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什么是人事檔案規(guī)范化管理?
人事檔案規(guī)范化管理是指根據(jù)組織、人事、勞動(dòng)等部門的現(xiàn)實(shí)要求,科學(xué)地、系統(tǒng)地、動(dòng)態(tài)地管理人事檔案,使人事檔案發(fā)揮更大效能,更好地為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。
科學(xué)地管理人事檔案,就是按照人事檔案形成的客觀規(guī)律,在檔案學(xué)理論和組織人事理論的指導(dǎo)下,通過(guò)建立人事檔案管理的法規(guī)體系,對(duì)人事檔案進(jìn)行科學(xué)的組織和加工,保證人事檔案的真實(shí)、完整、安全和實(shí)用,做到收集完整、鑒定準(zhǔn)確、整理有序、保管安全、利用方便。
什么是人事檔案
系統(tǒng)地管理人事檔案,就是按照人事檔案的類別、形式、性質(zhì)和特點(diǎn)進(jìn)行分類和整合,保持人事檔案內(nèi)容和形式之間的內(nèi)在聯(lián)系,做到層次分明,項(xiàng)目清楚,結(jié)構(gòu)合理,體系完整。動(dòng)態(tài)地管理人事檔案,就是采用電子計(jì)算機(jī)等高新技術(shù)和手段,形成人事檔案的網(wǎng)絡(luò)體系,積極開(kāi)發(fā)人事檔案信息資源,實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源的共享。
由此可見(jiàn),科學(xué)性、系統(tǒng)性、動(dòng)態(tài)性是人事檔案規(guī)范化管理的顯著特征。
人事檔案規(guī)范化管理的目標(biāo)
人事檔案規(guī)范化管理是一項(xiàng)理論性和實(shí)踐性都很強(qiáng)的活動(dòng),內(nèi)容很豐富,任務(wù)很繁重,就其整體而言,其總的目標(biāo)主要有以下五項(xiàng):
1收集完整
人事檔案材料的來(lái)源具有多維性、廣泛性和分散性的特點(diǎn),只有完整、全面地收集人事檔案材料,才能使人事檔案濃縮一個(gè)人的全貌,做到“檔即其人”,才能為各級(jí)組織、人事、勞動(dòng)等部門了解人、選拔人和使用人提供重要依據(jù)。因此,完整地收集人事檔案材料,必須做到:明確收集歸檔的范圍;制定收集工作制度;采用先進(jìn)科學(xué)的收集方法,如整理前收集和整理后收集、內(nèi)部收集和外部收集、縱向和橫向收集、經(jīng)常和突擊收集等。
2鑒別準(zhǔn)確
鑒別是保證人事檔案真實(shí)、完整、精練、實(shí)用四者有機(jī)統(tǒng)一的重要手段,只有內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確和完整的人事檔案,才能正確反映人員的經(jīng)歷和德才表現(xiàn),才能為組織人事勞動(dòng)等部門提供正確可靠的依據(jù),保證黨的組織人事路線方針政策的貫徹執(zhí)行。為此,鑒別工作必須始終堅(jiān)持去偽存真、取之有據(jù)、舍之有理,具體問(wèn)題具體分析的原則,采用“看”(歸檔材料是否準(zhǔn)確)、“辨”(辨別材料是否真實(shí))、“查”(材料是否完整)、“篩”(保持材料精練)、“審”(手續(xù)是否完備)等方法,使歸檔的材料能客觀、準(zhǔn)確地反映人員的情況。
3整理有序
整理是對(duì)收集并經(jīng)過(guò)鑒別的人事檔案材料以個(gè)人為單位加工成卷的過(guò)程。其目的是使人事檔案材料系統(tǒng)化、條理化、規(guī)范化。其總要求是分類準(zhǔn)確,編排(歸檔)有序,目錄清楚,裝訂整齊。重點(diǎn)是分類和編排(歸類),它是人事檔案整理工作的關(guān)鍵。分類和編排(歸類)必須堅(jiān)持性質(zhì)判斷、內(nèi)容判斷和同一標(biāo)準(zhǔn)判斷的原則。
4保管安全
人事檔案的保管工作,就是根據(jù)黨和國(guó)家有關(guān)檔案工作、保密工作的法規(guī)和制度,按照人事檔案管理和利用的要求,對(duì)人事檔案所實(shí)施的安全、保密、保護(hù)和科學(xué)存放的活動(dòng)。安全、保密、有效保護(hù)是人事檔案保管工作的核心和宗旨。因此,人事檔案的保管工作必須做到:
?、賵?jiān)持集中統(tǒng)一、分級(jí)管理的原則;
?、趯?shí)行科學(xué)保管、確保工作質(zhì)量;
?、蹐?jiān)持“六防”、“十不準(zhǔn)”,加強(qiáng)安全保密工作;
?、芨纳票9軛l件,做好基礎(chǔ)工作。
在信息化條件下,不僅要注重人事檔案實(shí)體安全,還要注意保障人事檔案信息內(nèi)容的安全。
5利用方便
開(kāi)發(fā)人事檔案信息資源并有效提供利用,是人事檔案管理活動(dòng)的根本目的。只有提供利用,為組織、人事、勞動(dòng)等部門服務(wù),才能發(fā)揮人事檔案的作用,產(chǎn)生社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。同時(shí),也可使人事檔案工作質(zhì)量得到檢驗(yàn)和提高。人事檔案提供利用是一項(xiàng)政策性、業(yè)務(wù)性強(qiáng)很的工作,必須堅(jiān)持保密原則、需要原則、有效原則和客觀原則。因此,除了提供人事檔案原件外,還需要利用人事檔案管理系統(tǒng)建立個(gè)人檔案信息,編制專題信息資源,開(kāi)展多種形式的主動(dòng)服務(wù)、聯(lián)機(jī)檢索、信息推送服務(wù)等。
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