第三方檔案整理公司為更好地規(guī)范檔案管理工作，全面提升檔案工作科學(xué)化、制度化、規(guī)范化水平，實(shí)現(xiàn)本單位檔案整理、管理、利用的現(xiàn)代化和智能化。雄安新區(qū)應(yīng)急管理局?jǐn)M開展購買第三方檔案整理公司服務(wù)項(xiàng)目?，F(xiàn)將有關(guān)要求公告如下：

　　近年來，檔案服務(wù)外包社會(huì)需求快速增長(zhǎng)，產(chǎn)業(yè)規(guī)模不斷擴(kuò)大，急需標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范服務(wù)內(nèi)容、工作流程等事宜。2019年，經(jīng)全國檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會(huì)第二十七次年會(huì)審議，決定將已送審的《檔案數(shù)字化服務(wù)外包工作規(guī)范》《檔案管理咨詢服務(wù)外包工作規(guī)范》和已發(fā)布的DA/T 68-2017《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范》調(diào)整為《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范》3個(gè)部分，以提升檔案標(biāo)準(zhǔn)體系合理性、系統(tǒng)性，方便檔案工作者查用。

　　第三方檔案整理公司標(biāo)準(zhǔn)簡(jiǎn)介

　　該系列標(biāo)準(zhǔn)由國家檔案局經(jīng)科司牽頭，多家單位參與制定。其中：

　　《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范第1部分：總則》規(guī)定了檔案服務(wù)外包工作中相關(guān)主體之間的關(guān)系、發(fā)包方工作規(guī)范、承包方檔案服務(wù)管理體系建設(shè)要求和第三方機(jī)構(gòu)工作規(guī)范。

　　《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范第2部分：檔案數(shù)字化服務(wù)》規(guī)定了檔案數(shù)字化服務(wù)外包工作中的發(fā)包方工作規(guī)范、承包方工作規(guī)范、信用評(píng)價(jià)與質(zhì)量監(jiān)督工作規(guī)范，適用于機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位和其他社會(huì)組織開展的檔案數(shù)字化服務(wù)外包工作。

　　《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范第3部分：檔案管理咨詢服務(wù)》規(guī)定了檔案管理咨詢服務(wù)外包相關(guān)方的工作，包括檔案管理咨詢服務(wù)內(nèi)容、發(fā)包方工作規(guī)范、承包方工作規(guī)范、工作流程、信用評(píng)價(jià)與質(zhì)量監(jiān)督等要求，適用于機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位及其他組織開展檔案管理咨詢服務(wù)外包工作。

　　后續(xù)宣貫

　　目前，國家檔案局正在加快推進(jìn)向國標(biāo)委備案工作，已將3項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)和2019年新發(fā)布的9項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)提交中國標(biāo)準(zhǔn)出版社編輯、出版《檔案工作標(biāo)準(zhǔn)匯編13》。同時(shí)，將繼續(xù)邀請(qǐng)標(biāo)準(zhǔn)起草組與中國檔案雜志社合作，每月推出一篇標(biāo)準(zhǔn)釋義文章。敬請(qǐng)關(guān)注國家檔案局法標(biāo)工作、法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)庫欄目。

　　標(biāo)準(zhǔn)全文

　　DA/T68.1-2020《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范第1部分：總則》

　　1范圍

　　DA/T68的本部分規(guī)定了檔案服務(wù)外包工作中相關(guān)主體之間的關(guān)系、發(fā)包方工作規(guī)范、承包方檔案服務(wù)管理體系建設(shè)要求和第三方機(jī)構(gòu)工作規(guī)范。

　　本部分適用于指引發(fā)包方科學(xué)開展檔案服務(wù)外包工作,選擇合格的承包方;指導(dǎo)承包方有效開展檔案服務(wù)管理體系建設(shè),提升服務(wù)能力;為第三方機(jī)構(gòu)正確評(píng)價(jià)檔案服務(wù)外包承包方提供參考依據(jù)。

　　2規(guī)范性引用文件

　　下列文件對(duì)于本文件的應(yīng)用是必不可少的。凡是注日期的引用文件,僅注日期的版本適用于本文件。凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改單)適用于本文件。

　　GB/T19000質(zhì)量管理體系基礎(chǔ)和術(shù)語

　　GB/T19001質(zhì)量管理體系要求

　　GB/T22080信息技術(shù)安全技術(shù)信息安全管理體系要求

　　GB/T22081信息技術(shù)安全技術(shù)信息安全控制實(shí)踐指南

　　GB/T24001環(huán)境管理體系要求及使用指南

　　GB/T24353風(fēng)險(xiǎn)管理原則與實(shí)施指南

　　GB/T28001職業(yè)健康安全管理體系要求

　　DA/T42企業(yè)檔案工作規(guī)范

　　3術(shù)語和定義

　　3.1外包outsourcing

　　某一機(jī)構(gòu)將原本由自身承擔(dān)的部分業(yè)務(wù)剝離出來,以合同方式委托給其他機(jī)構(gòu)完成,以降低成本、提高效率的行為。

