照片檔案是國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的以靜止攝影影像為主要反映方式的有保存價(jià)值的歷史記錄。照片檔案一般包括底片、照片和說明三部分。國家標(biāo)準(zhǔn)《照片檔案管理規(guī)范》對(duì)照片檔案的收集、整理和保管進(jìn)行了詳細(xì)的規(guī)定。

　　照片檔案管理規(guī)范

　　(一)照片檔案的收集

　　1.收集范圍

　　(1)記錄本單位主要職能活動(dòng)和重要工作成果的照片。

　　(2)領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加與本單位、本地區(qū)有關(guān)的重大公務(wù)活動(dòng)的照片。

　　(3)本單位組織或參加的重要外事活動(dòng)的照片。

　　(4)記錄本單位、本地區(qū)重大事件、重大事故、重大自然災(zāi)害及其他異常情況和現(xiàn)象的照片。

　　(5)記錄本地區(qū)地理概貌、城鄉(xiāng)建設(shè)、重點(diǎn)工程、名勝古跡、自然風(fēng)光以及民間風(fēng)俗和著名人物的照片。

　　(6)其他具有保存價(jià)值的照片。

　　2.收集要求

　　(1)對(duì)屬于收集與歸檔范圍的照片,應(yīng)按照規(guī)定定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或檔案工作人員歸檔,集中管理,任何單位或個(gè)人不得據(jù)為己有。

　　(2)對(duì)存有真?zhèn)我闪x的照片應(yīng)采取必要措施進(jìn)行鑒定。

　　(3)對(duì)反映同一內(nèi)容的若干張照片,應(yīng)選擇其主要照片歸檔。主要照片應(yīng)具備主題鮮明、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁等特點(diǎn)。

　　(4)底片、照片、說明應(yīng)齊全。

　　(5)底片與照片影像應(yīng)一致。

　　(6)對(duì)無底片的照片應(yīng)制作翻拍底片;對(duì)無照片的底片應(yīng)制作照片。

　　(7)照片檔案的移交和征集應(yīng)符合有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的要求。

　　3.收集時(shí)間

　　(1)對(duì)具有歸檔價(jià)值的照片,其攝影者或承辦單位應(yīng)及時(shí)整理,向檔案室歸檔,一般不應(yīng)跨年度。

　　(2)依照《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》的規(guī)定,照片檔案隨立檔單位其他載體形態(tài)的檔案一起向有關(guān)檔案館移交。在特殊情況下,經(jīng)同級(jí)檔案行政管理部門同意可以提前或延遲移交。

　　(3)檔案館應(yīng)按收集范圍隨時(shí)征集零散的對(duì)國家和社會(huì)具有保存價(jià)值的照片。

　　(二)照片檔案的整理

　　照片檔案的整理應(yīng)遵循有利于保持照片檔案的有機(jī)聯(lián)系、有利于保管、有利于提供利用的原則。

　　1.底片的整理

　　(1)底片的編號(hào)。底片號(hào)是固定和反映底片在全宗內(nèi)排列順序的一組字符代碼,由全宗號(hào)、保管期限代碼、張?zhí)柦M成。其格式如下：全宗號(hào)—保管期限代碼—張?zhí)枴?/p>

　　全宗號(hào)：檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。

　　保管期限代碼：分別用“1、2、3”或““Y、C、D”對(duì)應(yīng)代表永久、長期、短期。

　　張?zhí)枺涸谀骋蝗谀骋槐９芷谙迌?nèi)底片的排列從“1”開始的順序編號(hào)。

　　(2)底片號(hào)的登錄。宜使用鐵筆將底片號(hào)橫排刻寫在膠片乳劑面片邊處(刻寫不下時(shí),前段可不寫),不得影響畫面;也可采用其他方式將底片號(hào)附著在膠片乳劑面片邊處,不得污染膠片;底片號(hào)登錄順序應(yīng)與照片號(hào)登錄順序保持一致。

　　(3)底片袋的標(biāo)注。底片放入底片袋內(nèi)保管,一張一袋。應(yīng)在底片袋的右上方標(biāo)明底片號(hào)。對(duì)翻拍底片,應(yīng)在底片袋的左上方標(biāo)明“F”字樣。對(duì)拷貝底片,應(yīng)在底片袋的左上方標(biāo)明“K”字樣。

　　(4)底片的入冊。底片冊一般由297mm×210mm大小的若干芯頁和封面、封底組成;應(yīng)按底片號(hào)順序?qū)⒌灼来尾迦氲灼瑑?芯頁的插袋上應(yīng)標(biāo)明相同的底片號(hào);對(duì)幅面超過底片冊芯頁尺寸的大幅底片,應(yīng)在乳劑面墊襯柔軟的中性偏堿性紙張后,放入專用的檔案袋或檔案盒中,按底片號(hào)順序排列。

