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建設(shè)工程檔案管理辦法

時(shí)間:2022-05-05 作者:中博奧 來源:網(wǎng)絡(luò) 點(diǎn)擊量:

  為規(guī)范公司工程檔案管理工作,根據(jù)國家、地方工程檔案管理有關(guān)規(guī)定,結(jié)合我司的特點(diǎn),制定本制度。

工程檔案管理

  一、工程檔案的歸檔范圍及質(zhì)量要求

 ?。ㄒ唬┕こ虣n案的歸檔范圍

  對于工程建設(shè)有關(guān)的重要活動(dòng),記載工程建設(shè)主要過程和現(xiàn)狀,具有保存價(jià)值的各種載體的文件,均應(yīng)收集齊全,整理立卷后歸檔。(詳附件一)

 ?。ǘw檔文件的要求

  1、歸檔的工程文件應(yīng)為原件。

  2、工程文件的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確、清晰、幅面整潔。

  3、工程文件簽字不得用鉛筆、圓珠筆等不具耐久性的書寫工具。

  4、工程文件尺寸統(tǒng)一采用A4規(guī)格歸檔。

  二、工程檔案的管理機(jī)構(gòu)

  各工程部設(shè)資料員,主要負(fù)責(zé)本部門工程項(xiàng)目從工程準(zhǔn)備階段到竣工備案驗(yàn)收過程中工程建設(shè)文件的收集、整理、立卷、編目、裝訂、檔案預(yù)驗(yàn)收及移交。

  三、工程檔案的收集、整理、立卷、編目、裝訂、歸檔、移交、索引、保管、統(tǒng)計(jì)

 ?。ㄒ唬┕こ虣n案的收集

  文件形成后,文件形成責(zé)任人(經(jīng)手人)必須于當(dāng)天交一份原件給資料員,資料員收到文件后,當(dāng)天登記入盒。

 ?。ǘ┕こ虣n案的整理

  按照單位工程分部、分項(xiàng)工程及文件形成的時(shí)間先后順序進(jìn)行分類排列。

 ?。ㄈ┕こ虣n案的立卷

  1、工程文件可劃分為工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗(yàn)收文件五部分。

  2、工程準(zhǔn)備階段文件按建設(shè)程序組卷。

  3、監(jiān)理文件按單位工程、分部工程組卷。

  4、施工文件按單位工程、分部工程組卷。

  5、竣工圖按專業(yè)組卷。

  6、竣工驗(yàn)收文件按單位工程組卷。

 ?。ㄋ模┕こ虣n案的編目

  1、每卷單獨(dú)編號,頁號從“1”開始,案卷不宜超過30MM;頁號編寫在單頁右下角,雙面書寫的,正面在右下角,背面在左下角,折疊后的圖紙一律在右下角。

  2、卷內(nèi)目錄:“序號”以一份文件為單位,“責(zé)任者”填文件的直接形成單位和個(gè)人,有多個(gè)責(zé)任者的,選擇兩個(gè)主要責(zé)任者,其余用“等”代替?!拔募幪枴碧顚懝こ涛募械奈奶柣驁D號;“文件題名”填寫文件標(biāo)題的名稱?!叭掌凇碧顚懳募纬傻娜掌凇?/p>

  未按要求編目的,每項(xiàng)扣罰部門資料員5元。

 ?。ㄎ澹┕こ虣n案的裝訂

  案卷可采用裝訂與不裝訂兩種形式,文字材料必須裝訂。既有文字材料,又有圖紙的案卷應(yīng)裝訂。裝訂應(yīng)采用線繩三孔左側(cè)裝訂法。

 ?。┕こ虣n案的歸檔

  1、單位工程竣工驗(yàn)收完成后30日內(nèi),部門資料員要完成該工程檔案的歸檔工作,未按時(shí)歸檔的扣罰部門資料員5元。

 ?。ㄆ撸┕こ炭⒐n案移交

  工程竣工驗(yàn)收完成后60日內(nèi),部門資料員將完整的工程竣工檔案一份移交給城建檔案館,一份移交給工程檔案室,未及時(shí)辦理移交的,扣罰部門資料員5元。

 ?。ò耍┕こ虣n案的索引

  工程代號由集團(tuán)公司統(tǒng)一規(guī)定,檔號由工程檔案中心根據(jù)工程代號填寫。

  (九)工程檔案的保管

  工程檔案管理人員必須確保工程檔案的安全和不被流失。保持檔案室的干燥和通風(fēng),保證工程檔案不被腐蝕。

  (十)工程檔案的統(tǒng)計(jì)

  工程檔案管理人員必須每月對收集、歸檔、移交、借閱情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì),及時(shí)催促借閱到期文件的歸還。

  四、工程檔案保管期限

  保管期限分為永久、長期、短期(具體詳附件一)

  1、永久:是指工程檔案需永久保存。

  2、長期:是指工程檔案的保存期限等于該工程的使用壽命。

  3、短期:是指工程檔案保存20年以下。

  同一案卷內(nèi)有不同保管期限的文件,該案卷保管期限應(yīng)從長。

  五、工程檔案密級

  密級分為機(jī)密、秘密兩種。同一案卷有不同密級的文件,應(yīng)以高密級為本卷密級。

  工程準(zhǔn)備階段文件為機(jī)密級,監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗(yàn)收文件為秘密級。

  六、工程檔案的借閱及銷毀

  按照集團(tuán)公司檔案管理制度執(zhí)行。

  本制度由部門經(jīng)理負(fù)責(zé)考核部門資料員,工程技術(shù)部經(jīng)理考核工程檔案管理室檔案員。

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