　　3.2檔案服務(wù)archivesservice

　　某一機(jī)構(gòu)承接其他機(jī)構(gòu)外包(3.1)的檔案業(yè)務(wù),為其提供相關(guān)服務(wù)的行為。

　　3.3檔案服務(wù)外包archivesserviceoutsourcing

　　某一機(jī)構(gòu)將不屬于國家法律法規(guī)限制范圍內(nèi)的檔案,外包(3.1)給其他機(jī)構(gòu)進(jìn)行管理,委托其為本機(jī)構(gòu)提供檔案服務(wù)的行為。3DA/T68.1—2020

　　3.4發(fā)包方client檔案服務(wù)外包(3.3)的需方。在本部分中,發(fā)包方也稱為客戶。

　　3.5承包方serviceprovider檔案服務(wù)(3.2)的供方。在本部分中,承包方也稱為組織。

　　3.6第三方機(jī)構(gòu)third-partyorganization

　　發(fā)包方(3.4)、承包方(3.5)之外的,為發(fā)包方(3.4)提供中介、咨詢、招標(biāo)、監(jiān)理及其他服務(wù),或?qū)Τ邪?3.5)的資質(zhì)或服務(wù)能力進(jìn)行評(píng)價(jià)、認(rèn)證的獨(dú)立的非政府機(jī)構(gòu)。

　　3.7監(jiān)管機(jī)構(gòu)regulatoryauthority

　　對(duì)檔案服務(wù)外包工作中發(fā)包方(3.4)、承包方(3.5)、第三方機(jī)構(gòu)(3.6)等相關(guān)主體的行為依法進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查的機(jī)構(gòu)。

　　3.8服務(wù)能力servicecapability

　　承包方(3.5)提供服務(wù)的能力程度。

　　4檔案服務(wù)的業(yè)務(wù)類型

　　4.1檔案服務(wù)通常包括檔案寄存服務(wù)、檔案數(shù)字化服務(wù)、檔案整理服務(wù)、檔案管理咨詢服務(wù)、檔案開發(fā)利用服務(wù)、檔案銷毀服務(wù)等幾種業(yè)務(wù)類型。

　　4.2檔案寄存服務(wù)是指在不改變檔案所有權(quán)和處置權(quán)的前提下,發(fā)包方將檔案委托給承包方保管,承包方為發(fā)包方提供檔案保管的庫房、設(shè)備,進(jìn)行日常保管、安全防護(hù),并按需要提供利用的服務(wù)過程。

　　4.3檔案數(shù)字化服務(wù)是指承包方利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)發(fā)包方的紙質(zhì)檔案、音像檔案、縮微檔案等進(jìn)行數(shù)字化加工,將其轉(zhuǎn)化為存儲(chǔ)在磁帶、磁盤、光盤、固態(tài)硬盤等載體上并能被計(jì)算機(jī)識(shí)別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的服務(wù)過程。

　　4.4檔案整理服務(wù)是指承包方按照一定原則對(duì)發(fā)包方形成的檔案實(shí)體進(jìn)行系統(tǒng)分類、組合、排列、編號(hào)和基本編目,使之有序化的服務(wù)過程。

　　4.5檔案管理咨詢服務(wù)是指承包方通過口頭或書面形式為發(fā)包方提供意見、建議,指導(dǎo)、幫助發(fā)包方解決檔案工作遇到的問題的服務(wù)過程。

　　4.6檔案開發(fā)利用服務(wù)是指承包方幫助發(fā)包方將其保存的檔案通過多種途徑、手段和技術(shù)、方法進(jìn)行開發(fā),形成各種形式的信息、知識(shí)產(chǎn)品,提供利用,發(fā)揮檔案價(jià)值的服務(wù)過程。

　　4.7檔案銷毀服務(wù)是指承包方幫助發(fā)包方將經(jīng)過鑒定、需銷毀的檔案作毀滅性處置的服務(wù)過程。

　　5檔案服務(wù)外包工作中相關(guān)主體之間的關(guān)系

　　5.1檔案服務(wù)外包工作中主要涉及發(fā)包方、承包方、第三方機(jī)構(gòu)和監(jiān)管機(jī)構(gòu)四類主體,各主體之間的關(guān)系如圖1所示。

