第一條為健全和加強(qiáng)全鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案整理分類方案，促進(jìn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的規(guī)范管理，更好地為鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作和農(nóng)民服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作試行辦法》及有關(guān)規(guī)定，并結(jié)合我省實(shí)際，制定本細(xì)則。

　　第二條鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案是指鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位在工作、業(yè)務(wù)活動(dòng)中直接形成的有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

　　第三條鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作的行政管理和檔案管理是鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委、政府工作必不可少的環(huán)節(jié)，是鄉(xiāng)鎮(zhèn)建設(shè)的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作。應(yīng)切實(shí)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，明確一位領(lǐng)導(dǎo)分管，配備檔案人員，把檔案工作列入鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作計(jì)劃和發(fā)展規(guī)劃，檔案部門所需經(jīng)費(fèi)列入鄉(xiāng)鎮(zhèn)財(cái)政預(yù)算，納入分管領(lǐng)導(dǎo)目標(biāo)管理責(zé)任制，切實(shí)解決好檔案庫房、裝具和防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防高溫等設(shè)施。經(jīng)濟(jì)條件較好的鄉(xiāng)鎮(zhèn)應(yīng)有檔案人員辦公室、閱檔室，配置標(biāo)準(zhǔn)鐵皮柜、木制櫥和復(fù)印機(jī)、計(jì)算機(jī)、攝像機(jī)等現(xiàn)代技術(shù)設(shè)備。

　　全鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案整理分類方案按下列規(guī)定進(jìn)行整理

　　1、文書檔案先區(qū)分年度，再分類別按問題進(jìn)行整理。

　　2、會(huì)計(jì)檔案按憑證、帳簿、財(cái)務(wù)報(bào)告和其他四個(gè)屬類整理。

　　3、科技檔案：產(chǎn)品檔案按種類、科研檔案按課題、基本建設(shè)檔案按工程項(xiàng)目、設(shè)備檔案按型號(hào)分別進(jìn)行整理。

　　4、聲像實(shí)物檔案按載體形式分年度按問題或按問題跨年度整理。但在一個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)內(nèi)只能采用一種方法。

　　全鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案整理分類方案

　　一是以“案卷”為單位整理。二是以“件”為單位整理。

　　1、以“案卷”為單位整理。

　　1）以“案卷”為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過程中的聯(lián)系將其組合為案卷。

　　2）所謂案卷，就是一組密切聯(lián)系的文件的組合體。立卷是一個(gè)分類、組合、編目的過程。分類即按照立檔單位的檔案分類方案，對(duì)文件材料進(jìn)行實(shí)體分類；組合即將經(jīng)過分類的文件材料，按一定形式組合起來；編目即將經(jīng)過組合以后的文件材料，進(jìn)行系統(tǒng)排列和編目。

　　3）以“案卷”為單位整理的檔案，其基本保管單位是案卷。案卷卷皮有軟卷皮和硬卷皮2種，硬卷皮型號(hào)有1.2，1.5，50px三個(gè)規(guī)格，以軟卷皮裝訂的檔案必須按案卷順序裝入檔案盒。

　　4）以“案卷”為單位檔案整理的依據(jù)是1987年12月國(guó)家檔案發(fā)布的《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》和《文書檔案案卷格式》

　　5）以“案卷”為單位檔案整理的適應(yīng)范圍

　?。?）大部分單位短期保管（現(xiàn)10年）的文書檔案，鄉(xiāng)財(cái)政所、中心學(xué)校等二級(jí)機(jī)構(gòu)文書檔案一般按“卷”整理

　?。?）各單位專門業(yè)務(wù)檔案一般按“卷”或是“盒”整理。

　?。?）科技檔案按“卷”整理，整理要求按照國(guó)家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局頒布的《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T 11822-2000）執(zhí)行。其中科研檔案還可按國(guó)家檔案局頒發(fā)的《科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》DA／T2-92執(zhí)行。基建工程檔案按照國(guó)家檔案局、國(guó)家計(jì)委1988年頒發(fā)的《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》執(zhí)行。

　?。?）會(huì)計(jì)檔案按“盒（卷）”整理，整理的依據(jù)是財(cái)政部、國(guó)家檔案局1998年發(fā)布的關(guān)于《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（財(cái)會(huì)字〔1998〕32號(hào)）。

　　6）按“卷”整理的文件整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、排列、編頁號(hào)、編制卷內(nèi)文件目錄、裝訂案卷、填寫備考表、填寫案卷封面、編寫立卷說明、編制案卷目錄、編制全引目錄、檔案排架。

　　2、以“件”為單位整理。

　　1）以“件”為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位即“件”來進(jìn)行整理。

　　2）一般來講，一份文書材料、一張圖紙或照片、一盤錄音帶或錄像帶、一本表冊(cè)或證書、一面錦旗、一個(gè)獎(jiǎng)杯等均為一件。文書材料的正本與定稿作為一件，正文與文件處理單為一件（處理單包括：收文處理單、擬辦單、發(fā)文稿頭紙及領(lǐng)導(dǎo)批示的簽批條等），轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件，正文與附件作為一件，原件與復(fù)制件為一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)、刊物等每?jī)?cè)為一件，來文與復(fù)文及其他相關(guān)文件可為一件。

　　3）以“件”為單位整理的檔案，其基本保管單位是件。以“件”為單位整理的文書檔案最后要裝入檔案盒內(nèi)。

　　4）以“件”為單位文書檔案整理的依據(jù)是2006年12月國(guó)家檔案局發(fā)布的8號(hào)令和2000年12月發(fā)布的《歸檔文件整理規(guī)則》。

　　5）以“件”為單位檔案整理的適應(yīng)范圍：

　?。?）全縣副科級(jí)以上各級(jí)黨的機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體和其他組織需歸檔的文書檔案按“件”整理。

　?。?）企事業(yè)單位有關(guān)黨群工作、行政管理、經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)技術(shù)管理類歸檔文件材料按“件”整理，

　?。?）聲像、電子、實(shí)物檔案按“件”整理，電子檔案整理要求按照國(guó)家檔案局發(fā)布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T 18894-2002）執(zhí)行。照片檔案整理按國(guó)家檔案局2002年發(fā)布的《照片檔案管理規(guī)范》