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檔案管理流程和方法,現(xiàn)如今電子圖紙檔案管理中還存在許多問題,這些問題對電子圖紙的應(yīng)用效果有著較大影響。對電子圖紙檔案進(jìn)行規(guī)范化管理,不僅可以實(shí)現(xiàn)電子文件資料的及時(shí)歸檔,保證整體的完整性,還可以為后續(xù)工作的順利開展提供保障。要對電子圖紙檔案管理中的不足進(jìn)行深入分析,利用數(shù)字化管理手段,對圖紙信息進(jìn)行收集整理,形成完整的電子圖紙,并將多個(gè)圖紙整合在一起,實(shí)現(xiàn)資源共享,以此提升整體的管理水平。
檔案管理流程和方法
一、建立完善的檔案管理系統(tǒng)
?。ㄒ唬╇娮訄D紙檔案管理。工作在管理的過程中,想要保證管理流程的規(guī)范化,則一定要建立完善的檔案管理系統(tǒng)。將電子圖紙檔案從采集到歸檔,再到開發(fā)利用等,整個(gè)流程都要包括在內(nèi),建立不同功能屬性的子系統(tǒng),應(yīng)用現(xiàn)代化的操作模式,不會受到空間和時(shí)間上的約束,形成模塊結(jié)構(gòu)。在對電子圖紙檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行完善的過程中,必須要對電子圖紙檔案管理工作的具體流程和主要內(nèi)容進(jìn)行了解,根據(jù)電子圖紙檔案管理的具體需要對管理系統(tǒng)進(jìn)行完善,保證檔案管理工作的規(guī)范化開展。
(二)圖紙的一體化管理。工程圖紙從設(shè)計(jì)到發(fā)放,都需要進(jìn)行系統(tǒng)化管理,要安排專門的檔案管理工作人員來進(jìn)行項(xiàng)目上的管理,保證電子圖紙檔案的完整性。為了保證檔案管理工作的有序進(jìn)行,確定文件資料整理的相關(guān)規(guī)定和電子圖紙檔案管理操作要點(diǎn)。在對施工圖進(jìn)行管理的過程中,主要是由檔案管理人員將施工圖紙錄入系統(tǒng)中,再發(fā)放到每個(gè)部門,對施工圖紙進(jìn)行數(shù)字化處理,確保在管理平臺上可以為施工人員隨時(shí)提供檔案資料。若出現(xiàn)施工圖紙修改和變更的情況,一定要在系統(tǒng)中標(biāo)記出來,為后期竣工圖紙的編制提供有效參考。在對竣工圖進(jìn)行管理的過程中,檔案部門工作人員會與其他部門共同進(jìn)行圖紙的審核,確保圖紙合格后,才能應(yīng)用到竣工驗(yàn)收工作。要將數(shù)字化手段應(yīng)用圖紙管理中,保證圖紙內(nèi)容的有效性,并實(shí)現(xiàn)電子圖紙的有效應(yīng)用。通過對竣工圖紙的數(shù)字化管理,不但可以實(shí)現(xiàn)竣工圖紙的有效應(yīng)用,也可以滿足施工單位的應(yīng)用需求,采用一體化管理的方式有效提高了整體的工作效率。
?。ㄈ┱莆請D紙變更規(guī)律,對電子圖紙進(jìn)行動態(tài)管理。紙質(zhì)檔案的動態(tài)管理一直是企業(yè)中比較困難一項(xiàng)工作,通過對這項(xiàng)工作的不斷探究,掌握圖紙的變更規(guī)律,可以實(shí)現(xiàn)對紙質(zhì)圖紙的動態(tài)管理,相應(yīng)的電子圖紙的動態(tài)管理也得到完善。主要通過檔案部門來對檔案資料進(jìn)行審核,對圖紙的更改進(jìn)行有效控制,并利用管理系統(tǒng)對圖紙進(jìn)行全面管理,保證紙質(zhì)檔案與電子檔案的一致性,這為紙質(zhì)檔案的動態(tài)管理提供了方便,確保圖紙與實(shí)際施工內(nèi)容相符,促進(jìn)了技術(shù)的改進(jìn)和優(yōu)化??梢灾贫▓D紙管理規(guī)范,對具體的管理流程進(jìn)行明確,為各部門工作的順利開展提供有效依據(jù)。通過電子圖紙數(shù)據(jù)庫查詢所需的備件圖,這是保證電子圖紙數(shù)據(jù)中電子圖紙與實(shí)物一致的必要的強(qiáng)制性規(guī)定。