　　5.2發(fā)包方和承包方通過簽訂合同建立委托與受托關(guān)系。

　　5.3第三方機(jī)構(gòu)通過合同受發(fā)包方委托為其提供中介、咨詢、招標(biāo)、監(jiān)理及其他服務(wù),或經(jīng)相關(guān)部門批準(zhǔn),或基于研究與教育目的,對(duì)承包方的資質(zhì)或服務(wù)能力進(jìn)行獨(dú)立的評(píng)價(jià)、認(rèn)證。

　　5.4發(fā)包方、承包方和第三方機(jī)構(gòu)應(yīng)主動(dòng)接受、積極配合監(jiān)管機(jī)構(gòu)的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。發(fā)生(可能導(dǎo)致)檔案受損或泄密的重大事件時(shí),發(fā)包方、承包方應(yīng)及時(shí)主動(dòng)向監(jiān)管機(jī)構(gòu)報(bào)告。

　　6發(fā)包方工作規(guī)范

　　6.1發(fā)包工作原則

　　6.1.1合法原則

　　發(fā)包方應(yīng)掌握整個(gè)檔案服務(wù)外包工作過程中適用的國家法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn),分析其對(duì)發(fā)包范圍、過程及承包方篩選的影響,并采取有效措施遵守這些法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)。

　　6.1.2安全原則

　　發(fā)包方應(yīng)制定和落實(shí)安全管理體系,最大限度地避免因檔案服務(wù)外包引起的檔案實(shí)體受損毀,或造成國家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私被泄露。安全管理應(yīng)堅(jiān)持預(yù)防為主、全程監(jiān)控的原則。

　　6.1.3可控原則

　　發(fā)包方應(yīng)對(duì)檔案服務(wù)外包工作全過程進(jìn)行監(jiān)控,對(duì)承包方的人員、工作場(chǎng)所、基礎(chǔ)設(shè)施、技術(shù)、管理工作、業(yè)務(wù)操作等進(jìn)行必要的監(jiān)督、檢查,將各種風(fēng)險(xiǎn)降低到可控范圍之內(nèi)。

　　6.2發(fā)包工作過程與要求

　　6.2.1工作過程發(fā)包工作可分為規(guī)劃與審批、承包方篩選與確定、合同簽訂、合同執(zhí)行與監(jiān)督、評(píng)估與改進(jìn)5個(gè)步驟,如圖2所示。

　　6.2.2規(guī)劃與審批

　　6.2.2.1發(fā)包方應(yīng)制定檔案服務(wù)外包工作規(guī)劃,并得到有效的授權(quán)和批準(zhǔn)。

　　6.2.2.2發(fā)包方應(yīng)明確檔案服務(wù)外包工作責(zé)任部門和負(fù)責(zé)人,實(shí)行責(zé)任制。

　　6.2.2.3發(fā)包方應(yīng)在綜合考慮國家法律法規(guī)的規(guī)定、自身發(fā)展戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)需要、檔案的特點(diǎn)及其管理要求、自身資源和風(fēng)險(xiǎn)控制能力、費(fèi)用等各種因素的基礎(chǔ)上,分析檔案服務(wù)外包的必要性與可行性,確定檔案服務(wù)外包的范圍與方式。

　　6.2.2.4發(fā)包方應(yīng)當(dāng)根據(jù)國家法律法規(guī)和制度標(biāo)準(zhǔn),對(duì)檔案進(jìn)行價(jià)值鑒定和密級(jí)鑒定,明確可外包檔案和不可外包檔案的范圍。國家法律法規(guī)規(guī)定不得外包的檔案不得列入檔案服務(wù)外包的范圍。

　　6.2.3承包方篩選與確定

　　6.2.3.1發(fā)包方應(yīng)根據(jù)國家和上級(jí)部門關(guān)于服務(wù)采購管理的規(guī)定、檔案服務(wù)外包工作規(guī)劃,制定承包方篩選方案,通過單一來源采購、邀標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、公開招標(biāo)等方式選擇合適的承包方。對(duì)于涉密或敏感信息宜采用單一來源采購。

　　6.2.3.2發(fā)包方應(yīng)根據(jù)國家法律法規(guī)的規(guī)定、自身戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)的需要、檔案的特點(diǎn)及其管理要求,明確對(duì)承包方的基本要求:a)承包方應(yīng)為依法注冊(cè)的法人,具有獨(dú)立承擔(dān)民事責(zé)任的能力;b)承包方具有履行合同所必需的經(jīng)營執(zhí)照和相關(guān)資質(zhì)、許可證明;c)承包方應(yīng)具有履行合同所必需的服務(wù)能力、經(jīng)驗(yàn)和信譽(yù)等。

