為方便不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的整理、保管、利用，不動(dòng)產(chǎn)檔案整理及歸檔方法將其按保存期限的不同劃分為永久、定期、短期三類，不動(dòng)產(chǎn)統(tǒng)一登記工作在我國已全面鋪開。作為不動(dòng)產(chǎn)登記重要基礎(chǔ)的檔案工作面臨新的挑戰(zhàn)，管理模式也在不斷的探索過程中。筆者就當(dāng)前不動(dòng)產(chǎn)登記檔案如何有效實(shí)施管理談?wù)勛约旱目捶ā?/p>

　　不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的形成

　　不動(dòng)產(chǎn)登記檔案是不動(dòng)產(chǎn)登記簿記載相關(guān)信息后，各類不動(dòng)產(chǎn)申請(qǐng)登記的原始憑證以及登記機(jī)構(gòu)的內(nèi)部調(diào)查審核文件經(jīng)收集、整理、歸檔而形成的。不動(dòng)產(chǎn)原始登記憑證包括：不動(dòng)產(chǎn)權(quán)利登記申請(qǐng)審批表；申請(qǐng)人、代理人身份證明材料、授權(quán)委托書；相關(guān)不動(dòng)產(chǎn)權(quán)屬來源證明材料、登記原因證明材料、不動(dòng)產(chǎn)權(quán)屬證書；不動(dòng)產(chǎn)界址、空間界限、面積等不動(dòng)產(chǎn)權(quán)利設(shè)立、變更、轉(zhuǎn)移、消滅或限制的具體依據(jù)，以及申請(qǐng)人提交的其他資料。

　　不動(dòng)產(chǎn)檔案整理及歸檔方法

　　檔案分類。整個(gè)不動(dòng)產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)以不動(dòng)產(chǎn)登記工作為中心編制分類方案，明確文書、照片、光盤、實(shí)物等類別，按保管期限的不同分別給予1～9的目錄號(hào)。為方便不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的整理、保管、利用，將不動(dòng)產(chǎn)登記檔案按保存期限的不同劃分為永久、定期和短期三類。涉及權(quán)屬類登記的（所有權(quán)預(yù)告檔案視為不動(dòng)產(chǎn)權(quán)屬檔案）為永久，抵押檔案（抵押權(quán)預(yù)告檔案視為抵押檔案）為定期，地役權(quán)檔案、查封檔案、異議檔案、查詢檔案為短期。

　　不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的管理方式。不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理應(yīng)實(shí)現(xiàn)以計(jì)算機(jī)技術(shù)為核心、現(xiàn)代信息處理技術(shù)為基礎(chǔ)的數(shù)字化管理，實(shí)現(xiàn)不動(dòng)產(chǎn)檔案信息收集、整理、查詢、利用管理的現(xiàn)代化。檔案信息管理系統(tǒng)中采用目錄進(jìn)行管理，把全文信息、圖像信息集成于目錄數(shù)據(jù)中進(jìn)行管理，以目錄數(shù)據(jù)為檢索入口，從而實(shí)現(xiàn)檔案圖文信息的全文檢索。

　　登記檔案數(shù)字化

　　目錄管理。對(duì)歸檔的不動(dòng)產(chǎn)權(quán)屬文件材料進(jìn)行分類編目，編制檢索工具。因?yàn)椴捎糜?jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行登記發(fā)證，目錄管理就實(shí)現(xiàn)了從簿式目錄、卡片式目錄向電子目錄的轉(zhuǎn)變，只要定義好電子目錄與圖像庫、數(shù)據(jù)庫記錄的連接條件，便可根據(jù)需要檢索到要求的資料。

　　檔案數(shù)字化。這是指將傳統(tǒng)的以紙張、錄音帶、錄像帶為存儲(chǔ)介質(zhì)的各種原始檔案資料，通過掃描（數(shù)碼攝像）、壓縮、轉(zhuǎn)化等手段轉(zhuǎn)換成文件、聲音文件和視頻文件，再運(yùn)用分級(jí)存儲(chǔ)管理技術(shù)將、聲音、視頻等文件和索引字段存儲(chǔ)于大容量的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并可通過各種方便的查詢手段迅速地檢索出所需要的檔案。掃描建檔過程與目錄管理實(shí)現(xiàn)無縫銜接，掃描圖像的存儲(chǔ)宜選擇數(shù)據(jù)庫方式的高性能、大容量的存儲(chǔ)系統(tǒng)。

