數(shù)字檔案和電子檔案區(qū)別，電子文件是信息時(shí)代政府管理、經(jīng)濟(jì)運(yùn)行、社會(huì)運(yùn)轉(zhuǎn)和歷史傳承的重要工具和載體，是國家的核心戰(zhàn)略資源。

　　1、什么是電子文件？

　　電子文件，指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)在磁帶、磁盤、光盤等載體，依靠計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。具有真實(shí)性、完整性，安全性和有效性等特征。

　　2、與電子文件歸檔相關(guān)的規(guī)范要求

　　【國家標(biāo)準(zhǔn)】電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范

　　【行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)】政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件歸檔規(guī)范

　　【行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)】電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范

　　【行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)】文書類電子檔案檢測一般要求

　　《電子檔案單套管理一般要求（征求意見稿）》全文

　　3、電子文件歸檔要求

　　電子文件的歸檔包括電子文件及其元數(shù)據(jù)的收集、電子文件格式轉(zhuǎn)換、歸檔數(shù)據(jù)包組織和存儲(chǔ)等工作。

　　電子文件歸檔與紙質(zhì)文件材料歸檔的主要區(qū)別是增加了電子檔案必須具有真實(shí)性、可靠性、完整性、可用性的“四性”要求。

　　真實(shí)性要求電子文件、電子檔案的內(nèi)容、邏輯結(jié)構(gòu)和形成背景與形成時(shí)的原始狀況相一致；

　　可靠性要求電子文件、電子檔案的內(nèi)容完全和正確地表達(dá)其所反映的事務(wù)、活動(dòng)或事實(shí)；

　　完整性要求電子文件、電子檔案的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息齊全且沒有破壞、變異或丟失；

　　可用性要求電子文件、電子檔案可以被檢索、呈現(xiàn)或理解。

　　達(dá)不到真實(shí)性、可靠性、完整性要求的電子檔案就不能與紙質(zhì)檔案一樣具有法律效力；達(dá)不到可用性要求的電子檔案是沒有保存意義的檔案?？傊_(dá)不到"四性"要求的電子檔案就不是真正意義上的電子檔案。

　　保證電子檔案"四性"的目標(biāo)是格式統(tǒng)一、數(shù)據(jù)規(guī)范、長期可讀、便于共享。落實(shí)這個(gè)目標(biāo)主要依靠統(tǒng)一電子文件格式和保存電子檔案元數(shù)據(jù)。

　　3.1電子文件格式

　　2016年發(fā)布的《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894--2016）比較全面、明確地提出了各類電子檔案歸檔的格式要求。

　　電子文件歸檔格式應(yīng)具備格式開放、不綁定軟硬件、顯示一致性、可轉(zhuǎn)換、易于利用等性能，能夠支持同級(jí)國家綜合檔案館向長期保存格式轉(zhuǎn)換。電子文件應(yīng)以通用格式形成、收集并歸檔，或在歸檔前轉(zhuǎn)換為通用格式。

　　版式文件格式可采用PDF、PDF/A格式。

　　以文本、位圖文件（由無數(shù)色彩點(diǎn)組成的圖像）形成的文書、科技、專業(yè)類電子文件應(yīng)按以下要求歸檔∶電子公文正本、定稿、公文處理單應(yīng)以版式文件格式，其他電子文件、電子文件組件可以版式文件、RTF、WPS、DOCX、JPG、TIF、PNG等通用格式歸檔。電子文件及其組件可按順序合并轉(zhuǎn)換為一個(gè)版式文件。

　　在計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)與制造過程中形成的科技類電子文件應(yīng)按以下要求歸檔∶二維矢量文件以SVG、SWF、WMF、EMF、EPS、DXF等格式歸檔;三維矢量文件，需永久保存的應(yīng)轉(zhuǎn)換為STEP格式歸檔，其他可根據(jù)需要按二維矢量文件的格式要求轉(zhuǎn)為二維矢量文件歸檔。

　　以數(shù)據(jù)庫文件形成的科技、專業(yè)類電子文件，應(yīng)根據(jù)數(shù)據(jù)庫表結(jié)構(gòu)及電子檔案管理要求轉(zhuǎn)換為ET、XLS、DBF、XML等任一格式歸檔，或參照紙質(zhì)表單或電子表單版面格式將應(yīng)歸檔數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為版式文件歸檔。照片類電子文件以JPG、TIF等格式歸檔;錄音類電子文件以WAV、MP3等格式歸檔;錄像類電子文件以MPG、MP4、FLV、AV等格式歸檔。珍貴且需永久保存的可收集、歸檔一套MXF格式文件。公務(wù)電子郵件以EML格式，網(wǎng)頁、社交媒體類電子文件以HTML等格式歸檔。

　　專用軟件生成的電子文件原則上應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用格式歸檔。

　　3.2電子檔案元數(shù)據(jù)

　　元數(shù)據(jù)是描述電子文件、電子檔案的內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)及其管理過程的數(shù)據(jù)。許多人把元數(shù)據(jù)稱為"數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)"。元數(shù)據(jù)可以體現(xiàn)電子檔案的真實(shí)性、可靠性、完整性，以保證文件的證據(jù)力；元數(shù)據(jù)還可以描述文件的特征，精確定位文件在數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)內(nèi)的位置，為用戶提供多途徑檢索，并保證電子檔案的可用性。

　　8號(hào)令規(guī)定"機(jī)關(guān)對(duì)應(yīng)歸檔電子文件的元數(shù)據(jù)、背景信息等要進(jìn)行相應(yīng)歸檔"。10號(hào)令也規(guī)定"企業(yè)對(duì)歸檔的電子文件的元數(shù)據(jù)要進(jìn)行相應(yīng)歸檔"?！稒C(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》第三十條規(guī)定∶電子文件應(yīng)當(dāng)連同元數(shù)據(jù)一并收集。

　　元數(shù)據(jù)至少要有以下內(nèi)容∶題名、文件編號(hào)、責(zé)任者、日期、機(jī)構(gòu)或問題、保管期限、密級(jí)、格式信息、計(jì)算機(jī)文件名、計(jì)算機(jī)文件大小、文檔創(chuàng)建程序等文件實(shí)體元數(shù)據(jù);記錄有關(guān)電子文件擬制、辦理活動(dòng)的業(yè)務(wù)行為、行為時(shí)間和機(jī)構(gòu)人員名稱等元數(shù)據(jù)，應(yīng)記錄的擬制、辦理活動(dòng)包括發(fā)文的起草、審核、簽發(fā)、復(fù)核、登記、用印、核發(fā)等，收文的簽收、登記、初審、承辦、傳閱、催辦、答復(fù)等。

　　聲像類電子文件應(yīng)歸檔元數(shù)據(jù)包括題名、攝影者、錄音者、攝像者、人物、地點(diǎn)、業(yè)務(wù)活動(dòng)描述、密級(jí)、計(jì)算機(jī)文件名等。