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文書檔案電子版整理檔案整理隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展,人們的生活日趨數(shù)字化。檔案真實(shí)反映出人類的生活與發(fā)展軌跡,詳細(xì)記錄著人類的精神文明,清楚反映社會(huì)生產(chǎn)與社會(huì)實(shí)踐。從檔案本身來看,電子檔案相比起紙質(zhì)檔案具有更多方便之處,但是同時(shí)受到網(wǎng)絡(luò)技術(shù)影響,導(dǎo)致電子檔案的管理與保護(hù)受到網(wǎng)絡(luò)影響。從檔案管理部門角度來看,電子信息技術(shù)的發(fā)展改變了檔案的整理與保護(hù)方式。
文書檔案電子版整理檔案整理
1、簡要分析檔案電子化
電子檔案相比起傳統(tǒng)檔案具有占用空間小和存儲密度大等優(yōu)勢,相關(guān)工作人員可通過計(jì)算機(jī)技術(shù)來處理檔案資料。電子檔案便于工作人員使用檔案,打破時(shí)間限制,通過計(jì)算機(jī)手段從服務(wù)器中瀏覽檔案。在電子檔案管理中,需選擇合適的保存環(huán)境,如在保存檔案時(shí)需充分結(jié)合電子檔案特點(diǎn),再選擇合適的保存方式(一般情況下電子檔案被保存在光磁介質(zhì)載體上,所以需滿足適合此類介質(zhì)的保存環(huán)境)。以人事檔案工作為例,傳統(tǒng)檔案強(qiáng)調(diào)保存原始記錄紙張,一旦遺失將失去歷史憑證;而電子化檔案能夠有效減少工作人員的紙質(zhì)案卷損壞,實(shí)現(xiàn)檔案信息備份。
1.1發(fā)展現(xiàn)狀分析
檔案電子化主要指的是通過計(jì)算機(jī)或光盤等設(shè)備記錄成檔案,電子檔案是一種檔案存在形式,具備以下特點(diǎn):歷史再現(xiàn)性。一般而言,電子檔案由計(jì)算機(jī)進(jìn)行有關(guān)處理,不管是電子檔案的存儲還是歸檔,均需要依賴計(jì)算機(jī)。電子檔案的發(fā)展是隨著計(jì)算機(jī)軟件以及硬件的發(fā)展而發(fā)展,在使用紙質(zhì)檔案的同時(shí)增加電子檔案整理,更有利于有效保存保護(hù)檔案。
1.2優(yōu)勢分析
1)廣泛提高工作效率。檔案電子化促使信息的查閱和整理等更為快速,一方面能夠有效節(jié)約成本,另外一方面能夠廣泛提高工作效率,減輕檔案管理工作人員的負(fù)擔(dān)。
2)實(shí)現(xiàn)多人信息共享。檔案電子化可以向諸多人群提供信息服務(wù),從而有效實(shí)現(xiàn)資源共享;除此之外,檔案電子化能夠無限利用資源,不會(huì)受到外界因素影響。
3)利用率高。檔案電子化主要利用計(jì)算機(jī)技術(shù),而計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠高效率地對檔案信息加以歸類統(tǒng)計(jì),有效進(jìn)行資源整合與管理,因此顯著提高檔案信息的整體利用率。
4)經(jīng)濟(jì)環(huán)保。檔案電子化無需使用紙張,因此可節(jié)約庫房空間,從而減少更多的木材浪費(fèi)。
2、電子檔案的整理
電子檔案的形式比較多,主要?dú)w檔類型有:1)磁盤;2)磁帶。為了有效整理電子檔案,需做好電子檔案的分類工作。
2.1整理文書電子檔案
文書電子檔案主要包括以下類型:1)內(nèi)部文件;2)外部文件。在內(nèi)部文件的整理分類過程中,可根據(jù)時(shí)間或組織機(jī)構(gòu)名稱加以整理,如做好分盤工作,可顯著加大檢索效率,便于延長電子檔案的保存時(shí)間;在歸檔過程中,為了便于查找,可根據(jù)部門進(jìn)行文件分類,從而提高檔案的整體利用率;為了避免歸檔過程中出現(xiàn)不規(guī)范動(dòng)作,需選擇專業(yè)的部門來負(fù)責(zé)此類工作;完成組盤工作之后,為了提高查收效率,需指派專業(yè)工作人員安排好有關(guān)工作,建立對應(yīng)目錄。在外部文件的整理分類過程中,可對有關(guān)文件進(jìn)行掃描,再錄入到計(jì)算機(jī)中,通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)公文傳遞,歸檔工作可由業(yè)務(wù)部門有關(guān)人員進(jìn)行整理,完成工作后,再由承辦部門做好分級工作,再由檔案部
門進(jìn)行有效處理,檔案管理工作人員將信息填寫結(jié)束后錄入數(shù)據(jù)庫。當(dāng)有人想要查找電子檔案時(shí),可通過網(wǎng)絡(luò)終端來查詢到自己想要的內(nèi)容。
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