　　(5)冊內(nèi)備考表。冊內(nèi)備考表項(xiàng)目包括：本冊情況說明、立冊人、檢查人、立冊時(shí)間。冊內(nèi)備考表應(yīng)放在冊內(nèi)最后位置。

　　(6)底片冊的排列。底片冊的封面應(yīng)印制“底片冊”字樣。底片冊冊脊的項(xiàng)目包括：全宗號(hào)、保管期限、起止張?zhí)枴蕴?hào)。底片冊按照全宗號(hào)、保管期限、冊號(hào)的順序排列,上架保存。

　　2.照片的整理

　　(1)照片的分類。應(yīng)在全宗內(nèi)按保管期限—年度—問題進(jìn)行分類。跨年度且不可分的照片,也可按保管期限—問題—年度進(jìn)行分類。分類方案應(yīng)保持前后一致,不應(yīng)隨意變動(dòng)。

　　(2)照片的排列。應(yīng)在分類方案的最低一級(jí)類目內(nèi),按問題結(jié)合時(shí)間、重要程度等進(jìn)行排列。為便于提供利用,照片排列及入冊時(shí)應(yīng)同時(shí)考慮不同保密等級(jí)照片的定位。

　　(3)照片的編號(hào)。照片號(hào)是固定和反映每張照片在全宗內(nèi)分類與排列順序的一組字符代碼,由全宗號(hào)、保管期限代碼、冊號(hào)、張?zhí)柣蛉谔?hào)、保管期限代碼、張?zhí)柦M成。

　　照片號(hào)有兩種格式：

　　格式一：全宗號(hào)—保管期限代碼—冊號(hào)—張?zhí)?/p>

　　格式二：全宗號(hào)—保管期限代碼—張?zhí)?/p>

　　若采用格式二,可選用照片、底片分別編號(hào)法或合一編號(hào)法(影像相符的照片、底片編號(hào)相同)。選用合一編號(hào)法宜以照片、底片齊全為基礎(chǔ)。

　　(4)照片的入冊。照片冊一般由297mm×210mm大小的若干芯頁和封面、封底組成。芯頁以30頁左右為宜,有活頁式和定頁式兩種。應(yīng)按照分類、排列順序即照片號(hào)順序?qū)⒄掌潭ㄔ谛卷撋?組成照片冊。對(duì)于照片冊放置不下的大幅照片,可將其放入專用的檔案袋或檔案盒中,按照照片號(hào)順序排列。如豎直放置,應(yīng)首先將照片固定在專用的紙板上。再放入袋、盒中;如水平放置,照片的堆放高度不宜超過5cm。以豎直放置為宜。

　　(5)單張照片說明的填寫。說明應(yīng)采用橫寫格式,分段書寫。其格式如下：

　　題名：

　　照片號(hào)：

　　底片號(hào)：

　　參見號(hào)：時(shí)間：攝影者：文字說明：題名應(yīng)簡明概括、準(zhǔn)確反映照片的基本內(nèi)容、人物、時(shí)間、地點(diǎn)、事由等要素盡可能齊全。

　　參見號(hào)是指與本張照片有密切聯(lián)系的其他載體檔案的檔號(hào)。其格式如下：(相關(guān)檔案種類)檔號(hào),其中,括號(hào)內(nèi)為選擇著錄內(nèi)容。示例1：文書檔案0113-2-18,示例2：科技檔案G-J-21,照片檔案由檔案室移交至檔案館后,應(yīng)對(duì)其參見號(hào)進(jìn)行核對(duì),對(duì)與實(shí)況不符的應(yīng)及時(shí)調(diào)整。

　　照片的拍攝時(shí)間用8位阿拉伯?dāng)?shù)字表示,第1～4位表示年,第5～6位表示月,第7～8位表示日。示例：1953年3月2日寫作19530302。

　　攝影者一般填寫個(gè)人,必要時(shí)可加寫單位。

　　文字說明應(yīng)綜合運(yùn)用事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等要素,概括提示照片影像所反映的全部信息;或僅對(duì)題名未及內(nèi)容作出補(bǔ)充。其他需要說明的事項(xiàng)亦可在此欄表述,例如照片歸屬權(quán)不屬于本單位的,應(yīng)注明照片版權(quán)、來源等。

　　密級(jí)應(yīng)按GB/T7156《文獻(xiàn)保密等級(jí)代碼》所規(guī)定的字符在照片周圍選一固定空白處標(biāo)明,使用印章亦可。

　　單張照片的說明,可根據(jù)照片固定的位置,在照片的右側(cè)、左側(cè)或正下方書寫。大幅照片的說明可另紙書寫,與照片一同保存。一組聯(lián)系密切的照片中的大幅照片,應(yīng)隨該組照片一同在冊內(nèi)編號(hào),填寫單張照片說明,并注明其存放地址。

