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在工作中總會(huì)產(chǎn)生很多的文件,哪些文件需要存檔,哪些不需要存檔,整理檔案又有哪些步驟?本文與大家一起分享檔案整理外包的請(qǐng)示,一起來看看吧。
1.分步閱讀
收集文件材料。
文件材料的收集對(duì)象主要有:反映本單位主要職能活動(dòng)的,應(yīng)該立卷歸檔的文件材料,包括收、發(fā)文件、內(nèi)部文件、電報(bào)、各種會(huì)議文件(包括會(huì)議記錄),領(lǐng)導(dǎo)人講話稿,電話記錄、出版物原稿(附原本),各種統(tǒng)計(jì)表、照片、錄音、錄像帶等文件材料。
2.分年度。
按文件所形成的年度歸檔,不同年度的文件一般不得放在一起歸檔,但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)放在復(fù)文年歸檔,沒有復(fù)文的放在請(qǐng)示年歸檔。
3.確定歸檔范圍。
不歸檔范圍文件材料主要有兩部分:一是沒有查考價(jià)值的文件;二是重復(fù)性文件。
4.歸檔分類。
第一種方法:直接分保管期限。這種方法適用范圍比較廣,絕大多數(shù)單位只要按保管期限來分就可以了,每年編一個(gè)流水號(hào)。
第二種方法:在同一個(gè)年度內(nèi)根據(jù)機(jī)關(guān)單位機(jī)構(gòu)設(shè)置、職責(zé)分工、文件的數(shù)量等情況編制分類方案,將文件按分類方案進(jìn)行立卷,一般采用年度-組織機(jī)構(gòu)(或問題),這種方法對(duì)文件資料比較多的單位適用,如區(qū)委辦、政府辦等單位。
5.立卷(整理成件)。
6.分保管期限。
按照國家新的規(guī)定,2006年起的文書檔案的保管期限劃分為永久、定期(分30、10年)兩種。
7.文件排列。
應(yīng)按其相互之間的聯(lián)系,有條理地進(jìn)行排列。
8.裝訂。
(1)按件裝訂:一般以每份文件為一件。正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,復(fù)制件在后;轉(zhuǎn)發(fā)文前,被轉(zhuǎn)發(fā)文在后;來文與復(fù)文作為一件時(shí),復(fù)文在前,來文在后。
發(fā)文裝訂順序:正文-領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)單-底稿;來文裝訂順序:來文-單位處理簽(有領(lǐng)導(dǎo)重要批示才存,只是傳閱簽名的不存。)
(2)去除金屬釘,換不銹鋼釘。
9.編號(hào)。
歸檔文件應(yīng)依排列次序逐件編號(hào)。在文件首頁右上角空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。
10.數(shù)頁碼。
可以用鉛筆標(biāo)記在首頁的右下角,編目時(shí)直接錄入每件的總頁碼。
11.裝盒。
歸檔文件按室編件號(hào)順序裝入檔案盒,并填寫盒面及盒脊有關(guān)內(nèi)容。(盒面填寫單位名稱,盒脊填寫年度、期限、起止件號(hào)等。
12.編目。
歸檔文件應(yīng)依順序編制歸檔文件目錄,歸檔文件目錄設(shè)置件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁數(shù)、備注。
13.放置備考表。
每盒歸檔文件都應(yīng)放置一份備考表。備考表應(yīng)填寫盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期,并放置盒底。
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