公司檔案數(shù)字化的建議：隨著國土檔案信息量的不斷豐富，檔案數(shù)字化在帶來便利的同時，也暴露出一些不容忽視的問題，需要我們高度重視。準確把握檔案數(shù)字化建設應注意的問題，采取針對性措施，合力推進檔案數(shù)字化建設，已成為當前土地管理工作的重要基礎性工作。

　　公司檔案數(shù)字化的建議

　　應注意的問題

　　建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫和檔案內(nèi)容的數(shù)字化是實現(xiàn)國土檔案數(shù)字化的基礎性工作。

　　為確保紙質(zhì)檔案與電子檔案一一對應，便于檔案查詢管理人員通過計算機快速、準確地查找到檔案利用者所需的檔案，在紙質(zhì)檔案立卷歸檔工作完成以后，需要在檔案管理系統(tǒng)中進行檔案類別、件號、責任者、題名、成文時間、頁碼范圍、歸檔時間等信息的錄入，并對需要鏈接入庫的紙質(zhì)檔案進行原文掃描和數(shù)據(jù)鏈接。

　　數(shù)據(jù)錄入和原文掃描加工任務十分繁重，工作量很大。數(shù)據(jù)錄入人員和原文掃描加工人員的責任心稍欠、工作稍有疏忽或是疲勞作業(yè)，數(shù)據(jù)審核人員審查把關不嚴或者技術不精，都有可能影響到目錄錄入的準確率和原文鏈接的正確率，造成目錄題名中的關鍵字詞錄入錯誤、掃描件字跡模糊、檔案原件與掃描件“張冠李戴”等問題，影響檔案數(shù)字化質(zhì)量，違背檔案數(shù)字化“高效便捷利用”的初衷，甚至產(chǎn)生適得其反、得不償失的后果。

　　推行檔案數(shù)字化管理，是創(chuàng)新檔案管理模式的一項重要舉措，也是新時期檔案工作的一大特色。

　　檔案數(shù)字化管理具有查詢便捷、管理規(guī)范等許多傳統(tǒng)檔案管理無可比擬的優(yōu)勢，但與傳統(tǒng)檔案管理人員相對“單一”的情況相比，檔案數(shù)字化管理的程序更加嚴密，人員也更為“復雜”。傳統(tǒng)檔案管理僅需專、兼職檔案員一人或幾人開展檔案管理及查詢利用服務工作；而檔案數(shù)字化管理因為增加了數(shù)字化處理這一重要環(huán)節(jié)，檔案數(shù)據(jù)錄入、查詢管理及檔案專用計算機維修“三類人員”都有可能接觸到檔案管理系統(tǒng)，無形中增加了檔案系統(tǒng)管理和維護的難度。

　　國土資源部門的檔案涉及面廣、種類繁多，既有可以公開查詢的文件資料，又有涉密地籍信息和圖紙；既有文書檔案，又有建設用地征轉(zhuǎn)用等專業(yè)檔案。如若檔案數(shù)據(jù)錄入、查詢管理及檔案專用計算機維修“三類人員”其中之一的保密意識欠缺、責任意識不強，檔案管理系統(tǒng)維護不當、管理不善，就有可能造成檔案原件的丟失、污損、破損，甚至發(fā)生刪除、篡改檔案信息等問題，嚴重威脅檔案原件和檔案信息安全，造成國家秘密、單位秘密和個人信息的泄露，給國家、集體和職工個人利益造成重大損失。

　　國土檔案數(shù)字化建設

　　幾點建議

　　科學界定檔案數(shù)字化的內(nèi)容。一方面立足群眾需要，優(yōu)先選擇社會關注度高、使用頻率高的檔案進行數(shù)字化，以滿足社會利用者對這些檔案信息的需求，充分發(fā)揮檔案的利用價值。另一方面立足國土資源事業(yè)長遠發(fā)展需要，優(yōu)先選擇具有歷史價值的珍貴檔案和對長遠工作具有指導意義的重要檔案進行數(shù)字化，充分發(fā)揮檔案的憑證價值。同時，要立足國土資源部門職能職責，優(yōu)先選擇本地區(qū)、本部門有特色的檔案進行數(shù)字化，充分發(fā)揮檔案的查考價值。

　　嚴格檔案數(shù)字化處理過程管理，確保檔案數(shù)據(jù)處理高標準。一方面要規(guī)范數(shù)字化處理過程管理，明確數(shù)字化處理各個環(huán)節(jié)的責任，確保數(shù)據(jù)錄入、原文掃描、圖像處理、圖文編輯等每一個流程都嚴格按照標準進行。另一方面，要建立檔案數(shù)字化加工處理制度。要同檔案數(shù)據(jù)錄入人員和原文掃描鏈接人員簽訂數(shù)字化加工處理協(xié)議，明確工作職責，約定相關事項和違約責任，督促其按照協(xié)議高標準錄入數(shù)據(jù)，高質(zhì)量鏈接數(shù)據(jù)，避免目錄中的關鍵字詞輸入錯誤及檔案原件丟失、污損、破損等問題發(fā)生。

　　嚴明工作紀律，確保檔案信息安全“零風險”。首先，要嚴格執(zhí)行安全保密制度，根據(jù)相關法律法規(guī)和規(guī)定，制定檔案數(shù)字化安全保密、安全檢查和安全保管工作責任制，對數(shù)據(jù)加工處理人員和檔案查詢管理人員提出嚴格的保密要求，確保檔案原件與檔案信息的絕對安全。其次，要嚴格數(shù)字化處理各個流程的登記工作，每個環(huán)節(jié)、步驟都要嚴格履行登記交接手續(xù)，讓每件（卷）檔案的流向都有翔實準確的書面記錄。再次，要嚴格檔案數(shù)字化加工場所管理。要在檔案數(shù)字化加工場所安裝必要的監(jiān)控設備，對數(shù)字化處理工作進行全程監(jiān)控。