　　6.2.3.3發(fā)包方可按重要程度、密級(jí)和敏感性對(duì)檔案進(jìn)行分級(jí),對(duì)于不同級(jí)別的檔案選擇具有不同資質(zhì)、服務(wù)能力的承包方。

　　6.2.3.4發(fā)包方應(yīng)要求承包方提供有關(guān)股權(quán)結(jié)構(gòu)、法定代表人身份、實(shí)際控制人身份、重要高級(jí)管理人員身份的文件或證件,營業(yè)執(zhí)照和其他資質(zhì)、許可文件或證件,對(duì)這些文件或證件的原件予以核實(shí)后保存其復(fù)印件。

　　6.2.3.5發(fā)包方應(yīng)在簽訂合同前對(duì)承包方開展盡職調(diào)查,核實(shí)承包方的基本信息、相關(guān)資質(zhì)和許可、信譽(yù)等,并將調(diào)查結(jié)果作為選擇承包方的重要依據(jù)。

　　6.2.3.6發(fā)包方應(yīng)通過第三方調(diào)查或評(píng)估了解每一類檔案服務(wù)的基本成本構(gòu)成和合理價(jià)格范圍,不宜以報(bào)價(jià)高低作為篩選承包方的唯一或最主要的標(biāo)準(zhǔn)或依據(jù)。

　　6.2.4合同簽訂

　　6.2.4.1確定承包方后,發(fā)包方應(yīng)與承包方簽訂書面合同,形成正式的委托與被委托的法律關(guān)系。合同的主要條款可參見附錄A。

　　6.2.4.2合同內(nèi)容應(yīng)至少包括服務(wù)內(nèi)容和范圍、工作場(chǎng)所和硬件條件、服務(wù)質(zhì)量和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、合同雙方的權(quán)利和義務(wù)、價(jià)格標(biāo)準(zhǔn)和付費(fèi)方式、交付物、服務(wù)和交付期限、知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬和處理方式、違約責(zé)任和賠償條款、保密條款(也可簽訂專門的保密協(xié)議),以及反商業(yè)賄賂條款等。

　　6.2.4.3合同中違約責(zé)任和賠償條款,至少應(yīng)包括在服務(wù)質(zhì)量違約、保密違約、知識(shí)產(chǎn)權(quán)違約等情況下的賠償及爭(zhēng)端的解決機(jī)制。

　　6.2.4.4合同中應(yīng)明確規(guī)定檔案服務(wù)過程中產(chǎn)生、加工、交互的信息和知識(shí)產(chǎn)權(quán)的歸屬權(quán),以及允許承包方使用的內(nèi)容和范圍。

　　6.2.4.5合同中應(yīng)明確規(guī)定因國家法律法規(guī)或商業(yè)環(huán)境等變化而引起的合同變更或終止的觸發(fā)條件,合同變更或終止的過渡安排以及承包方在過渡期間應(yīng)履行的主要職責(zé)。

　　6.2.4.6合同內(nèi)容表述應(yīng)嚴(yán)謹(jǐn)準(zhǔn)確、清晰明確,避免因歧義而導(dǎo)致合同難以履行或引起爭(zhēng)議。

　　6.2.4.7合同簽訂的手續(xù)應(yīng)齊備,符合國家法律法規(guī)要求。

　　6.2.5合同執(zhí)行與監(jiān)督

　　6.2.5.1發(fā)包方應(yīng)當(dāng)對(duì)合同的執(zhí)行情況進(jìn)行全過程、全方位的監(jiān)控。

　　6.2.5.2對(duì)于承包方員工進(jìn)駐發(fā)包方工作場(chǎng)地,或可能直接接觸到發(fā)包方檔案內(nèi)容或數(shù)據(jù)的檔案服務(wù)項(xiàng)目(如檔案數(shù)字化服務(wù)、檔案整理服務(wù)、檔案開發(fā)利用服務(wù)等),發(fā)包方應(yīng)將直接參與本項(xiàng)目的承包方員工名單予以備案,并對(duì)其進(jìn)行行為規(guī)范要求的交底或培訓(xùn),使其了解并遵守發(fā)包方的規(guī)章制度。承包方員工備案表由發(fā)包方長(zhǎng)期保存。承包方員工備案表樣式可參見附錄B。

　　6.2.5.3發(fā)包方應(yīng)對(duì)承包方的人力資源管理、財(cái)務(wù)管理、保密管理、風(fēng)險(xiǎn)管理進(jìn)行有效監(jiān)控,至少每6個(gè)月對(duì)承包方主要工作場(chǎng)所進(jìn)行1次實(shí)地檢查。特別關(guān)注其股權(quán)結(jié)構(gòu)、實(shí)際控制人、高級(jí)管理人員變化,以及破產(chǎn)、兼并、關(guān)鍵崗位人員流失、財(cái)務(wù)狀況惡化、內(nèi)部管理混亂等可能造成服務(wù)意外終止或服務(wù)質(zhì)量急劇下降的情況。

