電 話:18937133779
網 址:http://www.tpiin.com
郵 箱:zboao@qq.com
掃描電子檔案人員配備。做好黨員檔案掃描工作,充足的人員是必須的。楓橋街道黨工委按照市委組織部、區(qū)工委組織部工作安排,積極推進黨員檔案普查工作,抽調5名工作人員到街道非公委,專門負責黨員檔案掃描工作。
掃描電子檔案
部署黨員檔案普查工作
掃描設備。楓橋街道非公委專門采購5臺便攜式掃描儀用于檔案掃描,便攜式掃描儀攜帶方便、操作簡單,能脫離電腦使用,非常簡便,能極大提高掃描效率。
掃描檔案的便攜式掃描儀
溝通協調。各級檔案室日常工作比較繁忙,而且掃描檔案的單位較多,因此在前往掃描前,應與檔案室工作人員提前預約好掃描時間,并提前2天將需要掃檔的人員名單發(fā)給檔案室工作人員,方便對方開展工作。同時在掃描過程中也要與檔案室保持溝通聯系。
工作人員預約掃描時間
掃描注意事項
分工配合。掃描過程中,工作人員注意分工配合,3人負責掃描,1人整理電子數據,1人整理實體檔案,降低出錯率,極大提高了工作進度。
工作人員查檔、拿檔、歸檔
嚴控數據質量。要嚴格把控數據的質量,防止出現無效勞動,造成人力物力的浪費。對于由于設備和操作原因致使數據不清晰的,要將原數據刪除后重新掃描。便攜式掃描儀有數據預覽功能,可以很直接的看出掃描數據的質量。另外,楓橋街道非公委掃描檔案時,每掃描一名黨員檔案,數據立刻輸入筆記本電腦,后期再整理,通過采用這種方式來提高數據的準確性。
工作人員嚴控數據質量
保護實體檔案。掃描過程中要注意對實體檔案的保護,避免因為操作原因致使檔案污損、破損和遺漏。同時還要確保檔案信息的安全,嚴禁工作人員私自復制、散播檔案信息。
工作人員注意保護實體檔案
掃描結束后期工作
數據整理。前期掃描到的黨員檔案,不管黨員材料是否掃描齊全,都按照10個文件夾設置,并將現有掃描到的檔案材料分類存入。
黨員檔案分類存入
查漏補缺。對于在掃描過程中發(fā)現缺少黨員檔案的,要及時與黨員本人聯系查找;對于掃描中發(fā)現的志愿書遺失、入黨(轉正)重要程序材料缺失等的問題檔案,要及時進行規(guī)范補檔。
黨員檔案查漏補缺
數據保存。黨員檔案數據中包含很多黨員個人信息,要做好掃描數據的信息保密工作;電子數據容易丟失,一個誤操作就有可能導致全部數據丟失,因此一定要做好掃描數據的備份工作;對于掃描結束后,黨員關系轉進轉出的,在轉接組織關系時要同時移交電子檔案數據。