　　(6)組合照片說明的填寫。一組(若干張)聯(lián)系密切的照片按順序排列后,可擬寫組合照片說明。采用組合照片說明的照片,其單張照片說明可以從簡。組合照片說明應(yīng)概括提示該組照片所反映的全部信息內(nèi)容及其他需要說明的事項(xiàng)。應(yīng)在組合照片說明中指出所含照片的起止張?zhí)柡蛿?shù)量。

　　同組中的每一張照片均應(yīng)在單張照片說明的左上角或右上角標(biāo)出組聯(lián)符號(hào)。組聯(lián)符號(hào)按組依次采用“①”、“②”、“③”……同組中的照片其組聯(lián)符號(hào)相同。如冊內(nèi)只有一組照片和其他散片時(shí),組聯(lián)符號(hào)采用“①”。組聯(lián)符號(hào)不宜越冊。

　　整理照片時(shí)因保管期限或密級(jí)的不同,有些同組的照片可能會(huì)被分散到不同的照片冊內(nèi),應(yīng)在組合照片說明中指出這些密切相關(guān)照片的保管期限、冊號(hào)和組號(hào)。組合照片說明可放在本組第一張照片的上方,也可放在本冊所有照片之前。

　　(7)照片冊的排列。照片冊按照全宗號(hào)、保管期限、冊號(hào)的順序排列,上架保存。

　　3.照片檔案目錄的編制

　　(1)著錄項(xiàng)目。照片檔案目錄的著錄項(xiàng)目包括：照片號(hào)、底片號(hào)、題名、時(shí)間、攝影者、備注、參見號(hào)、冊號(hào)、頁號(hào)、組內(nèi)張數(shù)、分類號(hào)、項(xiàng)目號(hào)、主題詞或關(guān)鍵詞、密級(jí)、保管期限、類型規(guī)格、檔案館代號(hào)、文字說明等。條目的著錄單位以照片的自然張或若干張(一組)為單位著錄。

　　(2)組合照片的著錄。以一組照片為單位著錄時(shí),題名應(yīng)根據(jù)題名擬寫要素,簡明概括、準(zhǔn)確反映一組照片的基本內(nèi)容。照片號(hào)、底片號(hào)、頁號(hào)均應(yīng)著錄起止號(hào);時(shí)間應(yīng)著錄起止時(shí)間;參見號(hào)、攝影者可以著錄多個(gè)。

　　(3)大幅照片的標(biāo)注。對(duì)于大幅照片、底片,應(yīng)在備注欄內(nèi)注明“大幅”和存放地址。以一組照片為單位著錄時(shí),還應(yīng)在備注欄內(nèi)注明其中所含的大幅照片的照片號(hào)、底片號(hào)。

　　照片檔案著錄與標(biāo)引的方法和要求,應(yīng)按照DA/T18《檔案著錄規(guī)則》、GB/T15418《檔案分類標(biāo)引規(guī)則》、DA/T19《檔案主題標(biāo)引規(guī)則》執(zhí)行。

　　(4)目錄的編制。照片檔案目錄種類包括冊內(nèi)目錄、基本目錄、分類目錄、主題目錄、攝影者目錄等。

　　基本目錄的必備項(xiàng)目是：照片號(hào)、題名、時(shí)間、攝影者、底片號(hào)、備注,可根據(jù)需要增加項(xiàng)目?；灸夸浀臈l目應(yīng)按照照片號(hào)排序。

　　冊內(nèi)目錄(冊內(nèi)照片目錄)為選擇性目錄。其組成項(xiàng)目是：照片號(hào)、題名、時(shí)間、頁號(hào)、底片號(hào)、備注。冊內(nèi)目錄的條目應(yīng)按照片號(hào)排序。

　　(三)照片檔案的鑒定

　　照片檔案的鑒定工作主要是劃定照片檔案的保管期限,并確定密級(jí)。保管期限是按照片、底片的價(jià)值劃定的存留年限,對(duì)照片、底片保管期限的劃分按照國家檔案局第8號(hào)令《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》執(zhí)行。密級(jí)是指照片、底片保密程序的等級(jí)。密級(jí)的劃定按照《中華人民共和國保守國家秘密法》、《中華人民共和國保守國家秘密法實(shí)施辦法》、《文獻(xiàn)保密等級(jí)代碼》(GB/T7156)及有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　(四)照片檔案的保管