　　6.2.5.4發(fā)包方應(yīng)至少每年獲取1次承包方自我評(píng)估報(bào)告或第三方機(jī)構(gòu)評(píng)估報(bào)告。評(píng)估報(bào)告應(yīng)包含如下內(nèi)容:a)承包方股權(quán)結(jié)構(gòu)的變化;b)承包方實(shí)際控制人、高級(jí)管理人員的變化;c)承包方履行本合同所需各種資質(zhì)的變化;d)承包方財(cái)務(wù)狀況;e)承包方的人力資源狀況,尤其是履行本合同的關(guān)鍵崗位人員變化;f)承包方重要的技術(shù)、基礎(chǔ)設(shè)施變化,重要的業(yè)務(wù)流程、質(zhì)量管理以及安全管理變化等。

　　6.2.5.5發(fā)包方在合同的執(zhí)行與監(jiān)控過程中發(fā)現(xiàn)異常情況時(shí),應(yīng)當(dāng)及時(shí)督促承包方采取糾正措施。必要時(shí),應(yīng)對(duì)承包方違約行為采取法律手段,要求其履行違約責(zé)任。

　　6.2.5.6發(fā)生可能導(dǎo)致檔案面臨嚴(yán)重威脅的重大事件時(shí),發(fā)包方應(yīng)當(dāng)在充分評(píng)估影響、制定善后方案的前提下,考慮主動(dòng)要求承包方終止服務(wù),并采取相應(yīng)善后措施。

　　6.2.5.7發(fā)生(可能導(dǎo)致)重大檔案受損或泄密事件后,發(fā)包方應(yīng)及時(shí)主動(dòng)向上級(jí)主管部門、檔案行政管理部門和保密行政管理部門等報(bào)告。

　　6.2.5.8發(fā)包方應(yīng)采取措施防止承包方在完成或中止合同后存留發(fā)包方的檔案及其他涉密或敏感信息。

　　6.2.5.9發(fā)包方應(yīng)根據(jù)與承包方簽訂的合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn),對(duì)承包方交付的最終服務(wù)成果進(jìn)行質(zhì)量檢查,并辦理交付手續(xù)。

　　6.2.6評(píng)估與改進(jìn)

　　6.2.6.1檔案服務(wù)外包工作結(jié)束或經(jīng)過一定階段(或一段時(shí)間)后,發(fā)包方應(yīng)對(duì)承包方服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行評(píng)價(jià),評(píng)價(jià)結(jié)果作為承包方改進(jìn)服務(wù)質(zhì)量及今后檔案服務(wù)項(xiàng)目準(zhǔn)入的重要參考依據(jù)。

　　6.2.6.2發(fā)包方應(yīng)當(dāng)建立科學(xué)的承包方服務(wù)質(zhì)量評(píng)估制度,確保評(píng)價(jià)結(jié)果的真實(shí)性和完整性;發(fā)包方應(yīng)及時(shí)總結(jié)檔案服務(wù)外包工作經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn),持續(xù)改進(jìn)發(fā)包工作。

　　6.2.6.3發(fā)包方應(yīng)將在整個(gè)檔案服務(wù)外包工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料歸檔保存,以備日后查用。

　　7承包方檔案服務(wù)管理體系建設(shè)要求

　　7.1目標(biāo)與原則

　　7.1.1在檔案服務(wù)過程中,承包方應(yīng)以確保客戶的檔案安全為最基本要求。

　　7.1.2承包方應(yīng)建立和完善檔案服務(wù)管理體系(見圖3),持續(xù)提升服務(wù)能力、改進(jìn)服務(wù)質(zhì)量,以更好地滿足客戶需求。

　　7.1.3承包方檔案服務(wù)管理體系建設(shè)應(yīng)堅(jiān)持以顧客為關(guān)注焦點(diǎn)、領(lǐng)導(dǎo)作用、全員參與、過程方法、改進(jìn)、循環(huán)決策、關(guān)系管理等原則。

　　7.1.4承包方檔案服務(wù)管理體系應(yīng)按照PDCA(計(jì)劃-實(shí)施-評(píng)估-改進(jìn))循環(huán)進(jìn)行建設(shè)。

　　7.2戰(zhàn)略管理

　　7.2.1業(yè)務(wù)規(guī)劃

　　7.2.1.1承包方應(yīng)根據(jù)國家法律法規(guī)和市場(chǎng)環(huán)境的變化、組織條件和客戶需求的發(fā)展,制定和實(shí)施檔案服務(wù)業(yè)務(wù)規(guī)劃。

