檔案電子化和數(shù)字化的區(qū)別，使用單位工作繁多，檔案管理工作是其中最重要的一部分，直接關(guān)系到使用單位是否可以高效、協(xié)調(diào)運(yùn)轉(zhuǎn)，而傳統(tǒng)檔案管理在此形勢(shì)下不能滿足其發(fā)展需要。對(duì)此，使用單位要積極探索新形勢(shì)下高效管理方法，緊跟時(shí)代步伐。

　　檔案電子化和數(shù)字化的區(qū)別

　　01、使用單位數(shù)字化檔案管理的意義

　　1.1有利于提高辦公效率

　　檔案管理工作繁雜且機(jī)械，檔案涉及對(duì)象流動(dòng)性較強(qiáng)，只有充分、全面了解情況才可能實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)、快速統(tǒng)計(jì)，傳統(tǒng)檔案管理模式顯然難以做到，效率的低下導(dǎo)致效益也受到影響。數(shù)字化檔案管理的實(shí)現(xiàn)能夠幫助行政檔案快速歸檔，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案的有效利用，數(shù)字化歸檔可以實(shí)時(shí)反映各類變動(dòng)的精準(zhǔn)數(shù)據(jù)，人員可更加便捷地對(duì)已儲(chǔ)存數(shù)字資料進(jìn)行查詢和統(tǒng)計(jì)。檔案庫由實(shí)體檔案保管基地轉(zhuǎn)至信息管理中心，場(chǎng)所的轉(zhuǎn)換意味著工作的快捷高效，對(duì)于提升辦公效率、幫助使用單位精簡(jiǎn)人員、推動(dòng)單位現(xiàn)代化快速發(fā)展都有重要意義。

　　1.2有利于提高檔案利用率

　　傳統(tǒng)檔案管理是人力對(duì)于紙質(zhì)檔案的管理，工作量大、內(nèi)容繁雜，容易出現(xiàn)差錯(cuò)，不僅查找和查詢困難，也在很大程度上降低了檔案資源利用的有效性。數(shù)字化檔案管理可以幫助使用者在最短時(shí)間內(nèi)精準(zhǔn)查找所需文檔，與此同時(shí)，將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理還可以使得檔案的管理和使用擺脫時(shí)間和地域的束縛，在減少誤差的同時(shí)，極大提升整體檔案利用效率。

　　1.3有利于提高經(jīng)濟(jì)效益

　　市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力的加劇為使用單位帶來了一定挑戰(zhàn)，單位的快速發(fā)展使得檔案信息量呈現(xiàn)爆發(fā)式增長(zhǎng)，而滯后的檔案管理方式使得檔案作用無法得到有效發(fā)揮，信息量與工作方式間存在巨大矛盾。檔案數(shù)字化改變了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案形式，不僅可以有效減少儲(chǔ)存空間，也能夠在很大程度上減少對(duì)于紙質(zhì)檔案的保管費(fèi)用，檔案查閱更加準(zhǔn)確、高效、便捷。

　　02、使用單位數(shù)字化檔案管理存在的問題

　　2.1人員整體素質(zhì)不高

　　使用單位檔案管理人員知識(shí)以及理念更新的速度滯后于信息化推進(jìn)的速度，個(gè)人專業(yè)素質(zhì)無法滿足現(xiàn)代檔案管理需求。數(shù)字化檔案管理與人工管理相比有較大差異，但是使用單位檔案管理人員在信息化背景下仍沿用傳統(tǒng)工作模式實(shí)施管理，致使工作質(zhì)量以及工作效率遲遲得不到有效提升。

　　2.2現(xiàn)代化設(shè)備不足

　　當(dāng)前，部分單位數(shù)字化檔案管理受限的主要原因是現(xiàn)代化設(shè)備不足，部分單位只將計(jì)算機(jī)用于日常工作，未將其在紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換中充分利用。除此之外，部分單位尚不存在規(guī)范的檔案管理制度，對(duì)于檔案的歸檔保管缺乏行之有效的制度和標(biāo)準(zhǔn)，檔案隨意擺放，不定時(shí)進(jìn)行整理和清潔，且不重視防霉、防火工作，極易造成檔案的損毀和丟失，造成檔案資源浪費(fèi)。

