案服務(wù)外包工作中，要嚴(yán)格遵循國家檔案局《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范》（DA/T68—2017）有關(guān)規(guī)定，依法與檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)簽訂檔案服務(wù)合同和安全保密協(xié)議，并嚴(yán)格執(zhí)行。各單位檔案整理、數(shù)字化加工外包服務(wù)應(yīng)安排在本單位場所內(nèi)進(jìn)行，嚴(yán)禁將檔案交由檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)帶離本單位辦公場所。在開展檔案服務(wù)外包工作前，各單位應(yīng)對涉密檔案進(jìn)行清理登記，涉密檔案原則上由各單位檔案員或保密員自行完成整理歸檔，嚴(yán)禁隨意將涉密檔案外包給檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)。如確因工作需要，將涉密檔案外包給中介服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行整理或數(shù)字化加工的，承接服務(wù)的中介機(jī)構(gòu)，應(yīng)當(dāng)取得保密行政管理部門頒發(fā)的甲級或乙級涉密檔案數(shù)字化加工資質(zhì)，并按照有關(guān)規(guī)定，落實(shí)安全保密責(zé)任，管控檔案安全風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，在此前提下開展相關(guān)外包服務(wù)。

　　四、加強(qiáng)檔案服務(wù)外包工作管理

　　各單位在檔案服務(wù)外包工作中，要嚴(yán)格落實(shí)檔案安全管理機(jī)制，做到事先介入、事中控制、事后檢查，確保檔案實(shí)體和相關(guān)信息安全。在檔案整理、數(shù)字化加工過程中，必須認(rèn)真執(zhí)行交接制度，履行交接手續(xù)，落實(shí)安全防控措施，明確專人負(fù)責(zé)，實(shí)行全程跟蹤管理，防止檔案在流轉(zhuǎn)過程中發(fā)生丟失、損毀、失泄密等安全事故。要嚴(yán)格監(jiān)督檢查檔案服務(wù)外包成果質(zhì)量，加強(qiáng)質(zhì)量監(jiān)督檢查和驗(yàn)收，工作結(jié)束時(shí)，各單位和中介服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)按照相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范及合同約定的技術(shù)指標(biāo)進(jìn)行質(zhì)量驗(yàn)收，確保檔案整理及數(shù)字化工作成果符合國家有關(guān)檔案業(yè)務(wù)規(guī)范和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)要求。