　　7.2.1.2承包方應(yīng)定義組織一定時(shí)期內(nèi)的檔案服務(wù)對(duì)象和業(yè)務(wù)單元,建立檔案服務(wù)目錄。檔案服務(wù)目錄一般包括服務(wù)名稱、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)期限、業(yè)務(wù)方案、安全措施等。

　　7.2.1.3承包方應(yīng)根據(jù)檔案服務(wù)對(duì)象和業(yè)務(wù)單元,制定并實(shí)施檔案服務(wù)管理體系建設(shè)計(jì)劃,有針對(duì)性地持續(xù)提升基本服務(wù)能力和相應(yīng)的特定服務(wù)能力。

　　7.2.2績(jī)效管理

　　承包方應(yīng)建立檔案服務(wù)績(jī)效管理體系,持續(xù)改進(jìn)組織績(jī)效,以滿足客戶需求、實(shí)現(xiàn)組織發(fā)展目標(biāo)。

　　7.3資源管理

　　7.3.1人力資源管理

　　7.3.1.1承包方應(yīng)實(shí)行有效的人力資源管理,建立勝任客戶和組織要求的員工隊(duì)伍。

　　7.3.1.2承包方應(yīng)根據(jù)國家勞動(dòng)法律法規(guī),與員工簽訂書面勞動(dòng)合同,履行用人單位義務(wù),保障勞動(dòng)者權(quán)益。

　　7.3.1.3承包方應(yīng)根據(jù)檔案服務(wù)需要,配備檔案或相關(guān)專業(yè)大學(xué)本科以上學(xué)歷,或具有檔案中級(jí)以上專業(yè)技術(shù)職稱的員工。承包方應(yīng)保證項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和員工隊(duì)伍具有一定的穩(wěn)定性。

　　7.3.1.4鑒于某些檔案的保密性或特殊性,承包方應(yīng)對(duì)擬聘用的員工(尤其是可能接觸到檔案內(nèi)容或數(shù)據(jù)的員工)進(jìn)行必要的背景調(diào)查和犯罪記錄調(diào)查,避免某些不適宜的員工接觸檔案內(nèi)容。背景調(diào)查和犯罪記錄調(diào)查宜在法律專業(yè)人員的指導(dǎo)下依法進(jìn)行。

　　7.3.1.5承包方應(yīng)對(duì)所有員工進(jìn)行不少于5天的崗前培訓(xùn),至少每年開展1次不少于1天的在崗培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)涵蓋檔案法律法規(guī)、檔案管理、質(zhì)量管理、保密管理、風(fēng)險(xiǎn)管理、知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理、環(huán)境管理和職業(yè)健康管理等方面的知識(shí)和要求。承包方應(yīng)組織員工參加由檔案行政管理部門、保密行政管理部門、客戶舉辦的相關(guān)法規(guī)或檔案培訓(xùn)。

　　7.3.2財(cái)務(wù)管理

　　承包方應(yīng)按照國家法律法規(guī)開展財(cái)務(wù)管理活動(dòng),降低財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn),確保組織財(cái)務(wù)的可持續(xù)性。

　　7.3.3技術(shù)管理

　　7.3.3.1承包方應(yīng)加強(qiáng)技術(shù)管理,確保技術(shù)的有效性和充分性,以減小技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)、提升技術(shù)核心競(jìng)爭(zhēng)力,更好地服務(wù)于客戶。

　　7.3.3.2承包方應(yīng)重視信息技術(shù)的應(yīng)用,關(guān)注承包方信息系統(tǒng)和客戶信息系統(tǒng)的對(duì)接。

　　7.3.4基礎(chǔ)設(shè)施管理

　　7.3.4.1承包方應(yīng)配備、管理和維護(hù)提供檔案服務(wù)所需的各種基礎(chǔ)設(shè)施(包括硬件設(shè)施和軟件設(shè)施),為完成檔案服務(wù)提供保障。

　　7.3.4.2承包方應(yīng)根據(jù)國家法律法規(guī)和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的要求、客戶的需求,以及檔案服務(wù)的實(shí)際需要,確定基礎(chǔ)設(shè)施需求,制定基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方案,配置數(shù)量充足的基礎(chǔ)設(shè)施。

　　7.3.4.3承包方配置的基礎(chǔ)設(shè)施應(yīng)獲得相關(guān)質(zhì)量保證,或通過相關(guān)質(zhì)量檢測(cè)。承包方應(yīng)對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行有效管理、定期維護(hù),以保障檔案服務(wù)的正常開展。

