企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)活動(dòng)中不可或缺、但又往往不被重視的工作。在企業(yè)管理工作中廣泛存在著這樣一個(gè)誤區(qū)，認(rèn)為檔案的生成總是相對(duì)滯后于企業(yè)發(fā)展，歸檔只是對(duì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)成果的歸集和整理，因此檔案管理通常被置于各項(xiàng)工作的最后一個(gè)環(huán)節(jié)。但是，這樣的思路會(huì)使企業(yè)檔案管理陷入被動(dòng)局面，一旦檔案資料不齊全或不規(guī)范，利用者查找就會(huì)有困難，檔案管理人員重新整理也面臨許多困難。

　　因此，將檔案管理前置，變事后歸檔為前端控制，在文件資料生成之前先下達(dá)檔案管理要求，將檔案的內(nèi)在質(zhì)量控制在檔案形成之初，與企業(yè)的其他管理工作同步，這將有效提高檔案管理的效率和企業(yè)檔案管理的規(guī)范程度。

　　檔案管理前置可以提高領(lǐng)導(dǎo)的重視度。傳統(tǒng)的檔案管理總是滯后于企業(yè)的其他管理，文件、資料的收集是在辦理完畢之后進(jìn)行的，因此從領(lǐng)導(dǎo)到各相關(guān)單位的重視程度都相對(duì)較低。而現(xiàn)實(shí)中，尤其對(duì)投資企業(yè)而言，從跟蹤調(diào)研、項(xiàng)目確定設(shè)立到實(shí)施，再到最后評(píng)估，全過(guò)程持續(xù)時(shí)間長(zhǎng)，形成的文件很重要，數(shù)量也很多。

　　嚴(yán)格控制每一個(gè)環(huán)節(jié)文件的形成、收集、登記工作，確保文件齊全完整，可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)存在的問(wèn)題，便于整改，也為下一步工作提供參考。企業(yè)檔案管理前置，將有利于基層單位文件的收集、整理，也會(huì)大大提高檔案利用率，對(duì)企業(yè)財(cái)富的積累會(huì)有很大推動(dòng)，檔案管理到位，效果顯著，必然會(huì)受到關(guān)注與認(rèn)可，并得到領(lǐng)導(dǎo)的重視。

　　檔案管理前置可以提高檔案工作者的地位。檔案工作者應(yīng)充分發(fā)揮檔案的作用，挖掘檔案的價(jià)值，為企業(yè)更好地發(fā)展服務(wù)。當(dāng)檔案管理走到了前沿，融入企業(yè)的中心工作，而不再等、靠、要時(shí)，檔案工作者會(huì)更積極主動(dòng)地參與企業(yè)管理，盡職盡責(zé)地為企業(yè)積累財(cái)富，為企業(yè)發(fā)展提供有效的服務(wù)。

　　當(dāng)檔案資料的積累有效服務(wù)企業(yè)并為企業(yè)贏得信譽(yù)和效益時(shí)，檔案工作者自然會(huì)得到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的肯定，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理的提升與轉(zhuǎn)型，做到有為才有位。

　　建立檔案管理前置機(jī)制是做好檔案管理的保障。首先，建立合約約束機(jī)制。企業(yè)的檔案人員應(yīng)當(dāng)參與重要合同的制定，或參與合同標(biāo)準(zhǔn)文本的編制，將文件材料形成、積累、歸檔和整理的工作要求及相關(guān)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，列出專門條款，納入合同內(nèi)容，或者將經(jīng)過(guò)雙方確認(rèn)的歸檔范圍表作為附件。這樣可以將歸檔情況與對(duì)方的經(jīng)濟(jì)利益直接掛鉤，切實(shí)維護(hù)企業(yè)權(quán)益。其次，建立前期交底機(jī)制。

　　在企業(yè)基層單位成立時(shí)，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)將檔案管理的要求清晰、系統(tǒng)地向項(xiàng)目公司交底，要求項(xiàng)目公司設(shè)置相應(yīng)的專職崗位（如工程技術(shù)資料管理崗、基層檔案管理崗等），負(fù)責(zé)對(duì)基層單位文件資料的形成、收集實(shí)行自始至終的管理。

　　當(dāng)人員變化時(shí)，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)位并做好工作的交接（應(yīng)有工作交接記錄）。交底形式原則上應(yīng)當(dāng)由特定的書(shū)面材料配合專人講解；交底范圍應(yīng)覆蓋相關(guān)單位全員；條件有限的單位，應(yīng)至少包括相關(guān)單位負(fù)責(zé)人、各部門負(fù)責(zé)人及專兼職檔案員；交底的重點(diǎn)應(yīng)是文件資料形成的質(zhì)量。

　　第三，建立登記積累機(jī)制。文件材料從生成到歸檔往往需要經(jīng)歷一段時(shí)間，短則幾天，長(zhǎng)則一年以上。在此期間，難免存在因相關(guān)責(zé)任人辭職調(diào)動(dòng)、重視不足或疏忽大意而導(dǎo)致重要文件資料損毀或遺失。

　　因此，應(yīng)當(dāng)要求各相關(guān)單位建立文件資料登記臺(tái)賬，在文件資料生成時(shí)予以登記和集中存放，在崗位交接時(shí)，既利于追蹤責(zé)任，又便于歸檔整理。最后，建立過(guò)程控制機(jī)制。企業(yè)檔案人員應(yīng)在投資運(yùn)營(yíng)、工程實(shí)施過(guò)程中，分階段檢查或不定期抽查參與單位和施工單位資料質(zhì)量和收集歸檔情況，并在工程竣工時(shí)參與驗(yàn)收工程檔案。

　　檢查和驗(yàn)收工作都應(yīng)保留記錄，作為日后查考的依據(jù)。基層單位檔案管理人員應(yīng)當(dāng)對(duì)運(yùn)營(yíng)過(guò)程、工程檔案管理有深入了解，不能隨意指定人員兼任。企業(yè)檔案人員應(yīng)加強(qiáng)對(duì)基層檔案管理情況的檢查和考核，確保管理規(guī)范到位，形成一級(jí)抓一級(jí)，層層抓落實(shí)的局面。