職工檔案是對一個職工個人學習、工作經(jīng)歷、生活狀態(tài)和工作成績的原始記錄,是職工享受各種社會待遇的憑據(jù),解決勞動糾紛的依據(jù).它關系到職工的切身利益,是職工接續(xù)保險、享受各項福利待遇的重要依據(jù)，隨著市場經(jīng)濟的建立和社會的發(fā)展,原有的企業(yè)職工檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)不能滿足社會的發(fā)展和新型勞動力市場的需求,在工作中遇到了很多問題。

　　1、現(xiàn)行企事業(yè)職工檔案管理體制與市場經(jīng)濟發(fā)展不相適應?，F(xiàn)在企事業(yè)職工檔案管理系統(tǒng)沒有統(tǒng)一管理，企事業(yè)主管部門管理固定工身份和部分合同制工人檔案，有些企事業(yè)單位也管理合同制工人檔案。

　　這種管理方式，有悖于企事業(yè)單位實行的全員勞動合同制，給企事業(yè)單位的職工基礎管理工作帶來許多麻煩，也不利于維護職工個人利益，促進勞動力合理有序流動，建設科學、規(guī)范的勞動力市場。

　　部分國有企業(yè)改制為私有企業(yè)，對檔案管理的重視程度逐漸減弱，職工檔案無人問津，甚至丟失，職工在調動工作時找不著檔案或把檔案長期存放在個人手里，有的企業(yè)負責人為達到控制職工的目的，扣押檔案不給，使職工辦不成調動手續(xù)。這些問題的出現(xiàn)，影響了檔案管理的嚴肅性，更侵害了職工個人利益。

　　2、企事業(yè)單位檔案材料的客觀性、準確性、完整性差。由于部分企事業(yè)單位沒有嚴肅、負責地填寫好每一份檔案材料，致使有的檔案錯漏百出，職工檔案管理系統(tǒng)中記載的出生時間、參加工作時間前后不一致,工作經(jīng)歷記錄不完整等。一些企業(yè),尤其是私營企業(yè)或股份制企業(yè)的領導認為職工檔案管理系統(tǒng)沒什么用處,不給新招用的職工建立檔案,甚至隨意更改，給勞動保障部門辦理職工失業(yè)、退休等手續(xù)增加了困難。如檔案年齡前后不一致，出現(xiàn)多個參加工作時間，個人經(jīng)歷前后記錄不完整等。

　　3、檔案管理的軟硬件不適應形勢發(fā)展的需要。檔案管理人員素質急需提高。檔案管理是一項政策性、規(guī)范性很強的工作，需要工作人員具有較高的政治素質和業(yè)務能力。多數(shù)檔案室設備陳舊，管理手段落后，防火、防潮、防蛀等達不到標準，檔案管理只滿足于不丟失，裝進袋子，鎖進柜子，在充分利用檔案資源，提高隊伍素質，促進企事業(yè)單位對職工檔案管理系統(tǒng)工作發(fā)展。

　　職工檔案管理系統(tǒng)功能

　　用戶設置：可以增加或刪除檔案管理系統(tǒng)里面的操作員。

　　角色權限設置：把操作員分組不同的角色權限，可以使授權設置更方便快捷。

　　密碼設置：各操作員可以設置自己的密碼，管理員可以管理所有操作員的密碼。

　　備份數(shù)據(jù)：可進行數(shù)據(jù)備份操作。

　　恢復數(shù)據(jù)：需要的時候，可以把備份數(shù)據(jù)恢復回來。

　　系統(tǒng)初始化：啟用軟件的時候，需要把系統(tǒng)數(shù)據(jù)初始化。

　　系統(tǒng)注冊：可用注冊碼進行注冊。

　　帳套設置：可以設置水印管理。

　　公司資料：可設置跟本單位相關的資料。

　　部門架構：錄入本單位的相關部門。

　　系統(tǒng)日志：記錄跟操作相關的一些信息