　　7.4業(yè)務(wù)管理

　　7.4.1合同管理

　　7.4.1.1承包方應(yīng)加強(qiáng)合同管理,規(guī)范合同簽訂過程,確保合同順利執(zhí)行

　　7.4.1.2承包方應(yīng)基于與客戶約定的內(nèi)容起草合同,明確合同應(yīng)當(dāng)涵蓋的內(nèi)容。合同內(nèi)容至少應(yīng)包括服務(wù)內(nèi)容和范圍、服務(wù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、合同雙方的義務(wù)和權(quán)利、價(jià)格標(biāo)準(zhǔn)和付款方式、交付物、服務(wù)和交付期限、違約責(zé)任和賠償條款、保密條款(也可單獨(dú)簽訂保密協(xié)議)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬和處理方式等。合同文字應(yīng)嚴(yán)謹(jǐn)準(zhǔn)確、清晰合理,避免因歧義而導(dǎo)致合同難以履行或引起爭(zhēng)議。

　　7.4.1.3承包方應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行合同的交底工作,避免因相關(guān)人員不了解合同具體內(nèi)容而引起合同糾紛。

　　7.4.1.4承包方應(yīng)在商業(yè)條件發(fā)生變更時(shí),分析變更的影響,確定是否需要與發(fā)包方協(xié)商對(duì)原合同進(jìn)行修訂,從而保障合同的履行和目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

　　7.4.2客戶關(guān)系管理

　　7.4.2.1承包方應(yīng)加強(qiáng)客戶關(guān)系管理,樹立以客戶為中心的服務(wù)理念,提高客戶滿意度。

　　7.4.2.2合同執(zhí)行過程中,發(fā)生可能對(duì)檔案造成損害或?qū)Ψ?wù)造成負(fù)面影響的突發(fā)事件和重大事項(xiàng)時(shí),承包方應(yīng)及時(shí)通知發(fā)包方。

　　7.4.3業(yè)務(wù)流程管理

　　7.4.3.1承包方應(yīng)加強(qiáng)業(yè)務(wù)流程管理,建立標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序,保證檔案服務(wù)有序、高效開展。

　　7.4.3.2承包方的標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序應(yīng)符合國家法律法規(guī)的要求,符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的要求。

　　7.4.3.3承包方的標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序應(yīng)涵蓋組織每一檔案服務(wù)業(yè)務(wù)單元、項(xiàng)目及其每一個(gè)操作環(huán)節(jié)或步驟,且各個(gè)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序之間應(yīng)相互協(xié)調(diào)。

　　7.4.4質(zhì)量管理

　　7.4.4.1承包方應(yīng)建立質(zhì)量管理體系,為客戶提供高質(zhì)量的檔案服務(wù),增進(jìn)客戶滿意度。

　　7.4.4.2承包方應(yīng)按照GB/T19000、GB/T19001及與客戶的合同約定實(shí)施質(zhì)量管理。

　　7.4.4.3承包方應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案服務(wù)過程的監(jiān)督、管理,嚴(yán)格控制檔案服務(wù)過程中可能影響檔案服務(wù)質(zhì)量的不良因素,采取防范和糾正措施。

　　7.4.4.4承包方應(yīng)按照DA/T42開展有效的檔案工作,保證檔案服務(wù)過程的可追溯性。

　　7.5安全管理

　　7.5.1合規(guī)性管理

　　7.5.1.1承包方應(yīng)加強(qiáng)合規(guī)性管理,規(guī)避各種潛在的法律風(fēng)險(xiǎn)。

　　7.5.1.2承包方應(yīng)掌握適用于檔案服務(wù)的國家法律法規(guī)及其變化,采取相應(yīng)行動(dòng)滿足其要求。

　　7.5.2保密管理

　　7.5.2.1承包方應(yīng)建立保密管理體系,確?？蛻舻臋n案和其他信息不被非授權(quán)人接觸或獲知。

　　7.5.2.2承包方應(yīng)根據(jù)檔案服務(wù)業(yè)務(wù)單元、項(xiàng)目的特點(diǎn)和需求,取得相應(yīng)保密資質(zhì)。

　　7.5.2.3承包方應(yīng)了解來自國家法律法規(guī)和相關(guān)方的要求,明確秘密事項(xiàng)的對(duì)象范圍、秘密等級(jí)及其具體要求;并結(jié)合檔案服務(wù)活動(dòng)中涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的各個(gè)環(huán)節(jié),制定保密制度,采取嚴(yán)格的保密措施。

　　7.5.2.4承包方應(yīng)對(duì)組織內(nèi)部關(guān)鍵崗位實(shí)行保密安全責(zé)任制,確保保密措施的具體落實(shí)及泄密責(zé)任可追究。

