建設(shè)檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)，檔案信息化是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，其建設(shè)的最終目的是使各地區(qū)的檔案信息資源庫連成一體。為避免各級各地檔案信息化建設(shè)各自為政，必須出臺統(tǒng)一的規(guī)劃、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)與政策。

　　建設(shè)檔案管理信息化

　　1.立法相對滯后

　　法律規(guī)范是由國家最高權(quán)力機(jī)關(guān)，按照一定的立法程序制定并依靠國家強(qiáng)制力保證實(shí)施的行為規(guī)范，表現(xiàn)形式一般是在有關(guān)法律文件中的禁止性條文、義務(wù)性條文、授權(quán)性條文等。

　　事實(shí)上，有關(guān)檔案信息化的法律、法規(guī)建設(shè)問題是信息時代出現(xiàn)的一個新問題，一方面我國檔案信息化建設(shè)起步較晚，基礎(chǔ)薄弱；信息技術(shù)發(fā)展迅速等許多未來形勢發(fā)展存在的大量不確定因素造成立法滯后。

　　另一方面由于各國政治、經(jīng)濟(jì)體制、科學(xué)技術(shù)發(fā)展水平的不同，以及文化傳統(tǒng)、價值觀念、文件與檔案管理方式的差異，迄今出臺的法律、行政與技術(shù)規(guī)范的內(nèi)容不盡相同，但資源共享的共同目的又使各國朝著與國際接軌的方向努力。

　　立法滯后嚴(yán)重限制了檔案信息化的發(fā)展，我們有必要學(xué)習(xí)和借鑒其他國家的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，努力緩解信息技術(shù)的快速發(fā)展與法律、法規(guī)相對滯后之間的矛盾。

　　2.建立標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范

　　標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范是實(shí)施檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)。數(shù)字資源形式是多樣的，社會對數(shù)字資源共享的要求是廣泛的，相關(guān)技術(shù)、設(shè)備是不斷發(fā)展變化的，沒有標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系，數(shù)字資源難以確保其內(nèi)容的長期保存、有效操作、數(shù)據(jù)交換、長期管理、資源共享。

　　在我國至今還沒有建立一個達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形成各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。從信息化建設(shè)的科學(xué)性要求和解決目前信息化建設(shè)中突出存在的各自為政、相互封閉、重復(fù)建設(shè)的問題出發(fā)，在檔案信息化建設(shè)中必須統(tǒng)籌規(guī)劃，統(tǒng)一規(guī)范，制定統(tǒng)一的檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，這是信息化建設(shè)的第一步。

　　所謂標(biāo)準(zhǔn)，“是對重復(fù)性事物和概念所做的統(tǒng)一規(guī)定。它以科學(xué)、技術(shù)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的綜合成果為基礎(chǔ)，經(jīng)有關(guān)方面協(xié)商，由主管機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)，以特定形式發(fā)布，作為共同遵守的準(zhǔn)則和依據(jù)”（《標(biāo)準(zhǔn)化基本術(shù)語》GB3935.1-83）。

　　所謂標(biāo)準(zhǔn)化，是指“在經(jīng)濟(jì)、技術(shù)、科學(xué)及管理等社會實(shí)踐中，對重復(fù)性事物和概念，通過制定、發(fā)布和實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)，達(dá)到統(tǒng)一，以獲得最佳秩序和社會效益”（《標(biāo)準(zhǔn)化基本術(shù)語》GB3935.1-83）。

　　檔案信息化的根本目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。檔案信息資源共享體系建設(shè)是一個以檔案信息資源庫建設(shè)為核心，以信息技術(shù)應(yīng)用為手段，以網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)的系統(tǒng)工程。檔案信息資源共享體系建設(shè)涉及各種數(shù)據(jù)、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和應(yīng)用體系開發(fā)等各方面，檔案信息標(biāo)準(zhǔn)是檔案信息資源共享體系建設(shè)的重要保障。標(biāo)準(zhǔn)分國際、國家、地方三類，根據(jù)國際、國內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)及行業(yè)發(fā)展趨勢制定出信息化過程中共同遵守的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)（原則上應(yīng)與國際接軌）。

　　標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一是網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)互通、信息共享的基本要素。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系包括管理、業(yè)務(wù)、技術(shù)三個層面。管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范包括計(jì)算機(jī)安全法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)，工作人員、用戶及設(shè)備管理規(guī)范，利用管理規(guī)定數(shù)字檔案信息資源合法性的確認(rèn)等。業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范包括術(shù)語標(biāo)準(zhǔn)以及相關(guān)電子文件和電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范。技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，可分為硬件、軟件、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)等三方面。硬件包括計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)通信等有形電子設(shè)備；軟件包括系統(tǒng)軟件和應(yīng)用軟件。

　　如Windows 2000、UNIX操作系統(tǒng)及數(shù)據(jù)庫管理平臺等系統(tǒng)軟件是所有應(yīng)用軟件運(yùn)行的基礎(chǔ)，因此要求選用支持相同標(biāo)準(zhǔn)的同構(gòu)平臺。數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)是確保檔案數(shù)據(jù)的通用、共享與交換，確保在軟、硬件環(huán)境變化時檔案數(shù)據(jù)的完整、安全和有效。