　　2.3信息共享缺乏

　　目前各使用單位“信息孤島”特點(diǎn)明顯，無論是單位內(nèi)部還是與其他機(jī)構(gòu)間都缺乏信息的實(shí)時(shí)有效溝通，檔案信息或者分散或重復(fù)保存，不僅可能在儲(chǔ)存過程中出現(xiàn)誤差，且重復(fù)性工作會(huì)加大人員工作負(fù)擔(dān)，阻礙工作質(zhì)量的提升，而在檔案信息的查詢和利用中，也會(huì)存在諸多不便，這與現(xiàn)代化社會(huì)要求準(zhǔn)確性強(qiáng)、時(shí)效性高的檔案管理需求不符。

　　03、新形勢(shì)下使用單位檔案數(shù)字化管理策略

　　3.1樹立檔案數(shù)字化管理意識(shí)

　　使用單位若想實(shí)現(xiàn)檔案管理向數(shù)字化邁進(jìn)，首先需要做的是轉(zhuǎn)變檔案管理人員工作觀念，樹立數(shù)字化管理意識(shí)，進(jìn)而使其自主學(xué)習(xí)相關(guān)新知識(shí)，提升數(shù)字化管理技能。觀念是指導(dǎo)行為的重要因素，只有切實(shí)轉(zhuǎn)變管理觀念，才可能最終實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。

　　3.2完善現(xiàn)代化設(shè)備

　　現(xiàn)代化設(shè)備是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化、數(shù)字化發(fā)展的必要條件，所以使用單位要在自身發(fā)展實(shí)際需求的基礎(chǔ)上開展調(diào)查研究，廣泛聽取相關(guān)工作人員以及專家學(xué)者的建議，加大該方面的資金投入，引進(jìn)先進(jìn)且合適的辦公設(shè)備，合理使用經(jīng)費(fèi)，在做出合理預(yù)算的條件下發(fā)揮資金的最大作用，引進(jìn)高質(zhì)量現(xiàn)代化設(shè)備，為檔案管理數(shù)字化發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

　　3.3構(gòu)建完善檔案管理體系

　　在信息化發(fā)展背景下，檔案信息數(shù)字化管理是必然方向，對(duì)于使用單位來說，構(gòu)建系統(tǒng)完善的檔案管理體系極為關(guān)鍵，是實(shí)現(xiàn)資源共享、打破“信息孤島”、提升檔案信息利用有效性的重要一環(huán)，進(jìn)一步幫助單位實(shí)現(xiàn)工作效率的提升。

　　3.4加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)

　　數(shù)字化管理的趨勢(shì)使得使用單位內(nèi)部對(duì)于專業(yè)數(shù)字化管理人才的需求加大，只有專業(yè)人員才可能實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)管理模式的更新和轉(zhuǎn)換。而當(dāng)前形勢(shì)下，各級(jí)使用單位專業(yè)人才匱乏，因此加強(qiáng)對(duì)于檔案管理人員培訓(xùn)極為關(guān)鍵。定期培訓(xùn)的開展可以幫助人員轉(zhuǎn)變檔案管理意識(shí)，認(rèn)識(shí)到數(shù)字化管理對(duì)于整個(gè)單位工作順利開展的重要意義，熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備進(jìn)行檔案的數(shù)字化管理，快速從繁雜的信息中對(duì)有價(jià)值信息進(jìn)行提取，進(jìn)而在很大程度上提升管理的有效性。

　　04、結(jié)語

　　使用單位的檔案信息起到的作用很大，直接影響單位發(fā)展質(zhì)量，而傳統(tǒng)檔案管理模式在信息化快速發(fā)展新形勢(shì)下，已經(jīng)逐步不能滿足單位發(fā)展需求，數(shù)字化管理成為最主要趨勢(shì)。數(shù)字化管理的實(shí)現(xiàn)將推動(dòng)使用單位整體向智能化、信息化、現(xiàn)代化方向發(fā)展，以幫助提升檔案管理的效率，更好地完成工作。