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怎么樣建設(shè)數(shù)字化檔案?檔案是單位、企業(yè)開展業(yè)務(wù)活動的重要工具和憑證型信息,是核心信息資源及重要資產(chǎn)。各省、市、集團及企業(yè)隨著機構(gòu)的擴大,下屬單位較多且層次復(fù)雜、分散等特點,所產(chǎn)生的各類型檔案更是數(shù)不勝數(shù)。隨著大數(shù)據(jù)時代的來臨,檔案數(shù)量逐年遞增,在數(shù)以萬計的傳統(tǒng)檔案中想要準(zhǔn)確而迅速地找到自己需要的檔案簡直像大海撈針,而在這科技日新月異的年代,檔案數(shù)字化的建設(shè)也變得尤為重要。
怎么樣建設(shè)數(shù)字化檔案
傳統(tǒng)的檔案信息一般還是以紙質(zhì)文檔為主,放置在檔案室里面,查找調(diào)用起來非常費時費力,而數(shù)字化檔案則是在對原檔案文檔進行掃描以后,可以迅速方便地把信息錄入到計算機數(shù)據(jù)庫中,利用網(wǎng)絡(luò)存儲檔案信息,檢索快捷方便,實現(xiàn)實時同步備份,存儲空間小,維護方便安全,還能借助網(wǎng)絡(luò)化特點更為便利的為全區(qū)域所利用。處在網(wǎng)絡(luò)信息化社會的時代,檔案工作將朝著多元化、先進化、開放化的方向發(fā)展,檔案數(shù)字化建設(shè)已是大勢所趨。
檔案數(shù)字化的優(yōu)勢
然而,檔案數(shù)字化是一項龐大的系統(tǒng)工程,需要大量的人力、物力以及財力的投入,建立一套標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)字化流程,有組織的實施、監(jiān)控和管理。
1.建立標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理服務(wù)流程
建立一套標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理服務(wù)流程,從接收案卷到最后入庫上架,每個步驟經(jīng)過具體操作規(guī)范,嚴格根據(jù)各行業(yè)領(lǐng)域不同種類的案卷類型制定各類檔案的整理標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范。
檔案整理及數(shù)字化是對單位實體檔案資源進行系統(tǒng)整理后進行數(shù)字化建設(shè),通過對檔案資料進行數(shù)字化加工處理,在加強檔案源文件保管質(zhì)量的同時,提高檔案信息利用效率,完善檔案信息利用。
2.數(shù)字化實施技術(shù)途徑
檔案數(shù)字化是將紙質(zhì)、聲像、實物等各種介質(zhì)的檔案通過掃描、音頻視頻采集和數(shù)碼照相等手段,錄入到計算機數(shù)據(jù)庫中,轉(zhuǎn)換成計算機中可以存儲的電子檔案。通過計算機技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字攝影技術(shù)(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新形態(tài)管理電子檔案的數(shù)字化服務(wù)。
要注意一點的是,源文件一般都是紙質(zhì)檔案,而紙質(zhì)檔案介質(zhì)多種多樣,有打印紙、硫酸紙、繪圖紙等,記錄的方式也有手寫以及打印。要有效完成檔案數(shù)字化工作,除了具備相關(guān)掃描設(shè)備和圖像處理技術(shù)外,同時必須具體分析檔案特性。根據(jù)工作標(biāo)準(zhǔn)和流程,對數(shù)字化過程中每個環(huán)節(jié)的質(zhì)量監(jiān)管。
3.數(shù)字化加工現(xiàn)場環(huán)境搭建
數(shù)字化加工現(xiàn)場組建在局域網(wǎng)中,便于加工人員集中作業(yè),相互協(xié)調(diào)配合,高效管理檔案掃描、圖像處理、文件收發(fā)等工作。檔案數(shù)字化加工人員必須經(jīng)過嚴格的面試、考試及格后才能錄用,同時提供個人簡歷及相關(guān)證件,雙方簽訂保密協(xié)議。工作人員由檔案數(shù)字化加工公司進行統(tǒng)一上崗培訓(xùn),具備檔案數(shù)字化加工的相關(guān)知識。
檔案數(shù)字化工作涉及環(huán)節(jié)多,工作量大。往往需要大量人員配合完成工作,這種情況尤其需要明確工作內(nèi)容與職責(zé)。
4.現(xiàn)場設(shè)備管理
檔案數(shù)字化加工過程中現(xiàn)場必須配備使用掃描儀設(shè)備、服務(wù)器、存儲介質(zhì)等,應(yīng)當(dāng)嚴格按照涉密設(shè)備進行管理和使用,不適用無保密保障的設(shè)備。
5.實時監(jiān)控
按照信息安全管理體系ISO270001的要求,對加工現(xiàn)場實施24小時監(jiān)控,及時掌握現(xiàn)場加工狀態(tài),保證現(xiàn)場加工信息安全。