　　7.5.2.5承包方應(yīng)與員工簽訂書面的保密協(xié)議(或保密承諾書),要求員工承諾在工作過程中不摘抄、刪改、復(fù)制、泄露發(fā)包方的檔案和其他信息。保密協(xié)議的條款可參見附錄C。

　　7.5.2.6承包方應(yīng)按GB/T22080、GB/T22081或與客戶的合同約定實(shí)施信息安全管理,加強(qiáng)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的保密管理,保證電子檔案的秘密安全。

　　7.5.2.7承包方應(yīng)制定應(yīng)急管理處置預(yù)案,響應(yīng)突發(fā)的泄密事件,將泄密事件的不良影響最小化。

　　7.5.2.8承包方應(yīng)支持和配合檔案行政管理部門、保密行政管理部門及客戶的安全檢查或調(diào)查。

　　7.5.3風(fēng)險(xiǎn)管理

　　7.5.3.1承包方應(yīng)建立風(fēng)險(xiǎn)管理體系,避免或降低風(fēng)險(xiǎn)給客戶和組織帶來的損失,確保組織運(yùn)營的可持續(xù)性。

　　7.5.3.2承包方可按照GB/T24353及與客戶的合同約定實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)管理。承包方應(yīng)根據(jù)檔案服務(wù)環(huán)境和內(nèi)容,制定風(fēng)險(xiǎn)管理方針和風(fēng)險(xiǎn)管理預(yù)案。

　　7.5.3.3承包方應(yīng)參考《檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急處置管理辦法》的相關(guān)要求制定應(yīng)急處置預(yù)案,并向客戶備案。風(fēng)險(xiǎn)事故發(fā)生時(shí),承包方應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急處置預(yù)案,采取相應(yīng)措施最大程度地降低風(fēng)險(xiǎn)事故給組織和客戶造成的損失。

　　7.5.3.4風(fēng)險(xiǎn)事故發(fā)生后,承包方應(yīng)積極與客戶溝通,共同商議后續(xù)事宜。

　　7.5.4知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理

　　承包方應(yīng)建立和完善知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理體系,有效保護(hù)客戶和組織的知識(shí)產(chǎn)權(quán),維護(hù)客戶和組織的權(quán)益。

　　7.5.5環(huán)境管理

　　承包方應(yīng)按照GB/T24001及與客戶的合同約定建立環(huán)境管理體系,支持環(huán)境保護(hù)和污染預(yù)防,控制檔案服務(wù)對(duì)環(huán)境的影響。

　　7.5.6職業(yè)健康管理

　　承包方應(yīng)按照GB/T28001及與客戶的合同約定建立職業(yè)健康安全管理體系,保證與檔案服務(wù)相關(guān)的員工及其他人員的健康安全。

　　8第三方機(jī)構(gòu)工作規(guī)范

　　8.1第三方機(jī)構(gòu)工作原則

　　8.1.1獨(dú)立原則

　　第三方機(jī)構(gòu)應(yīng)為與發(fā)包方或承包方無資產(chǎn)、行政隸屬或重大利益關(guān)系的法人,能獨(dú)立開展工作并承擔(dān)責(zé)任,不受或少受發(fā)包方、承包方中任何一方的影響。

　　8.1.2公正原則

　　第三方機(jī)構(gòu)應(yīng)秉承客觀、中立、公正的原則,采用科學(xué)方法對(duì)承包方進(jìn)行評(píng)價(jià),避免主觀偏好。

　　8.1.3真實(shí)原則

　　第三方機(jī)構(gòu)應(yīng)真實(shí)地向發(fā)包方、承包方反映實(shí)際情況,避免夸大優(yōu)勢(shì)、避諱弱勢(shì)等不實(shí)行為。

　　8.2第三方機(jī)構(gòu)工作要求

　　8.2.1第三方機(jī)構(gòu)應(yīng)樹立以客戶為中心的理念,提供優(yōu)質(zhì)服務(wù),提高客戶滿意度。

　　8.2.2第三方機(jī)構(gòu)應(yīng)通過與發(fā)包方的反復(fù)溝通、交流,充分了解發(fā)包方自身情況及其需求,從而據(jù)此為其選擇合適的承包方。

　　8.2.3第三方機(jī)構(gòu)應(yīng)了解國家法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)和市場(chǎng)環(huán)境等的變化及其影響,掌握業(yè)務(wù)范圍內(nèi)承包方發(fā)展情況,了解各個(gè)承包方具體的優(yōu)勢(shì)與劣勢(shì)。

　　8.2.4第三方機(jī)構(gòu)應(yīng)詳細(xì)了解承包方的資質(zhì)、服務(wù)能力、經(jīng)驗(yàn)和信譽(yù)等情況,并將調(diào)查結(jié)果客觀、真實(shí)地反饋給發(fā)包方。