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檔案數(shù)字化風(fēng)險(xiǎn)與管理工作內(nèi)容主要是負(fù)責(zé)收集和整理。各種類別的檔案。分類存放。定期管理。做到分門別類,不要混亂。便于更好的做好管理工作。即掃描、錄入的專業(yè)人員,組織電腦信息錄入、文檔資料掃描、文檔圖形圖像處理、檔案裝釘整理等,是檔案數(shù)字化的專業(yè)人員。
檔案數(shù)字化,就是用現(xiàn)代的數(shù)字技術(shù)來管理各類檔案,流程是這樣的:檔案接收—檔案掃描—掃描 的處理(非常簡單的處理)—目錄和掃描好的電子 導(dǎo)入檔案管理軟件。
檔案數(shù)字化風(fēng)險(xiǎn)與管理
一.?dāng)?shù)字化干部人事檔案管理的主要安全風(fēng)險(xiǎn)
?。ㄒ唬┬畔⑷霂熘芷陂L、信息系統(tǒng)綜合利用率未知
目前,中組部牽頭已經(jīng)建立《干部檔案管理信息系統(tǒng)》,但由于干部人事檔案管理的收集、整理、歸檔、數(shù)字化處理、處理工作周期長,干部檔案的信息幾乎都還沒有進(jìn)入到《干部檔案管理信息系統(tǒng)》,該系統(tǒng)的檢索功能、對數(shù)據(jù)的處理能力沒有數(shù)據(jù)支撐,利用《干部檔案管理信息系統(tǒng)》開展工作,對于組織人事部門改進(jìn)工作方式、提高工作水平、整合人才資源類似于摸著石頭過河。
?。ǘ┕ぷ魅藛T管理方式傳統(tǒng)、數(shù)字化知識缺乏
當(dāng)前干部人事檔案管理方式大多還局限于手工操作為主的傳統(tǒng)管理方式進(jìn)行數(shù)字化管理。2017年7月1日由中華人民共和國國家質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)檢疫總局、中國國家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會發(fā)布的《干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》規(guī)定了干部人事檔案數(shù)字化人員建庫、目錄建庫、檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)交換、數(shù)據(jù)備份、安全管理的技術(shù)要求。干部人事檔案數(shù)字化進(jìn)程的每一環(huán)節(jié),不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作,需要有較高知識層次和先進(jìn)技術(shù)水平的管理人員。
二.?dāng)?shù)字化干部人事檔案的安全管理策略
(一)加強(qiáng)安全法規(guī)建設(shè)
數(shù)字化干部人事檔案信息的安全保護(hù),需要加強(qiáng)法制建設(shè),確保數(shù)字化檔案信息的完整、真實(shí)、有效和安全。一方面,要加強(qiáng)數(shù)字化干部人事檔案檔案信息的安全管理方面的立法和執(zhí)法工作,從法律方面為干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)與管理安全保駕護(hù)航。另一方面,加強(qiáng)相關(guān)法制宣傳教育,努力提高數(shù)字化干部人事檔案管理人員和全社會的檔案法律意識和安全意識,為數(shù)字化干部人事檔案安全管理提供良好的社會環(huán)境。
?。ǘ┨岣吖芾砣藛T的安全管理意識
針對干部人事檔案管理人員的素質(zhì)培養(yǎng),還需進(jìn)一步做好教育工作,提高其保密意識。隨意泄露干部人事檔案信息的人員,需承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。對于人事檔案造假的問題,一旦查出,嚴(yán)厲懲治,堅(jiān)決維護(hù)干部人事檔案的嚴(yán)肅性和真實(shí)性。某地組織人事部門以通報(bào)干部人事檔案造假典型案例的方式,來警醒和告誡干部人事檔案管理單位和人員要引以為戒,堅(jiān)決遏制檔案造假,切實(shí)加強(qiáng)干部人事檔案的審核管理。
(三)做好干部人事檔案備份工作
關(guān)于干部人事檔案數(shù)據(jù),國家及相關(guān)部門需要建立若干個高安全等級的管理中心,幫助實(shí)現(xiàn)更多的備份,從而可以對人事檔案進(jìn)行更加可靠的安全管理和存儲。干部人事檔案數(shù)據(jù)的管理需要從實(shí)際出發(fā),做好軟硬件設(shè)備的準(zhǔn)備工作,同時還需要提升相應(yīng)的存儲空間,確保任何數(shù)據(jù)和信息不受第三方信息數(shù)據(jù)的影響。