　　(1)包裝物與裝具。底片袋應(yīng)使用表面略微粗糙和無光澤的中性偏堿性紙制材料制作,其PH值應(yīng)在7.2～9.5,α-纖維素含量應(yīng)高于87%。底片袋應(yīng)使用中性膠粘劑,接縫應(yīng)在袋邊。底片冊、照片冊所用封面、封底、芯頁均應(yīng)采用中性偏堿性紙質(zhì)材料制作,其PH值應(yīng)在7.2～9.5之間,化學(xué)性能穩(wěn)定,且不易產(chǎn)生碎屑或脫落的纖維。

　　(2)貯存柜架。底片、照片應(yīng)在能關(guān)閉的裝具中保存,如存儲(chǔ)柜、抽屜、有門的書架或文件架等。貯存柜架應(yīng)采用不可燃、耐腐蝕的材料,避免使用木制及類似材料。木制材料易燃燒、易腐蝕,還可能揮發(fā)出某些有害氣體,促使底片、照片老化或褪色。貯存柜架的噴涂用料應(yīng)穩(wěn)定耐用,且對(duì)貯存的底片、照片無有害影響。對(duì)貯存柜架進(jìn)行排列時(shí),應(yīng)保證空氣能在其內(nèi)部循環(huán)流通。

　　(3)溫度、濕度要求。

　　推薦的存貯最高溫度和相對(duì)濕度見表。

　　表推薦的最高溫度和相對(duì)濕度

　　所推薦的濕度、濕度條件,應(yīng)在各單獨(dú)的貯存器具內(nèi)或整個(gè)貯存室內(nèi)加以保證。底片、照片應(yīng)恒溫、恒濕保存。長期貯存環(huán)境,24小時(shí)內(nèi)溫度的周期變化不應(yīng)大于±2℃,相對(duì)濕度變化不應(yīng)大于±5%。中期貯存環(huán)境,24小時(shí)內(nèi)溫度的周期變化不應(yīng)大于±5℃,相對(duì)濕度變化不應(yīng)大于±10%。底片、照片貯存的溫、濕度與提供利用房門的溫、濕度若存在較大差別,應(yīng)設(shè)緩沖間,在其提供利用前應(yīng)在緩沖間過渡幾小時(shí)。

　　(4)空氣調(diào)節(jié)和凈化要求。進(jìn)入貯存室或貯存柜的空氣應(yīng)首先經(jīng)過機(jī)械過濾器過濾,以免空氣中的固體顆粒擦傷膠片或與膠片起反應(yīng)。過濾器宜采用干介質(zhì)型,應(yīng)不可燃,其捕捉率不應(yīng)低于85%。應(yīng)使用洗滌或吸收等空氣凈化裝置,祛除空氣中的二氧化硫、硫化氫、過氧化物、臭氧、酸性霧、氨和氧化氮等氣體雜質(zhì)。油漆的揮發(fā)氣體是一種氧化污染源,應(yīng)控制使用。若貯存環(huán)境新刷油漆,應(yīng)在3個(gè)月后投入使用。對(duì)其他存有污染源的新貯存環(huán)境,亦應(yīng)擱置一段時(shí)期后再投入使用。硝酸片基膠片會(huì)釋放出有害氣體,因此,不應(yīng)與其他膠片同處存放,也不應(yīng)與其他膠片使用同一通風(fēng)系統(tǒng)。

　　(5)庫房有關(guān)要求

　　庫房條件和防火、防火、防潮、防日光及紫外線照射、防污染、防有害生物、防震、防盜等要求,應(yīng)符合《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》的規(guī)定。

　　(6)保管要求和措施

　　貯存庫房應(yīng)保持整齊、清潔,應(yīng)有嚴(yán)格的使用和存放規(guī)則。照片檔案入庫前應(yīng)進(jìn)行檢查。對(duì)受污染的照片、底片應(yīng)進(jìn)行必要的技術(shù)處理,防止受污染的照片、底片入庫。接觸底片的人員應(yīng)戴潔凈的棉薄手套,輕拿底片的邊緣。底片冊、照片冊應(yīng)立放,不應(yīng)堆積平放,以免堆在下面的底片、照片受壓后造成粘連。珍貴的、重要的、使用頻率高的底片應(yīng)進(jìn)行拷貝,異地保存?？截惼峁├?以便更好地保存母片。每隔兩年應(yīng)對(duì)底片、照片進(jìn)行一次抽樣檢查,不超過五年進(jìn)行一次全面檢查。若溫、濕度出現(xiàn)嚴(yán)重波動(dòng),應(yīng)縮短檢查的間隔期。檢查中應(yīng)密切注意底片、照片的變化情況(卷曲、變形、變脆、粘連、破損、霉斑、褪色等),亦應(yīng)注意包裝材料的變質(zhì)問題,并做好檢查記錄。若發(fā)現(xiàn)問題,應(yīng)查明原因,及時(shí)采取補(bǔ)救措施。