　　檔案管理網(wǎng)絡(luò)化。網(wǎng)絡(luò)化（包括局域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)）應(yīng)用是不動(dòng)產(chǎn)登記檔案利用的重要形式，只有實(shí)現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化，才能真正體現(xiàn)檔案數(shù)字化的真正優(yōu)勢。同時(shí)，及時(shí)為公安、民政、財(cái)政、稅務(wù)、工商、金融、審計(jì)、統(tǒng)計(jì)等各項(xiàng)工作提供服務(wù)，要加強(qiáng)不動(dòng)產(chǎn)登記有關(guān)信息互通共享。

　　登記檔案的整理

　　不動(dòng)產(chǎn)登記檔案應(yīng)按照不同的類別來確定裝訂方式。不動(dòng)產(chǎn)登記檔案中的永久檔案以卷為保管單位，編寫頁號(hào)，編制目錄，按封面、目錄、單個(gè)不動(dòng)產(chǎn)單元權(quán)屬登記內(nèi)容、封底的順序裝訂；不動(dòng)產(chǎn)登記檔案中的定期和短期檔案則以袋為保管單位，將一個(gè)不動(dòng)產(chǎn)單元抵押、查封、異議、地役權(quán)、查詢登記的內(nèi)容按順序裝入定制的檔案袋中，由于保管時(shí)間相對(duì)較短，不再編寫頁號(hào)、編制目錄。照片、光盤、實(shí)物檔案按相應(yīng)的專門檔案整理方法整理。

　　不動(dòng)產(chǎn)登記檔案檔案號(hào)的編制及歸檔，也可根據(jù)永久、定期、短期的分類分別進(jìn)行。

　　永久檔案。登記檔案檔案號(hào)的編制，宜結(jié)合登記信息平臺(tái)進(jìn)行。權(quán)屬類的永久性不動(dòng)產(chǎn)權(quán)登記檔案可采用9位數(shù)字（如000000123），不按定作物類型分別存儲(chǔ)，即房、地、農(nóng)、林等的不動(dòng)產(chǎn)權(quán)登記檔案統(tǒng)一存儲(chǔ)，如圖所示。

　　圖中可見，檔案采用統(tǒng)一存儲(chǔ)管理，如1柜1格1盒存放了4個(gè)檔案，分別有土地、房屋、林地和承包經(jīng)營權(quán)。

　　每個(gè)檔案號(hào)內(nèi)按業(yè)務(wù)鏈關(guān)系合并存放，例如房屋檔案000000002包含該套房屋產(chǎn)權(quán)鏈上對(duì)應(yīng)3手業(yè)務(wù)（首次登記、變更登記、轉(zhuǎn)移登記）的檔案資料，其他定作物的檔案合并方式與房屋類似。也就是說永久性不動(dòng)產(chǎn)權(quán)登記檔案采用合檔模式，即同一個(gè)不動(dòng)產(chǎn)單元的不動(dòng)產(chǎn)權(quán)登記鏈上的多手業(yè)務(wù)應(yīng)存放在一個(gè)檔案保管號(hào)中。

　　定期檔案。抵押檔案（抵押權(quán)預(yù)告檔案視為抵押檔案）為定期檔案，采用8位數(shù)字（如00000123），不動(dòng)產(chǎn)抵押業(yè)務(wù)的檔案，包括土地抵押、房產(chǎn)抵押、林權(quán)抵押、在建建筑物抵押等。

　　不同類型的定期檔案均采用合檔模式進(jìn)行歸檔。例如抵押設(shè)定登記產(chǎn)生新檔案號(hào)后，該抵押的轉(zhuǎn)移、變更、更正業(yè)務(wù)件均歸入抵押設(shè)定業(yè)務(wù)件所在的檔案號(hào)內(nèi)。

　　短期檔案。查封檔案、異議檔案、地役權(quán)檔案、查詢檔案為短期，采用7位數(shù)字（如0000123）。查封檔案，即預(yù)查封和查封登記的檔案，包括土地查封、房產(chǎn)查封、林權(quán)查封等。異議檔案，即異議登記的檔案。地役權(quán)檔案，即地役權(quán)登記的檔案。查詢登記檔案，指查詢登記的檔案（由于資料少，一般沒有歸檔）。此類檔案，可按辦理生成時(shí)間的順序，一直使用大流水號(hào)，不倒號(hào)。