西安檔案數(shù)字化利用服務(wù)工程是以搞活數(shù)字化檔案利用的目的，以局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)為平臺(tái)，通過(guò)建立數(shù)據(jù)安全管理制度、網(wǎng)絡(luò)安全運(yùn)行制度和具有法律責(zé)任的網(wǎng)管、數(shù)據(jù)管理員、數(shù)字化加工人員、提供利用人員連鎖責(zé)任制，環(huán)環(huán)相扣，從措施上保證數(shù)字化檔案的準(zhǔn)確。通過(guò)防火墻、CA認(rèn)證、數(shù)字水印、電子簽章、權(quán)限控制等計(jì)算機(jī)新技術(shù)，從技術(shù)上保證數(shù)據(jù)的安全，利用網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案的法律效力，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程為利用者提供快捷、準(zhǔn)確數(shù)字化檔案的目標(biāo)。

　　西安檔案數(shù)字化

　　1．在局域網(wǎng)上應(yīng)用

　　在局域網(wǎng)內(nèi)，檔案在建和成果數(shù)據(jù)庫(kù)所有接待人員都有檢索權(quán)限，對(duì)只進(jìn)行目錄數(shù)字化的檔案實(shí)行現(xiàn)用現(xiàn)掃描全文的方法使之達(dá)到已全文數(shù)字化的檔案一樣效果，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案利用替代檔案原件利用、計(jì)算機(jī)打印件替代復(fù)印機(jī)復(fù)印件、電子簽章替代手工蓋章、接待人員和利用者不接觸檔案原件的目標(biāo)。從而起到了運(yùn)用數(shù)字檔案高效利用、保護(hù)原件的作用。并積累了利用者憑加蓋電子簽章的數(shù)字檔案打印件辦理社會(huì)保險(xiǎn)的成功案例，其數(shù)字化檔案的法律效力得到認(rèn)可，為檔案館參與電子政務(wù)開(kāi)辟了新途徑。

　　2．在互聯(lián)網(wǎng)上應(yīng)用

　　利用檔案網(wǎng)站，通過(guò)CA證書(shū)等安全手段，不但實(shí)現(xiàn)了領(lǐng)導(dǎo)遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)上傳的審批，主要是開(kāi)展開(kāi)放檔案遠(yuǎn)程查詢(xún)、下載、打印。特別是把CA證書(shū)發(fā)給立檔單位或使用單位檔案室，為CA用戶(hù)遠(yuǎn)程提供檔案證明和數(shù)字化檔案法律效力的體現(xiàn),減少異地現(xiàn)場(chǎng)查詢(xún)的不便，使檔案館參與電子政務(wù)成為現(xiàn)實(shí)。

　　加強(qiáng)檔案數(shù)字化工作的行政管理

　　檔案數(shù)字化涉及檔案館內(nèi)部許多部門(mén),加強(qiáng)組織管理工作顯得十分重要,“三分技術(shù)七分管理”同樣適合檔案數(shù)字化與利用服務(wù)工程。各個(gè)檔案館涉及檔案數(shù)字化加工和利用的內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)設(shè)置不盡相同，但應(yīng)按照效率優(yōu)先的原則，在計(jì)算機(jī)環(huán)境下，把數(shù)據(jù)錄入、鑒定、數(shù)字化加工、整理、數(shù)字化檔案利用形成一個(gè)流水線，打破內(nèi)部行政分工界限是發(fā)展趨勢(shì)。無(wú)論是采取那種組織形式，優(yōu)化人員組合重新分工在所難免，各個(gè)檔案館在組織實(shí)施方面有所不同是必然的。

　　1．加強(qiáng)計(jì)劃管理

　　檔案數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程,針對(duì)實(shí)際的調(diào)研和論證，運(yùn)用科學(xué)方法預(yù)測(cè)，制定科學(xué)配置各種資源進(jìn)行檔案數(shù)字化的總體規(guī)劃和年度專(zhuān)項(xiàng)計(jì)劃，通過(guò)計(jì)劃謀求管理系統(tǒng)的外部環(huán)境、內(nèi)部條件、決策目標(biāo)三者在動(dòng)態(tài)上的平衡，實(shí)現(xiàn)管理決策所制定的各項(xiàng)目標(biāo)。

　　2．強(qiáng)化組織實(shí)施

　　實(shí)施是一個(gè)復(fù)雜的活動(dòng)過(guò)程，檔案數(shù)字化建設(shè)又是一項(xiàng)全新的工作，技術(shù)含量高，涉及到許多因素，在實(shí)施過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)各種各樣的矛盾和困難，會(huì)遇到來(lái)自各方面的干擾，實(shí)施特別強(qiáng)調(diào)解決問(wèn)題的及時(shí)性。通過(guò)創(chuàng)新行政管理與技術(shù)管理相互作用的新機(jī)制，實(shí)施有效的組織、指揮、協(xié)調(diào)、激勵(lì)工作，保證檔案數(shù)字化的計(jì)劃目標(biāo)的順利實(shí)現(xiàn)。

　　3．增強(qiáng)管理的技術(shù)含量

　　檔案數(shù)字化的建設(shè)過(guò)程貴在控制，重在管理。利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案數(shù)字化，任何一個(gè)邏輯錯(cuò)誤，都會(huì)給數(shù)據(jù)的管理和使用帶來(lái)麻煩或隱患。在互聯(lián)網(wǎng)上公開(kāi)不真實(shí)、不準(zhǔn)確的檔案，將在世界范圍內(nèi)產(chǎn)生不良影響。特別是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的流水作業(yè)，上一道工序一定要為下一道工序負(fù)責(zé),各道工序工作量的對(duì)等與匹配同樣重要，這必然要求行政、技術(shù)、質(zhì)量管理的網(wǎng)絡(luò)化。實(shí)踐證明，建立數(shù)字化進(jìn)度數(shù)據(jù)庫(kù)、數(shù)字化質(zhì)量反饋庫(kù)、檔案利用登記數(shù)據(jù)庫(kù)，給局館領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)人員分配使用權(quán)限，通過(guò)技術(shù)手段將全面質(zhì)量管理思想引入檔案數(shù)字化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)全程管理、適時(shí)控制，達(dá)到強(qiáng)化數(shù)字化檔案質(zhì)量保證體系的目的。

　　檔案數(shù)字化與利用服務(wù)工程是一項(xiàng)長(zhǎng)期的任務(wù)，需要從理論上解決的問(wèn)題很多，需要在實(shí)踐中探索的問(wèn)題也不少，我們將繼續(xù)深化研究與實(shí)踐.將為客戶(hù)提供檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的管理，優(yōu)選建立全文數(shù)據(jù)庫(kù)，適時(shí)建立專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)，建立文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)等諸多問(wèn)題，從而達(dá)到管理檔案的目的。