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?。ㄋ模^藏圖紙的數(shù)字化管理。以往的館藏圖紙?jiān)谶M(jìn)行數(shù)字化處理的過程中,只是單純進(jìn)行圖紙掃描,而目前的數(shù)字化管理,可以在掃描之后,對圖紙進(jìn)行一系列處理;可以對以往的圖紙進(jìn)行鑒定,通過數(shù)字化技術(shù)對館藏圖紙的價(jià)值進(jìn)行確定,將沒有價(jià)值的圖紙?zhí)幚淼簦豢梢詫?shí)現(xiàn)資源整合應(yīng)用,將以往保存的圖紙整合成一個(gè)完整的圖紙,不但方便管理,還可以提升整體的應(yīng)用效率,電子檔案利用率得到了明顯提升。利用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)進(jìn)行數(shù)字化管理,優(yōu)化了以往的管理方法,便于電子圖紙檔案管理工作的順利開展。
?。ㄎ澹┕芾砟J胶头椒ǖ膬?yōu)化和改進(jìn)。在當(dāng)前的發(fā)展環(huán)境中,傳統(tǒng)的管理模式和方法已經(jīng)不再適用于電子圖紙檔案管理工作,要在原來的基礎(chǔ)上進(jìn)行優(yōu)化和改進(jìn),對以往的管理方式進(jìn)行創(chuàng)新。可以對圖紙管理的組織方式進(jìn)行優(yōu)化,按照工程項(xiàng)目的實(shí)際情況進(jìn)行管理,不再按照工藝流程進(jìn)行檔案管理。在保存紙質(zhì)檔案時(shí),只將原檔案保存在下來,同時(shí)保存與之相對應(yīng)的電子圖紙,保證電子圖紙的有效性。目前主要應(yīng)用的是電子檔案,原來的紙質(zhì)檔案已經(jīng)被封存。采用這種管理辦法有效提高了整體的服務(wù)質(zhì)量,電子圖紙也可以得到高效利用。檔案館可隨時(shí)提供網(wǎng)絡(luò)查詢,人們可以根據(jù)需要進(jìn)行圖紙檔案資料的查找和瀏覽,也可以進(jìn)行電子圖紙檔案的下載,電子圖紙整體的重要作用越來越明顯。只有對管理模式和方法進(jìn)行不斷優(yōu)化和完善,才能保證整個(gè)管理流程的規(guī)范化進(jìn)行。
二、結(jié)語
隨著祖國科技的不斷進(jìn)步,電子圖紙檔案管理工作也要與時(shí)俱進(jìn),不斷創(chuàng)新。隨著時(shí)代的發(fā)展,尋求新的工作思路及方法,不斷改善檔案服務(wù)職能,豐富檔案保存及查詢方式,有目標(biāo)、有計(jì)劃地做好檔案工作。
檔案盒是各個(gè)機(jī)關(guān)和單位檔案管理部門整理和裝訂儲存文件用的檔案裝具。最初是由紙板和牛皮紙裱糊制作的,現(xiàn)在通常用無酸紙制作。發(fā)源于河北省平鄉(xiāng)縣節(jié)固鄉(xiāng)南周章村,是當(dāng)時(shí)能人劉章鎖創(chuàng)建,1956年后作為村集體企業(yè),70年代開始批量供應(yīng)中央機(jī)要科等機(jī)關(guān)單位。
河北省邢臺市平鄉(xiāng)縣縣委、縣政府在80年代初特意頒發(fā)“引進(jìn)技術(shù)富千家”牌匾,這份榮譽(yù)不是金錢能換來的,牌匾現(xiàn)存放在南周章村劉姓人家。檔案裝具從業(yè)者大部分都是河北人,現(xiàn)在大家業(yè)務(wù)拓展到檔案整理,軟件開發(fā),檔案裝具、辦公用品和辦公家具、生產(chǎn)、銷售等行業(yè)來。