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檔案的管理工作不僅僅是文員類崗位應(yīng)該學(xué)習(xí)并專業(yè)的專利,所有的工作崗位都應(yīng)該學(xué)會這項技能,甚至是普通的家庭中,因為不論什么崗位肯定都會涉及到類似文件的整理,只是文員類的崗位檔案更多,分類更細(xì)致罷了,文檔的處理是一個文員最基本的職業(yè)素養(yǎng),那么該如何做好檔案管理工作呢?
如何做好檔案管理工作
預(yù)先準(zhǔn)備
磨刀不誤砍柴工。檔案管理涉及的面繁雜、廣泛,需要行政人預(yù)先做好準(zhǔn)備,才能在后續(xù)整理及管理過程中有條不紊。
?、僬J(rèn)識管理對象:什么是“檔案”?并非公司經(jīng)營過程中產(chǎn)出的所有資料,都能稱之為檔案噢。行政er應(yīng)理清檔案的概念,才能在實際工作中,知道該管理什么材料。只有社會或個人在社會活動中直接形成,保存?zhèn)洳榈母鞣N形式及載體的數(shù)據(jù)、信息和知識記錄,才能稱之為檔案。
?、诿魑芾矸秶涸摴芾砟男?a href="http://www.tpiin.com/cgal/2477.html" target="_self" style="color: rgb(79, 129, 189); text-decoration: underline;">檔案管理涵蓋的范圍很廣,既可涉及品牌宣傳、合作榮譽(yù)、大事件等對外資料,也可覆蓋戰(zhàn)略規(guī)劃、投資運(yùn)營、業(yè)務(wù)評估等對內(nèi)材料。與此同時,文書規(guī)范性、離任審計、監(jiān)察資料、無形資產(chǎn)等管理性質(zhì)的資料,可以轉(zhuǎn)化為檔案的一部分;制度流程、企業(yè)文化等宣傳色彩的材料,也是時常被歸檔的對象。
分門別類
首先,把自己所有的文件資料全部放到一起,然后按照你們長期使用的類別去分類,不同的公司不同的崗位分類也是不一樣的,舉例說明:人事肯定是按照人力的六大模塊進(jìn)行分類,如人力資源規(guī)劃;、招聘與配置、培訓(xùn)與開發(fā)、績效管理、薪酬福利管理、勞動關(guān)系管理。這是公司級文件分類,人事內(nèi)部部門會在按照自己負(fù)責(zé)的模塊進(jìn)行分類,意思就是按照你經(jīng)常的需求分類。
巧用檔案袋
檔案袋肯定是必不可少的,因為檔案袋上有明細(xì),有的資料不是一份,根據(jù)時間有很多,有的是同一個事件有不同的資料集合,但是他們都是屬于同類資料,難么檔案袋的作用就顯而易見了,檔案袋不僅可以收納資料,而且還能把里面涵蓋的份數(shù)及基本內(nèi)容寫出來,這樣你需要的時候直接看檔案袋就可以了,無需全都翻出來一個一個的找。
電腦資料存檔
現(xiàn)在不似以前,辦公基本人手一臺電腦,文檔除了要做好本身的整理,電腦里一定要有存檔,除了電腦存檔以外,還應(yīng)該有一份管理清單,這個清單要記錄的內(nèi)容有時間,用途,標(biāo)題,份數(shù),歸檔地以及需求人等相關(guān)信息。
常用資料的歸整
很多時候我們的資料是日常性的文件,經(jīng)常用到,甚至是每天都用到,那么我們肯定是放在辦公桌上,這時候就用到文件框了,文件框上每一看欄做好標(biāo)識,每次使用時按照規(guī)定好的放好,假如有人要借閱你的資料,你又恰好不在,你就可以跟他說讓他按照標(biāo)識自己去找,總比他把所有資料都翻亂了要好,這樣節(jié)省雙方的時間。